Утверждено
Решением Совета директоров
АО "Почта России"
от 13 ноября 2019 года
(Протокол от 18 ноября 2019 г. N 02-2019)
ПОЛОЖЕНИЕ
О КОМИТЕТЕ ПО АУДИТУ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ АКЦИОНЕРНОГО
ОБЩЕСТВА "ПОЧТА РОССИИ" (РЕДАКЦИЯ N 1)
1. Термины и сокращения
1.1. Термины и сокращения, используемые в Положении о Комитете по аудиту совета директоров акционерного общества "Почта России" (далее - Положение), применяются в том значении, в каком они используются в законодательстве Российской Федерации, Уставе и внутренних документах акционерного общества "Почта России".
1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие сокращения:
Генеральный директор - генеральный директор акционерного общества "Почта России".
Комитет - Комитет по аудиту совета директоров акционерного общества "Почта России".
Корпоративный секретарь - корпоративный секретарь акционерного общества "Почта России".
Общество - акционерное общество "Почта России".
Правление - правление акционерного общества "Почта России".
Ревизионная комиссия - ревизионная комиссия акционерного общества "Почта России".
Совет директоров - совет директоров акционерного общества "Почта России".
СЭД КОУ - автоматизированная система электронного документооборота, обеспечивающая организацию, проведение и оформление результатов заседаний коллегиальных органов управления акционерного общества "Почта России".
Устав - устав акционерного общества "Почта России".
2. Общие положения
2.1. Настоящее Положение является внутренним документом Общества, регламентирующим функции, компетенцию Комитета, порядок его формирования и работы, а также права, обязанности и ответственность председателя и членов Комитета.
2.2. Комитет является консультативно-совещательным органом, созданным в целях предварительного рассмотрения вопросов, находящихся в компетенции Совета директоров, и подготовки рекомендаций Совету директоров по таким вопросам. Решения Комитета носят рекомендательный характер для Совета директоров.
2.3. Деятельность Комитета осуществляется в соответствии с компетенцией, определенной настоящим Положением. Комитет не является органом управления Общества и не имеет права действовать от имени Совета директоров. Комитет подотчетен в своей деятельности Совету директоров.
2.4. Комитет действует в интересах Общества на основании законодательства Российской Федерации, Устава, Положения о совете директоров Общества, настоящего Положения и иных внутренних документов Общества, решений Совета директоров и Комитета.
3. Функции и компетенция Комитета
3.1. К числу ключевых функций Комитета относятся следующие:
1) контроль за обеспечением полноты, точности и достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности Общества, консолидированной финансовой отчетности Общества;
2) контроль за надежностью и эффективностью функционирования системы управления рисками и внутреннего контроля Общества и системы корпоративного управления Общества;
3) обеспечение независимости и объективности осуществления функции внутреннего аудита Общества;
4) обеспечение независимости и объективности осуществления функции внешнего аудита Общества;
5) контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, иностранного и международного законодательства и иных нормативных правовых актов (функция комплаенс).
3.2. В рамках осуществления ключевых функций к компетенции Комитета относится:
3.2.1. В области контроля за обеспечением полноты, точности и достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности Общества, консолидированной финансовой отчетности Общества:
1) анализ существенных аспектов учетной политики Общества;
2) рассмотрение существенных вопросов и суждений в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности, консолидированной финансовой отчетности Общества, в том числе заключений подразделения внутреннего аудита Общества, Ревизионной комиссии, аудиторской организации Общества.
3.2.2. В области контроля за надежностью и эффективностью функционирования системы управления рисками и внутреннего контроля Общества, а также системы корпоративного управления:
1) анализ и оценка надежности и эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля Общества, системы корпоративного управления Общества;
2) рассмотрение проектов внутренних документов Общества (проектов изменений в них) в области управления рисками, внутреннего контроля и корпоративного управления, в том числе: правил организации и осуществления внутреннего контроля в Обществе, положения об управлении рисками в Обществе, кодекса корпоративного управления Общества;
3) рассмотрение отчетов об эффективности системы управления внутреннего контроля, управления рисками Общества, а также анализ результатов выполнения Обществом планов мероприятий, разработанных по результатам выявленных внутренним аудитом нарушений и недостатков системы внутреннего контроля;
4) рассмотрение и выработка рекомендаций по вопросам одобрения реестра рисков (карты рисков) и приемлемого для Общества уровня рисков (риск-аппетита Общества).
3.2.3. В области обеспечения независимости и объективности осуществления функции внутреннего аудита Общества:
1) рассмотрение проекта положения об организации и осуществлении внутреннего аудита в Обществе (проектов изменений в него);
2) рассмотрение вопросов о назначении (освобождении от должности) руководителя подразделения внутреннего аудита Общества с учетом соблюдения принципа независимости, об условиях заключаемого с ним трудового договора, а также о размере его вознаграждения;
3) рассмотрение проекта бюджета подразделения внутреннего аудита Общества, а также структуры и штатной численности подразделения внутреннего аудита Общества;
4) рассмотрение плана деятельности подразделения внутреннего аудита;
5) осуществление взаимодействия с руководителем подразделения внутреннего аудита Общества по вопросам организации и проведения отдельных аудиторских проверок, оценки эффективности системы управления рисками и внутреннего контроля, а также рассмотрение результатов оценки качества работы функции внутреннего аудита, обсуждение с руководителем подразделения внутреннего аудита плана мероприятий по совершенствованию функции;
6) рассмотрение отчетов о выполнении плана деятельности по внутреннему аудиту и результатов проведения отдельных аудиторских проверок.
3.2.4. В области обеспечения независимости и объективности осуществления функции внешнего аудита Общества:
1) представление Совету директоров предложений в отношении кандидатуры аудиторской организации Общества с учетом соблюдения принципа независимости и размера ее вознаграждения;
2) рассмотрение на ежегодной основе отчета (заключения) аудиторской организации Общества;
3) рассмотрение плана и объема работ по внешнему аудиту бухгалтерской (финансовой) отчетности, консолидированной финансовой отчетности Общества;
4) рассмотрение результатов внешних аудиторских проверок и рекомендаций за прошедший год, анализ действий руководства Общества по контролю и минимизации выявленных рисков, контроль за исполнением рекомендаций аудиторской организации Общества;
5) контроль за соблюдением принципов оказания и совмещения аудиторской организацией Общества оказываемых Обществу услуг по аудиту и сопутствующих аудиту услуг в области ведения и подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности;
6) рассмотрение годового отчета Общества, бухгалтерской (финансовой) отчетности, консолидированной финансовой отчетности Общества, а также проекта распределения прибыли и убытков Общества.
3.2.5. В области контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, иностранного и международного законодательства и иных нормативных правовых актов (функция комплаенс):
1) анализ и оценка надежности и эффективности системы комплаенса Общества;
2) рассмотрение проектов внутренних документов Общества в области комплаенса, в том числе этического кодекса, политики по комплаенсу, антикоррупционной политики, антимонопольной политики, положения об инсайдерской информации, а также изменений к ним и практики их соблюдения.
3.2.6. Рассмотрение проекта положения о порядке формирования и использования фондов Общества (проектов изменений в него).
3.2.7. Рассмотрение бизнес-плана Общества и корректировок к нему (включая целевые показатели эффективности деятельности Общества и бюджет Общества), а также отчетов об их исполнении.
3.2.8. предварительное рассмотрение проекта положения о закупках Обществом товаров, работ и услуг (проектов изменений в него).
3.2.9. Рассмотрение отчета о проведении Обществом закупок товаров, работ, услуг, подготовленного Обществом на основании утвержденной Советом директоров формы, и представление Совету директоров информации о результатах рассмотрения Комитетом указанного отчета для принятия к сведению.
3.2.10. Рассмотрение проекта положения о Комитете в новой редакции (проектов изменений в него).
3.2.11. Выработка соответствующих рекомендаций для Совета директоров по вопросам, относящимся к компетенции Комитета.
3.2.12. Рассмотрение иных вопросов, связанных с выполнением Комитетом его функций, а также в случаях, когда, по мнению председателя Комитета, такой вопрос соответствует функциям Комитета.
3.3. По решению Совета директоров на Комитет могут быть возложены иные функции.
4. Обеспечение деятельности Комитета
4.1. Для обеспечения деятельности Комитета, при необходимости, в бюджете Общества предусматриваются расходы, связанные с финансированием деятельности Комитета.
4.2. Комитет обеспечивается достаточными ресурсами для исполнения возложенных на него функций, включая финансовые ресурсы для привлечения по согласованию с председателем Совета директоров сторонних независимых юридических, финансовых и иных консультантов (экспертов) в соответствии с положением о закупках Обществом товаров, работ и услуг.
4.3. При необходимости привлечения сторонних независимых консультантов (экспертов) Комитет вправе вносить предложения Совету директоров о корректировке (изменении, дополнении) соответствующих статей бюджета Общества.
4.4. Предложения о размере и статьях бюджета Комитета формируются на одном из первых заседаний Комитета и представляются на рассмотрение Совету директоров.
5. Состав Комитета и порядок его формирования
5.1. Количественный и персональный состав Комитета определяется решением Совета директоров из числа кандидатов, представленных членами Совета директоров, простым большинством голосов членов Совета директоров, принимающих участие в заседании Совета директоров.
Количественный состав Комитета не может быть менее 3 (трех) членов.
5.2. Решение об избрании состава Комитета принимается Советом директоров ежегодно не позднее 1 июля года, следующего за отчетным годом.
В случае принятия Правительством Российской Федерации решения о назначении членов Совета директоров решение об избрании состава Комитета принимается Советом директоров в течение 45 (сорока пяти) дней с даты принятия Правительством Российской Федерации соответствующего решения.
5.3. В состав Комитета могут входить члены Совета директоров, представители федеральных органов исполнительной власти, работники Общества и иные привлеченные лица.
5.4. При избрании Председателя и членов Комитета должны учитываться их образование, профессиональная подготовка, опыт работы в сфере деятельности Комитета, а также специальные знания, необходимые для осуществления членами Комитета своих полномочий.
5.5. Председатель Комитета, ответственный за руководство деятельностью Комитета, избирается решением Совета директоров из числа членов Совета директоров, избранных в состав Комитета. Председатель Совета директоров не может являться председателем Комитета.
5.6. В отсутствие председателя Комитета его обязанности исполняет заместитель председателя Комитета. Заместитель председателя Комитета избирается решением Комитета из числа членов Совета директоров, избранных в состав Комитета.
5.7. Прекращение полномочий членов Комитета:
5.7.1. Полномочия членов Комитета прекращаются по истечении срока, на который они были избраны в состав Комитета.
5.7.2. Полномочия членов Комитета прекращаются в случае избрания Совета директоров в новом составе.
5.7.3. Полномочия членов Комитета прекращаются в случае избрания Комитета в новом составе.
5.7.4. По решению Совета директоров полномочия всех членов Комитета могут быть прекращены досрочно.
5.7.5. Полномочия отдельного члена Комитета могут быть досрочно прекращены в любое время по решению Совета директоров, принимаемому по представлению председателя Совета директоров, членов Совета директоров, председателя Комитета.
Прекращение полномочий отдельного члена Комитета не влечет за собой одновременного прекращения полномочий всех членов Комитета.
5.7.6. В случае, когда количество членов Комитета становится менее количества, составляющего кворум для проведения заседаний Комитета, Совет директоров обязан принять решение об избрании Комитета в новом составе.
5.7.7. Председатель Комитета и члены Комитета могут сложить с себя свои полномочия, направив заявление об этом председателю Совета директоров и председателю Комитета в срок не позднее 15 (пятнадцати) календарных дней до предполагаемой даты прекращения полномочий в Комитете.
6. Права, обязанности и ответственность председателя
и членов Комитета. Секретарь Комитета
6.1. Для эффективного осуществления возложенных на Комитет функций члены Комитета вправе:
6.1.1. запрашивать и получать у работников Общества, членов Правления, подразделения внутреннего аудита Общества, аудиторской организации Общества (в случае если это предусмотрено соответствующим договором с аудиторской организацией Общества) всю необходимую информацию и документы в рамках функций Комитета на основании поручений Комитета;
6.1.2. требовать в письменном виде созыва внеочередного заседания Комитета, выносить вопросы на рассмотрение Комитета;
6.1.3. вносить предложения в план работы Комитета и предложения по включению в повестку дня заседания Комитета вопросов, не содержащихся в плане работы Комитета;
6.1.4. требовать приобщения к протоколу заседания Комитета своего особого письменного мнения;
6.1.5. по согласованию с председателем Комитета инициировать использование услуг сторонних независимых консультантов (экспертов);
6.1.6. для получения информации в рамках своей компетенции контактировать (как по инициативе Комитета, так и по инициативе контактируемых) с работниками Общества, аудиторской организацией Общества и третьими лицами;
6.1.7. выполнять иные действия, необходимые для осуществления функций, возложенных на Комитет в соответствии с настоящим Положением.
6.2. Члены Комитета обязаны:
6.2.1. присутствовать (участвовать) на заседаниях Комитета и принимать активное участие в подготовке и обсуждении вопросов, рассматриваемых на заседаниях Комитета;
6.2.2. участвовать в принятии решений Комитета путем голосования по вопросам повестки дня его заседаний;
6.2.3. участвовать во встречах с органами управления Общества, Ревизионной комиссией и аудиторской организацией Общества с целью анализа показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, консолидированной финансовой отчетности Общества, основных положений учетной политики и результатов аудита;
6.2.4. проводить встречи с руководителем подразделения внутреннего аудита Общества, рассматривать и анализировать отчеты службы управления рисками и внутреннего контроля, аудиторской организации Общества по оценке системы управления рисками и внутреннего контроля;
6.2.5. принимать обоснованные решения, для чего изучать и анализировать всю необходимую информацию (материалы), доводить до сведения всех членов Комитета всю информацию, имеющую отношение к принимаемым решениям;
6.2.6. информировать председателя Комитета о невозможности личного участия в заседании Комитета с указанием причин;
6.2.7. при принятии решений действовать добросовестно и разумно в интересах Общества;
6.2.8. выполнять поручения председателя Комитета;
6.2.9. в соответствии с требованиями внутренних документов Общества не разглашать ставшие им известными сведения, относящиеся к конфиденциальной информации Общества, включая коммерческую тайну Общества, инсайдерскую информацию, персональные данные, соблюдать конфиденциальность обсуждаемых вопросов, не использовать такую информацию в личных целях и (или) в целях своих аффилированных лиц;
6.2.10. согласовывать с председателем Комитета любые свои действия, совершаемые в пределах предоставленных полномочий от имени Комитета;
6.2.11. готовить отчеты об итогах деятельности Комитета для включения необходимой информации в годовой отчет Общества и иные документы Общества.
6.3. В своей деятельности члены Комитета руководствуются законодательством Российской Федерации, Уставом, настоящим Положением и иными внутренними документами Общества, а также решениями Совета директоров и Комитета.
6.4. Член Комитета должен воздерживаться от:
6.4.1. действий, которые приведут или потенциально способны привести к возникновению конфликта между его личными интересами и интересами Общества, а в случае возникновения такого конфликта - раскрывать информацию о нем Комитету и Совету директоров;
6.4.2. голосования по вопросам, в принятии решений по которым у члена Комитета имеется личная заинтересованность. При этом член Комитета должен незамедлительно раскрывать Комитету через председателя Комитета либо секретаря Комитета информацию о факте такой заинтересованности и основаниях ее возникновения.
6.5. Председатель Комитета:
6.5.1. обеспечивает вынесение на утверждение Комитета плана работы Комитета;
6.5.2. организует работу и созывает заседания Комитета, председательствует на них;
6.5.3. определяет форму проведения, дату, время, место и повестку дня заседаний Комитета;
6.5.4. утверждает список лиц, приглашаемых для участия в заседании Комитета;
6.5.5. организует ведение протокола заседаний Комитета и подписывает протоколы заседаний Комитета;
6.5.6. распределяет обязанности между членами Комитета;
6.5.7. дает поручения членам Комитета, связанные с необходимостью более детального изучения вопросов и подготовкой материалов для рассмотрения на заседании Комитета;
6.5.8. отчитывается перед Советом директоров о результатах работы Комитета;
6.5.9. информирует Совет директоров о рекомендациях Комитета по вопросам, рассмотренным Комитетом;
6.5.10. осуществляет контроль исполнения принятых решений;
6.5.11. в случае отказа или уклонения ответственных работников Общества от выполнения обоснованных требований членов Комитета вправе обратиться к Генеральному директору с инициативой о рассмотрении вопроса о привлечении виновных работников Общества к дисциплинарной ответственности;
6.5.12. имеет право привлекать сторонних независимых консультантов (экспертов) в рамках деятельности Комитета (по согласованию с председателем Совета директоров) в соответствии с положением о закупках Обществом товаров, работ и услуг. С указанными лицами заключается соглашение о неразглашении информации;
6.5.13. выполняет иные функции, вытекающие из целей и существа деятельности Комитета.
6.6. Ответственность председателя и членов Комитета:
6.6.1. Члены Комитета несут ответственность перед Советом директоров за качество и результаты выполнения решений Комитета или поручений председателя Комитета.
6.6.2. Председатель Комитета несет ответственность за результаты работы Комитета и достижение поставленных перед ним целей.
6.7. Секретарь Комитета избирается решением Комитета по представлению председателя Комитета из числа работников Общества.
6.8. В рамках своих полномочий секретарь Комитета:
6.8.1. осуществляет подготовку плана работы Комитета на основании предложений членов и председателя Комитета;
6.8.2. по согласованию с председателем Комитета осуществляет подготовку и направление членам Комитета уведомления о предстоящих заседаниях Комитета, содержащие информацию о форме проведения, дате, времени, повестке дня заседания, а также материалы по вопросам повестки дня, представленные ответственными лицами;
6.8.3. определяет наличие или отсутствие кворума на заседании Комитета, в том числе необходимые для принятия Комитетом решения по соответствующему вопросу;
6.8.4. принимает меры по переносу заседания Комитета в случае отсутствия кворума и организует информирование отсутствующих членов Комитета о принятом решении;
6.8.5. осуществляет подготовку, направление, сбор бюллетеней для голосования и подведение итогов голосования в случае проведения заочного заседания Комитета;
6.8.6. осуществляет подготовку и подписание протокола заседания Комитета, выписок из протоколов заседаний Комитета;
6.8.7. организует хранение протоколов и материалов заседаний Комитета, при необходимости, по требованию заинтересованных лиц предоставляет копии этих документов;
6.8.8. обеспечивает передачу протоколов заседаний Комитета на хранение Корпоративному секретарю;
6.8.9. запрашивает информацию, необходимую для работы Комитета, у должностных лиц Общества;
6.8.10. выполняет поручения председателя Комитета;
6.8.11. исполняет иные обязанности, предусмотренные настоящим Положением.
7. Организация работы Комитета
7.1. Комитет осуществляет свою деятельность на основании настоящего Положения и утвержденного в соответствии с пунктом 7.2 настоящего Положения плана работы Комитета.
7.2. План работы Комитета составляется с учетом плана работы Совета директоров, а также предложений председателя Комитета, членов Комитета сроком на 1 (один) календарный год. План работы Комитета содержит график проведения заседаний Комитета, вопросы, подлежащие рассмотрению на заседаниях Комитета, указание на форму проведения заседания Комитета. План работы Комитета утверждается Комитетом.
7.3. План работы Комитета может быть изменен по решению Комитета на основании предложений, поступивших от председателя Комитета или членов Комитета, а также в случае корректировки плана работы Совета директоров.
7.4. Заседания Комитета проводятся в соответствии с планом работы Комитета, а также по мере необходимости, как правило, не реже 4 (четырех) раз в год, при этом проводится:
1) не менее одного заседания в год для обсуждения плана деятельности подразделения внутреннего аудита и плана внешнего аудита на предстоящий год, а также вопросов, которые могут возникнуть при подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности, консолидированной финансовой отчетности Общества, утверждении аудиторской организации Общества, а также размера ее вознаграждения;
2) не менее одного заседания в год для обсуждения результатов внешнего аудита;
3) не менее одного заседания в год для рассмотрения отчета по результатам деятельности подразделения внутреннего аудита;
4) не менее одного заседания в год для рассмотрения отчета по результатам деятельности Общества в сфере управления рисками и внутреннего контроля;
5) не менее одного заседания в год для рассмотрения отчета по результатам деятельности Общества в сфере корпоративного управления;
6) не менее одного заседания в год должно проводиться заседание Комитета с участием представителей аудиторской организации Общества для обсуждения вопросов, возникающих при проведении внешнего аудита;
7) не менее одной индивидуальной встречи в год с руководителем подразделения внутреннего аудита Общества по вопросам, относящимся к функции внутреннего аудита.
7.5. При необходимости Комитет может проводить внеочередные заседания, в том числе для обсуждения иных вопросов, рекомендации по которым Комитет в рамках своей компетенции сочтет необходимыми в целях принятия решений Советом директоров.
7.6. По решению председателя Комитета для участия в заседании Комитета без права голоса могут приглашаться иные лица (при условии заключения с указанными лицами, не являющимися работниками Общества, соглашений о неразглашении информации). Члены Совета директоров, не входящие в состав Комитета, и иные приглашенные лица вправе принимать участие в заседании Комитета по согласованию с председателем Комитета без права голоса.
7.7. Комитет может отстранить от участия в заседании Комитета либо от обсуждения отдельного пункта повестки дня любое лицо (лиц) при наличии, по мнению Комитета, конфликта интересов.
7.8. При необходимости Комитет может проводить дополнительные встречи и закрытые заседания с аудиторской организацией Общества, службой управления рисками и внутреннего контроля, внутренними аудиторами, Ревизионной комиссией, а также с органами управления Общества с целью обсуждения любых вопросов, которые, по мнению Комитета или указанных сторон, требуют дополнительного и конфиденциального обсуждения.
8. Порядок проведения заседаний Комитета
8.1. Заседания Комитета проводятся по плану, утвержденному Комитетом, либо по требованию председателя Комитета или члена Комитета.
8.2. Материалы по вопросам повестки дня заседания Комитета предоставляются не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до даты проведения заседания секретарю Комитета лицом, ответственным за подготовку вопроса, в виде презентации или ином виде. Материалы по вопросам повестки дня должны содержать необходимый и достаточный объем информации, позволяющий членам Комитета принять обоснованное и объективное решение по вопросу повестки дня.
8.3. Секретарь Комитета направляет членам Комитета в письменной форме и (или) в электронной форме с использованием СЭД КОУ:
8.3.1. Уведомление о предстоящем заседании Комитета в срок не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней до даты проведения заседания;
8.3.2. Материалы по вопросам повестки дня заседания Комитета в срок не позднее чем за 2 (два) рабочих дня до даты проведения заседания Комитета.
8.4. В случае если предусмотренный пунктом 8.3.2 настоящего Положения срок рассылки материалов членам Комитета не может быть соблюден в связи с отсутствием материалов (ненадлежащим качеством подготовки материалов) по вопросам повестки дня, секретарь Комитета должен незамедлительно сообщить об этом председателю Комитета. Председатель Комитета по результатам рассмотрения материалов вправе принять решение об отмене или переносе заседания Комитета. Уведомление об отмене или переносе заседания Комитета по поручению председателя Комитета подготавливается секретарем Комитета и направляется членам Комитета не позднее чем за 1 (один) рабочий день до запланированной даты проведения заседания Комитета.
8.5. В исключительных случаях по решению председателя Комитета допускается направление уведомления о проведении заседания Комитета и материалов по вопросам повестки дня не позднее чем за 1 (один) рабочий день до даты проведения заседания.
8.6. Решения на заседаниях Комитета принимаются простым большинством голосов от числа принимающих участие в заседании членов Комитета. При принятии решения на заседании каждый член Комитета обладает одним голосом. Передача голоса одним членом Комитета другому члену Комитета или иному лицу не допускается. В случае равенства голосов голос председателя Комитета является решающим.
8.7. Заседания Комитета могут проводиться в форме совместного присутствия членов Комитета (очное заседание), в том числе посредством конференц- и (или) видео-конференц-связи, при этом совместного присутствия членов Комитетов в одном месте не требуется, в смешанной (очно-заочной) форме или, в исключительных случаях, в форме заочного голосования по вопросам повестки дня заседания (заочное заседание).
8.8. Очное (очно-заочное) заседание Комитета:
8.8.1. Заседание открывается председателем Комитета.
8.8.2. Секретарь Комитета определяет наличие кворума для проведения очного заседания Комитета. При определении кворума учитывается также участие члена Комитета в заседании посредством конференц- и (или) видео-конференц-связи. При определении кворума и итогов голосования учитывается также поступившее до начала проведения заседания Комитета письменное мнение члена Комитета, содержащее информацию о позиции члена Комитета по вопросам повестки дня и подписанное членом Комитета.
8.8.3. Председатель Комитета на очном заседании сообщает присутствующим о наличии кворума для проведения заседания Комитета и оглашает повестку дня заседания.
8.8.4. В случае, если от члена Комитета, не принимающего участия в заседании Комитета, поступило письменное мнение, председатель Комитета доводит до сведения присутствующих членов Комитета результаты голосования по вопросам повестки дня, с учетом указанного письменного мнения.
8.8.5. Заседание Комитета правомочно (имеет кворум) в случае, если в заседании участвует более половины от числа избранных членов Комитета.
8.8.6. При отсутствии кворума заседание объявляется неправомочным. При этом председатель Комитета принимает одно из следующих решений:
1) путем консультаций с присутствующими на заседании членами Комитета определяет время, на которое переносится начало заседания;
2) определяет дату повторного заседания Комитета, в повестку дня которого включены вопросы, подлежащие рассмотрению;
3) включает вопросы, которые должны были быть рассмотрены на несостоявшемся заседании Комитета, в повестку дня следующего запланированного заседания Комитета.
8.8.7. Председатель Комитета организует обсуждение вопросов на заседании Комитета, заслушивание мнения лиц, приглашенных к участию в заседании Комитета, а также организует проведение голосования по поставленному проекту решения.
8.8.8. Секретарь Комитета производит подсчет голосов.
8.8.9. Председатель Комитета объявляет о принятых решениях по вопросам повестки дня заседания Комитета.
8.9. Заочное заседание Комитета:
8.9.1. Решение о проведении заседания Комитета в форме заочного голосования принимается председателем Комитета.
8.9.2. В случае направления членам Комитета материалов по вопросам повестки дня заседания Комитета в письменной форме к указанным материалам должны прилагаться бюллетени для голосования, составленные в соответствии с приложением к настоящему Положению. Бюллетени для голосования должны быть подшиты к материалам.
8.9.3. При заполнении бюллетеня для голосования членом Комитета по каждому вопросу, поставленному на голосование, должен быть оставлен незачеркнутым только один из возможных вариантов голосования ("за", "против", "воздержался").
8.9.4. Член Комитета имеет право использовать следующие способы голосования:
1) осуществить голосование по вопросам повестки дня заочного заседания Комитета в СЭД КОУ с использованием электронной подписи;
2) заполнить и собственноручно подписать бюллетень для голосования с указанием своих фамилии и инициалов. В случае, если бюллетень для голосования состоит из нескольких листов, член Комитета также должен собственноручно расписаться на каждой странице бюллетеня в правом нижнем углу.
Заполненный и подписанный бюллетень для голосования должен быть передан секретарю Комитета в письменном виде либо направлен в сканированном виде по электронной почте не позднее даты и времени окончания приема бюллетеней.
В случае направления бюллетеня в сканированном виде по электронной почте оригинал бюллетеня должен быть передан членом Комитета секретарю Комитета в срок не позднее 2 (двух) рабочих дней с даты окончания приема бюллетеней для голосования.
8.9.5. Члены Комитета считаются принявшими участие в заочном заседании Комитета, если копии подписанных ими бюллетеней получены по электронной почте либо электронная форма бюллетеней для голосования заполнена ими в СЭД КОУ не позднее даты окончания приема бюллетеней.
8.9.6. Признаются недействительными и не учитываются при определении кворума, подсчете голосов и подведении итогов заочного голосования:
1) неподписанный бюллетень для голосования;
2) бюллетень, полученный Обществом по истечении указанного в уведомлении срока;
3) бюллетень, в котором по одному или нескольким вопросам повестки дня заседания Комитета оставлены незачеркнутыми 2 (два) и более варианта голосования по указанному вопросу (вопросам) повестки дня заседания Комитета.
8.9.7. Заочное голосование Комитета считается состоявшимся, если в нем приняли участие более половины от числа избранных членов Комитета.
8.10. По результатам заседания Комитета секретарь Комитета составляет протокол заседания Комитета.
8.10.1. В протоколе заседания Комитета указываются:
1) дата, время и место проведения заседания;
2) дата и время окончания приема бюллетеней (в случае проведения заочного заседания Комитета);
3) состав участников заседания, включая членов Комитета и приглашенных лиц;
4) повестка дня заседания;
5) сведения о поступивших от членов Комитета бюллетенях для голосования, а также письменных и особых письменных мнениях;
6) предложения и замечания, высказанные в процессе обсуждения рассматриваемых вопросов;
7) итоги голосования по рассматриваемым вопросам и принятые решения.
8.10.2. Проект протокола заседания Комитета составляется секретарем Комитета в срок не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем проведения заседания Комитета.
8.10.3. Проект протокола заседания Комитета направляется секретарем Комитета по электронной почте членам Комитета.
8.10.4. Члены Комитета в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения проекта протокола заседания Комитета вправе направить секретарю Комитета свои мотивированные предложения о дополнении (изменении) проекта протокола заседания Комитета.
8.10.5. Секретарь Комитета обязан довести поступившие от членов Комитета предложения до сведения председателя Комитета.
8.10.6. Председатель Комитета по результатам рассмотрения поступивших в предусмотренные выше сроки предложений вправе принять решение о включении дополнительной информации в протокол заседания Комитета либо отказать во включении указанной информации в протокол.
8.10.7. Согласованный председателем Комитета протокол заседания Комитета составляется и подписывается в 1 (одном) экземпляре председателем Комитета и секретарем Комитета не позднее 3 (трех) рабочих дней после даты проведения заседания Комитета.
8.10.8. К протоколу заседания Комитета прилагаются:
1) документы, рассмотренные в целях принятия решений Комитета;
2) в случае заочного голосования - бюллетени для голосования и/или отчет об итогах голосования из СЭД КОУ;
3) письменные мнения и особые письменные мнения членов Комитета (при наличии).
8.10.9. Оригинал протокола заседания Комитета с приложениями передается для хранения Корпоративному секретарю не позднее 5 (пяти) рабочих дней после его составления и подписания.
8.11. Информирование о принятых Комитетом решениях:
8.11.1. Секретарь Комитета направляет всем членам Комитета, Корпоративному секретарю и назначенным исполнителям по электронной почте копии протокола (выписки из протокола) заседания Комитета в сканированном виде не позднее 2 (двух) рабочих дней после даты подписания протокола.
8.11.2. При необходимости по запросам заинтересованных лиц секретарь Комитета подготавливает и предоставляет заверенные его подписью выписки из протоколов заседаний Комитета.
8.12. Контроль исполнения решений Комитета:
8.12.1. Секретарь Комитета осуществляет контроль исполнения решений Комитета, а также своевременное информирование членов Комитета и ответственных лиц о поручениях Комитета.
8.12.2. Лица, ответственные за исполнение поручений Комитета, обязаны в срок, не превышающий 1 (один) рабочий день со дня поступления запроса от секретаря Комитета, предоставить ему информацию о ходе исполнения решений Комитета.
8.12.3. Перенос сроков исполнения поручений Комитета, а также внесение изменений в состав лиц, ответственных за исполнение поручений Комитета, допускаются по объективным причинам с согласия председателя Комитета.
8.12.4. Вопрос о статусе исполнения поручений Комитета подлежит рассмотрению Комитетом на очных заседаниях не реже 1 (одного) раза в полугодие. Ответственным за консолидацию и подготовку материалов по указанному вопросу является секретарь Комитета.
8.13. Материалы к заседаниям Комитета, протоколы заседаний Комитета, бюллетени для голосования составляются на русском языке. При необходимости Общество обеспечивает перевод материалов к заседаниям Комитета, а также синхронный перевод докладов и обсуждения во время очных заседаний Комитета.
8.14. Комитет ежегодно подготавливает и представляет Совету директоров отчет об итогах своей деятельности. Рассмотрение и предоставление Совету директоров указанного отчета, как правило, должно осуществляться на заседании Комитета, предшествующем заседанию Комитета, в повестку которого включен вопрос об утверждении годового отчета Общества.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение, а также изменения и дополнения к нему, утверждаются решением Совета директоров в порядке, предусмотренном Уставом и внутренними документами Общества, регулирующими деятельность Совета директоров.
9.2. Настоящее Положение и сведения о персональном составе Комитета могут быть размещены на странице в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", используемой Обществом для раскрытия информации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о ценных бумагах.
Приложение
к Положению о Комитете по аудиту
совета директоров акционерного
общества "Почта России"
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "ПОЧТА РОССИИ"
131000, г. Москва, Варшавское шоссе, д. 37
| БЮЛЛЕТЕНЬ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ ЧЛЕНА КОМИТЕТА ПО АУДИТУ: | Фамилия, имя, отчество | ||
| Дата и время окончания приема бюллетеней для голосования: | ДД.ММ.ГГГГ, ЧЧ-ММ часов (московское время) | ||
| Форма проведения заседания: | заочное голосование | ||
| Адрес для направления заполненных бюллетеней: | 131000, г. Москва, Варшавское ш., д. 37, Секретарю Комитета _______________, e-mail, раб. тел. +7(495)956-20-67 доб. _______________ | ||
| 1. ВОПРОС: | ... | ||
| 1. РЕШЕНИЕ: | ... | ||
| ЗА | ПРОТИВ | ВОЗДЕРЖАЛСЯ | |
| (оставьте выбранный вами результат голосования, остальные - вычеркните) | |||
| Решение принимается простым большинством голосов от числа принимающих участие в заседании членов Комитета | |||
| 2. ВОПРОС: | ... | ||
| 2. РЕШЕНИЕ: | ... | ||
| ЗА | ПРОТИВ | ВОЗДЕРЖАЛСЯ | |
| (оставьте выбранный вами результат голосования, остальные - вычеркните) | |||
| Решение принимается простым большинством голосов от числа принимающих участие в заседании членов Комитета | |||
| "__" __________ ____ г. | /Инициалы, Фамилия/ | |
| (подпись) |
Бюллетень для голосования должен быть подписан членом Комитета.
Не подписанный членом Комитета бюллетень считается недействительным.