Утверждаю
Директор Департамента
бюджетного учета, внутреннего
финансового контроля и аудита
Министерства спорта
Российской Федерации
Е.В.ВЛАДИМИРСКАЯ
30 ноября 2015 года
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПРОВЕДЕНИЮ ПРОВЕРКИ СОСТОЯНИЯ ВЕДЕНИЯ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА
И ОТЧЕТНОСТИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ МИНСПОРТУ РОССИИ
Общие положения
Обязательной частью контрольных мероприятий внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита выступает проверка достоверности отражения в бюджетном учете и отчетности операций государственного бюджетного учреждения (далее - Учреждение). Особенно тщательно проверяется соблюдение порядка ведения учета путем сопоставления записей в регистрах бюджетного учета с данными первичных документов, а также показателей отчетности с данными бюджетного учета путем арифметической проверки первичных документов.
Настоящая методика является практическим инструментом для проверяющих в рамках осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита подведомственных Минспорту России бюджетных Учреждений. Она нацелена на повышение производительности контрольных процедур, снижение непроизводительных затрат и потерь времени, позволяет реализовать цели проведения проверки Учреждения и достигнуть при этом наиболее эффективного результата.
Методология проверочных процедур создает практическую основу для эффективного взаимодействия субъекта и объекта контроля. Методический инструментарий дает возможность систематизировать процесс получения и оценки объективных данных о финансово-хозяйственной деятельности объекта проверки, своевременно выявлять отклонения от действующего бюджетного законодательства и представлять качественные и достоверные результаты заинтересованным пользователям.
Алгоритм проверки состояния и ведения
бюджетного учета и отчетности
┌──────────────────────────────────────────────────┐ ┌──────────────────────┤ Проверка состояния и ведения бюджетного │ │ │ учета и отчетности │ │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ │Проверить правоустанавливающие учредительные, │ │ │регистрационные документы: │ │ │- соответствует ли организационная и финансово- │ │ │хозяйственная деятельность организации │ │ ┌──────────────┐ │учредительным документам; │ ├─ > │ Первый этап ├─ > │- выделяются ли в них виды деятельности, │ │ └──────────────┘ │приносящие доход; │ │ │- наличие регистрации в соответствующих │ │ │контрольных органах; │ │ │- разрешение главного распорядителя на право │ │ │оперативного управления имуществом (в соответствии│ │ │со ст. 296 ГК РФ) [2, гл. 19] │ │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ │Изучение положений и актов, действующих │ │ │в государственном Учреждении, регламентирующих их │ │ │деятельность, состояние и ведение бюджетного │ │ │учета: │ │ ┌──────────────┐ │- наличие приказа по учетной политике; │ ├─ > │ Второй этап ├─ > │- наличие положения о бухгалтерской службе, │ │ └──────────────┘ │должностных инструкций работников бухгалтерии; │ │ │- действие комиссии по инвентаризации и списанию │ │ │с баланса пришедшего в негодность имущества │ │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │ │Проверка соответствия бюджетного учета │ │ │и отчетности действующей нормативно-правовой базе:│ │ │- правильность составления и утверждения учетной │ │ │политики Учреждения, а также своевременность │ │ ┌──────────────┐ │внесения изменений в нее; │ ├─ > │ Третий этап ├─ > │- правильность ведения регистров бюджетного учета │ │ └──────────────┘ │и первичных документов; │ │ │- достоверность, своевременность и полнота │ │ │представления отчетности; │ │ │- соответствие данных бюджетной отчетности данным │ │ │учетных регистров, первичных документов │ │ │и инвентаризации │ │ └──────────────────────────────────────────────────┘ │ ┌──────────────┐ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ └─ > │Четвертый этап├─ > │Анализ бюджетной отчетности по составу │ └──────────────┘ │и содержанию │ └──────────────────────────────────────────────────┘Первый этап контрольного мероприятия связан с ознакомлением с правоустанавливающими учредительными и прочими документами, регламентирующими деятельность Учреждения.
На первом этапе проверяется:
а) соответствие организационной и финансово-хозяйственной деятельности Учреждения учредительным документам;
б) выделение в учредительных документах видов деятельности, приносящих доход;
в) регистрация Учреждения в соответствующих контролирующих органах;
г) получение согласия главного распорядителя на ведение Учреждением иного вида деятельности и на использование при этом имущества, принадлежащего Учреждению на праве оперативного управления.
Приведенное содержание проверки вытекает из ст. 296 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которой Учреждение владеет, распоряжается, пользуется государственным имуществом, принадлежащим ему на праве оперативного управления, в соответствии с требованиями закона, целями своей деятельности, заданиями собственника и назначением имущества. При этом согласие собственника должно отражаться изменениями в генеральных разрешениях, уставных и других документах.
На втором этапе контрольного мероприятия происходит изучение положений и актов, действующих в Учреждении и регламентирующих его деятельность, состояние и ведение бюджетного учета и отчетности. Прежде всего изучается приказ об учетной политике Учреждения.
В приказе должны быть определены варианты учета и оценки объектов учета, по которым разрешена вариантность, а также форма, техника ведения и организация бюджетного учета и отчетности исходя из особенностей деятельности Учреждения.
В ходе проверки надо получить подтверждение о том, что учетная политика Учреждения обеспечивает:
а) полноту отражения в бюджетном учете всех фактов хозяйственной жизни (требование полноты);
б) своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в бюджетном учете и отчетности (требование своевременности);
в) готовность к признанию в бюджетном учете в большей степени расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
г) отражение в бюджетном учете фактов хозяйственной жизни исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
д) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
е) рациональное ведение бюджетного учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).
В ходе анализа действующих в Учреждении внутренних положений и актов необходимо установить:
а) наличие утвержденного в установленном порядке положения о бухгалтерской службе и состояние его выполнения;
б) наличие утвержденных служебных обязанностей (регламентов) для работников бухгалтерии;
в) наличие утвержденной, постоянно действующей комиссии по проведению инвентаризации и списанию с баланса пришедшего в негодность имущества.
Единый план счетов и Инструкция по его применению устанавливают единый порядок ведения бухгалтерского (бюджетного) учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями.
В зависимости от выполняемых задач все субъекты учета можно разбить на три категории:
1) собственно учреждения (органы государственной власти (государственные органы); органы местного самоуправления; органы управления государственными внебюджетными фондами; государственные академии наук; государственные (муниципальные) учреждения, в том числе находящиеся за пределами Российской Федерации; иные юридические лица, осуществляющие согласно законодательству Российской Федерации бюджетные полномочия получателя бюджетных средств);
2) финансовые органы, осуществляющие составление и исполнение бюджетов (финансовые органы соответствующих бюджетов бюджетной системы Российской Федерации; органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации; органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами);
3) органы, осуществляющие кассовое обслуживание (органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации; органы Федерального казначейства, осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных бюджетных учреждений, автономных учреждений; финансовые органы субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных учреждений, автономных учреждений).
Приведенная классификация основана на тех финансовых взаимоотношениях, которые складываются между приведенными субъектами учета - участниками бюджетного процесса, и четко разграничены между ними.
Третий этап контрольного мероприятия заключается в проверке соответствия бюджетного учета и отчетности действующей законодательной и нормативно-правовой базе.
Основными законодательными и нормативными актами Российской Федерации, на основании которых проводится проверка учета и отчетности, являются:
1) Бюджетный кодекс Российской Федерации;
2) Гражданский кодекс Российской Федерации;
3) Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
4) Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. N 65н;
5) Приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. N 191н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации";
6) Приказ Минфина России от 25 марта 2011 г. N 33н "Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений";
7) другие.
В отношении организации бюджетного учета в Учреждении проверяются:
а) правильность составления и утверждения учетной политики Учреждения, а также своевременное внесение изменений в нее;
б) правильность ведения регистров бюджетного учета и первичных документов;
в) наличие, достоверность, своевременность и полнота представления отчетности;
г) соответствие данных бюджетной отчетности данным учетных регистров, первичных документов и инвентаризации.
В ходе проверки производятся просмотр и сравнение следующих документов:
1) баланса главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503130);
2) справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125);
3) справки по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года (ф. 0503110);
4) справки о суммах консолидируемых поступлений, подлежащих зачислению на счет бюджета (ф. 0503184);
5) отчета об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127);
6) отчета о принятых бюджетных обязательствах (ф. 0503128);
7) отчета об исполнении смет доходов и расходов по приносящей доход деятельности главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств (ф. 0503137);
8) отчета о принятых расходных обязательствах по приносящей доход деятельности (ф. 0503138);
9) отчета о финансовых результатах деятельности (ф. 0503121);
10) пояснительной записки (ф. 0503160);
11) главной книги бюджетного учета;
12) журналов операций;
13) первичных документов.
Учреждение осуществляет ведение бюджетного учета в соответствии с требованиями Приказа N 157н об утверждении Единого плана счетов и Инструкции по его применению.
Бюджетное учреждение должно составлять в начале каждого финансового года учетную политику.
Требования учетной политики должны выполняться Учреждением при осуществлении им финансово-хозяйственной деятельности, следовательно необходимо проверить, насколько соблюдаются положения учетной политики в действительности. Для этого при проверке всех направлений деятельности практически каждое действие бухгалтерии (и других структурных подразделений при необходимости) следует сопоставлять с положениями учетной политики.
Четвертый этап контрольного мероприятия заключается в проведении анализа бюджетной отчетности по составу и содержанию.
В случае выявления несоответствий данных бюджетного учета и отчетности необходимо определить величину отклонений по каждому из бюджетных счетов. Величина отклонения показателей финансовой отчетности от итоговых остатков аналитических счетов будет свидетельствовать о масштабах искажения бюджетной отчетности.
Типичными нарушениями при ведении бюджетного учета финансово-хозяйственной деятельности являются:
1) несоблюдение порядка хранения первичных учетных документов;
2) несоблюдение порядка оприходования наличных денег и денежных документов в кассу и их выдачи (списания);
3) несоблюдение порядка оформления приходных и расходных кассовых ордеров и прилагаемых к ним документов;
4) несоблюдение порядка обеспечения сохранности денежных средств и денежных документов;
5) несоблюдение порядка выдачи денежных средств под отчет, несвоевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, отсутствие документов, подтверждающих санкционирование расходов, несоблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса;
6) необоснованность использования средств на командировочные расходы, несоблюдение норм командировочных расходов;
7) необоснованность записей в журнале операций по расчетам с дебиторами и кредиторами и неэффективность мер, применяемых к взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности;
8) несоблюдение порядка начисления и уплаты налогов в бюджеты и неправильность отражения операций в учете;
9) несоблюдение порядка выплаты премий, материальной помощи работникам;
10) нарушение порядка расчетов с работниками по дополнительным выплатам (пособия по временной нетрудоспособности, пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, очередные отпуска, учебные отпуска, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работника, пособия призывникам в армию, начисления заработной платы работникам несписочного состава и иные расчеты) и отражения их в регистрах бюджетного учета;
11) несоблюдение порядка начисления и перечисления страховых взносов и других обязательных платежей в государственные внебюджетные фонды;
12) несоблюдение порядка ведения учета материальных ценностей в бухгалтерии и оформления документов по приемке и выдаче материальных ценностей, несвоевременность отражения записей в учетных регистрах;
13) несоответствие отнесения затрат на соответствующие коды экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации и несвоевременность отражения записей в учетных регистрах;
14) несоблюдение порядка использования бюджетных средств, выделенных на строительство, приобретение товаров, выполнение работ, оказание услуг;
15) несоблюдение порядка проведения конкурсов на размещение заказов;
16) нарушения, допущенные при заключении государственных контрактов (договоров) между заказчиком и исполнителями на весь период строительства или ремонта;
17) отсутствие дополнительных соглашений по государственным контрактам (договорам), в том числе по переходящим стройкам и объектам;
18) несогласованность взаимосвязанных показателей отдельных форм между собой и с балансом главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств.
Ошибками и нарушениями при ведении бюджетного учета и составлении отчетности являются:
1) отсутствие учетной политики в Учреждении;
2) нарушение требований учетной политики при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности;
3) несвоевременное внесение изменений в учетную политику;
4) ведение бюджетного учета в нарушение действующего законодательства;
5) отсутствие первичных учетных документов (ничем не обоснованное);
6) ненадлежащее оформление первичных учетных документов (недооформление);
7) отсутствие регистров бюджетного учета;
8) несвоевременная брошюровка регистров бюджетного учета и первичных документов или ее отсутствие;
9) несоответствие данных регистров учета данным первичных документов;
10) несоответствие данных главной книги данным регистров бюджетного учета;
11) непредставление бюджетной отчетности в установленные сроки;
12) ненадлежащее оформление бюджетной отчетности;
13) несоответствие данных отчета данным бюджетного учета;
14) недостоверность бюджетной отчетности.
По результатам проверки формируется акт, который подписывается руководителем проверки и членами комиссии, а также руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) проверяемого Учреждения.