ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 25 августа 2011 г. N 608
О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФАС РОССИИ
В целях совершенствования системы управления в Федеральной антимонопольной службе в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008 приказываю:
1. Утвердить Положение о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России (Приложение N 1).
2. Создать группу внутреннего аудита системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России.
3. Назначить руководителем группы внутреннего аудита (главным аудитором) системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России заместителя начальника Административного управления - начальника отдела информационных проектов Нагайчук Е.Г.
4. Утвердить персональный состав группы внутреннего аудита (реестр аудиторов) из числа сотрудников структурных подразделений, прошедших обучение по курсу "Внутренние проверки системы менеджмента качества" (приложение N 2 - не приводится).
5. Утвердить план проведения внутренних аудитов на 2011 - 2012 гг. (приложение N 3 - не приводится).
6. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на Статс-секретаря - заместителя руководителя Цариковского А.Ю.
Руководитель
И.Ю.АРТЕМЬЕВ
Приложение N 1
к Приказу ФАС России
от 25 августа 2011 г. N 608
ПОЛОЖЕНИЕ
О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФАС РОССИИ
1. Общие положения
Настоящее положение (далее - Положение) определяет порядок подготовки, проведения и подведения итогов внутренних аудитов системы менеджмента качества в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, а также требования, предъявляемые к структурным подразделениям центрального аппарата ФАС России в ходе проведения аудита.
Учет и анализ собранной в ходе внутреннего аудита информации позволит обеспечить повышение качества документационного обеспечения деятельности структурных подразделений центрального аппарата ФАС России, систематизировать деятельность по улучшению процессов, а также определить степень соответствия деятельности запросам внутренних и внешних потребителей.
2. Основные термины
В настоящем Положении используются следующие термины:
Внутренний аудит - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
Главный аудитор - руководитель группы внутреннего аудита, ответственный за планирование и проведение внутренних аудитов.
Группа внутреннего аудита - государственные гражданские служащие ФАС России, назначенные для проведения внутренних аудитов.
Критерии аудита - совокупность требований, предъявляемых к структурным подразделениям в ходе проведения аудита.
Свидетельство аудита - записи, изложение фактов, которые подтверждают выполнение требований и процедур, входящих в состав критериев аудита, и могут быть проверены.
Наблюдение аудита - это основанная на объективных свидетельствах оценка выполнения в деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России критериев аудита.
Несоответствие - нарушение требований, установленных к деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России или ее результатам.
Коррекция - действие, предпринятое для устранения несоответствия.
Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причин, вызвавших несоответствие.
3. Цели и задачи внутреннего аудита
3.1. Основными целями внутреннего аудита являются:
- Проверка соответствия области аудита установленным для нее критериям в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008;
- Определение возможностей для улучшения в деятельности проверяемых структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
3.2. Внутренний аудит состоит из следующих основных этапов:
- Планирование аудита;
- Подготовка к аудиту;
- Проведение аудита;
- Проверка выполнения коррекции и корректирующих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе аудита.
3.3. Результаты внутренних аудитов используются:
- Руководством ФАС России - при оценке результативности системы менеджмента качества и выработке мер по ее улучшению;
- Руководителями структурных подразделений центрального аппарата ФАС России - при планировании деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России;
- Представителем руководства по качеству - при планировании деятельности в области развития системы менеджмента качества.
4. Группа внутреннего аудита
4.1. Персональный состав группы внутреннего аудита утверждается руководителем ФАС России на основании предложений структурных подразделений центрального аппарата ФАС России и в соответствии со следующими требованиями:
- высшее образование;
- опыт работы в ФАС России не менее 6 месяцев;
- прохождение внутреннего обучения основам организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.
4.2. Главный аудитор назначается приказом руководителя ФАС России.
4.3. Главный аудитор ведет реестр членов группы внутреннего аудита, организует при необходимости обучение и повышение квалификации аудиторов.
4.4. Для проведения внутренних аудитов главный аудитор назначает аудиторов из состава группы внутреннего аудита, исходя из принципов независимости, а также определяет старшего аудитора проверки.
4.5. Члены группы, назначенные для проведения аудита, на время проверки освобождаются от своих обязанностей по основному месту работы.
4.6. Главный аудитор ежеквартально направляет в Финансовое управление список членов группы внутреннего аудита, выполнявших проверки в истекшем квартале, для премирования за выполнение проверок. Размер премии для старшего аудитора проверки составляет до 6000 рублей, для аудитора - до 5000 рублей.
5. Планирование внутреннего аудита
5.1. Внутренние аудиты проводятся в соответствии с годовым планом, утвержденным руководителем ФАС России (Приложение N 1). План проведения внутренних аудитов составляется главным аудитором с учетом:
- Статуса и важности процессов и подразделений центрального аппарата ФАС России, подлежащих аудиту;
- Результатов предыдущих аудитов;
- Утвержденных планов работы ФАС России и структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.
5.2. В случае необходимости в план проведения внутренних аудитов могут быть внесены изменения на основании представления главного аудитора. Основаниями для внесения изменений могут являться:
- Изменения в организационной структуре центрального аппарата ФАС России;
- Внедрение новых или изменение действующих документов системы менеджмента качества;
- Поступление информации от потребителей или внешних контролирующих организаций об обнаружении несоответствий в деятельности структурных подразделений ФАС России;
- Иные причины организационного характера.
6. Подготовка к проведению внутреннего аудита
6.1. Внутренний аудит структурного подразделения проводится на основании графика, который согласовывается с членами группы внутреннего аудита и руководителями проверяемых структурных подразделений (Приложение N 2).
6.2. До начала проведения аудита аудиторы обязаны:
- Ознакомиться с документами, на соответствие которым они будут проводить проверку;
- Подготовить список документов и информации, которую необходимо запросить в структурном подразделении центрального аппарата ФАС России до начала проверки;
- Подготовить чек-листы по закрепленной за ними области проверки с перечнем конкретных вопросов, ответы на которые необходимо получить (Приложение N 3).
6.3. В соответствии с графиком проведения аудита структурного подразделения проводятся:
- Установочное совещание по внутреннему аудиту;
- Проверка структурного подразделения центрального аппарата ФАС России;
- Заключительное совещание по внутреннему аудиту;
- Подготовка, согласование и утверждение отчета о результатах аудита.
7. Проведение аудита
7.1. Установочное совещание по каждому внутреннему аудиту проводится под председательством старшего аудитора проверки с участием уполномоченных по качеству и руководителей проверяемых структурных подразделений центрального аппарата ФАС России, работников, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке. На установочном совещании обсуждаются вопросы, касающиеся:
- критериев внутреннего аудита;
- состава группы аудиторов;
- графика проверок;
- информации относительно области аудита, которая может быть предоставлена структурным подразделением центрального аппарата ФАС России до начала проверки;
- даты, времени и места проведения заключительного совещания по внутреннему аудиту;
- сроков подготовки и утверждения отчетов о результатах внутреннего аудита;
- порядка проведения повторного аудита после устранения выявленных несоответствий.
7.2. Проверка соответствия деятельности структурного подразделения центрального аппарата ФАС России установленным требованиям может включать в себя:
- Проверку наличия документов и соответствия их содержания и оформления установленным требованиям согласно критериям внутреннего аудита;
- Наличие в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России доступа к информационным ресурсам, которые являются обязательными для использования согласно установленному порядку работы;
- Проверку надлежащего использования и условий хранения документов;
- Опрос руководства и работников структурного подразделения относительно деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России, реализации запланированных мероприятий, исполнения документов;
- Опрос внутренних потребителей;
- Наблюдение за деятельностью структурного подразделения центрального аппарата ФАС России.
Получение данных в ходе сбора и проверки информации может также проводиться из других источников (средства массовой информации, Интернет, отчеты подразделения по самообследованию, отчеты по различным видам деятельности, результаты опросов внутренних потребителей, результаты различных проверок деятельности подразделения центрального аппарата ФАС России и т.п.).
Руководитель проверяемого подразделения центрального аппарата ФАС России назначает ответственных за проведение аудита в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, которые сопровождают деятельность аудиторов: предоставляют всю необходимую документацию, выделяют время для беседы, обеспечивают доступ аудиторов к объектам проверки и условия для ее проведения и т.п.
В качестве основания для принятия решения о соответствии (несоответствии) деятельности структурного подразделения центрального аппарата ФАС России критериям аудита могут выступать исключительно объективная (документально подтвержденная) информация (свидетельства).
Собранная и проверенная на достоверность информация (свидетельство аудита) оценивается аудиторами согласно критериям аудита. В результате оценки составляются наблюдения аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения проверяемого объекта. Все выявленные наблюдения аудита аудиторы фиксируют в чек-листах.
Схема проверки
┌┐ ┌┐ ││ информация ││ __││_____________││________________ / ││ ││ / / \/ \/ проверка / / достоверности/ / / /___________________________________/ ┌┐свидетельства┌┐ ││ аудита ││ __││_____________││_________________ / ││ ││ / / \/ \/ критерии / / аудита / / / /___________________________________/ ┌┐ наблюдения ┌┐ ││ аудита ││ \/ \/ ┌─────────┐ ┌───────────┐ │┌────────┴┐ │ Отчет о │ ││┌────────┴┐ ┌─\ │результатах│ │││чек-листы│ └─/ │внутреннего│ └┤│ │ │ аудита │ └┤ │ │ │ └─────────┘ └───────────┘7.3. По окончанию проверок старший аудитор проверки проводит заключительное совещание по внутреннему аудиту. Участниками заключительного совещания являются: аудиторы, руководители и уполномоченные по качеству проверяемых подразделений, работники, ответственные за функции и процессы, подлежащие проверке.
На заключительном совещании старший аудитор проверки представляет проект отчета о результатах аудита, включающий:
- Перечень несоответствий и областей для улучшения;
- Сильные стороны в деятельности подразделения, которые могут быть предложены в качестве примера другим структурным подразделениям;
- Сроки выполнения коррекции и корректирующих действий, направленных на устранение этих несоответствий (в случае необходимости).
7.4. Отчет о результатах внутреннего аудита составляется в срок до 5 рабочих дней. Проект отчета согласуется с руководителем проверяемого подразделения и подписывается главным аудитором, руководителем аудиторской группы и аудиторами (Приложение N 4).
Отчет о результатах внутреннего аудита составляется в 2-х экземплярах, один остается в проверенном подразделении центрального аппарата ФАС России для разработки плана корректирующих действий по устранению несоответствий, организации и проведения корректирующих мероприятий, второй экземпляр направляется руководителю ФАС России, копия отчета хранится у главного аудитора.
8. Коррекция и корректирующие действия по фактам
несоответствий, выявленных в ходе аудита
8.1. Руководитель проверяемого подразделения центрального аппарата ФАС России после обсуждения в подразделении центрального аппарата ФАС России отчета о результатах внутреннего аудита организует работу вверенного подразделения центрального аппарата ФАС России по устранению выявленных несоответствий (коррекция), а также по принятию мер, направленных на предотвращение их возникновения в будущем (коррекция и корректирующие мероприятия).
8.2. Проверка предпринятых действий по результатам выявленных нарушений проводится при последующем аудите. При этом подразделение центрального аппарата ФАС России, ответственное за разработку корректирующих действий и реализацию, предоставляет информацию об их выполнении главному аудитору в рабочем порядке служебной запиской.
8.3. В тех случаях, когда предпринятые корректирующие действия и коррекции не дали положительных результатов, то есть выявленные в ходе аудита несоответствия и/или причины их появления не были устранены, руководитель проверяемого подразделения центрального аппарата ФАС России должен разработать новые мероприятия и организовать их проведение.
9. Хранение документации внутренних аудитов
Главный аудитор обеспечивает хранение:
- Плана проведения внутренних аудитов структурных подразделений центрального аппарата ФАС России;
- Графиков проведенных аудитов;
- Заполненных чек-листов;
- Отчетов о результатах внутренних аудитов;
- Записей о предпринятых проверенными структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России мероприятий, направленных на устранение выявленных несоответствий.
Документы внутреннего аудита должны находиться в рабочем состоянии и использоваться при проведении дальнейших аудитов.
Приложение N 1
к Положению
ОБРАЗЕЦ
ПЛАНА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ
┌─┬───────────────────────┬─────────────────────┬──────┬─────────┐ │N│ Проверяемый процесс │ Подразделение │ Срок │ Старший │ │ │ │ │аудита│ аудитор │ ├─┼───────────────────────┼─────────────────────┼──────┼─────────┤ ├─┼───────────────────────┼─────────────────────┼──────┼─────────┤ ├─┼───────────────────────┼─────────────────────┼──────┼─────────┤ └─┴───────────────────────┴─────────────────────┴──────┴─────────┘Приложение N 2
к Положению
ОБРАЗЕЦ ГРАФИКА АУДИТА
N по программе плана (п. 5.1 Положения) аудитов - Цель аудита: _______________________________________________________________________ Дата проведения аудита: _________________________________ Критерии аудита: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Дата представления отчета: ____________________________________________ ┌───┬─────────────┬──────────┬───────────────────┬─────────┬──────────────┐ │ N │Подразделения│ Критерии │ Время проведения │ Аудитор │Представитель │ │ │ (участки) │ проверки │ проверки │ │подразделения │ ├───┼─────────────┼──────────┼───────────────────┼─────────┼──────────────┤ ├───┼─────────────┼──────────┼───────────────────┼─────────┼──────────────┤ ├───┼─────────────┼──────────┼───────────────────┼─────────┼──────────────┤ └───┴─────────────┴──────────┴───────────────────┴─────────┴──────────────┘ Главный аудитор (Ф.И.О., дата, подпись) Руководитель аудиторской группы (Ф.И.О., дата, подпись) Аудиторы: (Ф.И.О., дата, подпись) Согласовано: Руководитель проверяемого подразделения (Ф.И.О., дата, подпись)Приложение N 3
к Положению
ОБРАЗЕЦ ЧЕК-ЛИСТА
N проверки
Дата аудита
Подразделение
Ф.И.О. собеседника
┌─────────────────────┬───────────────┬────────────────────┬──────────────┐ │Вопросы для проверки │Критерий аудита│Свидетельства аудита│Выводы аудита │ ├─────────────────────┼───────────────┼────────────────────┼──────────────┤ ├─────────────────────┼───────────────┼────────────────────┼──────────────┤ ├─────────────────────┼───────────────┼────────────────────┼──────────────┤ └─────────────────────┴───────────────┴────────────────────┴──────────────┘Аудитор ___________________________________________________
Приложение N 4
к Положению
ОБРАЗЕЦ ОТЧЕТА О РЕЗУЛЬТАТАХ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
Отчет о результатах внутреннего аудита название проверяемого подразделения Дата начала аудита _______________ Дата окончания аудита __________________ Аудиторы: _________________________________________________________________ 1. Выявленные несоответствия: ┌─────────────┬─────────────────┬──────────┬─────────────────┬────────────┐ │ Требование │ Несоответствие │ Срок │ Примечание │ Отметка об │ │ │ │устранения│ │ устранении │ ├─────────────┼─────────────────┼──────────┼─────────────────┼────────────┤ ├─────────────┼─────────────────┼──────────┼─────────────────┼────────────┤ ├─────────────┼─────────────────┼──────────┼─────────────────┼────────────┤ └─────────────┴─────────────────┴──────────┴─────────────────┴────────────┘ 2. Стороны в деятельности подразделения для улучшения ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 3. Сильные стороны в деятельности подразделения, которые могут быть предложены в качестве примера другим структурным подразделениям: ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Аудиторы: ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ Главный аудитор ______________________________________ "__"_______ 20__ г. СОГЛАСОВАНО: Ф.И.О., должность руководителя проверяемого подразделения "__"_______ 20__ г.