ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИИ
ПРИКАЗ
от 27 декабря 1994 г. N 02-192
О ВНЕДРЕНИИ СРЕДСТВ И МЕТОДОВ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ
В РАБОТУ ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях обеспечения бесперебойной и стабильной работы Центрального банка России в условиях чрезвычайных ситуаций, создания надежных страховых фондов документов и материалов подразделений Банка, обеспечения их сохранности, сокращения средств и площадей для хранения информации, а также учитывая положительные результаты практического применения микрофильмирования в подразделениях Центрального банка России приказываю:
1. Возложить на Технический центр Банка России внедрение и развитие средств и методов микрофильмирования в Центральном банке России.
2. Подразделениям, организациям и службам Центрального банка России предоставить сведения о составе и объеме материалов, подлежащих переводу на микрофильмы, в Технический центр Банка России до 1 февраля 1995 года.
3. Техническому центру Банка России (Лебедев Ю.А.) совместно с Канцелярией Административного департамента (Королев А.Н.) и с учетом мнения Центральной экспертной комиссии ЦБ РФ подготовить для утверждения Советом Директоров отраслевой "Перечень документов, подлежащих микрофильмированию" до 1-го мая 1995 года.
4. Закрытый.
Первый заместитель Председателя
Центрального банка России
А.В.ВОЙЛУКОВ
Утверждено
Приказом ЦБ РФ
от 27 декабря 1994 г. N 02-192
Согласовано
Директор Технического
центра ЦБ РФ
Ю.А.ЛЕБЕДЕВ
23 декабря 1994 года
Директор Департамента
Информатизации ЦБ РФ
И.Г.ДУБРОВО
23 декабря 1994 года
Председатель Центральной
экспертной комиссии ЦБ РФ
А.Н.ХАНДРУЕВ
24 декабря 1994 года
Директор Административного
департамента ЦБ РФ
Н.А.ИВАНОВ
24 декабря 1994 года
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ И
ИНФОРМАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ
БАНКЕ РОССИИ
АННОТАЦИЯ
Настоящая Инструкция обязательна для исполнения всеми структурными подразделениями Центрального Банка России, осуществляющими перевод своей документации и информационных материалов на микроносители или применяющими микрофильмы в своей работе и является руководством по оформлению материалов, предназначенных к переводу на микроносители, производству работ по изготовлению микрофильмов в Техническом центре Банка России, учету, хранению, использованию и уничтожению микрофильмов.
Микрофильмирование документации и информационных материалов в Центральном Банке России осуществляется централизовано на технических средствах Технического центра Банка России.
Срок ввода в действие настоящей Инструкции устанавливается с момента подписания Приказа N 02-192.
1. Общие положения
1.1. Работы по микрофильмированию материалов подразделений Центрального Банка России осуществляются в отделе Репрографии Технического центра Банка России.
1.2. Отдел Репрографии производит следующие виды микрографических работ:
а) изготовление микрофильмов в виде:
- стандартных микрофиш формата А6 (105 х 148 мм);
- рулонных микрофильмов на пленке шириной 16 мм;
- микрофильмов в отрезках, смонтированных в джеккеты стандартного размера (105 х 148 мм);
б) изготовление копий микрофильмов с микрофиш и джеккетов;
в) изготовление бумажных копий до формата А3 с кадров микрофильмов;
г) обрезка, фальцовка, подборка и сшивка изготовленных бумажных копий.
1.3. Изготовление микрофильмов производится только со служебных материалов.
1.4. Микрофильмирование секретных материалов производится только с разрешения Главного управления безопасности и защиты банковской информации Центрального Банка России.
1.5. Ответственность за содержание материалов, передаваемых на микрофильмирование, их качество и оформление возлагается на начальников подразделений - заказчиков работ.
2. Требования к документам, передаваемым
на микрофильмирование
2.1. Все материалы, передаваемые на микрофильмирование, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
2.2. Материалы, передаваемые на микрофильмирование, должны быть в черно-белом исполнении и могут быть выполнены любым из следующих способов: типографским, машинописью, черной тушью и т.д.
2.3. Общим требованием к любому документу, подлежащему микрофильмированию, является равномерная плотность, контрастность и четкость изображения по всему документу.
2.4. Разрешается микрофильмировать материалы, выполненные как на одной, так и на двух сторонах листа, за исключением двусторонних документов на прозрачных носителях (калька, пергамент и т.п.).
2.5. Не допускается наличие на листах материалов остатков и следов клея, сгибов, надрывов, морщин, грязных пятен, пометок. Ветхие и изношенные документы должны быть восстановлены.
2.6. Материалы, подлежащие микрофильмированию, должны быть разброшюрованы и расшиты, освобождены от скрепок и скобок.
2.7. Материалы перед сдачей на микрофильмирование следует систематизировать и подобрать в определенной последовательности.
3. Оформление приема и выдачи заказов
на микрофильмирование
3.1. При подготовке материала к микрофильмированию ответственный исполнитель четко и разборчиво заполняет заказ-наряд установленной формы. Руководитель подразделения проверяет содержание материала и подписывает заказ-наряд в соответствующей графе.
3.2. На каждый вид материала, подлежащего переводу на микрофильм, заполняется отдельный заказ-наряд.
3.3. После оформления заказ-наряда материал, помещенный в папку для бумаг, сдается ответственным исполнителем вместе с заказ-нарядом в отдел Репрографии. Лицо, ответственное за прием материала, в присутствии заказчика проверяет оформление заказ-наряда, количество и качество сдаваемого материала.
3.4. На каждом изготовленном микрофильме в поле для заголовка проставляются визуально читаемые регистрационный номер и наименование материала, указанное в заказ-наряде, которые записываются также и в журналах учета.
3.5. Работы по микрофильмированию материалов выполняются в порядке очередности поступления заказов. Вне очереди микрофильмированию подлежат следующие материалы:
а) материалы Главного управления безопасности и защиты банковской информации ЦБ РФ;
б) материалы с отметкой "Срочно", сделанной на заказ-наряде директором Административного департамента или его заместителями.
3.6. О готовности заказа ответственного исполнителя извещают по телефону. Заказ должен быть получен в этот же день под расписку в заказ-наряде.
3.7. Заказчику выдается указанное в заказ-наряде количество копий микрофильмов и бумажных копий, а также оригинал материала, на котором по согласованию с заказчиком ставится штамп "Аннулирован. Заменен микрофильмом N ...". Подлинник микрофильма остается в отделе Репрографии для создания страхового фонда документов ЦБ РФ (за исключением материалов Главного управления безопасности и защиты банковской информации).
4. Порядок учета, хранения и применения
микрофильмов в подразделениях
4.1. В каждом подразделении назначается лицо, ответственное за хранение, учет и использование микрофильмов.
4.2. Микрофильмы подлежат обязательному учету в специальном журнале, где указываются регистрационный номер микрофильма, название микрофильмированных документов (обобщенное), дата микрофильмирования, количество кадров в микрофильме.
4.3. Микрофильмы, используемые на правах подлинника, хранятся в отделе Репрографии Технического центра в специальных хранилищах.
4.4. Применение микрофильма-подлинника для рабочего использования допускается в исключительных случаях с разрешения руководства подразделения, являющегося держателем микрофильма-подлинника.
4.5. Микрофильмы следует оберегать от резких механических воздействий, а также от воздействия пыли, влаги, прямых солнечных лучей и паров химических соединений.
4.6. Срок хранения микрофильмов-подлинников определяется в соответствии со сроками хранения микрофильмированных документов, установленными Перечнем документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (от 23.06.94 N 97).
5. Внесение изменений в микрофильмы
5.1. Внесение изменений в микрофильмы-подлинники производится только в случае внесения изменений в подлинники материалов.
5.2. Под внесением изменений в микрофильм-подлинник понимают аннулирование микрокадров или добавление новых без изменения обозначения микрофильма. Изменяемые листы документов могут также комплектоваться в один или несколько микрофильмов (микрофильмы "изменений").
5.3. При изменении более 30% комплекта материала необходимо повторное микрофильмирование всего комплекта.
5.4. При необходимости внесения изменений в микрофильм подразделение - держатель подлинников материалов предоставляет в отдел Репрографии заказ-наряд установленной формы, сопроводительный перечень изменений, выполненный в произвольной форме, при необходимости изменяемые листы документа с внесенными изменениями, а также весь тираж данного микрофильма, находящийся в подразделении.
6. Порядок уничтожения микрофильмов
6.1. Уничтожение микрофильмов осуществляется в отделе Репрографии Технического центра совместно с представителями подразделения - держателя подлинника материала.
6.2. Уничтожение микрофильмов-подлинников осуществляется на основании акта, составленного Отделом репрографии Технического центра, согласованного с руководителем подразделения - держателя микрофильма, Центральным архивом и утвержденного Центральной экспертной комиссией Банка России. Микрофильмы не могут быть уничтожены ранее установленного Перечнем документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (от 23.06.94 N 97) срока.
6.3. Копии микрофильмов уничтожаются в следующих случаях:
а) при уничтожении микрофильма-подлинника;
б) при затруднении в пользовании ими в результате старения или небрежного обращения;
в) при внесении изменений в микрофильм-подлинник;
г) по истечении срока хранения микрофильма-подлинника.
Начальник отдела Репрографии
В.БОРЩЕВСКИЙ
Утверждено
Приказом ЦБ РФ
от 27 декабря 1994 г. N 02-192
Согласовано
Директор Технического
центра ЦБ РФ
Ю.А.ЛЕБЕДЕВ
23 декабря 1994 года
Директор Департамента
информатизации ЦБ РФ
И.Г.ДУБРОВО
23 декабря 1994 года
Председатель Центральной
экспертной комиссии ЦБ РФ
А.Н.ХАНДРУЕВ
24 декабря 1994 года
Директор Административного
департамента ЦБ РФ
Н.А.ИВАНОВ
24 декабря 1994 года
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ВНЕДРЕНИЮ ПРИКАЗА N 02-192 В ЦЕНТРАЛЬНОМ БАНКЕ РОССИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие методические указания подготовлены в соответствии с ГОСТ 13.1.101-79 "Микрофильм на правах подлинника. Основные положения." и обязательны к применению всеми подразделениями Центрального Банка России.
1.2. Методические указания вводятся в действие с момента подписания Приказа N 02-192.
1.3. Организационно-методическую работу по внедрению Приказа N 02-192 в Центральном банке России осуществляет Технический центр ЦБ РФ.
2. Разработка "Перечня документов"
2.1. Подразделения - держатели документов-подлинников разрабатывают и направляют в Технический центр Банка России сведения о составе и объеме документации и информационных материалов, подлежащих переводу на микрофильмы, используемые в дальнейшем на правах или взамен подлинника документа.
2.2. Технический центр Банка России совместно с канцелярией Административного департамента обобщает полученные сведения и передает их в центральную экспертную комиссию.
2.3. Центральная экспертная комиссия рассматривает и выносит заключение по представленному проекту отраслевого "Перечня документов, подлежащих микрофильмированию".
2.4. На основании утвержденного отраслевого "Перечня документов, подлежащих микрофильмированию" (один экземпляр передается в Технический центр) подразделения и организации Банка России проводят работу по переводу документации и материалов на микрофильмы в соответствии с Инструкцией о порядке микрофильмирования документации и информационных материалов в Центральном банке Российской Федерации. На документы, переведенные на микрофильм, составляется опись в 2 экземплярах, с указанием в ней видов документов, даты и сроков хранения по номенклатуре дел, номер микрофильма. Один экземпляр описи представляется в Центральный архив Банка России.
2.5. Документы, не включенные в отраслевой "Перечень документов" и имеющие научно-историческое или государственное значение, могут быть переведены на микрофильмы в целях создания страховых фондов без аннулирования и уничтожения подлинников.
3. Основные организационно-технические мероприятия
3.1. Технический центр Банка России осуществляет следующие организационно-технические мероприятия по внедрению Приказа N 02-192 в Центральном банке России:
- планирование работ по переводу документов на микрофильмы;
- разработку и направление в подразделения Центрального банка необходимой инструктивной и методической документации;
- обеспечение подразделений Центрального банка техническими средствами микрофильмирования;
- ведение документальных фондов микрофильмов на правах подлинников, хранящихся в Техническом центре Банка России;
- обобщение замечаний и предложений подразделений Центрального банка с целью совершенствования работы по микрофильмированию документов и материалов.
Проекты нормативно-методических документов по вопросам микрофильмирования документов подразделений и организаций Центрального банка Российской Федерации в обязательном порядке согласовываются с Канцелярией Административного департамента и выносятся на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Банка России.
3.2. Подразделения и организации Центрального банка России производят аннулирование (изъятие из обращения без уничтожения) документов-подлинников, с которых изготовлены микрофильмы-подлинники. В некоторых случаях при согласовании с руководством подразделений аннулирование может не производиться.
3.3. Все материалы, подлежащие передаче на хранение в Центральный архив Банка России и указанные в отраслевом "Перечне документов", должны быть переведены на микрофильмы и вместе с ними переданы на хранение в архив. До наступления срока передачи подразделениями микрофильмов в Центральный архив микрофильмы хранятся в отделе Репрографии Технического центра в специальных хранилищах.
3.4. Порядок учета, хранения, внесения изменений и уничтожения микрофильмов осуществляется в соответствии с "Инструкцией о порядке микрофильмирования документации и информационных материалов в Центральном банке России".
4. Порядок уничтожения аннулированных материалов
4.1. Уничтожение аннулированных документов (кроме документов, имеющих научно-историческое или практическое значение), переведенных на микрофильм-подлинник, производится на основании акта об уничтожении документов, составленного структурным подразделением или организацией Банка России, одобренного Центральной экспертной комиссией Банка России и утвержденного ее председателем. Акт составляется в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов (М, 1986). Дополнительно в акте делается отметка о соответствии микрофильма-подлинника комплекту документов на бумажной основе, а также качества микрофильма-подлинника требованиям ГОСТ 13.106-79 "Микрофильмы. Технические требования и методы контроля". Аннулированные документы с постоянным сроком хранения, подлежащие передаче на государственное хранение не уничтожаются.
4.2. Уничтожение аннулированных документов оформляется актами.
Начальник отдела Репрографии
В.В.БОРЩЕВСКИЙ