ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИИ
ПИСЬМО
от 4 апреля 2008 г. N 38-Т
О РАЗМЕЩЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ БАНКА РОССИИ
В связи с поступающими вопросами о размещении архивных документов территориальных учреждений Банк России разъясняет следующее:
1. В соответствии с требованиями п. п. 10.2.2, 10.2.4 указания Банка России от 03.12.2001 N 1060-У "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в учреждениях системы Банка России от 16.02.1998 N 70-И" (далее - Инструкция N 70-И) на хранение в архив территориального учреждения Банка России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу, а также документы ликвидированных структурных подразделений и подведомственных организаций, не имеющих правопреемника, если иное не установлено приказом Банка России.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (п. 10.2.3 Инструкции N 70-И). Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах (п. 9.2 Инструкции N 70-И). Допускается, с учетом действующих правил пожарной безопасности, хранение указанных дел в запирающихся металлических шкафах, расположенных вне офисных помещений (например, в коридорах).
Документы, содержащие информацию ограниченного доступа (пометка "ДСП"), хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), находящихся в помещениях, имеющих кодовые (цифровые) замки или оборудованных охранной сигнализацией.
2. При направлении территориальными учреждениями ходатайств об оборудовании помещений под архивохранилища для размещения архивных документов ГРКЦ и РКЦ в зданиях ликвидированных РКЦ, оставленных на балансе Банка России, необходимо представить в Административный департамент следующую информацию:
количество дел, планируемых к размещению, и объем площадей, обоснование их расчета (исходя из оборудования помещения стеллажами);
количество и крайние даты планируемых к размещению дел временного (до 10 лет) срока хранения раздельно по делам со сроками 5 и 10 лет (за исключением дел, не подлежащих уничтожению до особого распоряжения в соответствии с телеграммой Банка России от 18.12.1996 N 10510/К);
обоснование необходимости оборудования выделяемого помещения стеллажами, а также установки системы автоматического газового пожаротушения (при их отсутствии);
при наличии дел с истекшими сроками хранения - обоснование необходимости их хранения (решение ЭК территориального учреждения Банка России).
Необходимо предусматривать возможность проведения работ по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения в соответствии с Инструкцией Банка России от 14.11.2005 N 127-И "Об организации работы с архивными документами Банка России".
В связи с тем, что количество документов с временными сроками хранения, планируемых к размещению, будет уменьшаться по мере выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, необходимо также представлять информацию о перспективах использования площадей, выделенных под архивохранилища.
При этом следует учитывать, что архив территориального учреждения Банка России необходимо располагать в административном здании территориального учреждения.
Заместитель Председателя
В.И.БЕРЕСТОВОЙ