МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
ПРИКАЗ
от 10 апреля 2024 г. N 128
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СТАНДАРТА ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА
И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
В связи со служебной необходимостью и в целях повышения качества обеспечения деятельности Федерального казначейства и его территориальных органов приказываю:
1. Утвердить Стандарт организации архивного дела и хранения дел (документов) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Признать утратившими силу:
приказ Федерального казначейства от 29 сентября 2014 г. N 222 "Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" по приему-передаче архивных документов Федерального казначейства в архив Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России", их хранению, использованию и уничтожению";
приказ Федерального казначейства от 30 января 2017 г. N 13 "О внесении изменений в приказ Федерального казначейства от 29 сентября 2014 г. N 222 "Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" по приему-передаче архивных документов Федерального казначейства в архив Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России", их хранению, использованию и уничтожению";
пункт 2 приказа Федерального казначейства от 15 мая 2018 г. N 129 "О внесении изменений в отдельные приказы Федерального казначейства, а также признании утратившими силу некоторых приказов Федерального казначейства";
приказ Федерального казначейства от 11 января 2021 г. N 8 "Об утверждении Стандарта организации архивного дела и архивного хранения дел (документов)";
пункт 8 приказа Федерального казначейства от 3 февраля 2022 г. N 28 "О внесении изменений в отдельные приказы Федерального казначейства";
приказ Федерального казначейства от 22 августа 2022 г. N 235 "О внесении изменений в Стандарт организации архивного дела и архивного хранения дел (документов), утвержденный приказом Федерального казначейства от 11 января 2021 г. N 8".
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства А.П. Суконкина.
Руководитель
Р.Е.АРТЮХИН
Утвержден
приказом Федерального казначейства
от 10 апреля 2024 г. N 128
СТАНДАРТ
ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
I. Общие положения
1.1. Настоящий Стандарт организации архивного дела и хранения дел (документов) (далее - Стандарт) разработан в целях установления требований к организации Федеральным казенным учреждением "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" (далее - ФКУ "ЦОКР") (Филиалом) взаимодействия по архивному делу и хранению дел (документов) центрального аппарата Федерального казначейства (далее - ЦАФК), территориальных органов Федерального казначейства (далее - ТОФК).
1.2. Настоящий Стандарт разработан и применяется с учетом:
Гражданского кодекса Российской Федерации;
Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";
Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Национального стандарта Российской Федерации. ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст;
Национального стандарта Российской Федерации. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст;
Национального стандарта Российской Федерации. ГОСТ Р 12.0.007-2009 "Система стандартов безопасности труда. Система управления охраной труда в организации. Общие требования по разработке, применению, оценке и совершенствованию", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 21 апреля 2009 г. N 138-ст;
Национального стандарта Российской Федерации. ГОСТ Р ИСО 45001-2020 "Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования и руководство по применению", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 августа 2020 г. N 581-ст;
Межгосударственного стандарта. ГОСТ 12.0.230.1-2015 "Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Руководство по применению ГОСТ 12.0.230-2007", введенного в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 июня 2016 г. N 601-ст;
приказа Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";
Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77;
приказа Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 49 "Об организации архивного хранения документов центрального аппарата Федерального казначейства и их использования" (далее - приказ N 49);
приказа Федерального казначейства от 2 ноября 2022 г. N 323 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения";
Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства, утвержденной приказом Федерального казначейства от 3 ноября 2010 г. N 287 (далее - Инструкция N 287);
Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденной приказом Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. N 206 (далее - Инструкция N 206);
нормативных затрат на обеспечение функций центрального аппарата Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства, утвержденных приказом Федерального казначейства;
иных нормативных правовых (правовых) актов, установленных законодательством Российской Федерации.
1.3. В настоящем Стандарте применяются следующие термины:
Запрос - запрос на оказание услуг по организации архивного дела и хранения дел (документов), формируемый сотрудником структурного подразделения ТОФК, на которое возложены функции по ведению делопроизводства/сотрудником структурного подразделения ЦАФК посредством прикладного программного обеспечения "Подсистема управления процессами эксплуатации Системы управления эксплуатацией Федерального казначейства" в разделе: "Стандартные запросы. СЗ. Административно-хозяйственное обеспечение. Архивное дело и архивное хранение дел (документов)" с заполнением информации во всех предлагаемых графах, и согласованный непосредственным руководителем структурного подразделения ТОФК, на которое возложены функции по ведению делопроизводства/начальником структурного подразделения ЦАФК, по следующим видам услуг:
на передачу дел (документов) (для нужд ЦАФК, ТОФК Московского региона);
на выдачу дел (документов) (для нужд ЦАФК, ТОФК Московского региона);
на составление проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для нужд ЦАФК, ТОФК Московского региона) (далее - Акт);
на согласование номенклатуры дел (для нужд ТОФК субъектов);
на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению, а также материалов (в том числе документов, журналов, дел и машинных носителей), содержащих информацию ограниченного доступа, не подлежащих хранению (для нужд ЦАФК, ТОФК);
на составление проектов описей дел (внесение дел в опись) (для нужд ЦАФК, ТОФК);
на составление проектов предисловий к описям дел (для нужд ЦАФК, ТОФК);
на согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу (для нужд ТОФК субъектов);
на составление проекта исторической справки (для нужд ТОФК субъектов);
на формирование дел для хранения (для нужд ЦАФК, ТОФК);
на хранение дел (документов) (для нужд ТОФК субъектов);
исполнитель услуг - лицо, являющееся стороной по государственному контракту, которое обязуется по заданию заказчика оказать услуги, выполнить работы;
ответственный работник ФКУ "ЦОКР" - работник структурного подразделения ФКУ "ЦОКР" (Филиала), выполняющий функции по обеспечению услугами по архивному делу и хранению дел (документов) ЦАФК, ТОФК;
оформление дела - мероприятия, направленные на подготовку дела к передаче на хранение;
ППО АСД "Landocs" - прикладное программное обеспечение "Автоматизированная система документооборота "LanDocs";
ППО ПУПЭ - прикладное программное обеспечение "Подсистема управления процессами эксплуатации Системы управления эксплуатацией Федерального казначейства";
служба делопроизводства ТОФК - структурное подразделение ТОФК, на которое возложены функции по ведению делопроизводства;
ТОФК Московского региона - территориальные органы Федерального казначейства Московского региона: Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства, Межрегиональное бухгалтерское управление Федерального казначейства, Межрегиональное контрольно-ревизионное управление Федерального казначейства, Межрегиональное управление Федерального казначейства в сфере управления ликвидностью, Межрегиональное контрактное управление Федерального казначейства, Межрегиональное управление Федерального казначейства по централизованной обработке данных, Управление Федерального казначейства по г. Москве, Управление Федерального казначейства по Московской области;
ТОФК субъектов - территориальные органы Федерального казначейства, за исключением территориальных органов Федерального казначейства, входящих в ТОФК Московского региона;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
экспертиза ценности дел (документов) - изучение состава и содержания документов на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов для их дальнейшего хранения.
1.4. Организация взаимодействия ЦАФК, ТОФК и ФКУ "ЦОКР" (Филиала) при планировании и осуществлении закупок с целью организации обеспечения услуг по архивному делу и хранению дел (документов) устанавливается Порядком взаимодействия центрального аппарата, территориальных органов Федерального казначейства и Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" при осуществлении Федеральным казенным учреждением "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" полномочий по планированию и осуществлению закупок товаров, работ, услуг для обеспечения функций центрального аппарата, территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 18 января 2017 г. N 2н, и иными приказами Федерального казначейства, устанавливающими организацию взаимодействия ЦАФК, ТОФК и ФКУ "ЦОКР" (Филиала) по обеспечению товарами, работами, услугами в части реализации мероприятий по административно-хозяйственному обеспечению.
1.5. Положения настоящего Стандарта не устанавливают требования к организации ФКУ "ЦОКР" взаимодействия по архивному делу и хранению дел (документов) ЦАФК, ТОФК, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
II. Особенности взаимодействия ЦАФК и ФКУ "ЦОКР"
по организации хранения и уничтожения дел (документов) ЦАФК
2.1. Взаимодействие структурных подразделений ЦАФК и ФКУ "ЦОКР" по передаче дел (документов) структурных подразделений ЦАФК временного срока хранения (до 10 лет включительно) Федерального казначейства (далее - дела ЦАФК) на временное хранение в ФКУ "ЦОКР" и их использованию организуется в соответствии с приказом N 49 и посредством заключения государственных контрактов на оказание услуг по уничтожению дел ЦАФК.
2.2. ФКУ "ЦОКР" организует хранение, учет и использование дел ЦАФК, переданных на временное хранение, до передачи дел ЦАФК, не подлежащих хранению, на уничтожение.
2.3. Передача дел ЦАФК на временное хранение в ФКУ "ЦОКР" осуществляется в следующем порядке:
2.3.1. Дела ЦАФК передаются структурными подразделениями ЦАФК в ФКУ "ЦОКР" не ранее, чем через год после их завершения в делопроизводстве.
2.3.2. Структурные подразделения ЦАФК обеспечивают формирование и оформление дел ЦАФК, составление описей дел ЦАФК.
2.3.3. Передача дел ЦАФК осуществляется структурными подразделениями ЦАФК в сроки, установленные Планом передачи дел (документов) центрального аппарата Федерального казначейства в Федеральное казенное учреждение "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России", составленным Управлением делами Федерального казначейства по форме согласно приложению N 1 к настоящему Стандарту (далее - План передачи дел ЦАФК).
2.3.4. План передачи дел ЦАФК составляется ежегодно, подписывается начальником Управления делами Федерального казначейства и утверждается заместителем руководителя Федерального казначейства, курирующим вопросы делопроизводства и архивного дела, не позднее 1 марта текущего года.
2.3.5. План передачи дел ЦАФК направляется Управлением делами Федерального казначейства в ФКУ "ЦОКР" посредством ППО АСД "Landocs" в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней после его утверждения вместе с утвержденной номенклатурой дел ЦАФК на текущий год.
2.3.6. ФКУ "ЦОКР" в соответствии со сроками, установленными Планом передачи дел ЦАФК, согласовывает посредством телефонного звонка с ответственным сотрудником структурного подразделения ЦАФК даты передачи и вывоза дел структурного подразделения ЦАФК в срок не позднее 15 (пятнадцати) рабочих дней до предполагаемой даты вывоза.
2.3.7. Ответственный сотрудник структурного подразделения ЦАФК в целях передачи дел ЦАФК в ФКУ "ЦОКР" в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней, следующих за днем согласования с ФКУ "ЦОКР" даты вывоза дел структурного подразделения ЦАФК, формирует Запрос на передачу дел (документов).
2.3.8. К запросу прилагается копия описи передаваемых дел структурного подразделения ЦАФК, составленной по форме в соответствии с приложением N 16 к Инструкции N 287.
2.3.9. ФКУ "ЦОКР" посредством ППО ПУПЭ уведомляет структурное подразделение ЦАФК об ответственном работнике ФКУ "ЦОКР", уполномоченном на прием дел ЦАФК от структурных подразделений ЦАФК, с указанием фамилии, имени, отчества и номера его телефона.
2.3.10. Структурные подразделения ЦАФК осуществляют упаковку дел ЦАФК, передаваемых на временное хранение в ФКУ "ЦОКР", в архивные короба для их транспортировки.
2.3.11. Передача дел ЦАФК от структурных подразделений ЦАФК ответственному работнику ФКУ "ЦОКР" осуществляется ответственным сотрудником структурного подразделения ЦАФК по месту нахождения структурного подразделения ЦАФК.
2.3.12. Ответственный работник ФКУ "ЦОКР" при приеме переданных дел ЦАФК проводит сверку количества передаваемых дел в соответствии с описью дел структурного подразделения ЦАФК.
2.3.13. ФКУ "ЦОКР" обеспечивает погрузку, транспортировку, выгрузку дел (документов) ЦАФК в ФКУ "ЦОКР" с оформлением необходимых пропусков на транспортное средство и на вынос архивных коробов.
2.3.14. Ответственные работники ФКУ "ЦОКР" при размещении дел (документов) ЦАФК на временное хранение проводят сверку состава переданных дел ЦАФК на соответствие описи дел структурного подразделения ЦАФК.
2.3.15. Дела ЦАФК, не включенные в опись передаваемых дел, а также дела с некорректно оформленными индексами/заголовками дел/сроками хранения, выявленные при приеме дел ЦАФК ответственными работниками ФКУ "ЦОКР", возвращаются в структурное подразделение ЦАФК для их доработки.
2.3.16. ФКУ "ЦОКР" направляет в Управление делами Федерального казначейства посредством ППО АСД "Landocs" в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней с даты вывоза дел ЦАФК информацию о приеме дел ЦАФК на временное хранение в ФКУ "ЦОКР" и их местонахождении в архиве ФКУ "ЦОКР".
2.4. Выдача во временное пользование дел ЦАФК, переданных на временное хранение в ФКУ "ЦОКР", осуществляется в следующем порядке:
2.4.1. Выдача дел ЦАФК производится на срок не более 1 (одного) месяца и осуществляется по Запросу на выдачу дел (документов).
2.4.2. Дела ЦАФК выдаются под подпись ответственному сотруднику структурного подразделения ЦАФК, запрашивающего дела, о чем делается отметка в Книге учета выдачи дел (документов) центрального аппарата Федерального казначейства во временное пользование, которая ведется ответственными работниками ФКУ "ЦОКР" по форме согласно приложению N 2 к настоящему Стандарту.
2.4.3. Ответственный работник ФКУ "ЦОКР" осуществляет доставку дел ЦАФК по месту нахождения структурного подразделения ЦАФК в течение 3 (трех) рабочих дней, следующих за днем получения Запроса на выдачу дел (документов).
2.4.4. В случае необходимости срочной доставки дел ЦАФК в Запросе на выдачу дел (документов) делается пометка "Срочно", и дела ЦАФК доставляются в течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения Запроса на выдачу дел (документов), в случае, если запрос поступил в ФКУ "ЦОКР" до 12 часов рабочего дня, и не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем поступления Запроса на выдачу дел (документов), - при его поступлении после 12 часов рабочего дня.
2.4.5. Запрос на выдачу дел (документов) может быть исполнен ФКУ "ЦОКР" путем предоставления информации в электронном виде (направление сканированных копий необходимых документов в адрес структурного подразделения ЦАФК с использованием электронной почты в закрытой корпоративной вычислительной сети), для чего в Запросе на выдачу дел (документов) в графе "Вид предоставления" выбирается поле "в электронном виде".
2.5. Организация работ по уничтожению дел ЦАФК с истекшими сроками хранения осуществляется ФКУ "ЦОКР" путем заключения государственных контрактов на уничтожение дел, документов, не подлежащих хранению, а также на уничтожение материалов (в том числе документов, журналов, дел и машинных носителей), содержащих информацию ограниченного доступа, не подлежащих хранению (далее - государственные контракты), и в следующем порядке:
2.5.1. Управление делами Федерального казначейства направляет в ФКУ "ЦОКР" Запрос на составление проекта Акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению (далее - Акт), с приложением копий предложений от структурных подразделений ЦАФК в Акт.
2.5.2. Проект Акта составляется на основе номенклатуры дел ЦАФК с учетом предложений от структурных подразделений ЦАФК в Акт и включает в себя дела структурных подразделений ЦАФК, сроки хранения которых истекли.
2.5.3. При составлении проекта Акта ответственные работники ФКУ "ЦОКР" используют информацию, содержащуюся в журналах регистрации "Реестр дел", "Описи дел структурных подразделений" в ППО АСД "Landocs" ЦАФК.
2.5.4. ФКУ "ЦОКР" в течение 1 (одного) месяца с даты поступления Запроса на составление проекта Акта направляет посредством ППО АСД "Landocs" проект Акта в Управление делами Федерального казначейства.
2.5.5. Акт, утвержденный руководителем Федерального казначейства в установленном порядке, направляется Управлением делами Федерального казначейства в ФКУ "ЦОКР" посредством ППО АСД "Landocs".
2.5.6. Ответственный работник ФКУ "ЦОКР" на основании Акта, полученного от Управления делами Федерального казначейства, осуществляет:
отбор дел ЦАФК на уничтожение;
предоставление в Управление делами Федерального казначейства приемо-сдаточной накладной, оформленной в соответствии с приложением N 3 к настоящему Стандарту, в течение 1 (одного) месяца после передачи дел ЦАФК на уничтожение исполнителю услуг по государственному контракту.
2.5.7. ФКУ "ЦОКР" в рамках заключенных государственных контрактов:
осуществляет непосредственное взаимодействие с исполнителем услуг;
организует надлежащее выполнение исполнителем услуг своих обязательств;
сообщает в письменной форме исполнителю услуг о недостатках, обнаруженных в ходе оказания услуг;
организует предоставление исполнителю услуг надлежащим образом оформленной документации;
осуществляет в случае неисполнения исполнителем услуг своих обязательств ведение претензионной работы.
III. Особенности организации архивного дела и хранения дел
(документов) ТОФК Московского региона
3.1. Организация архивного дела и хранения дел (документов) ТОФК Московского региона осуществляется ФКУ "ЦОКР" путем осуществления приема дел (документов) на хранение в ФКУ "ЦОКР", организации хранения дел (документов), комплектования, учета, использования в следующем порядке:
3.1.1. Сотрудники службы делопроизводства ТОФК Московского региона предоставляют в ФКУ "ЦОКР" в срок не позднее 15 января текущего года сводную номенклатуру дел, согласованную в установленном Инструкцией N 206 порядке, в электронном виде с использованием ППО АСД "Landocs".
3.1.2. Передаче в ФКУ "ЦОКР" на хранение подлежат дела (документы) ТОФК Московского региона с исполненными документами, прошедшими экспертизу ценности и оформленными в соответствии с требованиями Инструкции N 206.
3.1.3. До передачи дел в Государственный архив Российской Федерации (дел Межрегионального операционного управления Федерального казначейства, Межрегионального бухгалтерского управления Федерального казначейства, Межрегионального контрольно-ревизионного управления Федерального казначейства, Межрегионального управления Федерального казначейства в сфере управления ликвидностью), Государственное бюджетное учреждение города Москвы "Центральный государственный архив города Москвы" (дел Управления Федерального казначейства по г. Москве), Государственное казенное учреждение Московской области "Центральный государственный архив Московской области" (дел Управления Федерального казначейства по Московской области) на постоянное хранение дела (документы) ТОФК Московского региона постоянного срока хранения временно хранятся в ФКУ "ЦОКР".
3.1.4. Передача дел (документов) структурных подразделений ТОФК Московского региона в ФКУ "ЦОКР" осуществляется в сроки, установленные Планом передачи дел (документов) территориальных органов Федерального казначейства Московского региона в Федеральное казенное учреждение "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России", составленным службой делопроизводства ТОФК Московского региона по форме согласно приложению N 4 к настоящему Стандарту (далее - План передачи дел ТОФК Московского региона)
3.1.5. План передачи дел ТОФК Московского региона утверждается заместителем руководителя ТОФК Московского региона, курирующим вопросы делопроизводства и архивного дела, по согласованию с заместителем директора ФКУ "ЦОКР", курирующим вопросы организации архивного дела.
3.1.6. План передачи дел ТОФК Московского региона составляется службой делопроизводства ТОФК Московского региона по мере необходимости, но не реже одного раза в год и направляется в ФКУ "ЦОКР" посредством ППО АСД "Landocs" (подписанная сторонами сканированная копия) не позднее 7 (семи) рабочих дней до даты передачи дел (документов) на хранение.
3.1.7. Дела (документы) ТОФК Московского региона передаются в ФКУ "ЦОКР" не ранее чем через год после их завершения в делопроизводстве по описям дел.
3.1.8. Передача дел (документов) в ФКУ "ЦОКР" осуществляется на основании Запроса на передачу дел (документов) с приложением копий описей передаваемых дел (документов).
3.1.9. Запрос на передачу дел (документов) направляется в ФКУ "ЦОКР" в срок не позднее 10 (десяти) рабочих дней до запланированной даты передачи, установленной в Плане передачи дел ТОФК Московского региона.
3.1.10. Описи передаваемых на хранение дел (документов) ТОФК Московского региона в срок не позднее 10 (десяти) рабочих дней до направления Запроса на передачу дел (документов) должны быть согласованы с ответственным работником ФКУ "ЦОКР" посредством направления их и получения положительного ответа от ответственного работника ФКУ "ЦОКР" посредством электронной почты в закрытой корпоративной вычислительной сети.
3.1.11. ФКУ "ЦОКР" в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней, следующих за днем получения Запроса на передачу дел (документов), направляет посредством ППО ПУПЭ в ТОФК Московского региона информацию о дате приема и вывоза дел (документов) на хранение в ФКУ "ЦОКР" с указанием фамилии, имени, отчества, должности, номера телефона ответственного работника ФКУ "ЦОКР", а также марки и номера автотранспортного средства для организации пропуска на территорию ТОФК Московского региона.
3.1.12. В период подготовки дел (документов) к передаче на хранение в порядке, установленном Инструкцией N 206, службой делопроизводства ТОФК Московского региона предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел (документов) и описей дел структурного подразделения ТОФК Московского региона, передающего (дела) документы, в соответствии с Инструкцией N 206.
3.1.13. Все выявленные службой делопроизводства ТОФК Московского региона при проверке недостатки в формировании и оформлении дел (документов) ответственные сотрудники структурного подразделения ТОФК Московского региона, передающего документы, обязаны устранить.
3.1.14. Ответственные сотрудники структурного подразделения ТОФК Московского региона, передающего дела (документы), осуществляют подготовку дел (документов) к передаче на хранение в соответствии с Запросом на передачу дел (документов) и подписанными описями передаваемых дел (документов), составленными в 2 (двух) экземплярах. Перед передачей в ФКУ "ЦОКР" документы постоянного срока хранения упаковываются в архивные короба, документы временного срока хранения должны быть увязаны в связки высотой не более 35 см.
3.1.15. Дела (документы) ТОФК Московского региона, оформленные без учета требований Инструкции N 206, выявленные при приеме дел ответственными работниками ФКУ "ЦОКР", на хранение не принимаются и возвращаются в структурное подразделение ТОФК Московского региона, передающего дела (документы), для их доработки.
3.1.16. Ответственность за формирование дел (документов), соответствие наименований номенклатуре дел, описям дел и подготовку дел (документов) для передачи в ФКУ "ЦОКР" несут сотрудники структурного подразделения ТОФК Московского региона, передающего дела (документы).
3.1.17. Передача дел (документов) на хранение в ФКУ "ЦОКР" осуществляется службой делопроизводства ТОФК Московского региона в здании ТОФК Московского региона в присутствии сотрудника структурного подразделения ТОФК Московского региона, передающего дела (документы). Ответственные работники ФКУ "ЦОКР" проводят проверку наличия переданных ТОФК Московского региона дел (документов) в соответствии с описями передаваемых дел (документов).
3.1.18. На обоих экземплярах описей передаваемых дел (документов) на бумажном носителе указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел (документов), дата приема-передачи дел (документов), а также подписи с расшифровкой ответственного работника ФКУ "ЦОКР", ответственного сотрудника структурного подразделения ТОФК Московского региона, ответственного сотрудника службы делопроизводства ТОФК Московского региона. Первый экземпляр описи передаваемых дел (документов) остается в структурном подразделении ТОФК Московского региона, передающего дела (документы), второй экземпляр - у ответственного работника ФКУ "ЦОКР". Копия экземпляра описи передаваемых дел (документов) передается ответственным сотрудником структурного подразделения ТОФК Московского региона, передавшего дела (документы), в службу делопроизводства ТОФК Московского региона.
3.1.19. ФКУ "ЦОКР" обеспечивает погрузку, транспортировку и выгрузку дел (документов) в ФКУ "ЦОКР".
3.1.20. Ответственные работники ФКУ "ЦОКР" составляют проекты годовых разделов сводных описей дел постоянного срока хранения, после чего представляют в полном объеме за соответствующий период на рассмотрение Экспертной комиссии ТОФК Московского региона не позднее 1 (одного) года после передачи дел (документов) ТОФК Московского региона постоянного срока хранения в ФКУ "ЦОКР".
3.1.21. Ответственные работники ФКУ "ЦОКР" составляют топографический указатель о местонахождении дел (документов) ТОФК Московского региона в ФКУ "ЦОКР" и ведут книгу учета поступления и выбытия дел (документов) ТОФК Московского региона.
3.1.22. Ответственные работники ФКУ "ЦОКР" ежегодно представляют в службу делопроизводства ТОФК Московского региона информацию о составе и объеме дел (документов), принятых на хранение, по установленной форме для дальнейшей передачи в соответствующие государственные архивные органы.
3.2. Выдача дел (документов) ТОФК Московского региона, переданных на хранение в ФКУ "ЦОКР", во временное пользование производится на срок не более 1 (одного) месяца.
3.2.1. Выдача дел (документов), переданных на хранение в ФКУ "ЦОКР", во временное пользование осуществляется ФКУ "ЦОКР" на основании Запроса на выдачу дел (документов).
3.2.2. Дела (документы), переданные на хранение в ФКУ "ЦОКР", передаются под подпись ответственному сотруднику структурного подразделения ТОФК Московского региона, запрашивающего дела (документы), о чем делается отметка в Книге учета выдачи дел (документов) территориальных органов Федерального казначейства Московского региона во временное пользование, по форме согласно приложению N 5 к настоящему Стандарту, которая ведется ответственными работниками ФКУ "ЦОКР".
3.2.3. Контроль за сроками временного пользования дел (документов) осуществляет ответственный сотрудник службы делопроизводства ТОФК Московского региона.
3.2.4. Ответственный работник ФКУ "ЦОКР" осуществляет доставку дел (документов) из ФКУ "ЦОКР" в структурное подразделение ТОФК Московского региона в течение 10 (десяти) рабочих дней, следующих за днем получения Запроса на выдачу дел (документов).
3.2.5. В случае необходимости срочной доставки дел (документов) в Запросе на выдачу дел (документов) в графе "Вид запроса" выбирается поле "Срочно", и дела (документы) доставляются в течение 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем получения Запроса на выдачу дел (документов) (в случае, если Запрос на выдачу дел (документов) поступил в ФКУ "ЦОКР" до 12 часов рабочего дня).
3.2.6. При поступлении Запроса на выдачу дел (документов) с пометкой "Срочно" после 12 часов рабочего дня, доставка дел (документов) в ТОФК Московского региона осуществляется не позднее 2 (двух) рабочих дней, следующих за днем поступления Запроса на выдачу дел (документов).
3.2.7. Запрос на выдачу дел (документов) может быть исполнен ФКУ "ЦОКР" путем предоставления информации в электронном виде (предоставление сканированных копий необходимых документов в адрес ТОФК Московского региона с использованием электронной почты в закрытой корпоративной вычислительной сети), о чем в Запросе на выдачу дел (документов) в графе "Вид предоставления" выбирается поле: "в электронном виде".
3.2.8. При необходимости сотрудники ТОФК Московского региона могут самостоятельно осуществлять доставку дел (документов), при этом при формировании Запроса на выдачу дел (документов) в графе "Адрес доставки" выбирается поле "самостоятельно".
3.2.9. При поступлении Запроса на выдачу дел (документов) в ФКУ "ЦОКР", сформированного ТОФК Московского региона на основании запроса от иного государственного органа (организации), ТОФК Московского региона посредством ППО ПУПЭ прилагает сканированную копию письменного запроса иного государственного органа (организации) с разрешающей резолюцией на выдачу дел (документов), руководителя/заместителя руководителя ТОФК Московского региона.
3.3. При поступлении Запроса на составление проектов описей дел/проектов предисловий к описям дел, сформированного ТОФК Московского региона, ответственный работник ФКУ "ЦОКР" осуществляет формирование проектов описей дел/проектов предисловий к описям дел ТОФК Московского региона в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты поступления Запроса на составление проектов описей дел/проектов предисловий к описям дел. Срок исполнения Запроса на составление проектов описей дел/проектов предисловий к описям дел зависит от объема работы, наличия/отсутствия дел и качества их формирования.
3.4. Организация работ по уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению, ТОФК Московского региона осуществляется ФКУ "ЦОКР" в следующем порядке:
3.4.1. ТОФК Московского региона при необходимости организации работ по уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению, направляет в ФКУ "ЦОКР" Запрос на составление проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3.4.2. Ответственные работники ФКУ "ЦОКР" в течение 2 (двух) месяцев с даты поступления Запроса на составление проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подготавливают и направляют посредством ППО АСД "Landocs" письмо, подписанное заместителем директора ФКУ "ЦОКР", курирующим вопросы организации архивного дела, с приложением проекта Акта.
3.4.3. ТОФК Московского региона утверждает Акт и направляет утвержденный Акт в ФКУ "ЦОКР" посредством ППО АСД "Landocs".
3.4.4. Ответственный работник ФКУ "ЦОКР" на основании Акта осуществляет:
оформление и передачу документов ТОФК Московского региона на уничтожение исполнителю услуг по государственному контракту в порядке, установленном Инструкцией N 206, с включением в государственный контракт приемо-сдаточной накладной по форме согласно приложению N 3 к настоящему Стандарту;
оформление приемо-сдаточной накладной и предоставление ее в службу делопроизводства ТОФК Московского региона в течение 1 (одного) месяца после передачи документов на уничтожение исполнителю услуг по государственному контракту.
3.5. ФКУ "ЦОКР" в рамках заключенных государственных контрактов:
осуществляет непосредственное взаимодействие с исполнителем услуг;
организует надлежащее выполнение исполнителем услуг своих обязательств;
сообщает в письменной форме исполнителю услуг о недостатках, обнаруженных в ходе оказания услуг;
организует предоставление исполнителю услуг надлежащим образом оформленной документации;
осуществляет в случае неисполнения исполнителем услуг своих обязательств ведение претензионной работы.
IV. Особенности организации архивного дела и хранения дел
(документов) ТОФК субъектов
4.1. Организация архивного дела и хранения дел (документов) ТОФК субъектов осуществляется сотрудниками службы делопроизводства ТОФК субъектов в соответствии с Инструкцией N 206, а также посредством заключения Филиалами ФКУ "ЦОКР" государственных контрактов на обеспечение услугами по организации архивного дела и хранения дел (документов) ТОФК субъектов:
на согласование номенклатуры дел;
на уничтожение дел, документов, а также материалов (в том числе документов, журналов, дел и машинных носителей), содержащих информацию ограниченного доступа, не подлежащих хранению, в присутствии ответственных сотрудников ТОФК субъектов;
на хранение дел (документов) (при отсутствии в ТОФК субъектов помещений, соответствующих требованиям нормативных документов для организации хранения);
на составление проектов описей дел (внесение дел в опись);
на составление проектов предисловий к описям дел;
на согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу;
на составление исторической справки;
на формирование дел для архивного хранения, которое включает в себя:
архивный переплет дел;
нумерацию листов в делах;
изъятие скрепок, листов из файлов и других видов крепежа;
оформление обложки дел (включая простановку архивного шифра);
составление внутренней описи дела (для дел по личному составу).
4.2. Филиал в рамках заключенных государственных контрактов:
осуществляет непосредственное взаимодействие с исполнителем услуг;
организует надлежащее выполнение исполнителем услуг своих обязательств;
сообщает в письменной форме исполнителю услуг о недостатках, обнаруженных в ходе оказания услуг;
организует предоставление исполнителю услуг надлежащим образом оформленной документации;
осуществляет в случае неисполнения исполнителем услуг своих обязательств ведение претензионной работы.
Приложение N 1
к Стандарту организации архивного дела
и хранения дел (документов)
УТВЕРЖДАЮ Заместитель руководителя Федерального казначейства _________________________ (подпись, Фамилия И.О.) План передачи дел центрального аппарата Федерального казначейства в Федеральное казенное учреждение "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" на ____ год| N п/п | Наименование структурного подразделения центрального аппарата Федерального казначейства | Годы, за которые передаются дела | Количество единиц хранения (томов) | Сроки передачи дел | Фамилия, имя, отчество работника, ответственного за передачу дел, номер телефона | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Приложение N 2
к Стандарту организации архивного дела
и хранения дел (документов)
Книга
учета выдачи дел (документов) центрального аппарата
Федерального казначейства во временное пользование
| N п/п | Дата выдачи | Фонд N | Опись N | Количество единиц хранения/листов | Кому выдано (Фамилия, имя, отчество, должность) | Подпись в получении дела (документа) | Дата возврата дела (документа) | Подпись в возвращении дела (документа) | Наименование выданного дела (документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Приложение N 3
к Стандарту организации архивного дела
и хранения дел (документов)
Приемо-сдаточная накладная N ____ от "__" __________ 20__ г. Отправитель (ответственный работник Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" (далее - ФКУ "ЦОКР"): ___________________________________________________________________________ Получатель (исполнитель услуг < 1 > по государственному контракту на оказание услуг по уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения): ___________________________________________________________________________ Основание: _________________________от "__" ________ N ____| N п/п | Наименование дел (документов) | Количество сдаваемых дел (единиц хранения) | Вес бумажной макулатуры (кг) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | |||
| ИТОГО: |
< 1 > Лицо, являющееся стороной по государственному контракту, которое обязуется по заданию заказчика оказать услуги по уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Приложение N 4
к Стандарту организации архивного дела
и хранения дел (документов)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора Заместитель руководителя Федерального казенного учреждения территориального органа "Центр по обеспечению Федерального казначейства деятельности Казначейства России" < 1 > Московского региона < 2 > _________________________ (наименование территориального органа Федерального казначейства Московского региона) __________/_____________/ __________/_____________/ подпись Ф.И.О. подпись Ф.И.О. "__" ____________ 20__ г. "__" ____________ 20__ г. План передачи дел (документов) территориальных органов Федерального казначейства Московского региона в Федеральное казенное учреждение "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" на ____ год| N п/п | Наименование структурного подразделения территориального органа Федерального казначейства (далее - ТОФК) Московского региона, передающего документы | Год, за который передаются дела (документы) и виды документов (постоянное, временное хранение) | Количество единиц хранения | Дата передачи дел | Ответственный исполнитель ТОФК Московского региона (номер телефона, ВТС) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
< 1 > Заместитель директора Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России", курирующий вопросы организации архивного дела.
< 2 > Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства, Межрегиональное бухгалтерское управление Федерального казначейства, Межрегиональное контрольно-ревизионное управление Федерального казначейства, Межрегиональное управление Федерального казначейства в сфере управления ликвидностью, Межрегиональное контрактное управление Федерального казначейства, Межрегиональное управление Федерального казначейства по централизованной обработке данных, Управление Федерального казначейства по г. Москве, Управление Федерального казначейства по Московской области.
< 3 > Структурное подразделение ТОФК Московского региона, на которое возложены функции по ведению делопроизводства.
Приложение N 5
к Стандарту организации архивного дела
и хранения дел (документов)
Книга
учета выдачи дел (документов) территориальных органов
Федерального казначейства Московского региона < 1 >
во временное пользование
| N п/п | Дата выдачи | Фонд N | Опись N | Количество единиц хранения/листов | Кому выдано (Фамилия, имя, отчество, должность) | Подпись в получении дела (документа) | Дата возврата дела (документа) | Подпись в возвращении дела (документа) | Наименование выданного дела (документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
< 1 > Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства, Межрегиональное бухгалтерское управление Федерального казначейства, Межрегиональное контрольно-ревизионное управление Федерального казначейства, Межрегиональное управление Федерального казначейства в сфере управления ликвидностью, Межрегиональное контрактное управление Федерального казначейства, Межрегиональное управление Федерального казначейства по централизованной обработке данных, Управление Федерального казначейства по г. Москве, Управление Федерального казначейства по Московской области.