Письмо ФМБА России от 13.01.2023 N 32-024/08/51 "О направлении обзора недостатков и нарушений"

Наименование раздела

Наименования нарушений

Перечень типичных недостатков и нарушений в части ведения бухгалтерского учета и отчетности

Учетная политика

1. Изменение Учетной политики производится не с начала отчетного года.

2. Основные положения учетной политики и (или) копии документов учетной политики, подлежащие публичному раскрытию на официальном сайте Учреждения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", не размещаются.

3. Разделы содержат ссылки на утратившие силу нормативные правовые акты.

4. Несвоевременно вносятся изменения в учетную политику, в связи с вступлением в силу нормативных правовых актов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета.

5. В график документооборота не в полном объеме включаются первичные (сводные) учетные документы для отражения в бухгалтерском учете.

6. Не утверждаются формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством Российской Федерации не предусмотрены обязательные для их оформления формы документов.

7. Не устанавливаются особенности организации учета медикаментов.

8. Не закрепляется порядок передачи документов бухгалтерского учета при смене руководителя и (или) главного бухгалтера.

9. Не определяются правила построчного перевода на русский язык первичных (сводных) учетных документов, составленных на иных языках.

10. Не устанавливается порядок проведения инвентаризации резервов, санкционирования расходов и других объектов учета.

11. Документы учетной политики содержат положения, дублирующие положения нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

12. В Рабочем плане счетов указываются счета, по которым хозяйственных операций учреждение не осуществляет.

13. Не устанавливается порядок заверения копий электронных документов на бумажном носителе.

14. Не устанавливается перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, учитываемых на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

15. Не устанавливается перечень материальных ценностей, учитываемых на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" (двигатели, аккумуляторы, шины и покрышки и т.п.).

Учет основных средств

1. Объекты основных средств не включены в Перечень особо ценного движимого имущества, не оформлены операции по формированию расчетов с учредителем.

2. По объектам основных средств, которые фактически не используются, в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) в графах "фактическое наличие (состояние)" отмечено - статус объекта "в эксплуатации" целевая функция объекта "продолжить эксплуатацию".

3. Объекты основных средств принимались к бухгалтерскому учету до их установки и ввода в эксплуатацию в соответствии с контрактом на приобретение основных средств.

4. Установлены нарушения Инструкции N 157н в части правильного применения счетов бухгалтерского учета и отражения на них объектов основных средств.

Учет материальных запасов

1. Перемещение медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения не оформляется требованием-накладной.

2. Не применяется унифицированная форма требования-накладной (ф. 0504204).

Учет бланков строгой отчетности

1. При сверке фактического наличия бланков строгой отчетности с данными бухгалтерского учета выявлены недостачи и излишки отдельных бланков.

2. Не проводилась инвентаризация бланков строгой отчетности.

3. Не установлены порядок учета и списания бланков строгой отчетности, периодичность списания и уничтожения испорченных бланков строгой отчетности.

Учет транспортных средств

1. Форма путевого листа не соответствует требованиям приказа Минтранса России от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

2. В инвентарных карточках учета нефинансовых активов (ф. 0504031) не заполнены обязательные реквизиты: раздел 1 "Сведения об объекте", раздел 4 "Сведения о внутреннем перемещении объекта и проведении ремонта", раздел 5 "Краткая индивидуальная характеристика объекта".

3. В путевом листе отсутствуют отметки о прохождении предрейсового/послерейсового медицинского осмотра водителя.

4. Путевые листы содержат исправления без подтверждения подписями тех же лиц, без надписи "Исправленному верить" и даты внесения исправлений.

5. Установлены факты не подтвержденных путевыми листами или записями в путевых листах оказанных услуг по ремонту автотранспорта.

6. Отсутствует документ, закрепляющий автотранспортные средства за водителями.

Кассовые операции

1. В нарушение Приказа N 52н первичные учетные документы по кассе не пронумерованы, не заверены подписью и печатью.

2. Отсутствует расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

3. Не закреплены функции по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке денежных средств за сотрудниками, работающими с кассовыми аппаратами.

4. Установлено превышение лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

5. В нарушение п. 21 СГС "Концептуальные основы", ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ полученные денежные средства сдавались в кассу на следующий день или позднее, после совершения фактов хозяйственной жизни по приходным кассовым ордерам (ф. 0310001).

6. Поступление денежных средств в кассу за оказание платных медицинских услуг оформляется на общую сумму без аналитических данных в разрезе физических лиц.

7. Не регламентирован порядок возврата денежных средств физическим лицам за не оказанные услуги или часть услуг.

8. В документе Отчет кассира при инкассации и списании выданной заработной платы не заполнена графа "От кого получено или кому выдано".

Расчеты по заработной плате

1. Не сформирован резерв предстоящих расходов для оплаты отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск (в том числе при увольнении), включая платежи на обязательное социальное страхование.

2. В нарушение Приказа N 52н не применяются унифицированные формы документов: Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Расчетно-платежных ведомостей (ф. 0504401) или Расчетных ведомостей (ф. 0504402), Карточки-справки (ф. 0504417), Реестра депонированных сумм (ф. 0504047).

3. Книга аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) не прошнурована, листы не пронумерованы, книга не заверена подписью главного бухгалтера и не скреплена печатью.

4. Отсутствует контроль учета депонированных сумм по выплатам сотрудникам.

Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Не заполняются отдельные обязательные реквизиты в авансовых отчетах - должность подотчетного лица, назначение аванса, бухгалтерская запись на лицевой стороне, даты и номера документов, подтверждающих расходы, отсутствуют подписи Руководителя структурного подразделения и бухгалтера.

2. Отсутствуют служебные записки, на основании которых выдан аванс или возмещены расходы.

3. В нарушение п. 11 Приказа N 52н при ведении Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) листы не пронумерованы, количество листов не заверено руководителем и главным бухгалтером и не скреплено печатью.

4. В нарушение ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации направляемые в командировку сотрудники не ознакомлены под роспись с приказами о командировании.

5. Нарушения сроков сдачи авансовых отчетов.

Проведение инвентаризации

1. В порядке проведения инвентаризации активов и обязательств не раскрыты особенности проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на балансовых и забалансовых счетах, обязательств, резервов, санкционирования и других объектов учета.

2. В инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) не заполнены графы 8, 9, 13 - 18.

3. В инвентаризационных описях расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами отсутствует наименование вида расчета, по которому проводилась инвентаризация.

4. В нарушение Приказа N 52н на основании инвентаризационных описей не составлялись Акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

5. В инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) не заполнены даты начала и окончания проведения инвентаризации, не указано место проведения инвентаризации, отсутствует подпись Председателя комиссии, подписи ответственного лица и членов комиссии.

6. Инвентаризация, сроки проведения которой установлены учетной политикой, не проводится, либо проводится формально, не проводится инвентаризация при смене материально ответственных лиц.

7. Состав инвентаризационной комиссии в инвентаризационных описях не соответствует составу, указанному в приказе на проведение инвентаризации.

8. Согласно табелю учета использования рабочего времени в период проведения инвентаризации не все члены комиссии находились на рабочих местах.

9. Не проведена годовая инвентаризация недвижимого имущества, финансовых обязательств, вложений в нефинансовые активы, расчетов по доходам, расчетов с поставщиками и покупателями, расчетов с подотчетными лицами и депонентов, расчетов по ущербу имуществу, расходов будущих периодов и резервов отпусков.

Отчетность

1. Бухгалтерская отчетность представлена учреждением в Информационной системе ФМБА России не своевременно.

2. В нарушение Приказа N 52н Главная книга не прошнурована, не пронумерована и не заверена должным образом.

3. В нарушение Приказа N 52н в Главной книге не отражены обороты по дебету и кредиту, остатки на конец года по счетам 500 "Санкционирование расходов".

4. В нарушение п. 21 Инструкции N 33н в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах в составе баланса (ф. 0503730) отсутствуют показатели на конец отчетного периода (графы 8 - 11) по забалансовым счетам 17 "Поступление денежных средств" и 18 "Выбытие денежных средств".

5. В нарушение п. 63 Инструкции N 33н в текстовой части формы 0503760 "Пояснительная записка к балансу Учреждения" в Разделе 5 "Прочие вопросы деятельности учреждения" отсутствует информация о проведении годовой инвентаризации.

6. Остатки, отраженные в Главной книге на конец года, не соответствуют показателям Отчета об обязательствах учреждения (ф. 0503738).

7. В нарушение Инструкции N 33н справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах, входящая в состав баланса (ф. 0503730), не соответствует оборотно-сальдовым ведомостям по отдельным забалансовым счетам.

Перечень типичных недостатков и нарушений в части использования объектов недвижимого имущества, включая земельные участки

Отчетность

1. В Информационной системе ФМБА России ПК "Недвижимое имущество" несвоевременно отражается информация о состоянии недвижимого имущества:

- не полностью внесены объекты, находящиеся в оперативном управлении, постоянном (бессрочном) пользовании, аренде, безвозмездном пользовании и т.д.;

- не исключены объекты, на которые прекращено право оперативного управления;

- неверно указаны наименования объектов, величины (балансовая стоимость, площадь и т.д.);

- не актуализированы сведения и документы. Особое внимание следует обратить на актуализацию информации, связанной со сдачей объектов недвижимого имущества в аренду, учитывая необходимость перезаключения договоров аренды, учитывая истечение срока их действия и (или) смену арендаторов, а также расторжение.

2. Информация об объектах недвижимого имущества, указанная в Информационной системе ФМБА России ПК "Недвижимое имущество", не соответствует данным, содержащимся на балансовых и забалансовых счетах подведомственных ФМБА организаций.

Регистрация прав

1. Отсутствует государственная регистрация права собственности Российской Федерации и права оперативного управления на объекты недвижимого имущества.

2. Отсутствует государственная регистрация права собственности Российской Федерации и права постоянного (бессрочного) пользования на земельные участки, предоставленные в пользование подведомственным ФМБА России организациям, а также земельные участки, расположенные под объектами недвижимого имущества, находящиеся в оперативном управлении.

3. Не установлены границы земельных участков, находящиеся в постоянном (бессрочном) пользовании подведомственных ФМБА России организаций.

4. Отсутствует регистрация права собственности Российской Федерации и права оперативного управления на объекты недвижимого имущества жилого назначения (квартиры), приобретенные подведомственными ФМБА России организациями за счет внебюджетных средств.

5. Не соответствие перечня мест осуществления лицензионных видов деятельности, указанных в Лицензии на осуществление медицинской деятельности, перечню объектов недвижимого имущества, находящегося в оперативном управлении, безвозмездном пользовании, аренде подведомственных ФМБА организаций.

Снос и передача объектов недвижимого имущества на иной уровень публичной собственности

1. Несвоевременная передача недвижимого имущества, находящегося в оперативном управлении и выведенного из хозяйственного оборота, в казну Российской Федерации или на иной уровень публичной собственности.

2. Осуществление самовольного сноса объектов недвижимого имущества, находящегося в неудовлетворительном состоянии.

3. Непрекращение права оперативного управления на снесенные (утраченные) объекты недвижимого имущества.

Недостроенные и не введенные в эксплуатацию объекты

1. Использование объектов, не введенных в эксплуатацию.

2. Отсутствие оформленных прав на объекты незавершенного строительства.

Аренда объектов недвижимого имущества

1. Несоответствие формы и содержания заключенных договоров аренды рекомендациям письма Росимущества от 07.09.2015 N ОД-14/37010 и типовым условиям договора аренды (Приказ Минфина России от 05.10.2021 N 146н "Об утверждении Типовых условий договоров аренды в отношении находящихся в федеральной собственности нежилых помещений...").

2. Отсутствие государственной регистрации договоров аренды недвижимого имущества, заключенных на срок более 11 месяцев.

3. Отсутствие Решения ФМБА России о согласии на заключение договоров аренды.

4. Отсутствие действующих на момент проверки свидетельств о страховании имущества.

5. Несвоевременное перезаключение договоров аренды.

6. Несвоевременное внесение арендной платы, а также коммунальных платежей и платежей за содержание арендуемой площади.

7. Размещение устройств самообслуживания (аппараты по продаже товаров повседневного спроса, напитков, банкоматов) в помещениях, частях помещений, а также принимающей и передающей радиоаппаратуры на кровле зданий, находящихся в оперативном управлении подведомственных ФМБА России организаций, без заключенных в установленном порядке договоров аренды недвижимого имущества.

8. Несвоевременное проведение или непроведение претензионной работы по возмещению задолженностей по внесению арендной платы и коммунальных платежей.