МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО
ПРИКАЗ
от 30 декабря 2011 г. N 662
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИСПОЛНЕНИЮ
ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА, КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТОВ
БЮДЖЕТНОЙ СИСТЕМЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КАССОВОМУ
ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
И ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ, НЕ СОДЕРЖАЩИХ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ
ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В ФЕДЕРАЛЬНОМ КАЗНАЧЕЙСТВЕ
И ЕГО ОРГАНАХ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
В связи со служебной необходимостью, а также в целях расширения использования электронных документов приказываю:
1. Утвердить Порядок хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде (далее - Порядок) согласно Приложению к настоящему Приказу.
2. Настоящий Приказ вступает в силу с 1 января 2012 г.
Руководитель
Р.Е.АРТЮХИН
Утвержден
Приказом
Федерального казначейства
от 30 декабря 2011 г. N 662
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА,
КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТОВ БЮДЖЕТНОЙ СИСТЕМЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КАССОВОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ БЮДЖЕТНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЙ, АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ИНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ,
НЕ СОДЕРЖАЩИХ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ,
В ФЕДЕРАЛЬНОМ КАЗНАЧЕЙСТВЕ И ЕГО ОРГАНАХ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральными законами от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 19, ст. 2291), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448), от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036), Регламентом по применению средств ЭЦП в Федеральном казначействе, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 17 августа 2005 г. N 145, другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.2. Действие настоящего Порядка распространяется на документы по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащие сведений, составляющих государственную тайну (далее - Документы), поименованные в пункте 2.1 настоящего Порядка.
1.3. В целях настоящего Порядка применяются следующие понятия и сокращенные наименования:
ППО - прикладное программное обеспечение;
ЭП - электронная подпись;
уполномоченные лица - лица, наделенные официальными полномочиями совершения определенных действий;
документооборот - обмен Документами в электронном виде с применением соответствующего ППО и (или) на бумажном носителе;
участники документооборота - Федеральное казначейство и его органы, учреждения и иные организации, взаимодействующие с Федеральным казначейством и его органами в рамках исполнения федерального бюджета, кассового обслуживания бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассового обслуживания бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций и осуществляющие обмен Документами в электронном виде и на бумажном носителе;
документ в электронном виде - информация, представленная в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - Документ, полученный Федеральным казначейством и его органами в виде электронного документа (в электронном виде) и (или) на бумажном носителе, загруженный в базу данных ППО без сохранения ЭП иного участника документооборота, его создавшего, или введенный в базу данных ППО, и заверенный ЭП уполномоченных лиц Федерального казначейства или его органов;
УУЦ - Уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства;
РЦР - региональный центр регистрации Уполномоченного удостоверяющего центра Федерального казначейства, находящийся в органе Федерального казначейства;
диск с закрытой сессией - носитель информации, содержащий Документы, защищенный от несанкционированного доступа вне принятой системы обработки данных, без возможности внесения изменений в состав информации, хранящейся на нем;
Входящий документ - Документ, полученный Федеральным казначейством и его органами от иного участника документооборота в электронном виде и (или) на бумажных носителях;
Созданный электронный документ - Документ, созданный Федеральным казначейством и его органами в ходе своей деятельности в электронном виде в соответствующем ППО, подписанный ЭП в соответствии с положениями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
электронный архив - совокупность программно-технических средств, используемых для организации хранения Созданных электронных документов и электронных образов документов.
2. Перечень Документов, подлежащих хранению
в электронном виде
2.1. Хранению в электронном виде подлежат электронные образы документов, сформированные на основании Входящих документов, и Созданные электронные документы.
В целях настоящего Порядка Документами, подлежащими хранению в электронном виде, являются:
первичные документы;
регистры бюджетного учета;
бюджетная отчетность.
Под первичными документами понимаются документы, подтверждающие операции по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, поступающие в Федеральное казначейство или в его органы от иных участников документооборота и формируемые Федеральным казначейством или его органами.
2.2. Детализированный перечень Документов, подлежащих хранению в электронном виде, устанавливается локальным актом Федерального казначейства или его органа.
2.3. Детализированный перечень Документов, подлежащих хранению в электронном виде, должен содержать:
тип Документа (Входящий документ, Созданный электронный документ);
вид Документа (первичный документ, регистр бюджетного учета, бюджетная отчетность);
наименование Документа;
код Документа (код по ОКУД, КФД и т.п.);
наименование нормативного правового акта, регламентирующего состав реквизитов и порядок формирования Документа;
срок хранения Документа в соответствии с правилами организации государственного архивного дела;
иные характеристики Документа.
2.4. Хранение Документов сопровождается хранением сертификатов ключей ЭП и документов, подтверждающих статус сертификатов ключей ЭП.
3. Передача Созданного электронного документа (электронного
образа документа) на хранение в электронный архив
3.1. В целях настоящего Порядка под процедурой передачи Созданного электронного документа (электронного образа документа) на хранение в электронный архив понимается перенос посредством ППО реквизитов и данных Созданного электронного документа (электронного образа документа) в хранилище (базу данных, таблицу или совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение реквизитов и данных Созданного электронного документа (электронного образа документа), в том числе запрет на снятие ЭП, путем наложения ЭП лица Федерального казначейства или его органа, уполномоченного на передачу в электронный архив Созданного электронного документа (электронного образа документа).
4. Периодичность размещения Созданных электронных документов
(электронных образов документов) в электронном архиве
и сроки хранения Созданных электронных документов
(электронных образов документов)
4.1. Созданные электронные документы (электронные образы документов) подлежат передаче посредством ППО в электронный архив после прохождения всех технологических процедур, определенных соответствующим технологическим регламентом Федерального казначейства.
4.2. Формирование электронных образов документов и их внесение в базу данных ППО на основании Документа, представленного участниками документооборота в Федеральное казначейство или в его орган на бумажном носителе для последующего хранения, осуществляется не позднее следующего рабочего дня после их получения.
4.3. Созданные электронные документы (электронные образы документов) подлежат хранению в течение срока, установленного перечнем Документов, подлежащих хранению в электронном виде, разработанным в соответствии с подпунктами 2.2, 2.3 настоящего Порядка.
5. Общие требования к порядку организации в Федеральном
казначействе и в его органах хранения
Документов в электронном виде
5.1. Порядок организации хранения Документов в электронном виде (далее - Порядок организации хранения) в Федеральном казначействе или в органе Федерального казначейства устанавливается локальным актом Федерального казначейства или его органа соответственно с учетом требований настоящего Порядка.
5.2. Порядок организации хранения должен содержать:
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на передачу в электронный архив Созданных электронных документов (электронных образов документов);
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на обеспечение достоверности Созданных электронных документов, размещенных в электронном архиве;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на формирование электронного образа документа на основании Входящего документа и его внесение в базу данных ППО, а также за достоверность электронных образов документов, размещенных в электронном архиве;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на формирование и заверение бумажной копии Созданного электронного документа и электронного образа Входящего документа, для его представления внешним пользователям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на ведение электронного архива, его резервное копирование и восстановление;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на хранение резервных копий электронного архива и ведение "Журнала регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, базы данных электронного архива документов" (по форме согласно Приложению к настоящему Порядку);
периодичность создания резервной копии электронного архива;
полномочия структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и их работников по доступу к соответствующим Созданным электронным документам (электронным образам документов) в электронном архиве;
иные организационно-технологические условия работы с электронным архивом.
5.3. Ответственность за организацию в Федеральном казначействе или его органах хранения Документов в электронном виде несут их руководители.
5.4. Структурные подразделения Федерального казначейства или его органов и лица, уполномоченные на создание и размещение Созданных электронных документов (электронных образов документов) в электронном архиве, а также предоставление Созданных электронных документов (электронных образов документов) из электронного архива заинтересованным пользователям, определяются исходя из полномочий структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и их работников.
5.5. При получении Входящего документа в электронном виде уполномоченное(ые) лицо (лица) Федерального казначейства или его органов, на которое(ые) возложены соответствующие должностные обязанности по обработке данного Документа (далее - Сотрудник(и), уполномоченный(е) на обработку Входящего документа), осуществляет(ют) его проверку и ввод (загрузку) в базу данных соответствующего ППО.
По результатам ввода (загрузки) документа в базу данных ППО формируется электронный образ документа, соответствие которого Входящему документу в электронном виде подтверждается простановкой ЭП Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа.
Сформированный электронный образ документа подлежит передаче на хранение лицом (лицами), уполномоченным(и) на передачу в электронный архив электронных образов документов, с обязательным указанием реквизитов Входящего документа, на основании которого он был создан (дата, номер, идентификационный номер электронного документа в информационной системе, обеспечившей его доставку в Федеральное казначейство или его орган, Ф.И.О. Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа) в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка.
5.6. При получении Входящего документа на бумажном носителе Сотрудник(и), уполномоченный(е) на обработку Входящего документа, осуществляет(ют) формирование его электронной копии путем сканирования Входящего документа, ручного ввода реквизитов либо переноса данных с машинного носителя.
По результатам сканирования Входящего документа формируется электронный образ документа, соответствие которого полученному документу на бумажном носителе подтверждается простановкой ЭП Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа.
Сформированный электронный образ документа, заверенный ЭП Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа, подлежит передаче на хранение в электронный архив лицом (лицами), уполномоченным(и) на передачу в электронный архив электронных образов документов, с обязательным указанием реквизитов Входящего документа, на основании которого он был создан (дата, номер, Ф.И.О. Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа) в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка.
Дальнейшее хранение Входящего документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по организации архивного делопроизводства.
5.7. При получении Входящего документа на бумажном носителе с одновременным представлением Документа в электронном виде (без сохранения ЭП лица, его создавшего) (в случае если нормативными правовыми актами предусмотрено одновременное представление Документа и на бумажном носителе, и в электронном виде (без сохранения ЭП лица, его создавшего)), Сотрудник осуществляет его проверку и ввод (загрузку) в порядке, предусмотренном пунктом 5.5 настоящего Порядка.
5.8. Созданный электронный документ формируется в ППО сотрудниками Федерального казначейства или его органа в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и в порядке, утвержденном соответствующим технологическим регламентом Федерального казначейства.
Созданный электронный документ после прохождения всех технологических процедур, определенных технологическим регламентом Федерального казначейства, передается на хранение уполномоченным на передачу в электронный архив Созданных электронных документов лицом Федерального казначейства или его органа.
5.9. Формирование резервной копии электронного архива осуществляется уполномоченными сотрудниками Федерального казначейства или его органа не реже срока, установленного Порядком организации хранения.
В формируемую резервную копию электронного архива включаются Документы в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно.
По окончании финансового года осуществляется формирование резервной копии баз данных электронного архива за истекший год.
Резервная копия электронного архива, резервная копия базы данных электронного архива (далее - Резервная копия) подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п. с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общий объем информации порядкового номера копии, в соответствии с "Журналом регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов", Ф.И.О. уполномоченного исполнителя, срок хранения данного носителя информации.
Резервная копия на оптических носителях информации представляется на хранение в уполномоченное структурное подразделение Федерального казначейства или его органа.
Не допускается представление (прием) на хранение носителей информации без указания на лицевой стороне реквизитов, а также при наличии на них механических повреждений и других дефектов.
Перед приемом на хранение носителя информации, уполномоченным(и) лицом (лицами) Федерального казначейства или его органа осуществляется его проверка на возможность считывания информации и соответствие реквизитам, указанным на его лицевой стороне.
Представленные на хранение резервные копии электронного архива и баз данных электронного архива подлежат регистрации в "Журнале регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов" (Приложение к Порядку), ведение которого осуществляется на бумажном носителе уполномоченным структурным подразделением Федерального казначейства или его органа.
На последнем листе "Журнала регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов" проставляются подписи начальника структурного подразделения, формирующего "Журнал регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов" (замещающее его лицо) и уполномоченного на его ведение исполнителя.
Хранение резервных копий электронного архива Федерального казначейства или его органа осуществляется в оборудованных помещениях, обеспечивающих защиту носителей информации от несанкционированного доступа.
6. Общие требования к электронному архиву
6.1. Ведение электронного архива осуществляется при помощи ППО, используемого Федеральным казначейством или его органами и определяемого приказом Федерального казначейства.
6.2. Функциональные возможности электронного архива должны обеспечивать:
механизм передачи Документов в электронном виде в архив;
просмотр Документов в электронном виде;
вывод на бумажный носитель Документов в электронном виде;
поиск Документов в электронном виде по различным реквизитам;
формирование статистической, управленческой и другой отчетности о состоянии электронного архива;
разграничение прав доступа к Документам в электронном виде;
невозможность удаления ранее размещенных на хранение Документов в электронном виде;
резервное копирование и восстановление отдельных Документов в электронном виде, электронного архива;
невозможность удаления и замены ЭП в размещенных на хранение Документах в электронном виде.
6.3. Структура электронного архива определяется приказом Федерального казначейства.
7. Порядок изготовления бумажной копии
Документов в электронном виде
7.1. Бумажная копия Созданного электронного документа и (или) электронного образа Входящего документа выдается Федеральным казначейством или его органом на основании письменного запроса в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, на основании резолюции руководителя Федерального казначейства или его органа или заместителя руководителя Федерального казначейства или его органа и заверяется оттиском штампа "Копия электронного документа верна" (или собственноручной записью с текстом) и собственноручной подписью уполномоченного работника структурного подразделения Федерального казначейства или его органа, заверяющего бумажную копию электронного документа (далее - Исполнитель) с расшифровкой фамилии и должности.
Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии электронного документа и ее электронном оригинале, а также за создание бумажной копии документа только в случае положительного результата проверки ЭП электронного документа.
Дополнительная информация размещается на той же стороне листа документа, на которой началось размещение информации соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
Листы многостраничных бумажных копий электронных документов должны быть пронумерованы, допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.
Проштампованная и заверенная бумажная копия передается в РЦР (УУЦ) с указанием информации о дате и времени подписания электронного документа, серийном номере сертификата ключа ЭП лица, подписавшего документ.
При поступлении бумажной копии электронного документа в РЦР (УУЦ) уполномоченное лицо РЦР (УУЦ) проверяет действительность на момент подписания сертификата ключа подписи, относящегося к ЭП должностного лица, подписавшего электронный документ, и удостоверяет это простановкой собственноручной подписи уполномоченного лица РЦР (УУЦ) с указанием должности, фамилии и инициалов, и оттиска печати РЦР (УУЦ) на бумажной копии электронного документа. При этом уполномоченное лицо РЦР (УУЦ) не несет ответственности за идентичность бумажной копии электронного документа его электронному оригиналу. Бумажная копия электронного документа с отметками РЦР (УУЦ) возвращается Исполнителю.
7.2. Бумажная копия Входящего документа, полученного Федеральным казначейством или его органами в электронном виде, подлежит формированию в ППО, обеспечивающем проверку ЭП лиц, его подписавших.
7.3. Копия Входящего документа, полученного Федеральным казначейством или его органами в бумажном виде, предоставляется в порядке, установленном правилами организации государственного архивного дела.
Приложение
к Порядку хранения документов
по исполнению федерального бюджета,
кассовому обслуживанию бюджетов
бюджетной системы Российской Федерации
и кассовому обслуживанию бюджетных
учреждений, автономных учреждений
и иных организаций, не содержащих сведений,
составляющих государственную тайну,
в Федеральном казначействе и его органах
в электронном виде, утвержденному
Приказом Федерального казначейства
от 30 декабря 2011 г. N 662
Журнал регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов ┌──────┐ │ Коды │ ├──────┤ Форма по КФД │ │ ├──────┤ Дата открытия │ │ ├──────┤ Дата закрытия │ │ ├──────┤ Федеральное казначейство, │ │ орган Федерального казначейства ____________________ по КОФК │ │ ├──────┤ Структурное подразделение __________________________ │ │ └──────┘| N п/п | Дата | Дата и номер описи, прилагаемой к носителю информации | Наименование носителя информации | Количество носителей информации | Учетные номера носителей информации | Период, охватываемый носителем информации | Объем информации (МБ, мегабайт) | Сотрудник, сдавший резервную копию | Сотрудник, принявший резервную копию | |||
| С (00.00.0000) | По (00.00.0000) | |||||||||||
| Ф.И.О. | Исправность носителя информации подтверждаю (подпись) | Ф.И.О. | Принял (подпись) | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |