МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПИСЬМО
от 22 декабря 2008 г. N 2/2320-А
В связи с очередной планово-отчетной кампанией, архивных учреждений Российской Федерации информируем об итогах работы по анализу качества заполнения уполномоченными органами субъектов Российской Федерации в области архивного дела и федеральными архивами годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений и результатов деятельности" (далее - статформа) за 2007 г.
В целом, заполнение обновленной статформы, несмотря на то, что оно проводилось впервые, каких-то серьезных затруднений не вызвало. Особо следует отметить архивные органы Хабаровского края, Амурской, Белгородской, Курганской, Орловской, Пензенской и Смоленской областей, представившие качественные отчетные материалы.
Вместе с тем, в ряде поступивших в Росархив статформ выявлены ошибки и неточности, наиболее распространенными из которых и характерными для всех разделов статформы являются несоответствия между внесенными в нее показателями и паспортными данными архивов, а также между объемами выполненных работ, указанными в статформе и в текстовой части отчета. В частности, данные об общей протяженности архивных полок (см. строка 501 графа 5 "Примечание") не всегда коррелируются с аналогичными показателями, содержащимися в паспортах архивов (с учетом произошедших в течение года изменений).
Аналогичная ситуация с заполнением строки 103 "Создание страхового фонда". При этом, в ряде статформ в графе "Примечание" к названной строке в части касающейся объема документов, на которые создан страховой фонд, ошибочно указан не суммарный объем документов на всех видах носителей, скопированных для страхового фонда, а только количество смикрофильмированных единиц хранения на бумажной основе.
Отдельные архивные органы не указали объем дел, нуждающихся в реставрации и страховом копировании документов, мотивируя это тем, что вследствие отсутствия лаборатории соответствующие виды работ не проводятся. В этой связи обращаем внимание, что п. 2.11.8 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" архивы обязаны вести учет физического и технического состояния хранимых ими документов.
В разделе 3 "Создание учетных БД и автоматизированного НСА" статформы неточно, как правило, указывается количество фондов, включенных в БД "Архивный фонд", имеется путаница в отчетных показателях о количестве единиц хранения, информация о которых введена в тематические БД. В связи с этим считаем необходимым напомнить, что фонд считается включенным в БД "Архивный фонд" только в случае заполнения по нему всех полей на экранах N 1 - 3.
В целях упрощения заполнения строки 302 "Ведение автоматизированного НСА", а также получения сопоставимых, точных и обоснованных данных о работе архивных учреждений по внедрению автоматизированных архивных технологий предлагаем указывать в названной строке только данные о количестве единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных архивных описей, обеспечивающие возможность автоматизированного поиска информации. Соответственно, в графе "Примечание" указывается общее количество единиц хранения, внесенных в оцифрованные описи по состоянию на 31 декабря отчетного года
При заполнении числителя графы "Примечание" строки 303 (общее количество документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации) следует учитывать, что вносимые показатели должны соответствовать решениям ЦЭПК при Росархиве по данному вопросу.
По разделу 4 "Предоставление информационных услуг и использование документов" в ряде статформ были заполнены не все графы. В отдельных из них в графе 2 строки 401 указаны поступившие, а не исполненные социально-правовые запросы; не учтены запросы, поступившие из-за рубежа; отсутствуют данные о количестве запросов, исполненных в срок.
В ряде случаев имело место ошибочное внесение количества пользователей читальных залов в графу 3, а не в примечание к ней. Также ошибочно учитывались посещения странички архива, находящейся на сайте "Архивы России" (графа 4), дела, выданные для проведения работ по обеспечению сохранности и учету (графа 6), дела, подготовленные к рассекречиванию, но не рассекреченные в течение отчетного года (графа 7).
Показатели раздела 5 "Материально-техническая база" зачастую либо не соответствуют паспортам соответствующих архивов (с учетом произошедших в течение года изменений), либо явно ошибочны (площадь, оснащенная оборудованием в течение отчетного года, превышает общую площадь, подлежащую оснащению), либо вовсе не заполнены, что, очевидно, свидетельствует о недостаточном внимании, уделяемом руководством архивных органов и учреждений отдельных субъектов Российской Федерации вопросам безопасности архивных фондов.
Учитывая, что непредставление в полном объеме и/или неточное представление отчетных показателей снижает информационную ценность статформы, дает искаженное представление о состоянии архивного дела в регионе или федеральном архиве и перспективах его развития, Росархив настоятельно просит руководителей уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и директоров федеральных архивов проанализировать допущенные ошибки в заполнении статформы и обеспечить качественную подготовку и своевременное представление в Росархив отчетной документации по итогам работы в 2008 г.
Зам. Руководителя Росархива
А.Н.АРТИЗОВ