ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 12 марта 1998 г. N АП-3-25/35
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Приказываю:
1. Утвердить Положение об архиве Государственной налоговой службы Российской Федерации, разработанное в соответствии с Примерным положением о центральном архиве министерства и ведомства Российской Федерации, утвержденным Приказом Роскомархива от 29.06.92 N 151, и согласованное с заместителем руководителя Федеральной архивной службы России Еремченко В.А. 10.02.98.
2. Управлению делопроизводства (Дибцеву Н.И.) обеспечить строгое выполнение Положения об архиве Государственной налоговой службы Российской Федерации.
3. Начальникам управлений и самостоятельных отделов Госналогслужбы России оказывать содействие Управлению делопроизводства в выполнении пунктов 4.1, 4.2, 4.3, 4.5, 4.6 настоящего Положения.
Руководитель Госналогслужбы
Российской Федерации -
Главный государственный
советник налоговой службы
А.П.ПОЧИНОК
Приложение
Утверждено
Приказом Госналогслужбы России
от 12 марта 1998 г. N АП-3-25/35
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
10 февраля 1998 года
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Документы Государственной налоговой службы Российской Федерации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ).
1.2. До передачи на государственное хранение эти документы временно, в течение 15 лет, подлежат хранению в Государственной налоговой службе Российской Федерации.
1.3. Госналогслужба России обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в ее деятельности, и оказывает необходимую организационно - методическую помощь государственным налоговым инспекциям субъектов Российской Федерации.
1.4. Все работы, связанные с подготовкой к госхранению документов, транспортировкой и передачей в ГА РФ, производятся за счет Государственной налоговой службы Российской Федерации.
1.5. Архив Государственной налоговой службы Российской Федерации входит в состав отдела обработки корреспонденции и архивного обслуживания Управления делопроизводства.
1.6. В своей работе архив руководствуется соответствующими законодательными актами Российской Федерации, законом об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, приказами и указаниями Госналогслужбы России, правилами и другими нормативно - методическими документами Федеральной архивной службы России, инструкциями и рекомендациями ГА РФ и настоящим Положением и указаниями начальника Управления делопроизводства, начальника отдела по обработке корреспонденции и архивного обслуживания.
1.7. Архив работает по плану, утвержденному начальником Управления делопроизводства, и подотчетен в своей деятельности начальнику отдела обработки корреспонденции и архивного обслуживания и начальнику Управления делопроизводства.
1.8. Персональную ответственность за сохранность, упорядочение, учет и использование документов, хранящихся в архиве Госналогслужбы России, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение, несет ответственный работник архива Государственной налоговой службы Российской Федерации.
1.9. При смене ответственного работника архива для передачи документов создается комиссия, в акте которой отражаются данные о составе и содержании документов, хранящихся в архиве Госналогслужбы России.
1.10. Организационно - методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Российской Федерации.
2. Состав документов
Архив хранит:
2.1. Законченные делопроизводством центрального аппарата Госналогслужбы документы:
- постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение;
- временного хранения (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Госналогслужбы России.
2.2. Документы по личному составу центрального аппарата Госналогслужбы России.
2.3. Научно - справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива Госналогслужбы России являются:
3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Федеральной архивной службой России.
3.1.4. Методическое руководство деятельностью архивов налоговых инспекций субъектов Российской Федерации.
3.1.5. Осуществление контроля за формированием дел в центральном аппарате Государственной налоговой службы Российской Федерации.
3.1.6. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронной техники.
3.2. В соответствии с изложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии ГА РФ и передачи документов архива на государственное хранение.
3.2.2. В соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений центрального аппарата Госналогслужбы России, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральной архивной службой России, не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения дел делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертно - проверочной комиссией ГА РФ.
3.2.4. Создает, совершенствует и пополняет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве Госналогслужбы России документам (описи, историческую справку и дополнение к ней, указатели, обзоры и т.д.).
3.2.5. Организует использование документов архивного хранения и выдачу их во временное пользование.
3.2.6. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях центрального аппарата Госналогслужбы России.
3.2.7. Оказывает структурным подразделениям центрального аппарата методическую помощь в составлении номенклатур дел; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранении их в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче ГА РФ.
3.2.8. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК Госналогслужбы России описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе ЦЭК Госналогслужбы России.
3.2.9. Участвует в разработке нормативно - методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве (инструкции, номенклатуры дел, перечни документов со сроками их хранения, положение об архиве и др.), в системе Госналогслужбы России.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников архива и инспекторов управлений и отделов центрального аппарата Госналогслужбы России.
3.2.11. Подготавливает и в установленные сроки передает в ГА РФ документы, подлежащие государственному хранению.
3.2.12. Ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
4. Права архива
Для выполнения указанных выше функций архиву Госналогслужбы России предоставляется право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Госналогслужбы России.
4.2. Изучать состав и качество оформления любых документов, образующихся в процессе текущей деятельности Госналогслужбы России, проверять правильность формирования дел в соответствии с номенклатурой в управлениях и отделах, организацию работы с документами и их сохранность на рабочих местах, добиваться устранения отмеченных недостатков.
4.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве консультантов и экспертов из числа работников Госналогслужбы России.
4.4. Подготавливать начальнику Управления делопроизводства материалы для дачи в установленном порядке указаний структурным подразделениям центрального аппарата Госналогслужбы России по вопросам, входящим в компетенцию архива.
4.5. Запрашивать от структурных подразделений центрального аппарата Госналогслужбы России, а также учреждений системы сведения, необходимые для работы архива.
4.6. Требовать от руководителей структурных подразделений Госналогслужбы России поиска недостающих документов, подлежащих сдаче в Госархив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.
4.7 Рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в системе Госналогслужбы России.
5. Штаты
5.1. Штатное расписание отдела обработки корреспонденции и архивного обслуживания, включающее работников, обеспечивающих выполнение всех возложенных на архив задач и функций, утверждается руководством Госналогслужбы России.
6. Ответственность
6.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник отдела обработки корреспонденции и архивного обслуживания Управления делопроизводства.
6.2. Обязанности и ответственность работников архива Госналогслужбы России определяются должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.
Начальник Управления
делопроизводства
Н.И.ДИБЦЕВ