МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
15 сентября 2000 г. N 18/54-12
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ В ПРЕДПРИЯТИЯХ
И ОРГАНИЗАЦИЯХ ТОРГОВЛИ УИС МИНЮСТА РОССИИ
Настоящее пособие предназначено для работников контрольно - ревизионного аппарата УИС при проведении ревизии в торговых предприятиях и организациях.
При проведении ревизии и проверок на предприятиях и в организациях торговли следует учитывать особенности ведения в них бухгалтерского учета. В частности, следует иметь в виду, что товары от промышленности поступают в торговлю по оптовым ценам, а приходуются они в подотчет материально ответственных лиц по розничным ценам; естественная убыль товаров, как и другие нормируемые их потери, списываются с подотчета материально ответственных лиц лишь в том случае, если по результатам инвентаризации была выявлена недостача товаров; результаты инвентаризации тары в магазинах, буфетах и т.п. должны определяться в таком же порядке, как и на складах.
Порядок бухгалтерского учета поступления и реализации товаров на предприятиях розничной торговли и общественного питания установлен Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (Комитет РФ по торговле от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5).
I. Порядок проверки сохранности денежных средств
в торговых предприятиях и организациях
1.1. Порядок проверки сохранности денежных средств
в центральной кассе предприятия и торговой организации
1. В центральной кассе инвентаризация наличных денег, ценных бумаг, чеков и других денежных документов проводится немедленно по прибытии на ревизуемый объект ревизионной группы. Инвентаризация проводится в соответствии с Инструкцией о порядке проведения инвентаризации основных средств, товарно - материальных ценностей, денежных средств и расчетов в организациях и предприятиях (Приказ Минторга СССР от 29 августа 1984 г. N 231, Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).
Инвентаризация проводится под руководством одного из членов ревизионной группы в присутствии кассира и главного бухгалтера.
2. Предъявленные кассиром расписки в остаток наличности кассы не включаются. Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих проверяемым торговым предприятиям и организациям, во внимание не принимаются, а при определении результатов считаются излишками, подлежащими оприходованию.
3. Выявленное фактическое наличие денежных средств оформляется актом инвентаризации наличия денежных средств, в котором определяются и результаты инвентаризации. На хранящиеся в кассе бланки и документы строгой отчетности оформляется инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности.
4. Если в результате инвентаризации в кассе выявлена недостача, то руководитель ревизионной группы должен поручить одному из ее членов (преимущественно тому, который проводил инвентаризацию в кассе) немедленно приступить к ревизии кассовых операций за период, в котором выявлена указанная недостача (а при необходимости - и за другие периоды). По результатам этой ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт с приложением необходимых объяснений материально ответственных или должностных лиц, который приобщается к основному акту ревизии. Кроме того, экземпляр акта направляется руководителю органа, назначившего ревизию.
5. При проведении инвентаризации в кассе необходимо установить: соответствует ли помещение кассы своему назначению, сдается ли касса под охрану, обеспечивается ли охрана при транспортировке наличных денег из учреждения банка, полученных на выплату заработной платы и на другие цели, а также при сдаче их в банк (при отсутствии инкассации) или в отделение связи.
Особенно тщательно проверяется состояние охраны кассы в дни, когда выплачивается заработная плата. Эта проверка проводится по журналу сдачи кассы под охрану, а также путем бесед с кассиром и другими лицами.
Если помещение кассы оснащено предупредительной сигнализацией, то надо выяснить, не было ли случаев выхода ее из строя и как в этих случаях, особенно в дни выплаты заработной платы, обеспечивалась охрана кассы.
6. В процессе ревизии операций с денежными средствами, совершенных центральной кассой, сплошным методом необходимо проверить:
а) полноту оприходования поступивших наличных денег, для чего сопоставляется оборот по дебету счета "Касса" с оборотом по кредиту каждого корреспондирующего счета, а затем с кассовой книгой, отчетами кассиров и первичными документами. Для более глубокой проверки полноты оприходования наличных денег, полученных с расчетного счета в Госбанке, необходимо получить справку о выданных чековых книжках за весь ревизуемый период, сверить суммы, оприходованные по кассе, с корешками чеков и с выписками Госбанка; проверить, не было ли случаев отнесения на дебет счетов расчетов вместо счета "Касса" полученных наличных денег с целью их хищения;
б) своевременность оприходования поступивших наличных денег, для чего следует сопоставить дату отчета кассира с датами, указанными в приложенных приходных документах, в выписке из расчетного счета в Госбанке, в квитанциях к приходным кассовым ордерам, приложенным к отчетам магазинов и ларьков. Особо тщательно проверяется своевременность оприходования денег в те дни, когда в кассе проводилась инвентаризация;
в) своевременность и полноту сдачи в Госбанк торговой выручки, других денежных поступлений. В связи с этим проверяется по кассовой книге и устанавливается, за каждый ли рабочий день деньги сданы в Госбанк. Полнота сдачи денег проверяется по кассовой книге путем сопоставления остатка на конец каждого дня с установленным лимитом. Кроме того, выборочно сопоставляются суммы поступления выручки по кассовой книге с первичными документами. Превышение лимита, за исключением дней, когда выплачивается зарплата, показывает, что наличные деньги в Госбанк сдаются не полностью. Это превышение следует отразить в следующей ведомости превышений лимита остатков денег в центральной кассе _______ (предприятия), установленных за период с "__" ______ 200_ г. по "__" ______ 200_ г.;
┌───┬────────┬───────┬───────┬────────────┬──────────────────────┐ │ N │ Дата │ Лимит │Фактич.│ Разница │ Должность, фамилия │ │п/п│ │остатка│остаток│ превышения │ и инициалы │ │ │ │ │ │ лимита ├──────────┬───────────┤ │ │ │ │ │ │не сдавших│разрешивших│ │ │ │ │ │ │ денег │не сдавать │ │ │ │ │ │ │ │ деньги │ └───┴────────┴───────┴───────┴────────────┴──────────┴───────────┘Примечание. В ведомости не включается превышение лимита в дни, предусмотренные для выплаты зарплаты. Указанная ведомость является приложением к акту комплексной ревизии и подписывается ревизором, руководителем ревизуемого предприятия, главным бухгалтером ревизуемого предприятия, бухгалтером по финансово - расчетным операциям, кассиром.
г) ведомости на выплату заработной платы, пособий по больничным листам и пенсий. В ведомостях, составленных вручную, следует просчитать итоги "К выдаче на руки" и сопоставить с итогами выплаченных и депонированных сумм, а в ведомостях, составленных на машинах выборочно, поручить это сделать оператору, который не работал с этими ведомостями. Ведомости следует сопоставить с ведомостями начисления зарплаты, а в них - итоги начисления, удержаний, к выдаче на руки и баланс этих сумм, а также сверить с табелями, данными отдела кадров и книгой явок на работу на предмет выявления подставных лиц. Необходимо проверить, нет ли в ведомостях подчисток и поправок (сумм, фамилий, инициалов, месяца, года и др.); одинаковых расписок в получении денег против разных фамилий или разных расписок в получении денег против одной и той же фамилии в ряде ведомостей. Нет ли в ведомостях фамилий лиц, систематически не получающих зарплату, которая перечисляется на депоненты, что характерно для подставных лиц;
д) как соблюдается требование Положения о ведении кассовых операций предприятиями, организациями, учреждениями в части порядка выдачи денег лицам, не состоящим в списочном составе ревизуемого объекта, только по расходным кассовым ордерам (включая и выплату зарплаты), выписываемым отдельно на каждое лицо; сверить выплаченные суммы с учетом расходов материальных ценностей на выполненные работы;
е) соблюдение законности и обоснованности отнесения сумм с кредита счета "Касса" на издержки производства и обращения;
ж) соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, не допускается ли выписка предъявительских чеков на получение денежных средств из банка вместо именных, нет ли случаев подписи руководителем, главным бухгалтером ревизуемого объекта незаполненных чеков;
з) выполнение указания о запрещении исполнять обязанности кассиров работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов, а также осуществляющим учет денежных и банковских операций;
и) не допускается ли выписка кассовых ордеров кассиром, осуществляется ли предварительная регистрация приходных и расходных кассовых ордеров;
к) погашаются ли в установленном порядке кассовые документы;
л) проводятся ли в кассе ежемесячно инвентаризации, каковы их результаты и правильно ли они отражены в учете; обеспечивается ли их внезапность; не проводятся ли они на одну и ту же дату;
м) заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности;
н) соответствуют ли балансовые остатки счета "Касса" остаткам в Главной книге и журнале - ордере, а также сумме остатков денежных средств, выведенных в кассовых книгах по центральной кассе и магазинам, по которым ведется счет "Касса" на каждое первое число месяца;
о) не назначается ли председателем инвентаризационной комиссии, проводящей инвентаризацию в кассе, два или более раз подряд один и тот же работник.
1.2. Порядок проверки сохранности денежных средств
в магазинах, палатках и в мелкой рознице
7. Проверка сохранности денежных средств в розничной торговле проводится одновременно:
а) с ревизией денежных операций по тем магазинам, по которым ведется аналитический счет "Касса" и, следовательно, составляются отчеты кассира;
б) с ревизией товарных операций по тем магазинам, палаткам и т.п., где отчеты кассира не составляются, а денежные операции отражаются в товарных отчетах, составляемых в установленные сроки материально ответственными лицами.
8. В розничных организациях денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно - кассовых машин в соответствии с Законом РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", Постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно - кассовой машины" (с изменениями и дополнениями).
Формы документов для учета наличных денег без применения контрольно - кассовых машин определены в инструктивном письме Госналогслужбы РФ от 22 июня 1995 г. N ЮУ-4-14/29н "О формах документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения контрольно - кассовых машин" и в письме Государственной налоговой службы РФ от 23 мая 1994 г. НИ-6-14/176 "О применении контрольно - кассовых машин в мелкорозничной торговле".
Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно - кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.
По каждому магазину, где установлены контрольно - кассовые машины, необходимо проверить, обеспечивалась ли их бесперебойная работа в ревизуемый период. Если в какие-то периоды машины не работали, то следует установить, какие меры принимала администрация (своевременно ли устранены повреждения, выявлены ли виновные лица, приняты ли к ним надлежащие меры и какова их действенность).
Следует установить, не повреждаются ли систематически контрольно - кассовые машины на одних и тех же предприятиях. При установлении таких фактов нужно проанализировать причины повреждения. Если повреждения происходили по вине работников магазина, то за периоды, когда не эксплуатировались контрольно - кассовые аппараты, следует тщательно проверить приходные документы на товары и тару, поступившие непосредственно от промышленных и сельскохозяйственных предприятий, на предмет выявления случаев поступления товаров в большем количестве, чем указано в документах поставщика.
Следует проверить: соблюдаются ли правила ведения книги кассира - операциониста торгового предприятия, открываемой на каждую кассовую машину; ежедневно ли в ней записываются показатели суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня и на его конец и определяется сумма выручки за день (смену); указывает ли в книге руководитель магазина (другой ответственный работник, в обязанность которому это вменено) за каждый день (смену) результат (недостача, излишек) после сдачи выручки. Эти результаты нужно тщательно проанализировать, установить, эпизодически ли возникают расхождения или же они носят систематический характер, какие меры в этих случаях принимает администрация и какова их действенность; требование о регулярном контроле аппаратом управления ревизуемого объекта соблюдения типовых правил эксплуатации контрольно - кассовых аппаратов, порядке ведения книги кассира - операциониста. Соблюдаются ли установленные правила расчетов наличными деньгами (Постановление Правительства РФ от 17 ноября 1994 г. N 1258 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами", распоряжение Правительства от 26 августа 1995 г. N 1225-р с учетом указания ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. N 375-у (10 тыс. рублей), не производится ли выдача наличных денег в виде займов другим подразделениям.
10. В процессе ревизии следует провести в течение рабочего дня (смены) в ряде магазинов, эксплуатирующих контрольно - кассовые машины, инвентаризацию наличных денег в операционных кассах. Она проводится членом ревизионной группы с участием руководителя магазина или другого уполномоченного на то ответственного работника. Вначале снимаются показания суммирующих денежных счетчиков на момент проверки и записываются в книгу кассира - операциониста. Сумма выручки за проработанное время определяется как разность между показаниями счетчиков на момент инвентаризации и на начало дня (смена).
11. В магазинах, эксплуатирующих контрольно - кассовые машины, полнота оприходования выручки определяется путем сравнения ее суммы, определенной в книге кассира - операциониста (книга кассира - операциониста, если в магазине работают несколько контрольно - кассовых машин), с суммой, сданной в Госбанк, а также с суммой произведенных из выручки расходов на неотложные нужды магазина. Размер использования выручки на неотложные нужды, включая выплату заработной платы, премий, пособий по больничным листам, пенсий, ежегодно для каждого магазина устанавливается отделением Госбанка.
12. В магазинах, где не предусмотрено применение контрольно - кассовых машин и где они в нарушение действующего порядка не применяются, а также в палатках и мелкой рознице полнота оприходования и сдачи выручки в центральную кассу и Госбанк определяется расчетно за отдельные периоды в следующем порядке: сравнивается сумма поступивших в магазин за данный период товаров (отдельно выделяется сумма за товары повышенного спроса) с суммой, сданной Госбанку и центральной кассе и использованной на неотложные нужды выручки в том же периоде. Другой способ проверки состоит в том, что за проверяемый месяц определяется средняя дневная плановая выручка, которая сравнивается с фактической.
При применении указанных методик необходимо иметь в виду, что в непродовольственных и продовольственных магазинах, реализующих в установленном порядке товары предприятиям, учреждениям и организациям в порядке мелкого опта, суммы плановой выручки нужно уменьшить на сумму фактической мелкооптовой реализации, отражаемой на отдельном субсчете.
13. По каждому магазину, палатке и торговой точке следует проверить, обеспечивается ли ими ежедневная сдача выручки в Госбанк, отделение связи или центральную кассу. При выявлении случаев, когда отдельные объекты не сдавали выручки за какой-то день или несколько дней, следует установить причины данного нарушения и выяснить, принимались ли меры для его устранения.
Если в процессе ревизии будет установлено, что отдельные объекты по нескольку дней не сдавали выручку и в последующие дни эта задолженность не была ликвидирована, а после этого нарушения на данном объекте не была проведена инвентаризация, то следует немедленно организовать проведение инвентаризации, по возможности членом ревизионной группы.
14. По магазинам, которые сдают выручку инкассаторам Госбанка, следует проанализировать случаи недостач и излишков наличных денег в инкассаторских сумках, оценить величину этих отклонений, установить, нет ли таких магазинов, у которых указанные отклонения носят систематический характер. По таким магазинам необходимо тщательно изучить результаты проведенных инвентаризаций, установить, не использовались ли недовложения наличных денег в инкассаторские сумки для сокрытия на момент инвентаризации имеющейся недостачи в магазине.
15. С целью выявления фактов припрятывания выручки и других нарушений, способствующих сокрытию недостач, за ревизуемый период необходимо составить следующую ведомость превышений остатков наличных денег в кассах магазинов и других объектов на момент инвентаризации от среднедневной фактической выручки _____ (предприятия), установленных ревизией за период с ____ 200_ г. по ____ 200_ г.
┌───┬───────────┬──────────────┬──────────────────────┬──────────┐ │ N │N магазина │Среднедневная │Фактическая выручка на│Превышение│ │п/п│или другого│фактич. выруч-│момент инвентаризации │суммы │ │ │ объекта │ка в месяц ├───────┬────────┬─────┤наличных │ │ │ │инвентариз. │дата │время │сумма│денег над │ │ │ │ │инвен- │начала │ │средне- │ │ │ │ │тариза-│инвента-│ │дневной │ │ │ │ │ции │ризации │ │выручкой │ └───┴───────────┴──────────────┴───────┴────────┴─────┴──────────┘Примечание. Если инвентаризация проводилась в первой декаде месяца, то среднедневная фактическая выручка определяется по данным предшествующего месяца.
Указанная ведомость является приложением к акту ревизии и подписывается ревизором, руководителем ревизуемого предприятия, бухгалтером централизованной бухгалтерии по учету товаров и тары.
Во всех случаях, когда указанное превышение составляет 50% и более среднедневной выручки, необходимо проверить, не имело ли место после инвентаризации уменьшение сумм сдаваемой выручки. Такое уменьшение, если не было веских причин, свидетельствует о неполной сдаче выручки инкассаторам. По каждому факту уменьшения сдачи выручки нужно проверить результаты последующей инвентаризации, установить, не было ли и при этой инвентаризации значительного превышения остатка наличных денег над среднедневной выручкой без уважительных к тому причин. Если такое превышение было в данном магазине, а после инвентаризации здесь вновь уменьшилась выручка, то в этом магазине целесообразно провести инвентаризацию через месяц - два после предшествующей, чтобы установить скрываемую недостачу.
16. На каждое первое число и на даты инвентаризаций следует проверить полноту и своевременность оприходования выручки за реализованные товары. Для этого нужно сопоставить суммы в ведомости по дебету счета "Касса" в журнале - ордере по субсчету "Реализация товаров в розницу предприятиями розничной торговли". При выявлении расхождений следует установить, по какому магазину они образовались, а затем сверить по данному магазину суммы в каждом кассовом и товарном отчетах и непосредственно по первичным документам.
1.3. Порядок проверки сохранности
денежных средств в пути
17. Целью проверки денежных средств в пути является проверка их реальности, выявления сумм, по которым истекли сроки их зачисления на специальный счет ревизуемого объекта, а также по которым указанные сроки не истекли, но меры к их розыску не принимаются; выявление недостач, скрываемых на субсчете "Денежные средства в пути".
18. Необходимо установить, отражены ли выручка и другие денежные поступления, сданные инкассаторам или в вечерние кассы Госбанка, на субсчете "Денежные средства в пути". Указанные суммы Госбанк обязан зачислить на соответствующий счет на следующий день. Поэтому для проверки реальности операции нужно на дату ревизии дебетовое сальдо указанного субсчета сопоставить с зачисленной суммой на текущий (расчетный) счет за первый рабочий день Госбанка в следующем за отчетным месяцем. В тех торговых организациях, которые сдают выручку только в Госбанк, указанные суммы, как правило, равны сданной выручке за последний день месяца. При проверке следует иметь в виду, что в те месяцы, когда Госбанк не работает, денежные средства в пути будут составлять соответственно выручку за два и три дня (по магазинам, работающим и в воскресенье).
19. Проверка реальности денежных средств в пути, которые на дату ревизии сданы в отделение связи, проводится в основном методом, изложенным в п. 18. Отличие заключается в том, что поступившую в первые дни месяца на спецссудный счет сумму от отделения связи нужно расшифровать по квитанциям, а затем сверить с квитанциями, суммы которых были отнесены в последние дни месяца на дебет субсчета "Денежные средства в пути". Если по какой-либо квитанции выручка не поступила, то наводится справка в отделении связи, принявшем эту выручку.
Следует проверить, своевременно ли перечисляются суммы с данного субсчета на счет "Расчеты по претензиям" и своевременно ли предъявлены претензии органам связи, которые за принятые суммы несут ответственность только в течение шести месяцев.
20. За каждый месяц ревизуемого периода по журналу - ордеру по субсчету "Денежные средства в пути" необходимо проверить корреспонденцию счетов. При установлении списаний на дебет счетов:
а) "Расчеты по претензиям" - выясняется, удовлетворена ли претензия. Если получен отказ, то следует уточнить, установлены ли виновные лица и привлечены ли они к ответственности;
б) "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - выясняется правильность отнесения сумм на этот счет и определяется, взысканы ли они, не скрывается ли на этом счете недостача. Следует обратить внимание на те суммы, которые не взысканы, а списаны на издержки обращения, в результате чего аналитический счет закрылся и создалось внешнее впечатление благополучия. В этих случаях все списанные суммы подлежат восстановлению и отнесению на лиц, допустивших недостачу. Кроме того, должны быть установлены лица, виновные в незаконном списании сумм.
1.4. Порядок проверки сохранности
денежных средств у подотчетных лиц
21. При ревизии подотчетных сумм необходимо проверить:
а) не выдавались ли в подотчет суммы лицам, которым приказом руководителя не предоставлено право получения этих сумм;
б) обновляется ли ежегодно приказ руководителя, которым устанавливается круг лиц, имеющих право на получение сумм в подотчет;
в) своевременно ли отчитываются работники за суммы, полученные в подотчет;
г) нет ли случаев, когда отдельные работники систематически имеют задолженность по подотчетным суммам; при наличии таких фактов установить причины образования этой задолженности;
д) у подотчетных лиц, находящихся на месте, следует проверить наличие оправдательных документов на произведенные расходы и предложить сдать авансовые отчеты и остатки денег.
II. Порядок проверки сохранности товаров и тары
на складах оптовой и розничной торговли
2.1. Порядок проверки полноты и своевременности
оприходования товаров и тары, поступивших на склады
22. Установив по приходным документам круг лиц, которые принимают товары от транспортных организаций, непосредственно у поставщика, на складах ревизуемого объекта, его следует сопоставить со штатным расписанием, а затем проверить, со всеми ли указанными лицами заключены соответствующие индивидуальные или бригадные (коллективные) договоры о материальной ответственности. Одновременно следует проверить: все ли указанные лица попадают под действие перечня работ и должностей, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства (приложение N 1 к Постановлению Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 г. N 447/24), соблюдены ли указания о порядке применения законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации (КЗоТ РФ).
23. Проверить состояние учета и контроля за выдаваемыми доверенностями на получение товарно - материальных ценностей, соблюдение Инструкции Министерства финансов СССР от 14 января 1967 г. N 17. Необходимо проверить, возложены ли на работника бухгалтерии обязанности по выдаче, учету, контролю за доверенностями. Кроме того, нужно проверить:
а) следит ли руководство за выполнением работниками обязанностей по контролю, учету и выдаче доверенностей;
б) проводят ли указанные проверки не менее одного раза в квартал главный бухгалтер или его заместитель;
в) не выдавались ли доверенности тем работникам, которые не отчитались за полученные ранее;
г) не выдавались ли доверенности, в которых не указаны поставщики, наименование или количество получаемых ценностей;
д) за каждый месяц ревизуемого периода по нескольким доверенностям реальность отметок об их использовании;
е) затребован ли отчет за полученные доверенности у работников складов на дату проведения инвентаризации на складе; нет ли случаев, когда доверенности ими были получены до инвентаризации, а получение ценностей по ним состоялось уже после инвентаризации. В каждом таком случае следует особое внимание обратить на даты документов, по которым были получены товары после инвентаризации, не исправлены ли они, а в случае сомнения сличить их с платежными документами или навести справки у поставщиков.
24. Установить, ведется ли в центральной бухгалтерии специальный журнал для регистрации полученных платежных требований и других документов для контроля за оприходованием товаров, проанализировать записи в этом журнале с целью выявления случаев, когда товары не оприходованы. Особо тщательно следует проверить полноту и своевременность оприходования товаров, отраженных как неотфактурованные поставки.
25. По приходным документам следует проверить соблюдение действующего порядка приемки товарно - материальных ценностей по количеству и качеству. Особо надо проверить случаи, когда при приемке товаров были установлены расхождения по количеству и качеству с данными сопроводительных документов поставщиков. Следует рассмотреть все претензии, заявленные ревизуемым объектом поставщикам на недостачи, завышение цен и понижение качества товаров и тары, и выявить те, по которым истекли сроки рассмотрения, а также неудовлетворенные. По первым нужно выяснить, какие меры приняты для их рассмотрения, по вторым - причину отказа, имея в виду, что, как правило, в ее основе лежат различные нарушения установленного порядка приемки товаров по количеству и качеству. В связи с этим по каждому случаю необходимо установить суть допущенного нарушения, кто из членов комиссии или же администрации ревизуемого объекта допустил нарушение и какие меры приняты к возмещению стоимости недостающих или поврежденных товаров и тары. Если этот ущерб не возмещен, а списан на потери, то ревизор должен потребовать отнесение суммы на виновных лиц. Следует обратить особое внимание, как часто не удовлетворяются рассматриваемые претензии, на каких складах и какие комиссии составляли акты, по которым отклонены претензии. Если отказы по актам какой-либо комиссии не эпизодичны, то следует особо тщательно изучить претензионные материалы, чтобы убедиться в обоснованности отказов, побеседовать с членами комиссии, другими работниками, видевшими, как работает данная комиссия, а при необходимости - рассмотреть эти вопросы за период, предшествующий данной ревизии.
26. При проверке полноты оприходования товаров следует иметь в виду, что в розничной торговле товары во всех случаях должны быть оприходованы по розничной цене. Этот же порядок в основном установлен на все товары, поступающие в оптовую торговлю. Поэтому в оптовой и розничной торговле по каждому поступлению товаров проверяется правильность оприходования товаров по покупной стоимости (по розничным ценам за вычетом торговой скидки), а также правильность применения торговой скидки. В этом случае оприходование отражается записями:
Дебет счета 41 "Товары" - на розничную стоимость поступивших товаров;
Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на покупную стоимость поступивших товаров;
Кредит субсчета 42-1 "Торговая наценка (скидка, накидка)" - на сумму предоставленной торговой скидки.
Учетные регистры по счету "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведутся по покупным ценам.
Следует иметь в виду, что в розничной торговле на практике получил широкое распространение и рекомендован другой порядок, при котором учетные регистры по счету "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведутся по розничным ценам. В этом случае оприходование товаров и торговых скидок отражается записями:
1. Дебет счета 41 "Товары" Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на стоимость поступивших товаров по розничным ценам.
2. Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит субсчета 42-1 "Торговая наценка (скидка, накидка)" - на сумму предоставленной торговой скидки, а полнота оприходования поступивших товаров устанавливается сопоставлением их сумм по дебету "Товары" и по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" с суммами оплаченных через банк платежных требований, счетов - фактур и товарно - транспортных накладных - в регистрах по счету 60 "Расчеты с поставщиками" (тождество итогов по дебету и кредиту счета 60). Разница между итогами может быть только на сумму товаров в пути (о проверке сумм в пути см. гл. IV). В оптовой торговле при учете товаров по розничным ценам полнота оприходования поступивших товаров определяется:
а) на базах, уплачивающих налог с оборота, - путем сопоставления их стоимости по дебету счета "Товары" и кредиту счетов "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (покупная стоимость), 42-2 "Налог с оборота" (включающий оптово - сбытовую и торговую скидку);
б) на базах, не уплачивающих налог с оборота, - путем сопоставления их стоимости по дебету счета "Товары" и кредиту счетов "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (покупная стоимость), "Торговая наценка (скидка, накидка)" (оптово - сбытовая и торговая скидка).
27. Проверка полноты оприходования товара и тары производится по итоговым месячным записям в учетных регистрах по ревизуемому объекту. Совпадение сумм в названных учетных регистрах показывает, что товары и тара оприходованы полностью. При установлении расхождений проверку следует проводить по каждому складу (или группе, если сопоставляются групповые регистры) и выявить, по какому складу не оприходованы товары и тара.
28. На даты инвентаризаций на складах и других предприятиях торговли проверка полноты и своевременности оприходования товаров и тары по каждому из них в отдельности производится только сплошным методом.
29. Проверка своевременности оприходования товаров и тары в целом за месяц производится одновременно с проверкой полноты их оприходования. Если поступившие за месяц товары оприходованы в данном месяце, то в целом по обобщенным данным они оприходованы своевременно. Эта проверка осуществляется путем сверки итогов оборотов по оприходованию товаров в покупных ценах (по корреспонденции Дт сч. 41-1 Кт сч. 60) в двух регистрах: по счету N 41 "Товары" субсчета 1 "Товары на складах" и по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по каждому складу и в сводных регистрах. Своевременность оприходования товаров и тары на протяжении месяца проверяется путем сопоставления даты товарного, транспортного документов с датой включения их в товарный отчет или реестр приходных документов.
30. Проверка полноты оприходования поступивших товаров и тары на дату инвентаризации проводится только сплошным методом; указанное в п. 29 сопоставление проводится по каждому приходному документу.
31. Необходимо проверить полноту и своевременность оприходования товаров и тары, которые приняты ревизуемым объектом на ответственное хранение. Для этого следует использовать отчеты материально ответственных лиц, товарные и расчетные документы поставщиков, транспортные документы и отказы от акцепта.
2.2. Порядок проверки правильности списания отпущенных,
отгруженных и выбывших товаров и тары со складов
32. По складам оптовой торговли необходимо проверить и установить:
а) подтверждена ли каждая отгрузка транспортным документом;
б) имеются ли доверенности на отпуск товаров и тары со складов непосредственно покупателям; соответствуют ли наименования и количество отпущенных товаров указанным в доверенности, не отпускались ли товары, не указанные в доверенности;
в) установлена ли на складах и базах система пропусков для ввоза и вывоза товаров; какова ее действенность, не носит ли эта система формальный характер; производится ли в бухгалтерии за каждый прошедший день сравнение наименований и количества вывезенных товаров с данными товарных отчетов, реестров;
г) не отгружались ли покупателям незаказанные товары или товары в количествах, превышающих заказ, в связи с чем покупатели отказались от акцепта платежных требований. По каждому такому случаю следует установить виновных лиц, сумму причиненного ими ущерба и выяснить, взыскан ли ущерб с виновных;
д) соблюдается ли установленный порядок вложения упаковочных листов в каждое отдельное тарное место (ящик, мешок, контейнер и т.п.) отгруженного товара. В процессе ревизии следует проверить на складах соблюдение этого порядка по подготовленным к отправке товарам;
е) своевременность и правильность учета недогруза, недостач и недовложений товаров, допущенных при отгрузке покупателям, принимаемые меры к устранению нарушений. Привлекаются ли виновные к ответственности за недостачи и недовложения при отгрузках товаров и взыскиваются ли с них суммы причиненного ущерба. Организован ли в отношении каждого отборщика и упаковщика персональный учет претензий на недостачи в отобранных и упакованных ими партиях товаров; не оставляются ли на работе отборщики и упаковщики, допускающие систематические недовложения;
ж) производятся ли руководством ревизуемого объекта контрольные проверки правильности и полноты вложений товаров в упакованные места, подготовленные к отгрузке; соблюдается ли установленный порядок документального оформления контрольных проверок; не носят ли эти проверки формальный характер;
з) тождество суммы стоимости товаров и тары, отгруженных и отпущенных, отраженных в регистрах по кредиту субсчета "Товары на складах", с суммой стоимости товаров и тары, показанной в регистрах по дебету счета "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги".
33. По складам розничной торговли необходимо проверить и установить:
а) не отпускались ли товары в магазины и палатки в большем (меньшем) количестве, чем указано в разнарядке, наряде; не отпускались ли товары в магазины без разрешения руководства ревизуемого объекта;
б) были ли жалобы от работников магазинов и палаток на обвес, обсчет при отпуске товаров, на выявленные недостачи в тарных местах, затаренных на складах ревизуемого объекта; какие в этих случаях принимались меры к работникам складов и какова их действенность;
в) не отпускались ли со складов в магазины товары, потерявшие свое качество, поврежденные при хранении, с истекшими сроками хранения, непригодные для реализации; устанавливались ли в этих случаях виновные лица и возмещали ли они причиненный ущерб;
г) тождество сумм стоимости товаров и тары, отпущенных со складов в магазины и отраженных в регистрах по кредиту субсчетов "Товары на складах" и "Тара под товарами и порожняя", с суммой товаров, показанных в регистре по дебету субсчета "Товары в предприятиях розничной торговли", и суммой тары, показанной в регистре по дебету субсчета "Тара под товарами и порожняя".
34. По складам оптовой и розничной торговли следует проверить:
а) сплошным порядком внутреннюю переброску товаров;
б) законность применения норм естественной убыли товаров и норм боя хозяйственных, галантерейных и некоторых других товаров;
в) правильность применения норм естественной убыли. При этом нужно иметь в виду, что нормы естественной убыли на большинство продовольственных товаров при хранении на складах и в холодильниках установлены на сроки хранения до 2, 3, 7, 15 и 30 суток включительно, поэтому на сроки хранения свыше 30 суток эти нормы рассчитываются торговыми организациями и предприятиями в порядке, установленном Инструкцией по применению норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле, утвержденной Приказом Минторга СССР от 25 марта 1980 г. N 75. В связи с этим рассчитанные нормы на ревизуемом объекте следует проверить особо тщательно. Необходимо обратить внимание на правильность применения нормы естественной убыли с учетом холодного и теплого периодов года и географической зоны, где находится ревизуемый объект, на точность определения средних сроков хранения товаров. По расходным документам и регистрам аналитического учета установить, как отпускаются со складов мука, крупа, сахар и другие весовые товары: по стандартной массе или трафарету, то есть без перевешивания или с перевешиванием. К товарам, отпущенным без перевешивания, нормы естественной убыли не должны применяться. Необходимо выявить суммы излишне списанных товаров на потери по естественной убыли;
г) правильность применения норм боя хозяйственных, галантерейных и других товаров. При этом следует иметь в виду, что нормы боя указанных товаров применяются лишь в случае выявления недостач товаров и представления актов на их бой, составленных компетентной, уполномоченной на то комиссией;
д) соблюдение действующего порядка списания потерь товаров и тары по причине их порчи. Каждый такой случай проверяется особенно тщательно, имея в виду, что руководитель торговой организации, предприятия имеет право списать потери от порчи, а также недостач ценностей сверх норм убыли, когда действительно невозможно установить конкретных виновников;
е) соблюдение действующего порядка переоценки товаров, а также уценки товаров устаревших фасонов и моделей (состав комиссий, основания переоценки, достоверность данных об остатках в описях - актах, сумм переоценки, правильно ли отражены они на счетах бухгалтерского учета);
ж) правильность расхода товаров на хозяйственные нужды ревизуемого объекта;
з) как организован и осуществлен контроль за соблюдением цен на товары, тару и материалы; имеются ли действующие прейскуранты и правильно ли они применяются, проверяются ли цены в приходных документах и инвентаризационных описях специально назначенными должностными лицами;
и) не было ли случаев повреждения, порчи товаров транспортными организациями по причине неподготовленности транспортных средств.
2.3. Порядок проверки сохранности запасов товаров
и тары на складах
35. По остаткам товаров и тары необходимо проверить:
а) реальность сальдо по субсчету "Товары на складах" на первое число месяца, ближайшего к дате ревизии. С этой целью по тем складам, по которым материально ответственные лица представляют в бухгалтерию товарные отчеты, необходимо остаток товаров по балансу сверить с остатками товаров в Главной книге и в сводном журнале - ордере по данному субсчету. Затем на эту же дату следует суммировать остатки товаров по всем товарном отчетам. Их сумма должна быть равна сумме остатков товаров по балансу. В случае расхождений устанавливаются их причины и принятые меры по устранению расхождений.
По тем складам, по которым материально ответственные лица сдают в бухгалтерию сопроводительные реестры приходных и расходных документов, проверка проводится аналогично, за исключением сверки с остатками в товарных отчетах.
Сальдо субсчета "Товары на складах" сверяются с суммой остатков товаров по данным аналитического учета (натурально - стоимостного);
б) реальность сальдо по субсчету "Тара под товарами и порожняя", которая проверяется аналогично подпункту "а";
в) проводятся ли на складах в установленные сроки инвентаризации, обеспечивается ли их качество, своевременность и правильность определения бухгалтерией результатов. С этой целью устанавливают, соблюдается ли внезапность инвентаризаций, не проводятся ли они через одни и те же промежутки времени; не было ли случаев, когда предусмотренные планом и уже назначенные инвентаризации отменялись, а затем проводились через некоторое время. Особое внимание следует обратить на состав инвентаризационных комиссий.
По содержанию инвентаризационных описей, а также по материалам личных бесед с членами инвентаризационных комиссий и по сигналам работников необходимо выяснить, не было ли случаев, когда комиссия записывала в опись данные о количестве товаров со слов материально ответственных лиц или же карточек складского (оперативного) учета, без проверки их наличия в натуре (без просчета, перемеривания, перевешивания). Подобные грубые нарушения особенно характерны по тем видам товаров, которые хранятся в больших количествах.
Следует тщательно проверить товарные отчеты и реестры, составленные материально ответственными лицами на момент инвентаризации, а также все приложенные к ним документы. Нужно проверить наличие на отчетах (реестрах) и документах штампа (или надписи от руки) "До инвентаризации на ________ 200_ г." и подписи председателя инвентаризационной комиссии. С учетом этих документов проверяется правильность определения бухгалтерией книжных (учетных) остатков товаров к началу инвентаризации. Особое внимание обращается на даты и номера приходных документов (счетов, накладных и др.). Нет ли случаев их исправления и оприходования товара после инвентаризации (в то время как он поступил до инвентаризации) с целью сокрытия недостач. По сличительным ведомостям результатов инвентаризации товаров и тары проверяется правильность перенесения в них учетных и фактических остатков, определения окончательных результатов инвентаризации, их оформления и своевременность составления. Особо тщательно необходимо проверить правильность перекрытия недостач излишками из-за пересортицы товаров, определения суммарных разниц, образовавшихся при зачете; не перекрываются ли суммарные разницы от занижения цен (подлежат взысканию с лиц, отпустивших товары по заниженным ценам) суммарными разницами от завышения цен. Следует иметь в виду, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица, в отношении товарно - материальных ценностей одного и того же наименования. Руководителям организаций разрешается допускать указанный зачет и в отношении одной и той же группы товарно - материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары).
Особо следует проверить состояние контроля за работой инвентаризационных комиссий. Прежде всего проверяется выполнение планов контрольных проверок проведенных инвентаризаций, а их должно быть не менее 15% фактически проведенных инвентаризаций; руководители торговых организаций и предприятий обязаны не реже одного раза в квартал проводить контрольную проверку. Обращается внимание на то, кому поручается проведение контрольных проверок (инвентаризаций), каковы их результаты, какие меры принимаются к лицам, проводившим инвентаризации на низком уровне; не было ли случаев лишь формального проведения этих проверок (описи проверки составлены в конторе ревизуемого объекта, то есть без проверки на складе фактического наличия проверяемых товаров);
г) состояние складских помещений, соответствие их условиям нормального хранения товаров и тары, охрана их, в том числе ее технические средства (исправны ли решетки, ставни, запоры, предупредительная сигнализация и т.п.), наличие и исправность противопожарных сигнализаций, инвентаря, огнетушителей;
д) доведены ли до каждого склада нормативы запасов товаров и тары, их обоснованность; осуществляется ли руководством ревизуемого объекта систематический контроль за соблюдением каждым складом доведенного ему норматива товарных запасов; нет ли таких складов, которые имеют значительные сверхнормативные товарные запасы, а они продолжают расти (такие склады следует проверить особо тщательно), установить, были ли материально ответственные лица этих складов в предшествующем году в отпуске (с полной передачей всех числящихся за ними товарно - материальных ценностей). В случае, если эти лица в отпуске не были, нужно перед руководством ревизуемого объекта поставить вопрос о предоставлении отпуска; по каждому складу, где имеются сверхнормативные товарные запасы, следует установить причины их образования и конкретных виновников;
е) не реализуются ли со складов товары и тара за наличный расчет;
ж) состояние бухгалтерского учета товаров и тары на складах, нет ли отставания аналитического учета (количественно - суммового) от синтетического, производится ли сверка учетных данных с данными складского (оперативного) учета на каждое первое число и на даты инвентаризации, каковы результаты этих сверок;
з) состояние складского (оперативного) учета, который обязаны вести материально ответственные лица;
и) планируются и проводятся ли на складах в межинвентаризационные периоды выборочные инвентаризации; каковы их результаты и какие меры по ним принимает руководство ревизуемого объекта; особо следует обратить внимание на склады непродовольственных товаров, на которых предусмотрено проведение полных инвентаризаций не реже одного раза в год.
36. По всем недостачам, излишкам и пересортицам товаров и тары, выявленным проведенными инвентаризациями за весь ревизуемый период, следует установить: их причины (не ограничиваясь лишь приводимыми объяснениями материально ответственных лиц, допустивших недостачи, и руководства ревизуемого объекта), своевременно ли приняты установленные законодательством меры по взысканию недостач; принимаются ли меры к устранению причин недостач и нарушений и какова их действенность; правильно ли отражены результаты инвентаризаций в бухгалтерском учете.
III. Порядок проверки сохранности товаров и тары
в розничной сети
3.1. Порядок проверки полноты и своевременности
оприходования товаров и тары, поступивших
в магазины и палатки
37. Для установления полноты и своевременности оприходования товаров и тары необходимо:
а) тщательно проверить поступление товаров от промышленных и сельскохозяйственных предприятий на основе прямых связей;
б) при поступлении товаров в таре обратить внимание на соответствие вместимости поступившей тары количеству (весу) оприходованных товаров;
в) особое внимание необходимо уделить проверке полноты и своевременности оприходования товаров и тары на дату каждой инвентаризации. После инвентаризации ревизующий обязан проанализировать несколько товарных отчетов, обратив внимание на даты приходных документов, и выяснить, нет ли в них исправлений с целью оприходования товаров после инвентаризации, в то время как они поступили в магазин до инвентаризации;
г) проверить действенность контроля за полнотой и своевременностью оприходования товаров, поступающих в торговую сеть по централизованному завозу, нет ли фактов, когда поставщики отпускают работникам магазина товар, не требуя от них доверенности. По этим операциям следует проверить, всем ли поставщикам, осуществляющим централизованную доставку товаров, своевременно направлены оттиски штампов магазинов и образцы подписей материально ответственных лиц, которые уполномочены принимать товары и тару. При этом совместно с поставщиками следует проверить состояние расчетов, выяснив, в частности, нет ли случаев, когда платежные требования были оплачены, а товары не оприходованы, регулярно ли бухгалтерия ревизуемого объекта сверяет с поставщиками расчеты, каковы результаты этих проверок, были ли случаи неоприходования поступивших товаров и как это повлияло на результаты инвентаризаций. Если такие случаи имели место (т.е. книжные остатки на дату инвентаризации были занижены) и бухгалтерией ревизуемого объекта новая сличительная ведомость результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств не была составлена, то проверяющие должны потребовать, чтобы такая ведомость была подготовлена;
д) тщательно проверить полноту оприходования колбасных изделий, имея в виду, что они приходуются по розничным ценам за вычетом таких отходов, как кишечные оболочки (узлы), шпагат и нитки, удаляемые при подготовке изделий к продаже.
Аналогично приходуются мясокопчености за вычетом массы шпагата.
При проверке правильности исключения указанных отходов следует руководствоваться Приказом Минторга СССР от 8 декабря 1983 г. N 284 "Об утверждении норм отходов при подготовке к продаже колбасных изделий и мясокопченостей в розничной торговой сети и предприятиях общественного питания". Расчет отходов по нормам должен производиться непосредственно на товарных документах поставщиков. На основании этого расчета при оприходовании колбасных изделий и мясокопченостей на стоимость отходов уменьшается сумма торговой скидки, а материально ответственными лицами товары приходуются под отчет чистой массой;
е) проверить, не принимаются ли от материально ответственных лиц акты на списание отходов, образовавшихся якобы при подготовке к розничной продаже колбасных изделий, мясокопченостей и других товаров, тогда как эти изделия приходуются в подотчет материально ответственных лиц чистой массой;
ж) проверить, производится ли специальной комиссией в магазинах до продажи перемеривание шерстяных, шелковых и льняных тканей; оформляются ли выявленные при перемеривании излишки тканей и торговые скидки по ним;
з) установить, проводятся ли внезапные контрольные проверки соответствия поступающих в торговую сеть товаров данным сопроводительных документов поставщиков (грузоотправителей), каковы их результаты;
и) проверить полноту оприходования дополнительных скидок на завес тары (повидло в бочках, рыба в коробках и др.), установить, не принимает ли бухгалтерия к списанию акты на завес тары по тем товарам, на которые поставщики предоставили указанную дополнительную скидку;
к) проверить полноту оприходования молока, кефира, различных напитков и других товаров в стеклянной посуде, произведенных местными поставщиками, по тем расчетным документам, в которых произведен расчет за возвращенную поставщику ревизуемым объектом стеклянную посуду и другую тару, т.е. уменьшена ли сумма по счету к оплате на стоимость указанной тары. По всем таким счетам поступившие товары должны быть оприходованы по розничным ценам полностью, а стоимость зачетной посуды и тары должна быть отнесена в кредит счета "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги".
Следует иметь в виду, что аналогичные зачеты за возвращенную тару могут иметь место по таким товарам, как мука, крупа и сахар, поставляемые в мешках;
л) установить, не получают ли палатки и другие объекты мелкорозничной сети товаров сверх установленного для каждого из них лимита остатков;
м) выяснить, осуществляется ли в магазинах, палатках и других торговых предприятиях приемка тары по качеству.
3.2. Порядок проверки правильности списания
реализованных и выбывших товаров из магазинов
и мелкорозничной сети
38. Проверка соблюдения действующих правил и положений при списании в розничной торговле реализованных и выбывших по всем направлениям товаров и тары производится в порядке, изложенном в разделе II. Поэтому в данном параграфе освещаются лишь существенные особенности, характерные для магазинов и мелкорозничной сети.
39. При проверке правильности отпуска товаров из магазинов и мелкорозничной сети следует сравнивать суммы по кредиту субсчета "Товары в предприятиях розничной торговли" и по дебету субсчетов "Реализация товаров в розницу предприятиями розничной торговли" и "Реализация товаров мелким оптом". Они должны совпадать. Для полноты проверки следует установить:
а) суммы по кредиту субсчета "Реализация товаров в розницу предприятиями розничной торговли" с дебетом счета "Касса" и дебетом субсчета "Расчеты за товары, проданные в кредит";
б) суммы по кредиту субсчета "Реализация товаров мелким оптом" с дебетом счета "Расчеты с покупателями и заказчиками". Эти данные должны совпадать.
40. Для установления обоснованности списания товаров по всем остальным направлениям необходимо:
а) проверить правильность списания товаров в пределах установленных норм потерь для магазинов, где все товары реализуются методом самообслуживания и с открытой выкладкой. По магазинам, которые полностью переведены на эти формы реализации, проверяются достоверность объема розничного товарооборота, правильность примененной нормы (они дифференцированы по магазинам, а в универмагах - и по отделам, секциям) и расчеты. По остальным магазинам, у которых часть товаров реализуется через прилавок, проверяется объем товарооборота для начисления потерь. Следует иметь в виду, что в расчет включается не весь товарооборот магазина, а только по тем отделам (секциям), которые реализуют товары методом самообслуживания и с открытой выкладкой;
б) проверить акты на порчу, бой и лом товаров, на завес тары. По ним следует установить своевременность составления, правильность формирования комиссий, обоснованность заключений о причинах потерь, правильность цен и арифметических подсчетов, оформления актов. По каждому случаю боя, лома, порчи товаров нужно на дату составления акта установить, поступали ли вообще списываемые товары, могло ли быть в наличии списываемое количество товаров. Если это количество вызывает сомнение, то по данному товару следует проверить контрольно - выборочное сличение. Такое сличение количества списываемого товара производится с максимально возможным остатком, который рассчитывается, начиная с остатка в последней (до списания) инвентаризационной описи с учетом прихода и расхода по документам до даты списания этого товара; кроме того, нужно использовать заявления - объяснения работников;
г) проверить, имеются ли разрешения на внутреннюю переброску товаров (из магазина в магазин, из магазина на склад) и критически оценить ее необходимость, особенно на дату инвентаризации и после нее;
д) проверить, действительно ли передавались товары из магазина или из магазина на базу по расходным накладным, особенно накануне инвентаризации. Для этого можно использовать следующие методики.
По продовольственным товарам, поступающим в таре, следует сопоставить количество и вес поступившего товара с вместимостью указанной в накладной тары. Если тара не может вместить указанное в накладной количество (вес) товара, то это показывает, что данная накладная частично или полностью является бестоварной. Эту методику целесообразно применять и к ряду непродовольственных товаров.
Нужно сопоставить вес поступивших товаров по товарным документам с весом, указанным в транспортных документах на их перевозку, провести по отдельным товарам, а при необходимости и по таре, контрольно - выборочное сличение. Например, провести товарность расходной накладной, выписанной, допустим, в магазине N 10 на костюмы мужские по цене 1000 рублей. Инвентаризация в магазине проведена 15 октября 1999 года, указанные костюмы переданы по накладной N 21 от 4 октября 1999 года в магазин N 6 в количестве 50 штук. Предшествующая инвентаризация в магазине N 10 была 24 марта 1999 года. Согласно инвентаризационной описи на эту дату в наличии указанных костюмов было 5 штук, а за период до 4 октября 1999 года по документам их поступило в магазин 5 штук, за тот же период по документам они из магазина не выдавались. Таким образом, максимально возможный их остаток по состоянию на 4 октября 1999 года (при условии, что за это время не продан ни один костюм) составляет 10 штук (остаток по описи 5 штук плюс поступление 5, а выбытия не было). Поэтому магазин N 10 мог передать 4 октября 1999 года только 10 костюмов, а не 50. Следовательно, на 40 костюмов (на 40000 рублей) накладная N 21 от 4 октября 1999 года является бестоварной, она выписана для сокрытия недостачи, имеющейся в данном магазине. При этих условиях следует немедленно провести инвентаризацию в магазине N 10 и в магазине N 6;
е) тщательно проверить акты на переоценку и уценку товаров, имея в виду, что отсутствие в магазинах количественно - суммового учета товаров затрудняет выявление количества приписанных в акте товаров. Эти приписки можно выявить при помощи названного метода контрольно - выборочного сличения, в результате проведенных бесед с работниками магазинов и членами комиссии. Но наиболее простым и действенным способом их выявления является немедленная проверка на месте количества переоцененных товаров уполномоченными на то работниками данной организации, а также органов ведомственного и вневедомственного контроля. Кроме того, необходимо проверить состав комиссий, обосновать уценки, сумму уценки или дооценки и отражение их в учете, организована ли продажа уцененных товаров в отдельных магазинах или секциях;
ж) проверить, организован ли на ревизуемом объекте сплошной контроль качества тары, возвращаемой промышленности и тарособирающим организациям; какова его действенность, не носит ли он формального характера, несут ли материальную ответственность в установленном законодательством размере лица, допустившие понижение ее качества, в том числе мешков более чем на одну категорию, какова роль работников централизованной бухгалтерии в осуществлении этого контроля, каковы динамика расходов и потерь по операциям с тарой за ряд лет; введена ли должность товароведа по таре и как он выполняет функции по обеспечению качества тары и ее сохранности, обеспечены ли магазины необходимыми инструментами для вскрытия тары без повреждения, организован ли ее мелкий ремонт.
3.3. Проверка сохранности запасов товаров и тары
в магазинах и мелкорозничной сети
41. Проверка сохранности товарных запасов и тары в магазинах и в мелкорозничной сети в основном проводится в порядке, изложенном в разделе 2.3. Поэтому в этом разделе освещаются лишь существенные особенности, характерные для магазинов и мелкорозничной сети.
42. По обеспечению сохранности товарных запасов и тары необходимо проверить:
а) реальность сальдо по субсчету "Товары в предприятиях розничной торговли". При этом следует обратить внимание на случаи, когда работник уволен, а за ним числится остаток товаров, хранящихся в опломбированном помещении, то же по субсчету "Тара под товарами и порожняя";
б) нет ли в магазинах неходовых, залежалых товаров, остатки которых не только не снижаются, а продолжают расти; по каждому случаю следует установить причины и виновных лиц; не является ли это результатом необоснованных децентрализованных закупок;
в) обоснованность установленных нормативов товарных запасов магазинам и мелкой рознице; пересматриваются ли они с изменением плана товарооборота, устанавливаются ли отдельные нормативы на сезонные запасы товаров магазинам, которым поручено их хранение;
г) осуществляют ли централизованная бухгалтерия, торговый отдел, планово - экономический отдел организации торговли постоянный контроль за соблюдением установленных нормативов товарных запасов каждой торговой точкой; какова действенность этого контроля, анализируют ли товароведы сверхнормативные запасы по инвентаризационным описям (после каждой инвентаризации) и принимают ли меры к реализации указанных товаров;
д) не определяются ли результаты инвентаризации тары только в денежном выражении, тогда как их следует определять по количеству и сумме в сличительной ведомости результатов инвентаризации. При установлении таких нарушений необходимо потребовать составить сличительные ведомости по установленной форме и проверить, не скрывались ли за общим суммовым результатом недостачи, излишки и пересортица;
е) осуществляет ли главный бухгалтер контроль за своевременностью и правильностью определения результатов инвентаризаций; не было ли случаев, когда результаты инвентаризации определялись неправильно и это выявлялось лишь спустя несколько месяцев, какие меры принимались в этом случае к виновным лицам;
ж) обеспечивается ли погашение мелких недостач в том месяце, в котором они были выявлены, или погашались с рассрочкой на 2 - 3 месяца (по обязательству лица, допустившего мелкую недостачу);
з) обеспечиваются ли в магазинах надлежащие условия для хранения скоропортящихся товаров; не было ли случаев их порчи в тех магазинах, где таких условий нет, приняты ли меры к взысканию ущерба с виновных лиц, не списан ли этот ущерб на издержки обращения по мотивам отсутствия конкретных виновников;
и) правильность расхода товаров и тары на хозяйственные нужды магазинов;
к) в каких условиях хранится порожняя тара, обеспечивается ли ее сохранность, не хранится ли она под открытым небом, без охраны.
IV. Проверка сохранности товаров в пути
и товаров отгруженных
4.1. Проверка статьи баланса "Товары в пути"
43. На дату ревизии следует проверить сальдо по статье баланса "Товары в пути". Для этого сальдо по указанной статье сверяется с дебетовым сальдо счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Эти данные должны быть равными. Затем по каждому оплаченному платежному требованию, по которому не поступил товар, необходимо проверить счета - фактуры, послужившие основанием для выписки данного платежного требования, особенно наличие квитанции (накладной) железнодорожного или водного транспорта со штампом станции (пристани) прибытия, удостоверяющих нахождение груза в пути, а по товарам, не вывезенным со складов одногородних поставщиков, - наличие сохранной расписки, подписанной руководителем, главным бухгалтером предприятия. В последнем случае нужно проверить получение товара по сохранной расписке; если он не получен по причинам, вызывающим сомнения, то проверку нужно провести на предприятии, которое выдало сохранную расписку.
44. В процессе ревизии статьи баланса "Товары в пути" необходимо также проверить:
а) своевременность и полноту списания сумм с дебета счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" на соответствующие счета, на которых учитываются товарно - материальные ценности;
б) не числятся ли на указанном счете товары и тара, длительное время находящиеся в пути (сверх установленного срока пробега), своевременно ли и какие меры принимаются к розыску этих ценностей (по запросам, направленным транспортным организациям, и их ответам);
в) не числятся ли на указанном счете суммы претензионного характера по расчетам с поставщиками или недостачи ценностей;
г) правильность списания товаров в пределах норм естественной убыли при железнодорожных, водных и автогужевых перевозках в случаях установления при приемке недостач (потерь), удостоверенных соответствующими документами;
д) не списывались ли товары на издержки обращения сверх естественной убыли и на убытки. В случае таких списаний следует проверить причины и выявить лиц, виновных в возникновении убытков, в том числе от реализации товаров транспортными организациями (как невостребованных), а также в случаях, если арбитражем отказано в присуждении стоимости товаров, утерянных в пути;
е) инвентаризировались ли "Товары в пути" на 1 января и каковы их результаты;
ж) сведения (расшифровки) о товарах в пути, представленные в Госбанк с балансом, сверить за 2 - 3 месяца ревизуемого периода с данными аналитического учета по счету "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
4.2. Проверка товаров и тары отгруженных
45. Прежде всего нужно учесть, что счетом 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" пользуются только те предприятия, которые отражают реализацию и внутрисистемный отпуск товаров, работ и услуг по мере зачисления учреждением банка денег, уплаченных покупателями или грузополучателями, на расчетный или текущий счет поставщика.
На дату ревизии следует проверить реальность сальдо по счету 45. Для этого сальдо по всем четырем счетам баланса (сальдо данного счета в балансе предусмотрено показывать по четырем статьям, если были совершены операции, относящиеся к данной статье) суммируют и сверяют с сальдо по счету 45 в Главной книге и журнале - ордере. Они должны быть равными. Затем сальдо по каждой статье баланса сверяют с данными аналитического учета по платежным требованиям. Они также должны быть равны. Далее следует проверить реальность каждого платежного требования. Для этого сопоставляется сумма в платежном требовании и в расходной накладной на отпуск товаров со склада, послужившей основанием для выписки счетов и платежного требования. Проверяется факт передачи товара транспортным организациям. Он подтверждается транспортными документами, указанными в платежном требовании. Если этих данных недостаточно, наводятся справки в транспортных организациях. При отпуске товара со склада тщательно проверяются товарные и расчетные документы, а также доверенность, по которой отпущен товар.
46. В процессе ревизии счета 45 необходимо проверить:
а) своевременность и полноту оплаты товара покупателями. С этой целью необходимо сопоставить стоимость отгруженных товаров - дебет субсчета 46-1 "Реализация товаров, готовой продукции, работ и услуг оптом" с записью в журнале - ордере по кредиту счета 45 (следует иметь в виду, что сверяемая сумма ранее зачислена на расчетный счет и отражена по его дебету с кредитованием счета 46-1); полноту оплаты стоимости тары;
б) полностью ли взыскана с транспортных организаций стоимость товаров и тары, которые они утеряли, разбили или испортили;
в) не было ли случаев полной или частичной потери первоначального качества товаров по причине того, что они неправильно, небрежно были упакованы, взыскан ли в этих случаях ущерб с виновных лиц;
г) не было ли случаев полной или частичной утраты качества товаров из-за упаковки в ненадлежащую тару, установлены ли виновные лица и взыскан ли с них ущерб;
д) законность отказа от акцепта платежных требований. По каждому отказу от акцепта по причинам отгрузки незаказанных товаров, досрочной отгрузки товаров, отгрузки в количествах больших, чем предусмотрено договором на данный период (квартал), отгрузки товаров недоброкачественных, некомплектных нужно установить сумму причиненного материального ущерба и выяснить, привлечены ли виновные к ответственности.
По отказам по причине того, что товары не заказаны или же отгружены в количествах, превышающих заказ, и приняты покупателями на ответхранение, нужно установить, как долго они находились у покупателя, какова причина отгрузки незаказанных товаров и как эта отгрузка повлияла на качество товара (особенно скоропортящегося); если товар испорчен полностью или частично, устанавливаются суммы потерь, привлечены ли ответственные лица, виновные в этом; как часто и на какие суммы допускались подобные нарушения; какие меры приняты по их предотвращению и насколько они оказались действенными;
е) были ли случаи отгрузки тары тарособирающим организациям, которую они при приемке уценили, установлены ли виновные лица в понижении качества тары и возместили ли они причиненный ущерб.
Организации розничной торговли и общественного питания, овощехранилища и т.п., отражающие оптовую реализацию и внутрисистемный отпуск товаров по мере сдачи расчетных документов в банк на инкассо, пользуются для учета расчетов с покупателями за проданные и отгруженные товары счетом 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Сальдо данного счета в балансе показывается также по четырем статьям. Проверка реальности сальдо по этому счету проводится по аналогии с балансовым счетом 45 (п. п. 45, 46).
Полноту оплаты товаров покупателями на спецссудный (расчетный) счет проверяют путем сопоставления записей по журналу - ордеру, кредиту счета 62 субсчета 1 "Расчеты с покупателями по отпущенным товарно - материальным ценностям" с дебетом счета 55 или 51 по ведомости - расшифровке журнала - ордера.
V. Соблюдение требований по подбору кадров
материально ответственных лиц и контролю за их работой
по обеспечению сохранности денежных средств
и товарно - материальных ценностей
5.1. Работа по подбору и приему материально
ответственных лиц
47. Чтобы установить, не нарушается ли действующий порядок приема на работу лиц с материальной ответственностью, необходимо проверить:
а) выполнение требования о запрещении приема на работу предприятиями, организациями, учреждениями на материально ответственные должности лиц, имеющих судимость за хищения, взяточничество и иные корыстные преступления. В случае установления таких нарушений следует поставить вопрос о привлечении виновных лиц к ответственности. Проверку необходимо провести в отделе кадров по личным делам, сопоставив записи в трудовых книжках о ранее выполняемой работе с теми записями, которые указаны в листке по учету кадров и в автобиографии. При выявлении расхождений устанавливаются их причины. Необходимо обратить внимание на причины и продолжительность перерывов в трудовой деятельности работников, нет ли в трудовой книжке исправлений дат приема и увольнения, статью КЗоТ, по которой уволен данный работник;
б) имеются ли трудовые книжки на каждого материально ответственного лица;
в) соблюдается ли Положение о главных бухгалтерах, о необходимости согласования с главным бухгалтером назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц;
г) от всех ли материально ответственных лиц получены в установленном порядке обязательства (или заключены договоры) о материальной ответственности; своевременно ли вносятся изменения в договорах о бригадной материальной ответственности в случаях принятия новых членов бригады или же их выбытия.
48. Установить, не работают ли на материально ответственных должностях лица, систематически допускающие недостачи. В этих случаях следует выяснить, чем было вызвано такое положение и какие в связи с этим приняты меры.
49. Проверить выполнение требований об укреплении кадров материально ответственных и счетно - бухгалтерских работников торговли.
5.2. Проверка состояния контроля за работой
материально ответственных лиц по обеспечению ими
сохранности денежных средств и товарно -
материальных ценностей
50. Для освещения вопроса состояния контроля за работой материально ответственных лиц по обеспечению ими сохранности денежных средств и материальных ценностей следует использовать накопленные материалы в ходе ревизии по разделам I, II, III, IV и, кроме того, проверить:
а) выполняются ли указания о порядке работы по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно - материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее с правоохранительными органами, утвержденные Приказом по Министерству торговли СССР от 28 июня 1983 г. N 140, указания Минюста России от 26 января 2000 г. N 464-ЮК, от 26 июля 1999 г. N 5899-ЮК и ГУИН Минюста России от 3 апреля 2000 г. N 18/17/2-199 и от 28 июля 2000 г. N 18/17/2-481, передаются ли в установленном порядке материалы о растратах и хищениях в следственные органы, отстраняются ли от работы виновные должностные лица. Нужно установить количество дел и сумму задолженности по недостачам и хищениям, не переданных правоохранительным органам или переданных с нарушением установленных сроков: количество дел, возвращенных правоохранительными органами для дооформления, причины и виновных в задержке и допущении неправильного оформления переданных правоохранительным органам материалов;
б) нет ли случаев сокрытия от учета или неправильного отражения на других счетах баланса сумм недостач и растрат;
в) привлекаются ли к ответственности, кроме непосредственных виновников растрат и хищений, также и другие работники, не принявшие должных мер для обеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей;
г) своевременно ли отстраняются от работы материально ответственные лица, допустившие недостачи, хищения, порчу товаров и других ценностей;
д) обеспечивается ли взыскание сумм по недостачам, а также своевременное предъявление гражданских исков и возбуждения ходатайств о наложении ареста на имущество виновных;
е) участвуют ли представители ревизуемого объекта в проверках, проводимых судебными исполнителями по вопросу возможного изменения имущественного положения лиц, на которых составлены акты о несостоятельности и за которыми числится задолженность по исполнительным документам;
ж) соблюдаются ли сроки и порядок проведения инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, качество проводимых инвентаризаций (внезапность, проверка цен на товары, оформление инвентаризационных описей, ведение председателем комиссии контрольной ведомости, инструктаж инвентаризационных комиссий), правильность рассмотрения и внесения решений по их результатам;
з) работу центральной инвентаризационной комиссии, утвержден ли ее состав приказом руководителя организации;
правильность рассмотрения и внесения решений по результатам инвентаризаций;
и) проводятся ли внеплановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств у вновь принятых материально ответственных лиц;
к) осуществляются ли внеочередные инвентаризации ценностей при наличии сверхнормативных товарных запасов, задержек в сдаче торговой выручки, при поступлении сигналов о неблагополучии с сохранностью ценностей;
л) выполняется ли требование о проведении установленного количества контрольных проверок инвентаризаций, в том числе лично руководителем ревизуемого объекта; правильность оформления контрольных проверок, принятые меры;
м) осуществляется ли постоянный контроль за соблюдением норм товарных запасов в торговой сети, за полной и своевременной сдачей торговой выручки в кассу или банк кассирами и материально ответственными лицами, а также отпуском товаров в мелкую сеть строго по установленным лимитам;
н) осуществляется ли постоянный контроль работниками соответствующих отделов и централизованной бухгалтерией за своевременным, полным и правильным документированием всех совершаемых на ревизуемом объекте операций с материальными ценностями и денежными средствами; обеспечивается ли нумерация бланков накладных, отчитываются ли за них материально ответственные лица как за бланки строгой отчетности; ведутся ли нумерация и предварительная регистрация кассовых ордеров до их передачи в кассу;
о) своевременно ли материально ответственные лица представляют в бухгалтерию товарные и кассовые отчеты, каково их качество; осуществляется ли оперативными работниками и бухгалтерией систематический контроль за состоянием складского (оперативного) учета товаров, тары, материалов и других материальных ценностей; сверяются ли данные этого учета с данными аналитического учета на каждое первое число и на дату инвентаризации на складе;
п) укомплектованность штата централизованной бухгалтерии, бухгалтерии в целом специалистами с высшим и средним специальным образованием; не используются ли специалисты с высшим образованием рядовыми бухгалтерами, в то время как практики занимают руководящие должности; нет ли текучести бухгалтерского персонала, каковы ее причины, принимаются ли действенные меры для закрепления на работе молодых специалистов;
р) обеспечены ли предприятия весовым хозяйством и измерительными приборами, соблюдаются ли сроки их клеймения;
с) выполняется ли указание о запрещении вводить в секциях магазинов раздельную бригадную ответственность за товары, находящиеся в торговом зале и подсобном помещении;
т) проводились ли инвентаризации при смене и временном выбытии бригадира; принимали ли участие члены бригады в приеме, отпуске товаров и составлении отчетности, имели ли они свободный доступ к ценностям, находящимся в подсобном помещении;
у) состояние дел в судебно - следственных органах, какие меры приняты следственными органами к задержанию лиц, виновных в растрате.
Управление ревизий
и финансового контроля
при ГУИН Минюста России