МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 31 мая 2001 г. N 16-00-12/05
Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности рассмотрено письмо и сообщается следующее.
По статье "Расчеты по оплате труда" пассива бухгалтерского баланса (форма N 1) по состоянию на 1 июля 1994 г. показываются начисленные, но невыплаченные суммы оплаты труда по организации в целом, то есть задолженность организации перед работниками по оплате труда по состоянию на отчетную дату. При этом суммы, указанные по этой статье бухгалтерского баланса должны подтверждаться данными аналитического учета, т.е. расшифровками задолженности организации по оплате труда работникам. Однако здесь необходимо учесть, что согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88) (с изменениями), для первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей, установлены сроки хранения - 5 лет.
Акт по результатам документальной проверки расчетов работодателей и иных плательщиков страховых взносов с Пенсионным фондом Российской Федерации со справкой о начислении страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации утверждены Правлением Пенсионного фонда Российской Федерации для проведения документальных проверок правильности расчетов по страховым взносам в Пенсионный фонд; отчет о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг), отчет по труду утверждены Госкомстатом России и являются формами статистической отчетности организаций. Перечисленные документы не предназначены для подтверждения начисленной за отчетный период суммы оплаты труда и не являются документами, подтверждающими задолженность организации перед работниками по оплате труда.
В отчете о финансовых результатах и их использовании сумма задолженности организации перед работниками по оплате труда непосредственно не отражается.
Что касается суммы заработной платы, начисленной работникам завода за второй квартал (в том числе и за апрель) 1994 года, то она не должна показываться в бухгалтерском балансе завода по состоянию на 1 апреля 1994 года.
Документом, подтверждающим начисленную работнику организации сумму оплаты труда, является лицевой счет работника, а также расчетная (расчетно - платежная) ведомость. Лицевой счет, а при его отсутствии расчетная (расчетно - платежная) ведомость в соответствии с вышеназванным Перечнем должны храниться в архиве организации (если организация реорганизована или ликвидирована, то - у ее правопреемника, а при его отсутствии - в городском архиве) в течение 75 лет и более.
Руководитель Департамента
А.С.БАКАЕВ