ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 18 февраля 1992 г. N 11-13/503
О ВРЕМЕННОМ ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ В ТАМОЖНЯХ
ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ, МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ,
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, РАСЧЕТОВ И ДРУГИХ СТАТЕЙ БАЛАНСА
Финансовое управление доводит до сведения и руководства Временный порядок проведения в таможнях инвентаризаций основных средств, материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей баланса (прилагается).
Начальник Финансового
управления ГТК РФ
А.Д.ЛИСТОПАД
Приложение
к письму ГТК России
от 18 февраля 1992 г. N 11-13/503
ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК
ПРОВЕДЕНИЯ В ТАМОЖНЯХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ ОСНОВНЫХ
СРЕДСТВ, МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ,
РАСЧЕТОВ И ДРУГИХ СТАТЕЙ БАЛАНСА
1. Инвентаризация статей баланса
1.1. Таможни обязаны проводить инвентаризацию основных средств, материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей баланса.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней во всех видах проводится в соответствии с инструкцией Министерства экономики и финансов Российской Федерации.
1.2. Основными задачами инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия основных средств, материальных ценностей, денежных средств, бланков строгой отчетности путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств;
- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
- соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;
- проверка реальности стоимости учтенных на балансе материальных ценностей, денежных средств в кассах, на бюджетных (текущих) счетах в учреждениях банков, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса.
1.3. Таможни обязаны проводить инвентаризацию:
а) зданий, сооружений и передаточных устройств не менее одного раза в три года;
б) музейных ценностей, библиотечных фондов в сроки, установленные соответствующими министерствами и ведомствами Российской Федерации;
в) других основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов не менее одного раза в год.
Инвентаризация основных средств проводится не ранее 1 сентября;
г) капитальных работ инвентарного характера и капитальных ремонтов не менее одного раза в год, но не ранее 1 декабря;
ж) продуктов питания и спирта не менее одного раза в квартал;
и) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности не менее одного раза в месяц;
к) по бюджетным, текущим и другим счетам по мере получения выписок банков;
л) расчетов по платежам в бюджет не менее одного раза в квартал;
н) расчетов с дебиторами и кредиторами не менее двух раз в год, расчетов в порядке плановых платежей и с депонентами не менее одного раза в месяц.
1.4. Инвентаризация всех ценностей проводится в установленные сроки, включая ценности, которые были ранее подвергнуты внеплановой проверке в течение года.
1.5. Количество инвентаризаций, проводимых в течение года, а также даты их проведения в необходимых случаях могут быть изменены Государственным таможенным комитетом Российской Федерации.
1.6. В сроки, установленные в п. 1.3 настоящего Временного порядка, подлежат инвентаризации также материальные ценности, не принадлежащие таможне, как числящиеся в учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и др.), так и не учтенные по каким-либо причинам.
1.7. Инвентаризация проводится в обязательном порядке:
- при смене материально ответственных лиц на день приемки - передачи дел;
- при установлении фактов краж, ограблений, хищений и злоупотреблений, а также порчи ценностей немедленно по установлении таких фактов;
- при передаче таможни или ее структурных подразделений, а также зданий и сооружений другой таможне на установленную дату передачи.
1.8. Начальник таможни несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации.
Главный бухгалтер таможни (начальник отдела бухгалтерского учета и контроля) обязан осуществлять контроль за соблюдением установленных правил проведения инвентаризации.
1.9. Для проведения инвентаризации приказом начальника таможни создается комиссия из числа работников таможни при обязательном участии главного бухгалтера. Инвентаризационная комиссия возглавляется начальником таможни или его заместителем. Приказом устанавливаются также порядок, сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации и отражения ее результатов в учете.
В таможнях, в которых вследствие большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, создаются, кроме того, местные комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих таможен. В состав местной комиссии включается работник отдела бухгалтерского учета и контроля таможни. Работа местных комиссий организуется и контролируется центральной комиссией таможни.
1.10. Центральная инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств, а также средств в расчетах и бланков строгой отчетности и руководит работой местных инвентаризационных комиссий: в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводит по поручению начальника таможни повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дает предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
Местные инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сличают наличие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои заключения по выявленным недостачам и излишкам, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.
Данные бухгалтерского учета, проставляемые в описях, скрепляются подписью главного бухгалтера таможни. Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, которыми были назначены комиссии для проведения инвентаризации.
1.11. Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:
- своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом начальника таможни;
- полноту и точность внесения в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) < * > данных о фактических остатках проверяемых основных средств, материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;
- правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.
< * > В дальнейшем изложении - описи.
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.
Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.
1.12. К началу инвентаризации в отделе бухгалтерского учета и контроля таможни необходимо закончить обработку всех документов по приходу и расходу материальных ценностей, произвести соответствующие записи в регистрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.
На складах и других местах хранения материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам и т.п. На материальных ценностях должны быть вывешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их качества, количества, веса и меры.
1.13. Лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в отдел бухгалтерского учета и контроля таможни, никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется.
1.14. Инвентаризация, кроме продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на 1 число месяца. Если инвентаризация ценностей по какому-либо месту их хранения не может быть закончена в один день, она может быть начата раньше и закончена после первого числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть скорректированы по состоянию на 1 число месяца.
Если инвентаризация, проводимая на складах или других закрытых помещениях, не закончена в тот же день, помещения должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (шкаф, сейф).
1.15. Инвентаризация основных средств, материальных ценностей, денежных средств проводится по их местонахождению и ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся.
Проверка остатков в натуре членами комиссии проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т.п., исходя из установленных единиц измерения.
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов (предметов) и их количество показываются в описях по субсчетам, номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете.
На ценности, не принадлежащие таможне, но находящиеся в ее распоряжении, составляются отдельные описи с подразделением на арендованные, принятые на ответственное хранение и т.п.
1.16. При проведении инвентаризации основных средств и других материальных ценностей выявляются все излишние, не используемые в таможне ценности, подлежащие реализации в установленном порядке.
1.17. Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в описях, составляемых в одном экземпляре отдельно по местам нахождения ценностей и лицам, ответственным за их сохранность, по форме 0504801.
Описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии, а материально ответственные лица заполняют на каждой описи расписку следующего содержания:
"Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N _________ по N _________, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров всех ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на каждой странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.
II. Инвентаризация основных средств
2.1. До начала инвентаризации необходимо проверить:
- наличие и состояние регистров учета (карточек и др.);
- наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые таможней в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации необходимо в эти документы внести соответствующие исправления и уточнения.
2.2. При инвентаризации комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов в натуре и проверку соответствия технической документации, записывает в описи полное наименование этих объектов и их инвентарные номера. В случае отсутствия технической документации об этом указывается в описях по графе "Примечание".
Машины, оборудование и другие объекты проверяются по заводским номерам и заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера.
2.3. Присвоенные объектам основных средств инвентарные номера, как правило, не должны изменяться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.
III. Инвентаризация материалов, продуктов питания
и других материальных запасов
3.1. Инвентаризация материалов, продуктов питания, топлива и других материальных запасов производится по местам хранения и отдельно по материально ответственным лицам.
Материальные ценности при инвентаризации записываются в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счетом, весом или мерой).
На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, характер и степень порчи материальных ценностей, а также виновные лица, допустившие их порчу.
3.2. На материальные ценности, находящиеся в пути, составляется отдельный акт, в котором по каждой отправке приводятся следующие данные: наименование и количество (согласно документам бухгалтерского учета), дата отгрузки, а также перечень и номера отгрузочных документов.
3.3. Материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
На больших складах при продолжительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения начальника таможни и главного бухгалтера в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформление описи должно осуществляться по аналогии с документами на поступившие материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
IV. Инвентаризация малоценных
и быстроизнашивающихся предметов
4.1. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП) инвентаризуются по месту их нахождения и материально ответственным лицам.
В описи МБП заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурными номерами и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете.
По МБП, учитываемым в оперативном порядке, описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Обнаруженная при этом недостача предметов оформляется актом.
4.2. На МБП, пришедшие в негодность, составляются акты с указанием причин негодности. При этом в описях делаются примечания о негодности.
V. Инвентаризация денежных средств, ценностей
и бланков строгой отчетности
5.1. При инвентаризации кассы проверяется денежное наличие путем полного полистного пересчета всех денежных знаков и металлической монеты. Одновременно инвентаризуются денежные документы и ценности, лимитированные чековые книжки и бланки строгой отчетности, хранящиеся в кассе. При проверке фактического наличия денежных документов (оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины и др.) устанавливается сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Бланки строгой отчетности проверяются по видам, номерам и сериям бланков.
Хранение в кассе неоприходованных наличных денег и других ценностей запрещается.
При подсчете фактического наличия денежных средств в кассе принимаются к учету наличные деньги. Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются.
5.2. Инвентаризация кассы оформляется отдельным актом. В акте указываются: состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризованных наличных денег и других ценностей, остаток в натуре и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации.
При обнаружении в кассе недостачи или излишка наличных денег и ценностей в акте указываются суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.
Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и подлежат в трехдневный срок взносу в доход государственного бюджета России.
VI. Инвентаризация расчетов
6.1. Инвентаризация бюджетных и текущих счетов в банках, расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по документам и записям в регистрах учета и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по этим счетам, реальность задолженности и виновных лиц в случае пропуска сроков исковой давности.
Со всеми дебиторами и кредиторами таможня должна обменяться выписками из лицевых счетов. Эти выписки предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности.
Выписки посылаются организациями - кредиторами организациям - дебиторам, а последние обязаны в течение 10 дней со дня их получения подтвердить остаток или сообщить свои возражения.
На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы.
В отдельных случаях, если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или невыясненные расхождения, расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
6.2. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
- тождественность расчетов с банками и с Государственным таможенным комитетом;
- приняты ли меры по взысканию дебиторской задолженности в установленном порядке;
- задолженность подотчетных лиц, а также задолженность по недостачам и хищениям и меры, принятые ко взысканию этой задолженности;
- суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Указанная задолженность подлежит взносу в доход государственного бюджета России;
- реальность задолженности рабочим и служащим по заработной плате, по расчетам с рабочими и служащими по безналичным удержаниям.
6.3. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом.
В акте перечисляются наименования проинвентаризованных субсчетов и указываются суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, кредиторской и дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. По указанным видам задолженности к акту должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.
По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.
Особо должны быть проверены и отражены в справке суммы дебиторской задолженности, списанные с баланса вследствие несостоятельности ответчиков и невозможности обращения взыскания на их имущество, как то:
- обоснованность списания этой задолженности;
- правильность учета списанной задолженности за балансом;
- осуществление наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.
VII. Проверка и оформление результатов инвентаризации
7.1. По окончании инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в отдел бухгалтерского учета и контроля для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и ценностные показатели по данным бухгалтерского учета проставляются против соответствующих данных описи, и путем сопоставления выявляются расхождения между данными инвентаризации и данными учета.
7.2. Обнаруженные в описях ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц.
7.3. По всем недостачам и излишкам, а равно потерям, связанным с порчей основных средств и других ценностей, а также пропуском сроков исковой давности ко взысканию дебиторской задолженности, инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников.
На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порч ценностей, а также их излишков и в соответствии с этим выносит предложения по регулированию разниц между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета.
7.4. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения отделом бухгалтерского учета и контроля результатов инвентаризации и свои заключения и предложения отражает в протоколе. В протоколе приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь, а также излишков, и указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам.
Протоколы инвентаризационной комиссии утверждаются начальником таможни не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания.
7.5. Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
VIII. Порядок регулирования инвентаризационных разниц
8.1. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическими остатками и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
а) ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц;
б) недостача материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли списывается по приказу начальника таможни на уменьшение финансирования. Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается. При отсутствии утвержденных норм естественной убыли все недостачи рассматриваются как недостачи сверх норм;
в) взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, когда при зачете недостач и излишков от пересортицы стоимость недостающих материальных ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц;
г) недостача материальных ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи относятся на виновных лиц и взыскиваются с них по сложившимся свободным ценам.
При установлении недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск.
8.2. Недостачи материальных ценностей сверх норм естественной убыли, потери от порчи, от стихийных бедствий (наводнений, пожаров и т.д.), а также потери от нераскрытых хищений, в случаях, когда конкретные виновники не установлены, списываются с балансов на уменьшения финансирования лишь после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер к недопущению фактов ущерба в дальнейшем в следующем порядке:
- по сметам таможен на сумму до 500 рублей включительно по каждому случаю недостачи или порчи материальных ценностей - с разрешения руководителя таможни;
- на сумму свыше 500 рублей до 1000 рублей включительно по каждому случаю недостачи или порчи материальных ценностей - с разрешения Государственного таможенного комитета Российской Федерации;
- на сумму свыше 1000 рублей по каждому случаю недостачи или порчи материальных ценностей - с разрешения председателя ГТК России.
Указанный выше порядок списания применяется за исключением тех случаев, когда решениями Правительства Российской Федерации установлен иной порядок списания недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
В документах, представляемых таможнями для оформления списания недостач сверх норм естественной убыли и потерь от порчи материальных ценностей, должны быть указаны меры, принятые по предотвращению таких потерь.
Начальник контрольно -
ревизионного отдела
Финансового управления
ГТК России
П.И.БУДАНКОВ