МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР
ПИСЬМО
от 30 декабря 1982 г. N 179
ОБ ОСНОВНЫХ ПОЛОЖЕНИЯХ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ, ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ,
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТОВ
Министерство финансов СССР направляет прилагаемые Основные положения по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.
Исходя из особенностей работы отраслей народного хозяйства, министерства и ведомства разрабатывают указания по применению Основных положений в подведомственных объединениях, предприятиях, организациях, а отдельные министерства и ведомства - отраслевые инструкции.
С введением в действие Основных положений по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов считать утратившими силу:
письмо Министерства финансов СССР от 18 сентября 1968 г. N 230 "Об основных положениях по инвентаризации основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов в государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предприятиях и хозяйственных организациях";
пункт 3 приложения N 3 к письму Министерства финансов СССР от 14 ноября 1979 г. N 181.
Приложение
к письму Министерства финансов
СССР
от 30 декабря 1982 г. N 179
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ, ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЦЕННОСТЕЙ, ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТОВ
1. Общие указания
1.1. Все государственные, кооперативные и общественные объединения, предприятия и хозяйственные организации в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенных капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей баланса.
Инвентаризации подлежат также товарно-материальные ценности, не принадлежащие объединению, предприятию или организации (в дальнейшем изложении вместо слов "объединение, предприятие, организация" - "предприятие"), как числящиеся в учете (на ответственном хранении, в арендном пользовании, полученные для переработки), так и не учтенные по каким-либо причинам.
1.2. Настоящие Основные положения устанавливают порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов всеми объединениями, предприятиями и организациями (кроме колхозов, межколхозных организаций и бюджетных учреждений).
1.3. Инвентаризация драгоценных металлов и алмазов производится в соответствии с инструкцией Министерства финансов СССР о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и алмазов на предприятиях и в организациях.
1.4. Основными задачами инвентаризации являются:
а) выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также объемов незавершенного производства в натуре;
б) контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
в) выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей;
г) выявление сверхнормативных и не используемых материальных ценностей с целью последующей реализации;
д) проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
е) проверка реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих расходов и платежей и других статей баланса.
1.5. Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:
в сроки, устанавливаемые в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах;
в случае смены материально ответственных лиц - на день приемки-передачи дел;
при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - немедленно по установлении таких фактов;
после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
при переоценке основных средств (фондов) и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими нормативными документами;
при передаче объединений, предприятий, организаций, учреждений и их структурных подразделений, а также зданий и сооружений государственными органами кооперативным и другим общественным организациям или кооперативными и другими общественными организациями государственным органам - на установленную дату передачи.
Инвентаризация может не производиться в случае передачи объединений, предприятий, организаций, учреждений, зданий и сооружений внутри одного министерства (ведомства), а при передаче объединений, предприятий, организаций, учреждений, зданий и сооружений из одного министерства (ведомства) в другое - по их совместному решению.
При передаче структурных подразделений объединений, предприятий, организаций, учреждений производство инвентаризации обязательно.
1.6. При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
1.7. При получении отказа поставщика в удовлетворении претензии за недогруз товаров или при получении претензии покупателя на недогруз товаров производится выборочная инвентаризация товаров, по которым заявлены указанные претензии.
2. Сроки проведения инвентаризации
2.1. Предприятия обязаны проводить инвентаризацию в соответствии с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах в следующие сроки:
а) основных средств - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 ноября отчетного года.
Министерства, ведомства и управления (отделы) исполнительных комитетов Советов народных депутатов могут разрешать подведомственным им производственным объединениям, предприятиям и организациям проводить инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств один раз в два-три года;
б) капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;
в) незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года, и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответственно министерствами, ведомствами или управлениями (отделами) исполнительных комитетов Советов народных депутатов;
г) незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;
д) молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчел, а также подопытных животных - не менее одного раза в квартал;
е) готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;
ж) товаров: на складах и базах промышленных товаров - не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров - не реже двух раз в год;
з) товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли - не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах - не реже одного раза в год;
и) малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;
к) нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
л) драгоценных металлов и алмазов - не менее двух раз в год;
м) библиотечных фондов - в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами;
н) сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;
о) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
п) расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) - по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;
р) расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
с) расчетов производственных объединений, предприятий и организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими организациями - на первое число каждого месяца;
т) расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
у) остальных статей баланса - на первое число месяца следующего за отчетным годом.
2.2. Количество инвентаризаций ценностей в году, а также даты их проведения в необходимых случаях могут быть изменены министерствами и ведомствами по согласованию соответственно с Министерством финансов СССР или министерствами финансов союзных республик.
2.3. Министерства и ведомства могут разрешать подведомственным им объединениям, предприятиям и организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и осуществляющим завоз товаров, сырья и материалов в период навигации, производить инвентаризацию в период их наименьших остатков, как правило, до начала навигации.
3. Общий порядок проведения инвентаризации
3.1. На предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:
руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии);
главного бухгалтера (на предприятиях и в организациях, где выделены учетно-контрольные группы - руководителя этой группы);
начальников структурных подразделений (служб);
представителей общественности.
3.2. Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей создаются рабочие комиссии в составе:
представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии);
специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и др.
В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет.
Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.
3.3. В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематических проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате объединения, предприятия, организации или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, учет и отчетность, а также представители общественности.
3.4. Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (приложение N 1) < * > .
< * > Формы, приведенные в приложениях N 1 - 4, являются примерными
3.5. Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:
проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов, секций по вопросам сохранности ценностей;
организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;
проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, строительных участках и в других местах хранения;
в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;
рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
3.6. Рабочие инвентаризационные комиссии:
осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;
вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
несут ответственность:
а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;
в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т.д.), по которым определяются их цены;
г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.
3.7. Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдения материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.
3.8. Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации.
Указанные приказы регистрируются бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение N 2).
3.9. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.
3.10. Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.
3.11. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:
опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам) с указанием "до инвентаризации на..." (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.
Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию (в централизованную бухгалтерию или учетно-контрольную группу централизованной бухгалтерии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отбираются и у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.
3.12. При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.
3.13. Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.
Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов и др.).
Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладываются к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются и выверенный итог вносится в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладываются к описи.
3.14. Наименования инвентаризируемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
3.15. Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшие - в их сдаче.
На ценности, не принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нем, составляются отдельные описи.
3.16. Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на первое число месяца.
Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во все время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).
3.17. При инвентаризации должны применяться утвержденные ЦСУ СССР типовые междуведомственные формы первичной учетной документации по инвентаризации.
При инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы описей, утвержденные Министерством сельского хозяйства СССР и ЦСУ СССР для сельскохозяйственных предприятий.
3.18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами механизации, так и ручным способом.
Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой, или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается.
На каждой странице инвентаризационной описи указываются прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.п.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.
3.19. Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.
При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.
Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.
Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом (приложение N 3). Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге (приложение N 4).
3.20. Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
При наличии неиспользуемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывается время завоза этих ценностей, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.
На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причем указываются причины порчи их и виновные в этом лица.
В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и дает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.
По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
3.21. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п. принимаются до открытия склада, кладовой, секции. Рабочая инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
3.22. Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т.п.).
Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.
3.23. Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам (в согласовании с соответствующими счетами капитальных вложений) необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.
4. Инвентаризация основных средств (фондов)
4.1. До начала инвентаризации необходимо проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг или описей;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.
4.2. При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие или правильные сведения и технические показатели по этим объектам, например: по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубина и ширина (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия и ширина полотна и т.п.
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена по современной стоимости их воспроизводства соответственно прейскурантам (сметной стоимости), утвержденным в установленном порядке, а износ должен быть установлен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением данных об оценке и износе соответствующими актами.
Инвентаризационная комиссия обязана выявить, когда и по чьему распоряжению возведены выявленные инвентаризацией неучтенные объекты, куда списаны затраты на возведение их, и отразить это в протоколе.
Основные средства заносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что произведенные работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, она должна по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Одновременно комиссия должна установить виновных в этом лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.
4.3. Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарного номера, завода-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в один цех или отдел и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в инвентаризационных описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Присвоенные инвентарным объектам основных средств номера, как правило, не должны изменяться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно значатся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.
4.4. Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации будут вне предприятия (находящиеся в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), должны быть инвентаризованы постоянно действующей или рабочей комиссией, до момента временного выбытия их из хозяйства.
4.5. Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в инвентаризационную опись не включаются. На эти объекты инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Списание таких объектов производится в соответствии с Типовой инструкцией Министерства финансов СССР и Госплана СССР "О порядке списания пришедших в негодность оборудования, хозяйственного инвентаря и другого имущества, числящихся в составе основных фондов (средств)".
4.6. Одновременно с инвентаризацией собственных проверяются и арендованные основные средства. Описи арендованных объектов составляются отдельно по каждому арендодателю. В них, кроме установленных сведений, указывается также наименование арендодателя и срок аренды.
Один экземпляр инвентаризационной описи арендованных основных средств высылается арендодателю.
5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей
5.1. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида товарно-материальных ценностей к другому.
При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация производится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
5.2. Товарно-материальные ценности заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.
5.3. Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяют фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
5.4. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
5.5. На больших складах при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия в процессе инвентаризации товарно-материальных ценностей могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием: "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляться эта опись должна по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
5.6. Товарно-материальные ценности, принадлежащие другим предприятиям и находящие на ответственном хранении, инвентаризуются одновременно с собственными товарно-материальными ценностями. На эти ценности составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ценностей на ответственное хранение.
5.7. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в тщательной проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.
На счетах учета этих товарно-материальных ценностей (в пути, товаров отгруженных и др.) могут оставляться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - счетами-платежными требованиями поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям счетов-фактур и копиями платежных требований, а по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка о нахождении платежных требований в картотеках; по находящимся на складах других организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате инвентаризации; по находящимся на складах одногородних плательщиков - сохранными расписками, переоформленными на дату проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.
Например, по счету "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.).
При длительной задержке в оплате покупателями или заказчиками отгруженных им товаров, за выполненные работы или оказанные услуги выясняются причины этой задержки, которые фиксируются в протоколе инвентаризационной комиссии.
При установлении фактов неоприходования поступивших товарно-материальных ценностей должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их, а в случае злоупотребления материалы должны быть переданы следственным органам.
5.8. Инвентаризационные описи (акты) составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на соответствующих счетах. При этом по грузам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учете как материалы и товары в пути, необходимо проверить, какие меры приняты к их розыску.
5.9. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, дата отгрузки, дата выписки счета-фактуры, номер счета-фактуры и сумма по счету-фактуре.
5.10. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, фактическая стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
При получении от предприятий, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описей комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленным по документам.
5.11. В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в переработке на других предприятиях, указывается наименование перерабатывающего предприятия, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
5.12. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по месту их нахождения и лицам, на ответственном хранении которых они находятся.
Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В инвентаризационные описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
В описях указывается первоначальная стоимость предметов.
Если износ этих предметов учитывается по фактическому их состоянию, то в примечании указывается определяемый рабочей инвентаризационной комиссией процент износа каждого предмета или группы с одинаковым размером износа. В этом случае одноименные предметы с разной степенью изношенности записываются в опись отдельными строками.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций предприятий бытового обслуживания.
На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, рабочей инвентаризационной комиссией составляются акты установленной формы с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов на хозяйственные цели.
5.13. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).
Перед проверкой порожняя тара должна быть подобрана по видам:
а) деревянная (ящик, бочки);
б) картонная;
в) металлическая (фляги, барабаны);
г) текстильная (мешки).
На тару, пришедшую в негодность, рабочей инвентаризационной комиссией составляется акт с указанием причин и лиц, ответственных за тару.
6. Инвентаризация незавершенного производства
6.1. Инвентаризация незавершенного производства имеет елью определить объемы и фактическую себестоимость его в соответствии с порядком, установленным Основными положениями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) и разработанными на их основе министерствами и ведомствами отраслевыми инструкциями.
В части промышленных предприятий, например, необходимо:
определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;
выявить неучтенный брак;
определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов) и обеспеченность сборки деталями;
выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено;
определить фактическую себестоимость находящихся в производстве заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий.
6.2. Перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.
Находящиеся в цехах заделы незавершенного производства и полуфабрикаты должны быть приведены в порядок, обеспечивающий правильность и удобство подсчета их количества.
6.3. Проверка остатков заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.
Описи составляются отдельно по каждому цеху (участку, отделению) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам - с указанием объема работ: по незаконченным предприятиям, их очередям, объектам, пусковым комплексам, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания без промежуточных платежей; по незаконченным частям конструктивных элементов и видов работ;
по работам, выполненным сверх 95% оплаченной готовности объекта - при расчетах по проценту технической готовности.
Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризуются особо и фиксируются в отдельных описях.
Окончательно забракованные детали в состав незавершенного производства не включаются.
6.4. По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь (в соответствующих отраслях промышленности), в инвентаризационных описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящим в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях.
7. Инвентаризация незавершенного капитального
строительства
7.1. Наличие и объем незавершенного капитального строительства устанавливаются при инвентаризации путем проверки в натуре оплаченной его части. В актах инвентаризации указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п.
Инвентаризационная комиссия должна проверить:
а) не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
б) состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.
По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.
7.2. На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые акты. Отдельные акты составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В актах необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.
7.3. На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству, подлежащие списанию с баланса, составляются акты, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства.
Для этого должна использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.
8. Инвентаризация незаконченных капитальных ремонтов,
расходов будущих периодов
8.1. Инвентаризация незаконченных капитальных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов производится путем проверки состояния работ в натуре.
На незаконченный капитальный ремонт составляется акт, в котором указываются название ремонтируемого объекта, наименования и процент выполнения работ, сметная и фактическая стоимость выполненных работ.
8.2. Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает и включает в описи сумму, подлежащую отражению на счете расходов будущих периодов. На этом счете могут быть оставлены расходы, которые подлежат отнесению на издержки производства или обращения в течение срока не свыше двух лет, а в случаях, устанавливаемых министерствами и ведомствами по согласованию с Госпланом СССР и Министерством финансов СССР - не свыше четырех лет, если решениями Совета Министров СССР не установлен иной порядок погашения указанных расходов.
Порядок учета, распределения и включения в себестоимость продукции или работ указанных расходов устанавливается в соответствующих инструкциях.
9. Инвентаризация животных и молодняка животных
9.1. Взрослый продуктивный и рабочий скот заносится в инвентаризационные описи, в которых указывается: номер животного (бирка, тавро), кличка животного, год рождения, порода, упитанность, живая масса (вес) животного (кроме лошадей, верблюдов, мулов, оленей, по которым масса (вес) не указывается) и первоначальная стоимость.
Порода указывается на основании данных бонитировки скота.
Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
9.2. Молодняк крупного рогатого скота, племенных лошадей и рабочего скота включается в инвентаризационные описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и т.д.
Животные на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица и другие виды животных, учитываемые в групповом порядке, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.
Описи составляются по видам животных отдельно по фермам, цехам, отделениям, бригадам в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц.
10. Инвентаризация денежных средств, ценностей и бланков
строгой отчетности
10.1. При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Подвергаются также проверке бланки строгой отчетности.
При подсчете фактического наличия денежных средств в кассе принимаются к учету денежные знаки, почтовые марки и марки государственной пошлины.
Предъявленные кассиром почтовые марки и марки государственной пошлины принимаются по номинальной стоимости.
Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются. Заявление кассира о наличие в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, во внимание не принимаются.
10.2. В акте инвентаризации наличия денежных средств указывается остаток ценностей в натуре и по данным учета на день инвентаризации и определяется результат инвентаризации.
При проверке фактического наличия денежных документов (оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины и др.) устанавливается сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Проверка производится по отдельным видам документов с указанием в акте названия, номера и серии, купюры и общей суммы. Реквизиты каждой купюры сопоставляются с данными описей ценных бумаг, хранящихся в бухгалтерии.
Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков. Результаты данной проверки оформляются специальной описью.
10.3. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:
а) при сдаче выручки - с данными квитанций учреждения банка, сберегательной кассы, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.;
б) по суммам, переведенным вышестоящей организаций или другими предприятиями своей системы - с данными полученных от них извещений (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования учреждения Госбанка или почтового отделения, принявшего перечисление.
10.4. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на расчетных и текущих счетах, на аккредитивах, специальных, особых и других счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии (централизованной бухгалтерии) предприятия, с данными по выписке банка.
11. Инвентаризация расчетов
11.1. Инвентаризация расчетов с банками по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на этих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, реальность ее и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если это имеет место.
Всем покупателям и другим дебиторам, расчеты с которыми осуществляются не в порядке инкассо, предприятия-кредиторы должны направить выписки из лицевых счетов о числящейся за ними задолженности. Эти выписки предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности.
Предприятия-дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получения выписок подтвердить остаток задолженности или сообщить свои возражения.
Особо тщательной проверке должен быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в части сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется как по документам, так и в согласовании с корреспондирующими счетами. При этом уточняется, не значатся ли в составе неотфактурованных поставок суммы, оплата которых отражена на счете "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
На суммы, оставшиеся на счетах поставщиков по неотфактурованным поставкам, после проверки этого счета бухгалтерией должны быть затребованы от поставщиков счета-фактуры. Поставщики обязаны предъявить покупателям счета-фактуры или сообщить причины непредъявления последних. Если у поставщика не значится задолженности, он также обязан поставить об этом в известность покупателя.
11.2. На счетах расчетов с покупателями и поставщиками, с прочими дебиторами и кредиторами должны оставаться исключительно согласованные суммы.
В тех отдельных случаях, когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
Заинтересованная сторона обязана передать материалы о разногласиях на разрешение соответствующих органов.
11.3. По задолженности рабочим и служащим должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат рабочим и служащим.
11.4. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и целевого назначения.
11.5. Рабочая инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:
а) тождественность расчетов с банками, с частями предприятия, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими органами. Оставление на балансе предприятия неурегулированных сумм по этим расчетам рассматривается как неправильное составление баланса;
б) правильность и обоснованность числящейся по балансу суммы задолженности по недостачам и хищениям и меры, принятые ко взысканию этой задолженности;
в) правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, а также предъявлены ли иски на взыскание в принудительном порядке дебиторской задолженности, не инкассируемой через банк, не позднее 30 дней со дня ее возникновения.
11.6. Результаты инвентаризации расчетов должны быть оформлены актом.
В акте следует перечислить наименование проинвентаризованных счетов и указать суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, кредиторской и дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.
По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов или кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов.
По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.
12. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации
12.1. До начала работ по составлению сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия (централизованная бухгалтерия или ее учетно-контрольная группа) производит тщательную проверку правильности всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях (актах). Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц.
На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
12.2. Для выявления результатов инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, незавершенного производства, незаконченного капитального строительства, незаконченных капитальных ремонтов и т.п. бухгалтерией предприятия (централизованной бухгалтерией или ее учетно-контрольной группой) составляются соответствующие сличительные ведомости.
По ценностям, принадлежащим другим предприятиям, составляются отдельные сличительные ведомости. Данные в этих ведомостях приводятся по предприятиям, которым эти ценности принадлежат. Результаты инвентаризации сообщаются справкой владельцам ценностей с приложением копии инвентаризационной описи.
12.3. Сличительные ведомости составляются по ценностям, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных.
Для выявления результатов инвентаризации используется книга остатков материалов, в которой для этих целей отводятся специальные графы для записей остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей (актов) и результатов инвентаризации.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов).
Стоимость излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах.
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые реестры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и вручную.
13. Порядок регулирования инвентаризационных разниц
и оформления результатов инвентаризации
13.1. По всем недостачам и излишкам, а равно и потерям, связанным с пропуском сроков исковой давности по дебиторской задолженности, рабочей инвентаризационной комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников.
На основании представленных объяснений и материалов постоянно действующая инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, а также их излишков.
13.2. Постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и свои заключения, предложения по результатам инвентаризации отражает в протоколе. В протоколе приводятся подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также приводятся предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учета.
13.3. В соответствии с пунктом 37 Положения о бухгалтерских отчетах и балансах выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
а) убыль ценностей в пределах установленных норм списывается по распоряжениям руководителей производственных объединений, предприятий и организаций на издержки производства или обращения.
Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм убыли до установления факта недостачи запрещается.
При этом обращается внимание, что убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.
При отсутствии утвержденных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
б) недостача ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц.
При установлении недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск;
в) недостача ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей в случаях, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, могут быть списаны объединениями, предприятиями и организациями на издержки производства или обращения в соответствии с подпунктом "в" п. 37 Положения о бухгалтерских отчетах и балансах.
При этом в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, должны быть указаны меры, принятые по предотвращению таких недостач и потерь.
Заключения о факте порчи ценностей должны быть получены от отдела технического контроля или соответствующих инспекций по качеству.
13.4. Ценности, оказавшиеся в излишке, в том числе и суммовые разницы при зачете недостач излишками при пересортице подлежат оприходованию с соответствующих счетов (например, на промышленных предприятиях выявленные при инвентаризации излишки материальных ценностей в цеховых кладовых приходуются со счета "Общецеховые расходы", а на заводских складах - со счета "Общезаводские расходы", при этом превышение излишков над недостачами на заводских складах относится на счет "Прибыли и убытки") с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами в государственных предприятиях и организациях, считаются излишком кассы и подлежат в трехдневный срок взносу в доход бюджета.
13.5. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Министерства или ведомства могут устанавливать порядок, когда такой зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы товарно-материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары).
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения.
Предложения о возможности взаимного зачета пересортицы рабочей инвентаризационной комиссией представляются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии и окончательно решаются руководителем предприятия, который после изучения всех представленных материалов принимает соответствующее решение о зачете.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи товаров сверх норм убыли и списываются на издержки производства или обращения в порядке, предусмотренном подпунктом "в" пункта 37 Положения о бухгалтерских отчетах и балансах.
На разницы в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такие разницы не могут быть отнесены на виновных лиц.
13.6. Установленные недостачи товарно-материальных ценностей, а также потери от их порчи взыскиваются с виновных лиц, как правило, по государственным розничным ценам, а при отсутствии розничных цен - в порядке, устанавливаемом Госкомцен СССР.
В отдельных случаях, устанавливаемых Советом Министров СССР, взыскание ущерба, причиненного хищением, недостачей или утратой, производится с виновных лиц по государственным розничным ценам с применением коэффициентов.
13.7. Протокол заседания комиссии утверждается руководителем предприятия не позднее 10 дней после окончания инвентаризации и он обязан немедленно принять меры к устранению причин, выявленных при инвентаризациях недостатков, обеспечению сохранности социалистической собственности, а также потребовать от соответствующих должностных лиц объяснения причин образования залежавшихся и излишних ценностей и принять меры по их использованию или реализации.
При проведении инвентаризаций по требованию следственных органов окончательный результат и утверждение протокола комиссии производится в кратчайшие сроки.
13.8. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
13.9. К объяснительной записке к годовому отчету в качестве обязательной расшифровки раздела "Инвентаризация" прилагается ведомость результатов инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств по форме согласно приложению N 5. В ведомости отражаются результаты всех инвентаризаций, проведенных в течение года.
Приложение N 1
к письму Министерства финансов СССР
от 30 декабря 1982 г. N 179
ПРИКАЗ по __________________________________________________________ (наименование объединения, предприятия, организации) от " " _________________________________198 г. No. _________ О проведении инвентаризации ценностей и расчетов Для проведения инвентаризации в ______________ назначается инвентаризационная комиссия в составе: 1. Председатель (должность, фамилия, имя, отчество) __________ ______________________________________________________________ 2. Члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество) ________ ______________________________________________________________ Инвентаризации подлежат ______________________________________ ______________________________________________________________ (указать какие ценности и расчеты подлежат инвентаризации) К инвентаризации приступить _________________________________ _______________________ и окончить __________________________ (дата) (дата) Причина инвентаризации ______________________________________ (указывается контрольная проверка, смена _____________________________________________________________ материально ответственных лиц, переоценка и т.д.) Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей. Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию ____________ ________________ не позднее _____________________ 19 г. РуководительПриложение N 2
к письму Министерства финансов СССР
от 30 декабря 1982 г. N 179
┌─────────────────┬───────────┬────┬─────────┬──────┬────────────┬ │ Наименование │ Фами- │При-│Состав │Какие │Расписка в │ │ инвентаризу- │ лии │каз │инвента │цен- │получении │ │ емого пред- │ материаль-├──┬─┤риза- │ности │приказа │ │ приятия, скла-│ но ответ- │ │ │ционной │инвен-│ │ │ да, кладовой, │ ственных │ │ │комиссии │тари- │ │ │ цеха, участка │ лиц │ │ │(фамилии │зуют- │ │ │ и т.д. │ │ │ │предсе- │ся │ │ │ │ │ │ │дателя и │ │ │ │ │ │да│N│членов │ │ │ │ │ │та│ │ │ │ │ └─────────────────┴───────────┴──┴─┴─────────┴──────┴────────────┴ ──┬─────────┬─────────────────────┬──────┬───────────────┬───────┐ │Окон- │Отметка о результа- │Дата │Дата принятия │Отметка│ │чание │тах инвентаризации │утвер-│мер по недос- │ │ │инвен- ├──────────┬──────────┤ждения│таче │ │ │тари- │предвари- │оконча- │резу- ├──────┬────────┤ │ │зации │тельный │тельный │льта- │пога- │переда- │ │ │(дата) │результат │результат │тов │шение │ча дела │ │ ├────┬────┼──┬───────┼──┬───────┤руко- │недос-│в след- │ │ │сог-│фак-│да│сумма │да│сумма │водс- │тачи │ственные│ │ │лас-│ти- │та├───┬───┤та├───┬───┤твом │ │органы │ │ │но │чес-│ │не-│из │ │не-│из-│ │ │ │ │ │при-│ки │ │дос│лиш│ │дос│лиш│ │ │ │ │ │ка- │ │ │та-│ки │ │та-│ки │ │ │ │ │ │зу │ │ │ча │ │ │ча │ │ │ │ │ │ ──┴────┴────┴──┴───┴───┴──┴───┴───┴──────┴──────┴────────┴───────┘ Книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации в _________________________________________________ (наименование объединения, предприятия ______________________________________________________________ организации) Начата ________________ 19 г. Окончена ______________ 19 г.Приложение N 3
к письму Министерства финансов СССР
от 30 декабря 1982 г. N 179
Наименование ______________ (объединения, ___________________________ предприятия, организации) АКТ Контрольной проверки инвентаризации ценностей на ____________ _____________________________________________________________ наименование предприятия, склада, кладовой, цеха, участка и т.д., где проводилась инвентаризация " " ______________198 г. Инвентаризация ценностей проводилась на __________________ комиссией в составе: председатель _________________________________________________ ______________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Члены комиссии: ______________________________________________ ______________________________________________________________ (фамилия инициалы) Контрольной проверкой, проведенной ___________________________ _________________________________________________ установлено: (должность, фамилия, инициалы) 1. По инвентаризационной описи значится в наличии ____________ наименований ценностей на сумму < * > 2. Результаты проверки ┌────┬─────────┬────────────┬───────────────┬────────────────────┐ │NN │Наимено- │Значится по │Фактически ока-│Результаты про- │ │по │вание │инвентариза-│залось при │верки (+ более, │ │опи-│ценнос- │ционной опи-│контрольной │ -менее) │ │си │тей, под-│си │проверке │ │ │ │вергав- ├──┬───┬─────┼──┬───┬────────┼────┬─────┬─────────┤ │ │шихся │к-│це-│сум- │к-│це-│сумма │к-во│цена │сумма < * > │ │ │контроль-│во│на │ма │во│на │ < * > │ │ < * > │ │ │ │ной про- │ │ < * > │ < * > │ │ < * > │ │ │ │ │ │ │верке │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├─────────┼──┼───┼─────┼──┼───┼────────┼────┼─────┼─────────┤ │ │Итого __ │X │ X │ │X │ X │ │ X │ X │ │ └────┴─────────┴──┴───┴─────┴──┴───┴────────┴────┴─────┴─────────┘ Подписи: Лица, проводившего контрольную проверку ___________ Председателя инвентаризационной комиссии __________ Членов инвентаризационной комиссии ________________< * > Заполняется при контрольных проверках инвентаризаций ценностей в предприятиях торговли и общественного питания.
Приложение N 4
к письму Министерства финансов СССР
от 30 декабря 1982 г. N 179
┌──────┬──────────┬────────────┬──────────────────┬─────────────┬─ │ NN │Фамилия и │Наименование│Фамилии материаль-│Дата проведе-│ │ п/п │должность │проверяемого│но ответственного │ния контроль-│ │ │работника,│предприятия,│лица (бригадира) │ной проверки │ │ │проводив- │склада, кла-│ │ │ │ │шего конт-│довой, цеха,│ │ │ │ │рольную │участка и │ │ │ │ │проверку │ т.д. │ │ │ ├──────┼──────────┼────────────┼──────────────────┼─────────────┼─ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┼──────────┼────────────┼──────────────────┼─────────────┼─ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ──┬──────────┬────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┐ │Числится │Провере-│Результаты │Решение адми-│Расписка ли-│ │по инвен- │но цен- │контрольной │нистрации по │ца, прово- │ │таризаци- │ностей │проверки │результатам │дившего │ │онной ├────┬───┼──────┬──────┤контрольной │контрольную │ │описи │кол-│сум│не- │излиш-│проверки │проверку │ ──┼──────┬───┤во │ма │дос- │ки в │ │ │ │Кол- │сум│наи-│ │тача │руб. │ │ │ │во │ма │мено│ │в │ │ │ │ │наиме-│ │ва- │ │руб. │ │ │ │ │нова- │ │ний │ ├──┬───┼──┬───┤ │ │ │ний │ │цен-│ │к-│сум│к-│сум│ │ │ │цен- │ │нос-│ │во│ма │во│ма │ │ │ │нос- │ │тей │ │ │ │ │ │ │ │ │тей │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ──┼──────┼───┼────┼───┼──┼───┼──┼───┼─────────────┼────────────┤ │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │10│ 11│12│ 13│ 14 │ 15 │ ──┼──────┼───┼────┼───┼──┼───┼──┼───┼─────────────┼────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ Книга учета контрольных проверок инвентаризаций _____________ _____________________________________________________________ (наименование объединения, предприятия, организации) Начата _________ 19 г. Окончена ___________ 19 г.Приложение N 5
к письму Министерства финансов СССР
от 30 декабря 1982 г. N 179
Ведомость результатов инвентаризации
_______________ 19 г.
┌──────────────────────────────┬──────┬───────────────┬──────────┬ │ │ │Результат, │Установ │ │ │ │выявленный │лена │ │ │ │ │порча цен-│ │ │ │инвентаризацией│ностей │ │ │ ├───────┬───────┤ │ │ │ │недос- │излишки│ │ │ │ │тачи │ │ │ │ │ ├───────┼───────┤ │ │ │ │сумма │сумма │ │ ├──────────────────────────────┼──────┼───────┼───────┼──────────┼ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────────────────────────────┼──────┼───────┼───────┼──────────┼ │ 1. Основные средства │ │ │ │ │ │ 2. Сырье и материалы, топ- │ 01 │ │ │ │ │ ливо, стройматериалы, │05, 06│ │ │ │ │ запчасти │07, 08│ │ │ │ │ 3. Молодняк животных и жи- │ 09 │ │ │ │ │ вотные на откорме │ │ │ │ │ │ 4. Малоценные и быстроизна-│ 12 │ │ │ │ │ шивающиеся предметы │ │ │ │ │ │ 5. Основное производство, │20, 21│ │ │ │ │ полуфабрикаты собствен-│ │ │ │ │ │ ного производства │ │ │ │ │ │ 6. Готовая продукция, това-│40, 41│ │ │ │ │ ры │ │ │ │ │ │ 7. Касса, прочие денежные │50, 56│ │ │ │ │ средства │ │ │ │ │ │ 8. Прочие │ │ │ │ │ └──────────────────────────────┴──────┴───────┴───────┴──────────┴ ─┬───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Из общей суммы недостач и потерь от порчи ценностей │ ─┼────────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬─────────┤ │зачтено │списано в пре-│отнесе- │списано на издерж-│оставлено│ │по пере-│делах норм │но на ви- │ки производства и │на балан-│ │сортице │убыли │новных лиц│обращения сверх │се до ре-│ │ │ │ │норм убыли │шения │ │ │ │ │ │руководи-│ │ │ │ │ │теля вы- │ │ │ │ │ │шестоя- │ │ │ │ │ │щей орга-│ │ │ │ │ │низации │ ─┼────────┼──────────────┼──────────┼──────────────────┼─────────┤ │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ ─┼────────┼──────────────┼──────────┼──────────────────┼─────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ─┴────────┴──────────────┴──────────┴──────────────────┴─────────┘Руководитель
Главный бухгалтер