Приказ ФНС РФ от 22.04.2010 N ММВ-7-4/198@ "О внесении изменений в Приказ ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@"

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 22 апреля 2010 г. N ММВ-7-4/198@

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ФНС РОССИИ

ОТ 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@

Федеральное архивное агентство Приказом от 23.12.2009 N 76 утвердило Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Для приведения в соответствие требованиям Методических рекомендаций Федеральное архивное агентство внесло редакционные правки в Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную Приказом ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@.

В связи с изложенным приказываю:

1. Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную Приказом ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@, изложить в редакции в соответствии с Приложением к настоящему Приказу.

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Е.В. Козлову.

Руководитель Федеральной

налоговой службы

М.В.МИШУСТИН

Утверждена

Приказом ФНС России

от __ _________ 20__ г. N ___

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ

СЛУЖБЫ ПО СУБЪЕКТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ

ИНСПЕКЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Типовая инструкция) разработана на основании положений следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;

Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный Приказом ФНС России от 15.02.2007 N САЭ-3-18/62;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Типовой инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.

Типовая инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства и обязательные для исполнения всеми работниками управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации (далее - Управление), межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Межрегиональная инспекция) основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также контроля своевременности исполнения документов.

Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

1.3. На основании Типовой инструкции Управления (Межрегиональной инспекции) издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям.

1.4. Делопроизводство в Управлении (Межрегиональной инспекции) организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД-регион), предназначенной для учета и сопровождения документов.

Для автоматизированного учета и обработки документов руководителя Управления (Межрегиональной инспекции) (далее - Руководитель), заместителей Руководителя, структурных подразделений в СЭД-регион создаются базы данных "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия заместителя Руководителя" и "Канцелярия структурного подразделения". Допускается для нескольких заместителей Руководителя создавать общую базу данных "Канцелярия заместителей Руководителя".

Все работники Управления (Межрегиональной инспекции) регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных "Справочник организации".

Для каждого документа, циркулирующего в Управлении (Межрегиональной инспекции), в СЭД-регион создается регистрационная карточка (далее - РК).

1.5. Контроль соблюдения единообразия делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Управления (Межрегиональной инспекции) и подчиненных налоговых органах возлагается на структурное подразделение, в функции которого входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ).

Системное и информационное администрирование СЭД-регион осуществляет администратор СЭД (работник структурного подразделения, отвечающего за информационные технологии).

1.6. В Управлении (Межрегиональной инспекции) действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:

- ряд функций (прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется подразделением ДОУ;

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей Руководителя (в случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной заместителей Руководителя, эти функции выполняет работник, назначенный заместителями Руководителя из числа курируемых ими структурных подразделений, или работник подразделения ДОУ);

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в структурные подразделения в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений начальников структурных подразделений; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в структурные подразделения; регистрация и отправка исходящих внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях (работниками структурных подразделений, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов структурных подразделений).

1.7. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Управления (Межрегиональной инспекции) возлагается:

- на руководителей структурных подразделений;

- на работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.

1.8. Работники структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего основание для выдачи подлинников.

Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю или заместителю Руководителя.

Документы, поступившие в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 8.2.10 Типовой инструкции.

1.9. Руководители структурных подразделений обязаны:

- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;

- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.

1.10. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику структурного подразделения. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

При длительном отсутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (отпуск, командировка и т.д.), руководитель структурного подразделения возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного структурного подразделения.

При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной, его обязанности распоряжением заместителя Руководителя возлагаются на работника структурного подразделения, деятельность которого координирует данный заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения), или на работника подразделения ДОУ.

1.11. При увольнении или переводе работников, ответственных за ведение делопроизводства, в другое структурное подразделение составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения.

При увольнении или переводе в другое структурное подразделение работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов из числа работников структурного подразделения - исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей

корреспонденции, за исключением заявок на участие

в конкурсе, поступающих в адрес конкурсной комиссии

Вся корреспонденция, поступившая в Управление (Межрегиональную инспекцию), обрабатывается, регистрируется и распределяется подразделением ДОУ в день поступления. Корреспонденция, поступившая в течение последних 30 мин. рабочего дня, - на следующий рабочий день.

2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции,

поступающей почтовой и фельдъегерской связью

2.1.1. Вся корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству Управления (Межрегиональной инспекции), а также руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.

Корреспонденция, поступившая по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимается ответственным дежурным по Управлению (Межрегиональной инспекции). Факт доставки корреспонденции регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

2.1.2. При приеме поступающей внешней корреспонденции в подразделении ДОУ проверяется:

- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

2.1.3. Вся поступившая корреспонденция вскрывается в подразделении ДОУ.

Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом.

Конверты для конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции) с надписью "Не вскрывать" вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.

2.1.4. В подразделении ДОУ проверяется наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах.

Подсчет страниц не производится.

При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" или аналогичная пометка от руки.

Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции) - исполнителями документов.

2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

- к обращениям граждан;

- к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

Остальные конверты от поступившей корреспонденции подлежат уничтожению.

2.1.6. В СЭД-регион, в базе данных (далее - БД) "Канцелярия экспедиции" производится первичная обработка поступившей в бумажном виде корреспонденции, то есть создаются РК, в которых заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего".

По корреспонденции, поступающей в бумажном виде из центрального аппарата ФНС России (далее - ЦА ФНС России), Управлений, Межрегиональных инспекций и подведомственных инспекций, в БД "Канцелярия экспедиции" автоматически поступают от отправителя РК с уже заполненными полями.

В поле "Кому" вносится наименование адресата (в соответствии с п. 2.5).

2.1.7. После первичной обработки документов их РК регистрируются, то есть в соответствующих полях РК автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации. При регистрации РК входящего документа автоматически пересылается в БД "Канцелярия" в соответствии с информацией в поле "Кому".

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ, указывается дата регистрации документа и его входящий номер.

На заявлениях, жалобах, предложениях граждан, обратившихся в приемную Управления (Межрегиональной инспекции) лично, проставляется штамп "Прием граждан".

2.1.8. Подразделение ДОУ ведет реестровый учет всей поступившей в Управление (Межрегиональную инспекцию) корреспонденции. Реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД-регион.

Работники приемных Руководителя (заместителей Руководителя), работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, получают корреспонденцию в подразделении ДОУ под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

2.2. Прием, обработка и регистрация корреспонденции,

поступающей в электронном виде средствами СЭД

Вся корреспонденция из ЦА ФНС России, иных Управлений и Межрегиональных инспекций должна поступать по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) ФНС России.

Вся корреспонденция из подведомственных инспекций, в которых СЭД внедрен, должна поступать по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) Управления.

2.2.1. Корреспонденция из ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций в электронном виде средствами СЭД поступает в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК, в которую должен быть вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП.

Если электронный образ документа состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то ЭЦП должен быть подписан файл сопроводительного письма и те файлы приложений, которые имеют подпись на бумажном носителе.

2.2.2. В подразделении ДОУ проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП, подлинность ЭЦП.

Отсутствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего электронного документа не является ошибкой. Если регистрационный номер и дата регистрации внесены в файл поступившего электронного документа и они не совпадают со значениями регистрационной карточки, данный документ регистрироваться не должен.

В случае отсутствия ошибок в РК документа в поле "Кому" в соответствии с п. 2.5 вносится наименование адресата и документ регистрируется, то есть в соответствующих полях РК автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации. При регистрации РК входящего документа автоматически пересылается в БД "Канцелярия" в соответствии с информацией в поле "Кому". При этом отправителю автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации.

При выявлении ошибок РК документа средствами СЭД возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа.

2.3. Прием, обработка и регистрация корреспонденции,

поступающей по электронной почте

2.3.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для приема электронных документов от подведомственных инспекций, в которых не внедрен СЭД, а также как резервный канал связи с ЦА ФНС России, Управлениями, Межрегиональными инспекциями и подведомственными инспекциями в случае технического сбоя канала СЭД.

2.3.2. ЭП может использоваться для доставки корреспонденции от органов власти субъектов Российской Федерации, предприятий и учреждений, а также для приема интернет-обращений физических и юридических лиц, отправленных с помощью специализированного программного обеспечения, реализованного в виде сервисной функции "Обратиться в УФНС России" на главной странице интернет-сайта Управления.

2.3.3. < 1 > Корреспонденция поступает по ЭП на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией (далее - официальный ЭПЯ), который установлен в подразделении ДОУ.

< 1 > Прием и регистрация интернет-обращений изменится после реализации автоматического формирования в СЭД регистрационных карточек.

Поступившая корреспонденция распечатывается. Дальнейшая обработка, регистрация и доведение до адресатов полученных документов осуществляется аналогично корреспонденции, поступающей почтовой и фельдъегерской связью.

2.4. Прием, обработка и регистрация факсограмм

2.4.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.

2.4.2. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Управления (Межрегиональной инспекции), установлены в подразделении ДОУ.

2.4.3. Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку "Для служебного пользования", запрещена.

2.4.4. Первичная обработка в СЭД-регион и регистрация принятых факсограмм аналогична первичной обработке документов, поступивших почтовой и фельдъегерской связью.

2.4.5. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 2.5 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.

2.4.6. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную заместителя Руководителя или в структурное подразделение, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и если о факсограмме уже проинформирован соответствующий заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.

2.4.7. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма с подписью и печатью.

2.5. Распределение (рассылка) поступившей корреспонденции

В подразделении ДОУ заполняется поле "Кому" в РК, и документы рассылаются адресатам. Документы, поступившие в бумажном виде, передаются структурным подразделениям под роспись о получении в реестре.

При рассылке документов учитывается следующее.

2.5.1. Для доклада Руководителю направляются все документы от ФНС России за подписью руководителя или заместителей руководителя ФНС России; органов государственной власти субъектов Российской Федерации; глав администраций; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; руководителей Управлений (Межрегиональных инспекций); руководителей Инспекций (документы по кадровым и финансово-экономическим вопросам); руководителей органов местного самоуправления.

По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

2.5.2. Заместителям Руководителя направляются остальные документы согласно распределению их обязанностей по координации деятельности структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции).

2.5.3. Обращения налогоплательщиков, направляемые на рассмотрение в Управление (Межрегиональную инспекцию) с сопроводительными письмами из ФНС России, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, докладываются Руководителю только в том случае, если по данным обращениям необходимо проинформировать ФНС России, органы государственной власти субъектов Российской Федерации. В случае, когда ответ предполагается направить только в адрес заявителя, указанные документы направляются на рассмотрение заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.5.4. В структурные подразделения направляются документы, поступившие из подведомственных инспекций и адресованные непосредственно структурным подразделениям Управления (Межрегиональной инспекции).

По поручению Руководителя отдельные виды документов также передаются непосредственно в подразделения Управлений (Межрегиональных инспекций).

2.5.5. В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя или в структурное подразделение они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя или структурное подразделение Управления (Межрегиональную инспекцию).

2.5.6. "Спорные" документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичная корреспонденция направляется в указанное Руководителем структурное подразделение.

3. Прием, регистрация и учет заявок на участие в конкурсе,

поступающих в адрес конкурсной комиссии

Прием, регистрация и учет конкурсной документации, поступающей в адрес конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции), регламентируется отдельным приказом Управления (Межрегиональной инспекции).

3.1. Все заявки на участие в конкурсе поступают на регистрацию в подразделение ДОУ.

3.2. При регистрации заявок на участие в конкурсе сотрудниками подразделения ДОУ проверяется:

- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившая конкурсная документация возвращается отправителю;

- целостность упаковки конвертов, наличие надписи "Не вскрывать", даты и времени вскрытия конвертов конкурсной комиссией. Материал и конструкция конверта должны исключать ознакомление с вложенными документами без видимого нарушения целостности конверта.

3.3. Подразделение ДОУ без вскрытия конвертов производит регистрацию конвертов в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" с фиксацией даты и времени получения корреспонденции, формирует и распечатывает реестр с помощью СЭД-регион.

Если на конверте не указан отправитель, при регистрации в поле "От кого" указывается текст "Конкурсная заявка".

3.4. Конверты с заявками на участие в конкурсе передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии в день регистрации.

3.5. Вскрытие конвертов с конкурсной документацией в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется на заседании конкурсной комиссии.

3.6. После завершения конкурса и подписания договоров по результатам конкурса вся конкурсная документация формируется в отдельное дело в подразделении, отвечающем за договорную работу.

4. Порядок подготовки и оформления указаний

по исполнению документов

4.1. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению

документов, подлежащих докладу Руководителю

4.1.1. Для доклада Руководителю в подразделение ДОУ поступает внешняя (п. 2.5) и внутренняя (п. 6.1) корреспонденция. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.1.2. Внешняя бумажная корреспонденция, подлежащая докладу Руководителю, может переводиться в электронный вид (сканироваться) и заноситься в СЭД-регион. Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат сканированию документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы по указанию Руководителя.

Вся внешняя электронная корреспонденция, подлежащая докладу Руководителю, распечатывается.

Вся внутренняя корреспонденция, подлежащая докладу Руководителю, поступает в подразделение ДОУ в бумажном и электронном виде.

4.1.3. К документам, подлежащим докладу Руководителю, прикладываются проекты указаний по исполнению документов (резолюций).

По внешней корреспонденции проекты указаний Руководителя по исполнению документов, как правило, формируются средствами СЭД-регион в подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений о структурных подразделениях Управления (Межрегиональной инспекции), а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями.

По внутренней корреспонденции проекты указаний по исполнению документов, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в Приложении N 1, поступают из структурных подразделений вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 6.1. В подразделении ДОУ проекты указаний Руководителя по исполнению документов формируются средствами СЭД-регион, а вложенные файлы с проектом указаний по исполнению документов удаляются из РК.

4.1.4. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

- ответственный организатор исполнения поручения - заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность структурных подразделений-соисполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак "+") указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

4.1.5. Ответственным исполнителем документа является руководитель структурного подразделения Управления (Межрегиональной инспекции), поименованный первым в указании Руководителя по исполнению документа. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документа заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании Руководителя по исполнению документа.

Если в соответствии с указанием по исполнению документа ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются структурные подразделения, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - заместитель Руководителя не указывается. Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в указание по исполнению документа включать руководителя подведомственной инспекции.

4.1.6. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие" и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с п. 5.4, а также исходя из содержания документа.

4.1.7. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим структурным подразделениям без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.1.8. Руководитель (или ответственный работник) подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю входящую корреспонденцию с проектами указаний по исполнению документов по ним.

4.1.9. После доклада Руководителю с учетом внесенных им корректив в СЭД-регион формируются окончательные указания по исполнению документов. Подписанные Руководителем указания по исполнению документов скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в указаниях по исполнению документов, РК документов доводятся в электронном виде средствами СЭД-регион. Оригиналы документов выдаются исполнителю, поименованному первым в указании по исполнению документа, для последующего формирования их в дела структурных подразделений вместе с итоговыми документами (ответами).

Обращения граждан, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также иные документы, не переведенные в электронный вид, выдаются исполнителям на бумажном носителе под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

4.1.10. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом указания по исполнению документа немедленно направляется исполнителям до доклада Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект указания по исполнению документа документ повторно направляется исполнителям по СЭД с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание".

4.1.11. Если по объективным причинам в подписанное Руководителем указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то структурное подразделение - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 6.1, проект указания по исполнению документа к служебной записке должен быть завизирован руководителем заинтересованного структурного подразделения.

В случае если заинтересованное структурное подразделение имеет возражения по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого структурного подразделения по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке подразделение ДОУ корректирует в СЭД-регион и повторно направляет исполнителям указание по исполнению документа. В бумажном виде скорректированное указание по исполнению документа Руководителем не переподписывается.

4.2. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению

документов, поступающих в приемные заместителей Руководителя

4.2.1. Входящие документы, поступающие в приемные заместителей Руководителя, подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.

Внешние документы, в соответствии с п. 2.5 подлежащие докладу заместителю Руководителя, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион и их РК направляются в БД "Канцелярия" заместителей Руководителя. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ в приемные заместителей Руководителя под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.2, поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр служебной записки передается в приемную заместителя Руководителя исполнителем.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" заместителей Руководителя в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр документа с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за делопроизводство в приемной заместителя Руководителя, получает в подразделении ДОУ.

4.2.2. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в приемную заместителя Руководителя они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную заместителя Руководителя.

4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя не является ответственным исполнителем, заместитель Руководителя организует контроль их исполнения.

По остальным документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей Руководителя, работники, ответственные за делопроизводство в приемных, готовят проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых заместитель Руководителя не координирует);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Сроки исполнения документов определяются в соответствии с п. 5.4.

Дополнительно (через знак "+") указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

В случае невозможности подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших на рассмотрение в приемные, допускается распечатка бланков указаний по исполнению документов. В этом случае указания по исполнению документов вносятся в бланки заместителями Руководителя от руки.

4.2.4. Утвержденное заместителем Руководителя указание по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства приемной, заносит в РК документа в СЭД-регион и направляет на исполнение всем структурным подразделениям, поименованным в указании по исполнению документа < 1 > .

< 1 > По документам, содержащим поручения Руководителя, в которых заместитель Руководителя является ответственным исполнителем, работник, ответственный за ведение делопроизводства, рассылает указание по исполнению документа по СЭД-регион путем создания поручений.

В случае отсутствия документа в электронном виде по СЭД-регион доводится только РК документа, а бумажный документ копируется в необходимом количестве экземпляров работником приемной заместителя Руководителя и доводится до исполнителей в бумажном виде.

4.2.5. Если по объективным причинам в подписанное заместителем Руководителя указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то структурное подразделение - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение заместителя Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений.

4.3. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению

документов руководителей структурных подразделений

4.3.1. Входящие документы, поступающие в структурные подразделения, подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения заместителя Руководителя; приказы и распоряжения.

Внешние документы, в соответствии с п. 2.5 подлежащие направлению непосредственно в структурные подразделения, после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион и их РК направляются в БД "Канцелярия" структурного подразделения. Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ работнику, ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения, под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.3, поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" структурного подразделения в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр служебной записки передается исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" структурного подразделения в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр документа с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, получает в подразделении ДОУ.

Документы, содержащие поручения заместителя Руководителя, поступают по СЭД-регион в базу данных "Канцелярия" структурного подразделения в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр документа с указанием по исполнению документа заместителя Руководителя работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, получает в приемной заместителя Руководителя.

4.3.2. Все входящие документы должны рассматриваться руководителями структурных подразделений в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в структурное подразделение, они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащее структурное подразделение Управления (Межрегиональной инспекции).

4.3.3. Руководители структурных подразделений рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует средствами СЭД-регион указание по исполнению документа (поручения) руководителя структурного подразделения, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно направляет их непосредственным исполнителям по СЭД-регион.

4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей корреспонденции - в соответствии с п. 5.4;

по внутренней корреспонденции - по возможности в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.

5. Организация контроля исполнения служебных документов

5.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД-регион.

5.3. В настоящем разделе Инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации Управлением (Межрегиональной инспекцией) государственных функций и предоставления государственных услуг.

Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливается соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).

5.4. Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пунктах 5.5 и 5.6.

5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- для документов, поступивших из ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации, - со дня подписания (утверждения) документа;

- для документов, поступивших из других органов государственной власти субъектов Российской Федерации, организаций, а также обращений граждан - со дня их поступления.

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.

5.6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки.

5.6.1. Поступившие из ФНС России и вышестоящих органов государственной власти субъектов Российской Федерации:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной дате;

- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в течение 3 дней;

- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;

- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.6.2. По парламентским запросам палат Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.3. По запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) - в течение 30 дней.

5.6.4. По представлениям Счетной палаты Российской Федерации - в течение 20 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.5. По письмам Конституционного Суда Российской Федерации - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.6. По письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации:

- с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дней.

- с грифом "Срочно" - в течение 5 дней;

- без согласования с другими организациями - в течение 15 дней;

- с согласованием - в течение 30 дней.

5.6.7. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.

5.6.8. По протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца.

5.6.9. По запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.

5.6.10. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

5.7. Организация контроля исполнения служебных документов, подписанных Руководителем.

5.7.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:

- указаний по исполнению документов, поступивших в Управление;

- указаний по исполнению документов, созданных в Управлении;

- приказов и распоряжений;

- протоколов Коллегии.

Контролю подлежат пункты указаний по исполнению документов, приказов, распоряжений и протоколов Коллегии, имеющие точный срок исполнения.

5.7.2. Контроль документов, к которым Руководитель в указаниях по исполнению документов добавил текст "Доложите", осуществляется в следующем порядке.

Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в указаниях по исполнению документов. Для неконтрольных документов - 10 дней.

Руководитель структурного подразделения - ответственного исполнителя (как правило) или заместитель Руководителя - организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания, запросить необходимую подборку документов.

После получения информации о докладе Руководителю подразделение ДОУ устанавливает окончательный срок исполнения поручения в соответствии с указанием по исполнению документа.

5.7.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями пункта 6.1, о продлении срока исполнения. В адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

5.7.4. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в подразделении ДОУ.

5.7.5. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем указаний по исполнению документов, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.

5.7.6. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления в подразделение ДОУ структурным подразделением-исполнителем документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке структурного подразделения, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.1.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.7.7. Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля после получения подразделением ДОУ в электронном виде указаний по исполнению документов должностного лица Управления (Межрегиональной инспекции), ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа (подтверждающей его согласие с исполнением), на докладной записке структурного подразделения - исполнителя информации.

Снятие с контроля приказов, распоряжений, протоколов Коллегии (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании предъявления структурным подразделением-исполнителем в подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.

При наличии поручений подведомственным ИФНС России в приказах, распоряжениях и протоколах Коллегии контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет структурное подразделение - ответственный исполнитель.

5.7.8. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и поручений Руководителя по служебным запискам структурных подразделений допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам структурное подразделение - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.

Оформление и направление служебных записок на имя Руководителя осуществляется в соответствии с требованиями пункта 6.1.

5.7.9. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов в подразделении ДОУ готовятся следующие контрольно-аналитические материалы.

Руководителю:

- еженедельные, квартальные и годовые справки по исполнению документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ;

- ежемесячные и годовые справки по работе с обращениями граждан.

Заместителям Руководителя:

- ежедневные справки по исполнению документов, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ, по структурным подразделениям, деятельность которых координирует заместитель Руководителя.

Руководителям структурных подразделений:

- еженедельную информацию о неисполненных документах, приказах и распоряжениях, контроль которых осуществляет подразделение ДОУ и срок исполнения которых истек или истекает.

5.8. Организация контроля исполнения служебных документов, подписанных заместителем Руководителя.

5.8.1. Контроль исполнения документов в соответствии с указаниями заместителей Руководителя по исполнению документов осуществляется работниками приемных заместителей Руководителя.

Работники приемных обязаны регулярно докладывать заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.8.2. Если для исполнения документов, поставленных на контроль в базе данных "Канцелярия" заместителей Руководителя, необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа. При этом в РК документа работником приемной заместителя Руководителя вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.

5.8.3. Поручение заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу и предъявления структурным подразделением-исполнителем работнику приемной документального подтверждения исполнения поручения.

Поручение заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания заместителя Руководителя по исполнению документа к служебной записке структурного подразделения, оформленной в соответствии с требованиями пункта 6.2.

Снятие документа с контроля оформляется работником приемной в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

5.9. Организация контроля исполнения служебных документов, подписанных руководителем структурного подразделения.

5.9.1. Если в ходе исполнения документа, поступившего из подразделения ДОУ (без указания по исполнению документа Руководителя, заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом структурном подразделении Управления (Межрегиональной инспекции), об этом незамедлительно сообщается в подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.

5.9.2. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД-регион непосредственным исполнителем документа или работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения.

5.9.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны регулярно информировать руководителей структурных подразделений о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.

5.9.4. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу.

Снятие документа с контроля оформляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, в СЭД отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.

6. Обмен внутренней корреспонденцией

К внутренней корреспонденции относятся служебные, докладные записки, заключения, приглашения и т.п.

Внутренняя корреспонденция подразделяется на:

- внутренние документы на имя Руководителя;

- внутренние документы на имя заместителя Руководителя;

- переписку между структурными подразделениями.

Подписание ЭЦП внутренней корреспонденции не требуется.

6.1. Подготовка внутренних документов на имя Руководителя

6.1.1. Внутренние документы на имя Руководителя подготавливаются в структурных подразделениях.

Визирование внутренних документов осуществляется на обратной стороне последнего листа документа без оформления визового экземпляра документа.

В соответствии с указанием Руководителя внутренние документы на его имя подписывает руководитель структурного подразделения либо заместитель Руководителя, курирующий его деятельность.

Регистрация внутренних документов на имя Руководителя осуществляется в структурных подразделениях, подготовивших документы.

6.1.2. При подготовке внутренних документов на имя Руководителя структурные подразделения готовят проект указания Руководителя по исполнению документа с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - руководителей структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции), также координирующих их деятельность заместителей Руководителя, текстом поручения и указанием, при необходимости, сроков исполнения. Образец проекта указания Руководителя по исполнению документа приведен в Приложении N 1.

Для внутренних документов на имя Руководителя, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты указаний по исполнению документа.

6.1.3. Вся внутренняя корреспонденция для доклада Руководителю должна направляться в подразделение ДОУ одновременно в электронном виде и на бумажном носителе.

6.1.4. Для отправки в электронном виде в СЭД-регион в канцелярии структурного подразделения создается РК, в которую вкладывается электронный образ документа и проект указания по исполнению документа в виде отдельных файлов.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбирается Ф.И.О. Руководителя для последующей пересылки РК в БД "Канцелярия Руководителя".

После согласования и утверждения документа РК регистрируется в структурном подразделении и отправляется в БД "Канцелярия Руководителя".

6.1.5. Документ на бумажном носителе передается в подразделение ДОУ, где факт передачи фиксируется в специальном журнале. При необходимости, по требованию подразделения ДОУ в журнале делается отметка о дате и времени представления документа и подписью исполнителя.

Документы, переданные в подразделение ДОУ, докладываются Руководителю в установленном порядке.

6.1.6. Документ возвращается в структурное подразделение без доклада Руководителю, если:

- бумажный документ оформлен с нарушениями установленного порядка;

- РК и электронный образ документа отсутствует в БД "Канцелярия Руководителя".

6.2. Подготовка внутренних документов на имя

заместителя Руководителя

6.2.1. Вся внутренняя корреспонденция на имя заместителя Руководителя (кроме перечисленной в п. 6.2.5) должна направляться в электронном виде.

6.2.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в канцелярии структурного подразделения создает РК, в который вкладывает электронный образ документа.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбирается структурное подразделение, в которое направляется документ.

6.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками структурного подразделения выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение руководителю структурного подразделения.

6.2.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия" заместителя Руководителя.

6.2.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронном виде, согласовываются, подписываются и передаются в приемную заместителя Руководителя в бумажном виде.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательна.

6.3. Переписка между структурными подразделениями

6.3.1. Обмен внутренней корреспонденцией между структурными подразделениями (кроме перечисленной в п. 6.3.5) производится только в электронном виде с использованием СЭД-регион.

6.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в канцелярии структурного подразделения создает РК, в который вкладывает электронный образ документа.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбираются структурные подразделения, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в структурные подразделения, и в приемные заместителей Руководителя.

Если исходящий документ является ответом на входящий, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

6.3.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками структурного подразделения выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение руководителю структурного подразделения.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю руководителя структурного подразделения, если ему делегировано право подписи внутренних документов (части внутренних документов) руководителем структурного подразделения.

6.3.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия" структурного подразделения, в которое направляется документ.

6.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронном виде, согласовываются, подписываются и передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства структурного подразделения, которому направляется документ.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательна.

7. Порядок подготовки, согласования и подписания

служебных документов

7.1. Управление (Межрегиональная инспекция) для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением об Управлении (Межрегиональной инспекции), издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (протоколы, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Управление (Межрегиональная инспекция) по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает документы совместно или по согласованию с другими органами государственной власти субъекта Российской Федерации.

7.2. Структурные подразделения Управления (Межрегиональной инспекции) разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями о структурных подразделениях, либо в соответствии с поручениями руководства Управления (Межрегиональной инспекции). К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

7.3. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: сбор информации, подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

7.4. Подготовка и оформление проектов служебных документов.

7.4.1. Если документ в соответствии с указанием по исполнению документа Руководителя или заместителей Руководителя исполняется несколькими подразделениями, структурные подразделения-соисполнители (в случае необходимости) представляют исполнителю, поименованному в указании по исполнению документа первым, необходимые материалы для подготовки проекта служебного письма не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

7.4.2. Структурное подразделение - ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных структурными подразделениями-соисполнителями.

Общие требования к оформлению служебного документа приведены в разделе 10.

Особенности оформления отдельных видов документов приведены в пп. 7.4.3 - 7.4.4.

7.4.3. Особенности оформления приказов (распоряжений).

7.4.3.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления (Межрегиональной инспекции).

7.4.3.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются структурными подразделениями в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

7.4.3.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (руководители структурных подразделений), заместители Руководителя, подведомственные инспекции и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить..." и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

7.4.3.4. Приказы (распоряжения) должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов Управления (Межрегиональной инспекции).

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует по возможности предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты Управления (Межрегиональной инспекции) (независимо от того, каким структурным подразделением они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных актов.

7.4.3.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

7.4.4. Особенности оформления служебных писем.

7.4.4.1. Служебные письма готовятся структурными подразделениями в качестве:

- ответов на запросы ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

- ответов на запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических и физических лиц;

- информационных писем в адрес ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

- инициативных писем.

7.4.4.2. Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: Руководителю и заместителям Руководителя ФНС России, руководителям органов государственной власти субъекта Российской Федерации, судебных, правоохранительных и контрольно-надзорных органов субъекта Российской Федерации, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации, а также ответы на официальные запросы депутатов.

Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.

7.4.4.3. Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, Минфин субъекта Российской Федерации), на имя заместителей руководителей или в адрес структурных подразделений, могут подписываться заместителями Руководителя.

Заместители Руководителя подписывают запросы и заключения в адрес структурных подразделений ФНС России в рамках установленной компетенции. Заместители Руководителя могут направлять запросы в подведомственные инспекции и давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

Заместителями Руководителя также подписываются служебные документы, направляемые органам местного самоуправления, в адрес организаций, должностных лиц и граждан, на запросы, поступившие в адрес заместителей Руководителя и в адрес структурных подразделений.

7.5. Согласование служебных документов.

7.5.1. Проект служебного документа, подготовленный по указанию по исполнению документа Руководителя (заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документа.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями.

7.5.2. Проект служебного письма могут не визировать руководители структурных подразделений-соисполнителей:

- чьи предложения были изложены в письменном виде и полностью учтены в проекте документа;

- которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего структурного подразделения, вместо визы в листе согласования ставится пометка "согласования не требуется".

7.5.3. Согласование служебных документов оформляется визами в соответствии с п. 10.3.9.

Проекты служебных документов визируются исполнителем и Руководителем структурного подразделения, подготовившими проект, затем заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного структурного подразделения. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными структурными подразделениями (визируются их руководителями) и заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

7.5.3.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с подразделением, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

7.5.3.2. Проекты приказов (распоряжений), требующие правовой экспертизы применения законодательства, согласовываются с подразделением, отвечающим за юридические вопросы. В подразделение, отвечающее за юридические вопросы, такие документы направляются после их согласования всеми заинтересованными структурными подразделениями и координирующими их заместителями Руководителя, но до согласования с подразделением ДОУ.

7.5.3.3. Проекты приказов по личному составу Управления (Межрегиональной инспекции) и Инспекций, входящих в номенклатуру Управления (Межрегиональной инспекции), готовятся в подразделении кадров и согласуются с руководством юридического и финансового подразделений (при необходимости), структурными подразделениями, заинтересованными в решении вопроса, а также с курирующими соответствующие подразделения заместителями Руководителя.

7.5.3.4. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с подразделением ДОУ, которое осуществляет контроль за правильностью оформления документов. Проект документа подается в подразделение ДОУ для визирования в последнюю очередь.

7.5.4. Согласование служебных документов структурными подразделениями должно осуществляться в следующие сроки:

- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день получения документа на согласование;

- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию, - не более 5-ти рабочих дней;

- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов, - не более 2-х рабочих дней;

- остальных служебных документов - не более 3-х рабочих дней.

7.5.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет исполнитель - структурное подразделение, подготовившее проект.

При необходимости (например, по просьбе исполнителя) при приеме проекта служебного документа на согласование работник, ответственный за ведение делопроизводства согласующего структурного подразделения, проставляет на копии документа отметку о дате приема на согласование.

7.5.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются структурным подразделением - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется.

7.5.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

7.5.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы с обязательным указанием дат визирования.

7.5.9. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (визовом экземпляре документа) пишет фразу:

- "Все замечания учтены", если учтены все замечания;

- "Замечания учтены, кроме...", если учтены не все замечания, и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями, структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

7.6. Подписание служебных документов.

7.6.1. После завершения согласования документов в СЭД-регион создается РК документа.

Работник подразделения ДОУ подготавливает РК приказов, распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений в базе данных "ОРД".

РК служебных писем создаются исполнителями в БД "Канцелярия" соответствующего структурного подразделения.

РК служебного документа (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования") должна содержать файл документа.

Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним распечатываются в одном экземпляре, за исключением документов, издаваемых совместно несколькими органами государственной власти. Последний лист приказа (распоряжения) распечатывается на оборотной стороне листа согласования.

Проекты служебных писем распечатываются в количестве, соответствующем количеству адресатов (за исключением служебных писем, направляемых массовой рассылкой).

7.6.2. Исполнитель передает оригинал проекта документа на бумажном носителе с листом согласования (для приказов, распоряжений) или визовым экземпляром (для служебных писем):

для подписания Руководителем - работнику подразделения ДОУ, который формирует документы для доклада;

для подписания заместителем Руководителя - в приемную заместителя Руководителя.

Работник, принявший документ на подпись, проверяет правильность оформления проекта документа и наличие необходимых согласующих виз.

Ответственность за соответствие листа согласования тексту представленного проекта документа, а также за правильное содержание самого документа возлагается на структурное подразделение, вносящее документ на подписание.

7.6.3. Для приказов (распоряжений) работник структурного подразделения, ответственный за подготовку документа, представляет в подразделение ДОУ лист рассылки документа (Приложение N 2). Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки структурные подразделения и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, структурному подразделению, которому в приказе дается поручение).

7.6.4. После подписания Руководителем (заместителем Руководителя) внесение исправлений в служебные документы запрещается.

7.6.5. Исходящие внешние служебные документы, направляемые в электронном виде в Управления (Межрегиональные инспекции) и подведомственные инспекции, должны быть подписаны ЭЦП должностного лица, утвердившего документ.

7.6.6. РК служебных писем пересылаются в БД "Исходящие" для последующей регистрации в подразделении ДОУ.

8. Регистрация и отправка (рассылка)

исходящей корреспонденции

8.1. Регистрация исходящей корреспонденции

8.1.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления. Дата документа оформляется в соответствии с п. 10.3.3.

Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера в соответствии с п. 10.3.4.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

8.1.2. Вся исходящая корреспонденция регистрируется подразделением ДОУ в СЭД-регион:

- приказы, распоряжения протоколы Коллегии, соглашения - в БД "ОРД";

- служебные письма - в БД "Исходящие".

Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения. Документы, подписанные или утвержденные после 17:30 часов, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

8.1.3. Служебные письма принимаются к регистрации при наличии в СЭД-регион в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

8.1.3.1. При получении документа на бумажном носителе в подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД "Исходящие".

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в структурное подразделение-исполнитель с указанием причины отказа.

8.1.3.2. При поступлении в БД "Исходящие" РК документа, подлежащего отправке в электронном виде в ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) или подведомственную инспекцию, в подразделении ДОУ производится проверка РК документа на наличие вложенного файла и правильности ЭЦП.

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за документ.

8.1.4. После регистрации документа в СЭД-регион на документе в бумажном виде регистрационный номер и дата переносятся на бланк в соответствии с расположением этих реквизитов.

8.1.5. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

8.1.6. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.

8.2. Отправка исходящей корреспонденции

8.2.1. На бумажных носителях (почтовой и фельдъегерской связью) отправляются документы:

- в органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

- юридическим и физическим лицам;

- в ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) (перечень документов, обмен которыми производится в бумажном виде, утверждается приказом (распоряжением) ФНС России);

- в подведомственные инспекции (перечень документов, обмен которыми производится в бумажном виде, утверждается Руководителем);

- в иные организации.

В электронном виде по СЭД-регион отправляются документы:

- в ФНС России, другие Управления (Межрегиональные инспекции) (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях);

- в подведомственные инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и настроена связь по СЭД-регион).

В электронном виде по ЭП отправляются документы:

- в Инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и не настроена связь по СЭД-регион);

- в органы государственной власти субъектов Российской Федерации (при наличии двухсторонних Соглашений между Управлением (Межрегиональной инспекцией) и соответствующими учреждениями).

Документы, направляемые в электронном виде в ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) и подведомственные инспекции, должны быть подписаны ЭЦП должностного лица, утвердившего документ.

8.2.2. При отсутствии связи по СЭД (по техническим причинам) документы в электронном виде отправляются по ЭП.

8.2.3. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" устанавливается отдельным нормативным документом.

8.2.4. Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только подразделением ДОУ.

8.2.5. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от структурного подразделения (с уведомлением об этом работников подразделения ДОУ). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

8.2.6. Визовые экземпляры приказов, распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений остаются в делах подразделения ДОУ.

Визовые экземпляры служебных писем формируются в дела структурных подразделений-исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.

8.2.7. Отправка корреспонденции почтовой и фельдъегерской связью

8.2.7.1. На документах с несколькими адресатами выделяется наименование того адресата, которому направляется данный экземпляр документа.

При отправке исходящей корреспонденции на бумажном носителе более чем в четыре адреса адресатам отправляются копии бумажного подлинника.

8.2.7.2. В адрес ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) корреспонденция, как правило, направляется фельдъегерской связью.

Корреспонденция (как правило, конфиденциальная), требующая срочной доставки, также отправляется фельдъегерской связью.

8.2.7.3. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Заказными или ценными письмами отправляются заявления, ответы на жалобы и другие документы, связанные с процедурой государственной регистрации налогоплательщиков, выполнением функций обеспечения процедур банкротства, с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться в период рассмотрения дел по требованию судов и участников арбитражных (гражданских) процессов как доказательство их отправки.

Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах могут выдаваться на руки представителям подразделения, отвечающего за юридические вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель подразделения, отвечающего за юридические вопросы, получает документы в подразделении ДОУ под расписку в реестре, который остается в подразделении ДОУ.

В случае необходимости отмечается особый порядок оформления отправки документов, например, "Заказное", "Ценное" и т.д.

8.2.7.4. Допускается передача корреспонденции на руки адресату при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение корреспонденции.

В этом случае на визовом экземпляре документа получатель корреспонденции делает запись о вручении документа с росписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.

Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность. Должностное лицо судебного или правоохранительного органа дополнительно указывает серию и номер служебного удостоверения.

8.2.7.5. РК документов в ФНС России, Управление (Межрегиональную инспекцию), подведомственную инспекцию (настроена связь по СЭД-регион) пересылаются автоматически с помощью СЭД-регион.

Для такой корреспонденции еженедельно (по понедельникам в течение дня) в СЭД-регион автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей.

8.2.8. Отправка исходящей корреспонденции по СЭД-регион

8.2.8.1. При отправке исходящей корреспонденции в электронном виде документ должен быть подписан ЭЦП.

8.2.8.2. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде осуществляется работником подразделения ДОУ средствами СЭД-регион.

При этом в СЭД-регион автоматически контролируется ход доставки документов и их регистрация в ФНС России, Управлении (Межрегиональной инспекции), подведомственной инспекции.

8.2.8.3. При необходимости отправки документа в бумажном и электронном виде для бумажного документа автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа в бумажном виде осуществляется в соответствии с п. 8.2.7.

8.2.8.4. Для корреспонденции, отправленной по СЭД-регион, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из адресатов.

8.2.9. Отправка исходящей корреспонденции по ЭП

8.2.9.1. Отправка электронных документов, подписанных Руководителем, заместителями Руководителя, осуществляется только с официального электронного почтового ящика.

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД-регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

8.2.9.2. Перед отправкой электронного документа оператор проверяет файлы в РК документа в СЭД-регион антивирусной программой, официально используемой в Управлении (Межрегиональной инспекции), во избежание распространения компьютерных вирусов.

В случае неверно оформленной регистрационной карточки в СЭД-регион или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.

8.2.9.3. Для отправки документа по ЭП необходимо:

- извлечь из РК файл документа;

- сформировать в ЭП сообщение, содержащее электронный образ документа;

- отправить сформированное сообщение по ЭП.

При отправке документа по ЭП в подведомственные инспекции вместе с файлом документа отправляется файл ЭЦП.

8.2.9.4. Возможна совместная настройка СЭД-регион и ЭП, при которой РК из СЭД-регион автоматически отправляется по ЭП.

8.2.10. Передача сторонним организациям бумажных копий документов, поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию) в электронном виде.

8.2.10.1. При необходимости передачи в сторонние организации документов, поступивших в Управление (Межрегиональную инспекцию) в электронном виде и подписанных ЭЦП, необходимо выполнить следующее:

- уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);

- уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;

- в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП уполномоченный работник в конце копии делает запись "Копия верна", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату;

- подпись уполномоченного лица заверяется гербовой печатью.

9. Порядок работы с обращениями граждан

9.1. Обращениями граждан являются направленные в Управление (Межрегиональную инспекцию) индивидуальные и коллективные письменные предложения, заявления или жалобы, поступившие непосредственно от заявителей либо из вышестоящих органов государственной власти и других ведомств, средств массовой информации.

9.2. Жалобы физических и юридических лиц на действия или бездействие налоговых органов Российской Федерации и их должностных лиц, а также на акты налоговых органов ненормативного характера рассматриваются в порядке досудебного урегулирования в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Порядок предоставления гражданам информации о деятельности налоговых органов по их запросам, в том числе информации справочного характера, устанавливается отдельным нормативным документом.

9.3. Организация работы с письменными обращениями граждан (кроме поименованных в п. 9.2) регламентируется Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

9.3.1. Все обращения, поступившие в Управление (Межрегиональную инспекцию) (в том числе по информационным системам общего пользования, пересланные из ФНС России) в трехдневный срок регистрируются в БД "Канцелярия ЗГ" СЭД-регион.

9.3.2. Обращения граждан подлежат рассмотрению, если в них четко сформулированы конкретные вопросы, просьбы и предложения, а также указаны предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения об авторе (фамилия, имя, отчество; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы, уведомления о переадресации, обращения).

9.3.3. Обращения, поступившие в Управление (Межрегиональную инспекцию) по информационным системам общего пользования (интернет-обращения), рассматриваются на общих основаниях, т.е. на них готовится ответ по существу и направляется на почтовый адрес, указанный в интернет-обращении.

Если для рассмотрения поставленных в интернет-обращении вопросов требуется наличие заверенных копий документов и (или) личной подписи заявителя, то на почтовый адрес, указанный в интернет-обращении, направляется соответствующее уведомление.

9.3.4. Не подлежат рассмотрению (не дается ответ по существу поставленных вопросов):

- обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Указанные обращения формируются подразделением ДОУ в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению с сопроводительным письмом в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- не поддающиеся прочтению обращения. Авторам таких обращений направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу (если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи. Авторам таких обращений направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом;

- обращения, на которые не может быть дан ответ без разглашения сведений, составляющих государственную, налоговую или иную охраняемую федеральным законом тайну. Авторам таких обращений направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу с указанием причин;

- обращения заявителей, с которыми по данному вопросу в установленном порядке прекращена переписка. Указанные обращения направляются для сведения в соответствующее структурное подразделение.

9.3.5. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции), не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации пересылаются с сопроводительным письмом в соответствующие органы для рассмотрения с уведомлением об этом авторов обращения.

9.3.6. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Запрещается направлять письма граждан для рассмотрения тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

9.3.7. Подлежащие рассмотрению в Управлении (Межрегиональной инспекции) обращения граждан направляются Руководителю или заместителям Руководителя.

9.3.8. Руководителю докладываются обращения граждан:

- с пометкой "Лично";

- по вопросам, входящим в компетенцию структурных подразделений, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;

- в случае неоднократной переадресации (2 раза и более) обращений граждан заместителями Руководителя по принадлежности исполнения;

- содержащие жалобы на неправомерные действия (бездействие) начальников структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции) и Инспекций.

9.3.9. Заместителям Руководителя направляются обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию структурных подразделений, руководство деятельностью которых они осуществляют.

9.3.10. После рассмотрения обращений граждан Руководителем (заместителями Руководителя), работниками подразделения ДОУ (работниками приемных заместителей Руководителя) указание по исполнению документа заносится в РК в СЭД-регион, после чего обращения граждан направляются на исполнение в соответствующие структурные подразделения.

9.3.11. При необходимости изменения структурного подразделения - ответственного исполнителя по обращению гражданина ответственный исполнитель в течение двух дней готовит служебную записку на имя Руководителя (заместителя Руководителя), подписавшего указание по исполнению документа, о переадресации обращения в структурное подразделение, в компетенцию которого входит вопрос, поставленный в обращении.

При положительном решении Руководителя (заместителя Руководителя) изменяется текст указания по исполнению документа в БД "Заявления граждан" и обращение направляется на бумажном носителе в соответствующее структурное подразделение.

Если ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует Руководитель, то служебная записка о необходимости переадресации обращения в иное структурное подразделение направляется на имя Руководителя. В этом случае обращение на бумажном носителе подразделение ДОУ направляет в соответствующее структурное подразделение согласно указанию Руководителя по исполнению документа.

9.4. Сроки рассмотрения обращений граждан.

9.4.1. Письменное обращение, поступившее в ФНС России по вопросам, относящимся к компетенции территориального налогового органа, и перенаправленное в соответствующее Управление (Межрегиональную инспекцию), рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в ФНС России. При перенаправлении обращения гражданина в сопроводительном письме, как правило, указывается контрольный срок исполнения.

9.4.2. Письменное обращение, поступившее непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию), рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации в Управлении (Межрегиональной инспекции).

9.4.3. Ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращений несут структурные подразделения - ответственные исполнители, осуществляющие подготовку ответа на обращения граждан.

9.4.4. В исключительных случаях, а также в случае запроса документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, Руководитель либо заместитель Руководителя вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с одновременным уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Для этого ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения обращения представляет на имя Руководителя (заместителя Руководителя), подписавшего указание по исполнению документа, служебную записку о продлении срока исполнения. При положительном решении Руководителя (заместителя Руководителя) в адрес заявителя направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.

9.5. Если заявитель неоднократно обращался по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то структурное подразделение - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу на имя Руководителя или заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения.

В случае принятия положительного решения в адрес автора обращения направляется уведомление о прекращении переписки за подписью заместителя Руководителя, а в подразделение ДОУ предоставляется электронная копия уведомления для снятия обращения с контроля и исключения последующих писем этого гражданина по данному вопросу из числа подлежащих рассмотрению.

9.6. Ответы гражданам подписываются заместителями Руководителя, координирующими деятельность соответствующих структурных подразделений.

Ответы на обращения граждан, подготовленные структурными подразделениями, деятельность которых координирует Руководитель, подписываются Руководителем либо по его указанию заместителем Руководителя.

9.7. Для снятия обращения с контроля исполнитель в день регистрации и направления ответа заявителю предоставляет информацию об этом в подразделение ДОУ.

9.8. Копии ответов на письменные обращения заявителей, поступившие в ФНС России и пересланные для рассмотрения в Управление (Межрегиональную инспекцию), в обязательном порядке необходимо направлять в ФНС России.

9.9. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в структурных подразделениях отдельно от других видов делопроизводства. Документы формируются в отдельное дело и располагаются в хронологическом порядке. В случае поступления дополнительных материалов они подшиваются к соответствующей группе документов.

9.10. Организация работы с гражданами, обратившимися в Управление (Межрегиональную инспекцию) лично, проводится в соответствии с отдельно утверждаемым положением об организации личного приема.

Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, рассматриваются в соответствии с настоящим разделом.

10. Порядок оформления документов

10.1. Общие требования к оформлению документов

10.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, их оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники и сохранность.

10.1.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Типовой инструкцией на бланках или на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата А3 (420 х 297 мм).

10.1.3. Документы, издаваемые Управлением (Межрегиональной инспекцией), подготавливаются и печатаются с использованием текстового редактора WinWord 97 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 12 - 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (18 - 24 пт).

Приложения документов допускается подготавливать с использованием других общепринятых программных средств (Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и т.п.).

Отдельные внутренние документы (заявление, объяснительная записка и т.п.) должны оформляться в рукописной форме.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman (Cyr).

10.1.4. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

10.1.5. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Названия издающих документ органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организаций перечисляются в верхней части первого листа документа, наименования органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организаций располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.

При оформлении совместного приказа наименование вида документа ("приказ") центрируется.

Дата совместного письма или приказа - единая, также центрируется.

Подписи руководителей органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

10.1.6. Текст проекта положения (регламента, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте могут использоваться слова: "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (регламента, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (регламента, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

10.2. Бланки документов в Управлении

(Межрегиональной инспекции)

10.2.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

Управления (Межрегиональные инспекции) могут самостоятельно включать дополнительные реквизиты, предусмотренные ГОСТ 6.30-2003, в формы официальных бланков.

10.2.2. В Управлении (Межрегиональной инспекции) применяются следующие бланки:

- угловой бланк письма Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 3);

- угловой бланк письма Руководителя Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 4);

- угловой бланк письма заместителя Руководителя Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 5);

- продольный бланк приказа Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 6);

- продольный бланк распоряжения Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 7).

- продольный бланк протокола заседания у руководства Управления (Межрегиональной инспекции), в том числе коллегий (Приложение N 8).

10.2.3. В случае официального издания регламентирующих документов федеральных органов государственной власти, требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, допускается использовать бланки, предусмотренные данными регламентирующими документами.

В остальных случаях использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Типовой инструкции, не допускается.

10.2.4. Использование и учет бланков в Управлении (Межрегиональной инспекции) регламентируется подразделением ДОУ.

10.2.5. Бланки документов, перечень которых определен в п. 10.2.2, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

10.3. Требования к оформлению и расположению

отдельных реквизитов

10.3.1. Пометка ограничения доступа к документу

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.

10.3.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок является обязательным реквизитом и включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" или "о ком?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.п.

Приказы (распоряжения) должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок. Заголовок центрируется относительно текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

10.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо < наименование автора документа > от 16.03.2005 N < ... > .

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

10.3.4. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:

03-10/543 или 12-1-01/243,

где (03-10), (12-1-01) - индекс дела по номенклатуре дел (см. п. 12.1.8, абз. 2; п. 12.1.11, абз. 2), если дело имеет уточняющие заголовки томов, в качестве индекса дела используется индекс общего заголовка дела;

543, 243 - порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.

Регистрационный номер документа, отправленного в электронном виде по СЭД или электронной почте, дополняется знаком "@", являющимся неотъемлемой частью номера.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.

Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением (Межрегиональной инспекцией) и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

10.3.5. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Федеральная налоговая служба Административное управление

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Федеральная налоговая служба Начальнику Аналитического управления А.И. Новиковой

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору объединения "Сталь России" Е.И. Мешкову

Следует иметь в виду, что воинское (специальное) звание или классный чин государственного служащего-адресата указывается в том случае, если указывается воинское (специальное) звание или классный чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОАО "Спецстальконструкция" ул. Профсоюзная, д. 28, Москва, 127393

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову А.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 8, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

В зоне реквизита "Адресат" документа не должно быть более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве однотипных адресатов составляется список рассылки, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова "(по списку)".

10.3.6. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3-х межстрочных интервалов (24 - 36 пт.) от заголовка в установленных границах зоны реквизита "Текст документа". Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах (распоряжениях) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа - "приказываю", "разрешаю".

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа - "решила", "постановляет". В совместных распорядительных документах - от первого лица множественного числа - "приказываем", "решили".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа - "слушали", "постановили".

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("...просим направить...", "...направляем на рассмотрение...");

- от первого лица единственного числа ("...считаю необходимым...", "...прошу выделить...");

- от третьего лица единственного числа ("УФНС России по < наименование субъекта Российской Федерации > не возражает...", "Межрегиональная ИФНС России по < наименование федерального округа > считает возможным...").

10.3.7. Подпись документа

Реквизит "Подпись" в приказах и распоряжениях состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Например:

Руководитель Управления Федеральной налоговой службы по Пензенской области __________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

или

Руководитель УФНС России по Пензенской области __________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

или

Руководитель __________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

Если документ оформляется на угловом бланке письма Руководителя или заместителя Руководителя, то подпись включает классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности в подписи не указывается.

Например:

Государственный советник Российской Федерации 2 класса __________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

Если документ оформляется на угловом бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает сокращенное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Например:

Заместитель руководителя, государственный советник Российской Федерации 2 класса __________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

Если документ (например: внутренняя переписка) оформляется не на бланке Управления (Межрегиональной инспекции), то подпись включает полное наименование должности, классный чин, личную подпись, инициалы имени и отчества, фамилию. Например:

Заместитель руководителя Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы по Южному федеральному округу, государственный советник Российской Федерации 2 класса _________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

или

Заместитель руководителя Межрегиональной ИФНС России по Южному федеральному округу, государственный советник Российской Федерации 2 класса _________________________ Инициалы. Фамилия (личная подпись)

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

10.3.8. Согласование документа

При необходимости, проект документа согласуется с органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату его согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО Губернатор Московской области ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) "__" __________ 2009 г.

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Управления архивами

по Республике Татарстан

от 30.01.2009 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу.

10.3.9. Визы

Визирование приказов и распоряжений оформляется на отдельном листе согласования (Приложение N 9). После простановки виз на обратной (чистой) стороне листа согласования распечатывается последняя (или единственная) страница подлинника документа.

Виза на служебных письмах проставляется на лицевой стороне последнего листа дополнительного (визового) экземпляра документа в нижней его части.

В случае отправки служебного письма только в электронном виде визы согласования проставляются в нижней части обратной стороны последней страницы подписного экземпляра документа.

В случае отправки служебного письма как в электронном, так и в бумажном виде визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа подписного экземпляра документа в его нижней части.

Виза на письмах массового характера (подлежащих тиражированию) и письмах, подлежащих отправке по электронной почте, проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа в его нижней части.

Виза на проектах служебных писем и писем массового характера включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности. Все указанные реквизиты оформляются ручкой, расшифровка подписи карандашом не допускается.

10.3.10. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель УФНС России по Тверской области ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) "__" __________ 2009 г.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом УФНС России по Тамбовской области от 16.01.2009 N 65

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения), и гриф утверждения, например:

Приложение N 3

УТВЕРЖДЕНО приказом УФНС России по Кировской области от 06.06.2009 N 39

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

10.3.11. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документов включают следующие элементы: инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение и дату.

Указание по исполнению документа пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому оно относится. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭД-регион.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих внесения текста поручения, в указания по исполнению документа включаются: исполнитель, подпись автора указания и дата.

10.3.12. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом N 10. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Иван Васильевич

200-23-23

или

Петров

200-23-23

При подготовке документов, адресуемых ФНС России, Управлениям (Межрегиональным инспекциям), подведомственным ФНС России организациям сведения о номере телефона исполнителя дополняются внутренним номером с указанием зоны телефонной нумерации, например:

Петров Иван Васильевич

200-23-23; (99)23-23

10.3.13. Оформление приложений к документу

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании, подпись исполнителя или его руководителя и т.д.).

Отметка о наличии приложения к документу оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Статистическая отчетность на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

< ... >

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера, например:

Приложение N 2 к приказу УФНС России по Тульской области от 16.01.2009 N 65

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение к приказу УФНС России по Курской области от 02.02.2009 N 4 (Инструкция Минфина России от 22.12.2008 N 305/27)

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы "ЭОД " в 2 экз.

11. Работа с документами, содержащими служебную информацию

ограниченного распространения

11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, в том числе информация, составляющая служебную тайну налоговых органов.

Перечень документов, содержащих информацию ограниченного распространения, утверждается отдельным приказом (распоряжением) ФНС России.

11.2. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах и Порядком обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, разработанными ФНС России.

12. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Управления (Межрегиональной инспекции).

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Управлении (Межрегиональной инспекции), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение N 10).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.2. Номенклатура дел составляется на основе положения об Управлении (Межрегиональной инспекции), его (ее) структуры, штатного расписания, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, Росархив, 2002 г.), "Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом МНС России от 21.04.2004 N САЭ-3-18/297@" (далее - Перечень), а также анализа видов, состава и содержания документации Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 11) составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения, согласуется с архивом Управления (Межрегиональной инспекции) или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение Управления (Межрегиональной инспекции) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в подразделение ДОУ.

12.1.4. На основе номенклатур дел структурных подразделений подразделение ДОУ составляет сводную номенклатуру дел Управления (Межрегиональной инспекции).

Сводная номенклатура дел Управления (Межрегиональной инспекции) подписывается руководителем подразделения ДОУ, согласуется с экспертной комиссией (далее - ЭК) Управления (Межрегиональной инспекции), с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

Сводная номенклатура дел согласуется с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Управлении (Межрегиональной инспекции).

12.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают от подразделения ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры Управления (Межрегиональной инспекции) и функций его (ее) структурных подразделений.

12.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) являются названия структурных подразделений.

В структурных подразделениях, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел (структурные подразделения) допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.11. Графы номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) и структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении (Межрегиональной инспекции) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения (см. пример в п. п. 8.3.3). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название Управления (Межрегиональной инспекции) и его структурного подразделения;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении тематических проверок (планы, отчеты, акты, протоколы, справки и др.)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с ИФНС России по Республике Карелия по вопросам налогообложения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты УФНС России о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

Например:

16-01 - Налоговые паспорта организаций - общий заголовок дела;

16-01/01 - Налоговый паспорт "Авиационные линии Кубани";

16-01/02 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаргазстрой";

16-01/03 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаррегионгаз"... и т.д.,

где:

16 - индекс структурного подразделения;

01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения;

/01,/02,/03 - номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все уточнения и изменения должны быть доведены до сведения подразделения ДОУ.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

12.1.12. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

12.1.13. По окончании календарного года работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, производится подсчет заведенных дел с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в подразделение ДОУ, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

12.2.2. Дела Управления (Межрегиональной инспекции) формируются, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Управления (Межрегиональной инспекции). Формированием дел занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

12.2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- документы совещаний группируются в два дела: протоколы, решения и документы к совещаниям;

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

- приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Систематизация документов внутри дела

12.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Обращения граждан по вопросам деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дела

12.2.6. Дела в структурном подразделении подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению - включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива (или лица, ответственного за ведение архива) Управления (Межрегиональной инспекции).

12.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- пересистематизацию документов и нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (Приложение N 13);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 14);

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 12);

- подшивку (переплет дела) и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Управления (Межрегиональной инспекции); наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

12.2.9. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование Управления (Межрегиональной инспекции) указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Управления (Межрегиональной инспекции);

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции), согласованной с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) уполномоченным органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.2.10. Для документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к верхнему краю внутренней стороны лицевой обложки дела.

12.2.11. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Дела этой категории должны иметь обложки, оформленные по установленной форме.

В делах временного (до 10 лет включительно) хранения, которые допускается хранить в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.

12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции).

До передачи документов работникам, ответственным за ведение делопроизводства, ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.

12.3.2. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

12.3.3. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

12.3.4. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должен иметь у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив Управления (Межрегиональной инспекции).

Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

12.3.5. Документы структурного подразделения могут выдаваться работником, ответственным за ведение делопроизводства, во временное пользование работникам Управления (Межрегиональной инспекции) под расписку на срок не более одного месяца.

12.3.6. Запрещается брать документы из дел структурного подразделения без уведомления начальника структурного подразделения.

12.3.7. Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего причину выдачи подлинников.

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Управления (Межрегиональной инспекции) входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в государственной собственности.

Упорядочение архивных документов и передача их на хранение в архив Управления (Межрегиональной инспекции) производятся совместно работниками подразделения ДОУ и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

По истечении сроков временного хранения документов в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) на основании экспертизы их ценности архивные документы Управления (Межрегиональной инспекции), отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Порядок передачи документов установлен в указанном выше Федеральном законе.

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении (Межрегиональной инспекции) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

13.1.2. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое согласуется с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и утверждается Руководителем.

13.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых документов или перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, и номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) путем полистного просмотра дел.

13.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.5. Описи на дела постоянного хранения, на дела временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу составляются отдельно. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив (или лица, ответственные за ведение архива) Управления (Межрегиональной инспекции) и по которой дела сдаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы.

13.1.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 15 и Приложение N 16) и представляются в архив Управления (Межрегиональной инспекции) через два года после завершения дел в делопроизводстве.

13.1.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Управления (Межрегиональной инспекции) со ссылкой на соответствующий акт.

13.1.8. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

13.1.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 17) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты утверждаются Руководителем только после утверждения (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

13.1.10. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Управления (Межрегиональной инспекции). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения Управления (Межрегиональной инспекции).

13.1.11. Порядок хранения дел в архиве Управления (Межрегиональной инспекции), учет и архивная обработка, пользование делами и правила их передачи на постоянное хранение в государственный архив устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

13.1.12. Документы постоянного хранения находятся в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) в течение 15 лет, а по истечении этого времени передаются в соответствующий государственный архив в установленном порядке.

13.2. Подготовка и передача документов в архив Управления

(Межрегиональной инспекции)

13.2.1. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив Управления (Межрегиональной инспекции) по описям дел. Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем подразделения ДОУ.

13.2.2. Вопрос о передаче дел временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Управления (Межрегиональной инспекции) или об их хранении в структурных подразделениях с последующим уничтожением в установленном порядке решается по усмотрению руководства Управления (Межрегиональной инспекции).

13.2.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Управления (Межрегиональной инспекции) работником архива (или лицом, ответственным за ведение архива) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Управления (Межрегиональной инспекции). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

13.2.4. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Управления (Межрегиональной инспекции), в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и работника, ответственного за ведение делопроизводства, передавшего дела.

13.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения или его части работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления (Межрегиональной инспекции) или правопреемникам независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

13.2.6. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, подлежащие сдаче в архив Управления (Межрегиональной инспекции), оформляются следующим образом: документы освобождаются от скрепок, вынимаются копии документов, страницы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, заполняется лист-заверитель, оформляется титульный лист, составляется опись в двух экземплярах (Приложение N 15 и Приложение N 16).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником структурного подразделения.

13.2.7. После передачи дел работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения, и ответственный работник архива Управления (Межрегиональной инспекции) подписывают опись о сдаче и приеме дел.

Первый экземпляр подписанной описи передается в архив Управления (Межрегиональной инспекции), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

14. Машинописные и копировально-множительные работы

14.1. Машинописные работы

14.1.1. В Управлении (Межрегиональной инспекции) печатаются материалы только служебного характера.

14.1.2. Оформление машинописных работ осуществляется в подразделении ДОУ и в структурных подразделениях.

Проекты приказов Руководителя по кадровым вопросам печатаются в подразделении кадрового обеспечения.

Приказы и распоряжения печатаются в одном экземпляре, за исключением приказов, издаваемых совместно с другими организациями.

14.2. Копировально-множительные работы

14.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в Управлении (Межрегиональной инспекции) производится централизовано в подразделении ДОУ, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

14.2.2. Копировально-множительные работы в подразделении ДОУ производятся на основании заказа, оформленного на бланке. Форма бланка определяется подразделением ДОУ.

14.2.3. Материалы, подлежащие копированию в подразделении ДОУ, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.

14.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к срочной отправке по указанию руководства Управления (Межрегиональной инспекции) или руководителя подразделения ДОУ.

14.2.5. Работники подразделения ДОУ, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за точность и качество их исполнения. Изготовленные копии выдаются заказчику под роспись в специальном журнале, форма которого определяется подразделении ДОУ.

14.2.6. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Начальник структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат, осуществляет контроль правильности использования копировальной техники и назначает работника, ответственного за выполнение копировально-множительных работ.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

Приложения

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Приложение N 1

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА УКАЗАНИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА, ПОДЛЕЖАЩЕГО

ДОКЛАДУ РУКОВОДИТЕЛЮ УПРАВЛЕНИЯ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

___________________________________________________________________________ Фамилия И.О. руководителя структурного подразделения, которому дается поручение Фамилии И.О. руководителей структурных подразделений-соисполнителей Фамилии И.О. заместителей Руководителя, курирующих исполнителя и соисполнителей Текст поручения Срок + Фамилии И.О. должностных лиц, которым документ направляется для информации __________ А.Б. Новиков "__" __________ 20__ г. ________________________________________ К служебной записке от __.__.20__ N _______________

Приложение N 2

ЛИСТ РАССЫЛКИ

приказа (распоряжения)

__________________________________________

(краткое содержание приказа, распоряжения)

┌───┬──────────────────────────────────────┬─────────────────────┐ │ N │ Кому │ Отметка │ │п/п│ │ (+) │ ├───┼──────────────────────────────────────┼─────────────────────┤ │1. │Схема 1 │ │ │ │(....) │ │ ├───┼──────────────────────────────────────┼─────────────────────┤ │2. │Схема 2 │ │ │ │(....) │ │ ├───┼──────────────────────────────────────┼─────────────────────┤ │...│... │ │ ├───┼──────────────────────────────────────┼─────────────────────┤ │8. │Схема __ │ │ │ │(....) │ │ ├───┼──────────────────────────────────────┼─────────────────────┤ │9. │По списку: │ │ └───┴──────────────────────────────────────┴─────────────────────┘ Руководитель структурного подразделения Ф.И.О.

Приложение N 3

ГЕРБ РФ МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (УФНС России по Волгоградской области) пр. им. Ленина, 90, г. Волгоград, 400005 Телефон: (8442) 74-29-05; Телефакс: (8442) 74-29-41; www.r34.nalog.ru __________ N _____________________________ На N ___________________

Приложение N 4

ГЕРБ РФ МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (УФНС России по Волгоградской области) РУКОВОДИТЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ пр. им. Ленина, 90, г. Волгоград, 400005 Телефон: (8442) 74-29-05; Телефакс: (8442) 74-29-41; www.r34.nalog.ru __________ N _____________________________ На N ___________________

Приложение N 5

ГЕРБ РФ МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (УФНС России по Волгоградской области) ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ УПРАВЛЕНИЯ пр. им. Ленина, 90, г. Волгоград, 400005 Телефон: (8442) 74-29-05; Телефакс: (8442) 74-29-41; www.r34.nalog.ru __________ N _____________________________ На N ___________________

Приложение N 6

ГЕРБ РФ МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (УФНС России по Волгоградской области) ПРИКАЗ "__" ____________ 20__ г. N __________________ Город

Приложение N 7

ГЕРБ РФ МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (УФНС России по Волгоградской области) РАСПОРЯЖЕНИЕ "__" ____________ 20__ г. N __________________ Город

Приложение N 8

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

ГЕРБ РФ МИНФИН РОССИИ ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ (УФНС России по Волгоградской области) ПРОТОКОЛ ___________________________________________________________________________ (наименование заседания) Москва "__" ____________ 20__ г. N __________________ Председательствовал: Секретарь Присутствовали: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О... 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия - краткая запись выступления И.О. Фамилия - краткая запись выступления РЕШИЛИ: Принять к руководству...: Принять к сведению... 1.1. 1.2. ПОРУЧИТЬ: _____________________: (кому) 1.1. 1.2. Председательствующий _____________________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение N 9

Лист согласования

к приказу (распоряжению) Управления

(Межрегиональной инспекции)

"(Заголовок документа)"

от ____________________ N ____________________

┌────────────────────────────────────┬────────────┬───────┬────┬──────────┐ │ Должность │Фамилия И.О.│Подпись│Дата│Примечание│ ├────────────────────────────────────┼────────────┼───────┼────┼──────────┤ │Заместитель Руководителя Управления │ │ │ │ │ │(Межрегиональной инспекции) │ │ │ │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────┼───────┼────┼──────────┤ ├────────────────────────────────────┼────────────┼───────┼────┼──────────┤ ├────────────────────────────────────┼────────────┼───────┼────┼──────────┤ ├────────────────────────────────────┼────────────┼───────┼────┼──────────┤ │Руководитель структурного │ │ │ │ │ │подразделения, подготовившего проект│ │ │ │ │ │документа │ │ │ │ │ └────────────────────────────────────┴────────────┴───────┴────┴──────────┘

Приказ на _____ листах.

Приложение N 10

ОБРАЗЕЦ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

УПРАВЛЕНИЕ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ 00.00.0000 N _____________ Руководитель Управления ____________________________ (Межрегиональной инспекции) (место составления) _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) на 20__ год "__" __________ 20__ г. ┌──────┬──────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬──────────┐ │Индекс│Заголовок дела│Кол-во дел│ Срок хранения дела (тома, │Примечание│ │ дела │ (тома, │ (томов, │ чати) и N статей по перечню │ │ │ │ частей) │ частей) │ │ │ ├──────┼──────────────┼──────────┼─────────────────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┴──────────────┴──────────┴─────────────────────────────┴──────────┤ │ Название раздела │ ├──────┬──────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬──────────┤ └──────┴──────────────┴──────────┴─────────────────────────────┴──────────┘ Начальник Отдела _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Виза лица, ответственного за архив _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО < * > Протокол ЭК Управления Протокол ЭПК уполномоченного (Межрегиональной инспекции) органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела от __________ N ___________ от __________ N ___________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году в Управлении (Межрегиональной инспекции) ┌───────────────────────────────────┬───────┬─────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │ Всего │ В том числе │ │ │ ├────────────┬────────────────┤ │ │ │переходящих │ с отметкой ЭПК │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │Временного (более 10 лет) │ │ │ │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │Временного (до 10 лет) │ │ │ │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ └───────────────────────────────────┴───────┴────────────┴────────────────┘ Начальник Отдела _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Итоговые сведения переданы в архив Управления (Межрегиональной инспекции). Должность лица, передавшего сведения _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________

< * > При наличии договора.

Приложение N 11

ОБРАЗЕЦ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

УПРАВЛЕНИЕ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ) ___________________________ ___________________________ (наименование структурного подразделения) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N _____________ ____________________________ (место составления) на 20__ год ┌──────┬──────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬──────────┐ │Индекс│Заголовок дела│Кол-во дел│ Срок хранения дела (тома, │Примечание│ │ дела │ (тома, │ (томов, │ чати) и N статей по перечню │ │ │ │ частей) │ частей) │ │ │ ├──────┼──────────────┼──────────┼─────────────────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┴──────────────┴──────────┴─────────────────────────────┴──────────┤ │ Название раздела │ ├──────┬──────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬──────────┤ └──────┴──────────────┴──────────┴─────────────────────────────┴──────────┘ Начальник структурного _____________________ ______________________ подразделения (подпись) (расшифровка) Дата ________________ СОГЛАСОВАНО Начальник Отдела _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Виза лица, ответственного за архив _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году в Управлении (Межрегиональной инспекции) ┌───────────────────────────────────┬───────┬─────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │ Всего │ В том числе │ │ │ ├────────────┬────────────────┤ │ │ │переходящих │ с отметкой ЭПК │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │Временного (более 10 лет) │ │ │ │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │Временного (до 10 лет) │ │ │ │ ├───────────────────────────────────┼───────┼────────────┼────────────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ └───────────────────────────────────┴───────┴────────────┴────────────────┘ Наименование должности ответственного за делопроизводство _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Итоговые сведения переданы в архив Управления (Межрегиональной инспекции). Должность лица, передавшего сведения _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________

Приложение N 12

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

код государственного архива субъекта РФ _________ код Управления (Межрегиональной инспекции) _________ ┌────────────────┐ _____________________________________________________ │Ф. N ________│ _____________________________________________________ │Оп. N ________│ (наименование архивного учреждения) │Д. N ________│ └────────────────┘ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование Управления (Межрегиональной инспекции) и структурного подразделения) ДЕЛО N _____ ТОМ N _____ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (заголовок дела) ___________________________________________________________________________ (крайние даты) ┌────────────────┐ │Ф. N ________│ На ___________ листах │Оп. N ________│ Хранить _____________ │Д. N ________│ └────────────────┘

Приложение N 13

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______ В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________ _________________________________________________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов _________________________________________________ пропущенные номера листов _________________________________________________ + листов внутренней описи _________________________________________________ ┌─────────────────────────────────────────────────────┬───────────────────┐ │ Особенности физического состояния │ N листов │ │ и формирования дела │ │ ├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├─────────────────────────────────────────────────────┼───────────────────┤ └─────────────────────────────────────────────────────┴───────────────────┘ Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение N 14

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ___________ ┌─────┬──────────┬───────────┬────────────────────┬────────────┬──────────┐ │ N │ Индекс │ Дата │Заголовок документа │ Номера │Примечание│ │ п/п │документа │ документа │ │листов дела │ │ ├─────┼──────────┼───────────┼────────────────────┼────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├─────┼──────────┼───────────┼────────────────────┼────────────┼──────────┤ ├─────┼──────────┼───────────┼────────────────────┼────────────┼──────────┤ ├─────┼──────────┼───────────┼────────────────────┼────────────┼──────────┤ └─────┴──────────┴───────────┴────────────────────┴────────────┴──────────┘ Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела ____________________ ____________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________

Приложение N 15

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ

СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Управление (Межрегиональная инспекция) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Начальник структурного подразделения Управления (Межрегиональной инспекции) __________________ ___________________ (подпись) (расшифровка) Дата _________________ ОПИСЬ N ______ < * > ┌─────┬───────────┬─────────────────┬────────────┬─────────────┬──────────┐ │N п/п│Индекс дела│ Заголовок дела │Крайние даты│Кол-во листов│Примечание│ ├─────┼───────────┼─────────────────┼────────────┼─────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├─────┴───────────┴─────────────────┴────────────┴─────────────┴──────────┤ │ Название раздела │ ├─────┬───────────┬─────────────────┬────────────┬─────────────┬──────────┤ └─────┴───────────┴─────────────────┴────────────┴─────────────┴──────────┘ В данную опись внесено ______________________________ ед. хранения (томов), (цифрами и прописью) с N _______ по N _______, в том числе: литерные номера: _______________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________ Наименование должности составителя описи _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ СОГЛАСОВАНО Начальник Отдела _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Передал ______________________________________________ ед. хранения (томов) (цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника структурного подразделения __________________ ___________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Принял _______________________________________________ ед. хранения (томов) (цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива Управления (Межрегиональной инспекции) _________________ __________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________

< * > Номер описи состоит из индекса управления с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Приложение N 16

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (БОЛЕЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЯ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ ИНСПЕКЦИИ)

Управление (Межрегиональная инспекция) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Начальник структурного подразделения Управления (Межрегиональной инспекции) __________________ ___________________ (подпись) (расшифровка) Дата _________________ ОПИСЬ N ______ ┌───┬──────┬─────────────────┬────────────┬────────┬───────────┬──────────┐ │ N │Индекс│ Заголовок дела │Крайние даты│ Кол-во │ Срок │Примечание│ │п/п│ дела │ │ │ листов │ хранения │ │ ├───┼──────┼─────────────────┼────────────┼────────┼───────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┴──────┴─────────────────┴────────────┴────────┴───────────┴──────────┤ │ Название раздела │ ├───┬──────┬─────────────────┬────────────┬────────┬───────────┬──────────┤ └───┴──────┴─────────────────┴────────────┴────────┴───────────┴──────────┘ В данную опись внесено ______________________________ ед. хранения (томов), (цифрами и прописью) с N _______ по N _______, в том числе: литерные номера: _______________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________ Наименование должности составителя описи _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ СОГЛАСОВАНО Начальник Отдела _____________________ ______________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Передал ______________________________________________ ед. хранения (томов) (цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника структурного подразделения __________________ ___________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ Принял _______________________________________________ ед. хранения (томов) (цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива Управления (Межрегиональной инспекции) _________________ __________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________

Приложение N 17

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

УПРАВЛЕНИЕ УТВЕРЖДАЮ (МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ) Руководитель Управления (Межрегиональной инспекции) АКТ _____________ _________________ (подпись) (расшифровка) ___________ N _____________ ___________________________ "__" __________ 20__ г. (место составления) О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указаниями сроков хранения) ___________________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Фонда N ________________________ ___________________________________________________________________________ (название фонда) ┌───┬──────────────┬────────┬────────┬───────────┬─────┬─────────┬────────┐ │ N │Заголовок дела│ Дата │Номера │Индекс дела│Коли-│ Сроки │Примеча-│ │п/п│или групповой │дела или│описей │по номенк- │чест-│хранения │ние │ │ │ заголовок │крайние │(номенк-│латуре или │во │ дела и │ │ │ │ документов │ даты │латур │N дела по │дел │ номера │ │ │ │ │ дел │дел) за │описи │ │статей по│ │ │ │ │ │годы │ │ │ перечню │ │ ├───┼──────────────┼────────┼────────┼───────────┼─────┼─────────┼────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├───┼──────────────┼────────┼────────┼───────────┼─────┼─────────┼────────┤ └───┴──────────────┴────────┴────────┴───────────┴─────┴─────────┴────────┘ Итого _____________________________ дел за __________________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от __________ N ______). ___________________________________________________________________________ Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов _________________ __________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Управления (Межрегиональной инспекции) от __________ N ________

(продолжение или оборотная сторона)

Документы в количестве _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) массой ____________________ кг, сданы в ___________________________________ (наименование организации) ___________________________________________________________________________ на переработку по приемосдаточной накладной от ______________ N ___________ Наименование должности работника Управления (Межрегиональной инспекции), сдавшего документы _________________ __________________ (подпись) (расшифровка) Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника Отдела, внесшего изменения в учетные документы _________________ __________________ (подпись) (расшифровка) Дата ________________

Приложение 18

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

ПРОТОКОЛ ______________________________________________________ (наименование заседания, совещания) Москва _________________________ N _______________ Присутствовали: Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Инициалы и Фамилии в алфавитном порядке ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────── I. Об... _______________________________________________________ (Фамилии выступающих по данному вопросу в порядке выступления) 1. Принять к сведению... 2. Поручить... II. О внедрении... _______________________________________________________ (Фамилии выступающих по данному вопросу в порядке выступления) 1. ... 2. ... Председательствующий _______________ __________________________ (Подпись) (Расшифровка подписи)