МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 23 октября 1996 г. N 476
О ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ МИНИСТЕРСТВА
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях проведения информационного обследования Министерства финансов Российской Федерации в рамках выполнения предпроектных работ по созданию автоматизированной информационной системы "Финансы" (АИС ФИНАНСЫ) в соответствии с планом работ по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем министерства на 1996 г. приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Программу и Методику проведения информационного обследования Министерства финансов Российской Федерации.
2. Начальникам структурных подразделений обеспечить предоставление несекретных информационных материалов, связанных с деятельностью подразделения, специалистам Научно-технического центра Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации (НТЦ ФАПСИ) - исполнителю работ.
3. Ответственность за организацию и координацию работ по информационному обследованию министерства возложить на Информационно-технический департамент.
Первый заместитель Министра
В.ПЕТРОВ
Приложение 1
к Приказу Минфина РФ
от 23 октября 1996 г. N 476
ПРОГРАММА
ОБСЛЕДОВАНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА
МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
┌────────────────────────┬──────────────────┬──────────┬─────────┐ │ Наименование работ │ Ответственный │ Срок │Результат│ │ │ исполнитель │исполнения│ │ ├────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼─────────┤ │ 1 │ 2 │ 5 │ 6 │ ├────────────────────────┼──────────────────┼──────────┼─────────┤ │1. Обследование и разра-│ │ │ │ │ботка исходных данных │ │ │ │ │для определения функцио-│ │ │ │ │нальной структуры АИС │ │ │ │ │ФИНАНСЫ федерального │ │ │ │ │уровня │ │ │ │ │ │ │ │ │ │1.1. Административно - │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │контрольный департамент │Бучельников Е.А. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Пипченко В.И. │ │ │ │ │Чаусов С.Е. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.2. Бюджетный │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │департамент │Флягина И.С. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Познякова Н.Н. │ │ │ │ │Шмелева Л.Е. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.3. Главное управление │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │федерального казначейст-│Смирнов А.В. │29.11.96 │ в отчет │ │ва < * > │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Ломако А.Е. │ │ │ │ │Лескин А.П. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.4. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │налоговых реформ │Иванеев А.И. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Юрасов А.В. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.5. Департамент ценных │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │бумаг и финансового │Златкис Б.И. │29.11.96 │ в отчет │ │рынка │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Кизыма Л.И. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.6. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │промышленности │Лапицкая Р.С. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Сорокин В.А. │ │ │ │ │Хамзина Н.А. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.7. Департамент строи- │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │тельства и строительной │Костырко В.В. │29.11.96 │ в отчет │ │индустрии │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Бакашова Н.И. │ │ │ │ │Кулик Е.Г. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.8. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │транспортных систем и │Белов B.C. │29.11.96 │ в отчет │ │связи │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Пчелина Н.С. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.9. Департамент сель- │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │ского хозяйства, пищевой│Баранова Н.Д. │29.11.96 │ в отчет │ │промышленности и охраны │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │природы │Рыченков А.А. │ │ │ │ │Андриади Н.В. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.10. Департамент легкой│От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │промышленности, торгов- │Максимова Н.С. │29.11.96 │ в отчет │ │ли, сферы услуг и пред- │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │принимательства │Ищенко И.Г. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.11. Валютный │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │департамент │Волков В.Б. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Горбунов O.K. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.12. Департамент со- │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │циальной сферы и науки │Овчинникова Т.С. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Гахов С.В. │ │ │ │ │Рыченков Ю.А. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.13. Департамент финан-│От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │сирования государствен- │Новикова Н.Ю. │29.11.96 │ в отчет │ │ного аппарата │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Чаусова В.Н. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.14. Контрольно-реви- │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │зионное управление │Данилевский Ю.А. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Приходько Л.А. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.15. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │методологии бухгалтер- │Бакаев А.С. │29.11.96 │ в отчет │ │ского учета и отчетности│От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Панфилова Н.Е. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.16. Департамент кадров│От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │и обеспечения органов │Душкин А.А. │29.11.96 │ в отчет │ │финансовой системы │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Ерохина Т.И. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.17. Юридический │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │департамент │Солнцев В.Г. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Киселева О.Е. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.18. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │макроэкономической │Жуков П.Е. │29.11.96 │ в отчет │ │политики │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Морозов А.В. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.19. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │кредита и денежного │Моисеева Л.Ф. │29.11.96 │ в отчет │ │обращения │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Савинков В.Ю. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.20. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │иностранных кредитов и │Смирнов А.В. │29.11.96 │ в отчет │ │внешнего долга │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Шмелева Л.Е. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.21. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │международных финансовых│Филев А.А. │29.11.96 │ в отчет │ │организаций │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Морозов А.В. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.22. Департамент │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │организации аудиторской │Крикунов А.В. │29.11.96 │ в отчет │ │деятельности │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Панфилова Н.Е. │ │ │ │ │ │ │ │ │1.23. Информационно - │От Минфина России:│01.10.96 -│Материалы│ │технический департамент │Лалаев Г.Г. │29.11.96 │ в отчет │ │ │От НТЦ ФАПСИ: │ │ │ │ │Котов В.А. │ │ │ │ │ │ │ │ │2. Подготовка отчета об │От НТЦ ФАПСИ: │01.11.96 -│ Отчет │ │обследовании и анализе │Ломако Е.И. │30.12.96 │ │ │функциональной структуры│Броневщук Е.С. │ │ │ │финансовой системы │Рыченков Ю.А. │ │ │ │федерального уровня │ │ │ │ │ │ │ │ │ │3. Разработка функцио- │От НТЦ ФАПСИ: │01.11.96 -│Функцио- │ │нальной структуры АИС │Ломако Е.И. │30.12.96 │нальная │ │ФИНАНСЫ федерального │Гахов С.В. │ │структура│ │уровня │ │ │ │ └────────────────────────┴──────────────────┴──────────┴─────────┘< * > По Главному управлению федерального казначейства используются материалы ранее проведенного обследования.
Приложение 2
к Приказу Минфина РФ
от 23 октября 1996 г. N 476
МЕТОДИКА
ОБСЛЕДОВАНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА
МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Введение
Настоящая Методика предназначена для обследования Министерства финансов Российской Федерации в соответствии с договором N 50/96 от 14 мая 1996 г. на выполнение предпроектных работ по созданию автоматизированной информационной системы Министерства финансов Российской Федерации (АИС ФИНАНСЫ).
Обследование относится к предпроектной стадии и является базой для формирования идеологии автоматизированной информационной системы и обеспечения ее будущего функционирования и развития. Обследование Министерства финансов Российской Федерации (далее по тексту Министерства) заканчивается составлением отчета "Об обследовании и анализе функциональной структуры финансовой системы федерального уровня" и разработкой функциональной структуры АИС ФИНАНСЫ.
Основными целями обследования являются:
- определение оргштатной и топологической структур Министерства;
- определение целевых задач (функций) Министерства;
- анализ распределения функций по подразделениям Министерства;
- идентификация функций;
- разработка функциональной иерархии;
- выявление перечня документов, регламентирующих деятельность Министерства и подразделений центрального аппарата;
- определение информационных потоков между основными процессами деятельности Министерства, связей между процессами и внешними объектами (организациями, ведомствами);
- определение перечня основных входящих и исходящих документов (сводок, справок, отчетов и др.), получаемых в результате деятельности Министерства.
Работы предпроектной стадии заключаются в тщательном и всестороннем обследовании и анализе существующей системы обработки финансовой информации, принятой в настоящее время в Минфине России.
При обследовании выполняются следующие работы:
- анализ организационной структуры Министерства;
- анализ функциональной структуры Министерства, изучение функций отдельных должностных лиц в структурных подразделениях и функциональных подсистемах для выработки рекомендаций по упорядочению последовательности выполнения и содержания функций управления, их границ и взаимосвязей;
- анализ потоков и состава документов между подразделениями и внутри каждого из них для выработки рекомендаций по устранению избыточности информации, рационализации информационных потоков и структуры документированной информации;
- анализ методов планирования и методов обработки информации, используемых в департаментах Минфина России;
- выбор состава автоматизируемых функций и задач управления по подразделениям Министерства.
По результатам обследования разрабатываются документы:
- отчет "Об обследовании и анализе функциональной структуры финансовой системы федерального уровня";
- функциональная структура АИС ФИНАНСЫ.
2. Обследование и анализ организационной структуры
Для проведения анализа организационной структуры Министерства необходимо иметь данные о характере и масштабах обработки информации по Министерству в целом и его подразделениям. Анализ организационной структуры проводится одновременно с анализом функциональной структуры, т.е. выявляется соответствие организационной структуры функциям планирования, учета, контроля и другим, выполняемым на разных уровнях иерархии. При анализе определяется число ступеней иерархии управления и анализируется взаимодействие между отдельными подразделениями.
3. Обследование и анализ функциональной структуры
Состав и взаимосвязь основных функций системы обработки информации Министерства определяет его функциональную структуру. Элементами ее являются функциональные подсистемы, каждая из которых содержит замкнутый контур обработки информации. Условно все функциональные подсистемы делятся на прикладные и технологические.
Перечень функциональных подсистем определяется в результате выполнения обследования.
Анализу подлежат функции, выполняемые в процессе управления как подразделениями, так и отдельными должностными лицами. При проведении анализа функциональной структуры используются следующие показатели и документы:
- перечень, порядок и периодичность выполнения функций по каждому подразделению и отдельным должностным лицам;
- количество занятых людей при выполнении функций управления;
- время, затрачиваемое работниками на выполнение возложенных функций и дополнительные работы;
- существующие технические средства, применяемые в Министерстве для выполнения различных функций и отдельных работ;
- имеющиеся в Министерстве должностные инструкции и различного рода положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.
Для получения более полных данных о выполняемых каждым работником оперативного управления функциях и определения их загруженности производится опрос этих работников.
Во время анализа выявляются узкие места существующей функциональной структуры и вырабатываются конкретные рекомендации по ее автоматизации и совершенствованию. В первую очередь анализируются и определяются выполняемые функции, не свойственные тем или иным подразделениям или отдельным работникам, обращается внимание на соответствие фактически выполняемых функций установленным.
Выводы и рекомендации должны учитывать результаты анализа и других элементов системы управления, в том числе потоков и состава документов.
4. Обследование и анализ потоков и состава документов
Данный анализ способствует уточнению применяемой терминологии и обеспечению смыслового единства информации; улучшению структуры документов (благодаря исключению дублируемых значений); определению объемов формируемой и используемой информации для принятия решений о способах автоматизированной обработки данных, разработке рациональной схемы документооборота Министерства и модели информационных связей.
Для анализа документированной информации определяется состав исходного множества используемых в Министерстве документов и содержащихся в них наименований показателей. Классификация документов и показателей проводится таким образом, что позволяет для удобства анализа выделить из множества документов отдельные группы по сходным частным признакам. Классификация включает документы, традиционные для Министерства, в том числе узаконенные распоряжениями министра, начальниками департаментов, отделов или вышестоящими органами управления.
Сбор информации при обследовании проводится путем изучения документов и проведения интервью со специалистами - экспертами. Разработка исходных данных для создания функциональной структуры осуществляется с использованием полученной информации, с учетом накопленного опыта специалистов, полученного при построении автоматизированных информационных систем общегосударственного уровня.
Полученные в ходе обследования материалы используются при построении структурной функциональной модели деятельности Министерства и разработке проектных документов по созданию АИС ФИНАНСЫ.
5. Порядок проведения обследования
5.1. Общие положения
Порядок и сроки проведения обследования определяются согласованным с исполнителем приказом по Министерству финансов Российской Федерации.
Сбор информации при обследовании осуществляется путем опроса должностных лиц Министерства и изучения предоставляемых ими регламентирующих и методических документов, определяющих деятельность Министерства, департамента и отдельных сотрудников. Примерный перечень вопросов для проведения опроса приведен в Приложениях 1, 2, 3, 3а. Результаты опроса оформляются исполнителем и подписываются должностным лицом, отвечающим на вопросы.
Обследование является многошаговым итерационным процессом, на каждом шаге которого получается новая информация об исследуемом объекте и уточняется ранее полученная. Одновременно с обследованием проводится обобщение полученных данных, проверка их на целостность, повторяемость и непротиворечивость. На завершающем этапе обследования проводится комплексный анализ полученных данных и подготовка отчета.
5.2. Сценарий обследования
Обследование проводится в три этапа.
На первом этапе производится:
1. Получение базовой информации о Министерстве финансов Российской Федерации и его подразделениях.
2. Опрос должностных лиц Министерства по департаментам, управлениям, отделам и рядовых сотрудников подразделений.
3. Оформление результатов опроса.
На втором этапе исполнителем на основе собранных материалов опроса проводится:
- первоначальное построение функциональной структуры Министерства, включающее в себя построение иерархии департаментов, отделов и сотрудников, примерных обобщенных функциональных и структурных схем для каждого отдела:
- разработка дополнительных вопросов для интервьюирования:
- разработка анкеты карточка - функции для упорядочивания выделения функциональной структуры Министерства:
- выделение зоны обследования, контрольных дат, распределение работ;
- заполнение депозитария материалов обследования, именование функций, выделение общности, установление недостаточности данных и т.д.;
- уточнение функциональной структуры Министерства.
На третьем этапе проводится;
- сбор дополнительных материалов обследования;
- интервью с сотрудниками, область деятельности которых слабо формализована;
- обновление созданного депозитария;
- анализ и уточнение функциональной структуры;
- подготовка материалов для отчета.
Обследование Министерства проводится группой обследования. Группа обследования разделяется на три подгруппы.
В обязанности первой подгруппы входит:
- обеспечение работы на объекте обследования;
- проведение интервьюирования, выделение противоречивости данных и повторное интервьюирование при необходимости;
- заполнение сводных данных по отделам, построение таблиц функций;
- заполнение карточек - функций, выделение совпадающих и не нужных в процессе электронного документооборота действий. Выявление алгоритма выполнения функций;
- построение общего списка функций;
- заполнение временных таблиц - описание времени и частоты выполнения тех или иных функций сотрудниками Министерства;
- выделение промежуточной деловой корреспонденции, непосредственно не связанной с основной деятельностью Министерства.
В обязанности второй подгруппы входит:
- обеспечение ведения депозитария по функциям;
- работа с автоматизированными CASE-системами;
- документирование процесса обследования.
Третья подгруппа обеспечивает:
- анализ поступающих данных, выделение крупных функций, отдельных задач и процессов;
- построение иерархии функций, выделение классов и групп;
- выделение наборов функций, оперирующих с информацией, поступающей извне Министерства;
- выделение наборов функций, выдающих информацию во внешнюю среду;
- оптимизацию иерархии функций;
- разработку предложений по структуре, архитектуре и составе подсистем АИС ФИНАНСЫ;
- выделение полностью автоматизируемых функций Министерства;
- построение и оформление общего отчета о работе.
5.3. Обследование департаментов и управлений
Должностное лицо, определенное приказом ответственным по департаменту, обеспечивает проведение опроса и получение ответов на вопросы группы обследования, а также предоставляет документы:
- положение о департаменте и управлении;
- штатное расписание подразделений центрального аппарата Министерства;
- образцы сводок и отчетов;
- другие методические и регламентирующие деятельность департамента документы.
Должностное лицо, определенное ответственным по отделу, обеспечивает проведение опроса и получение ответов от сотрудников отдела и по отделу в целом, а также предоставляет документы:
- положение об отделе;
- штатное расписание отдела;
- должностные инструкции сотрудников;
- план работ отдела на 1996 год;
- образцы сводок и отчетов;
- другие методические и регламентирующие деятельность отдела документы.
5.4. Оформление результатов обследования
По результатам обследования исполнитель разрабатывает отчет и функциональную структуру финансовой системы федерального уровня и представляет заказчику в установленный договором срок.
План - проспект отчета приведен в Приложении 4 к настоящей Методике.
Приложение 1
ОПРОСНЫЙ ЛИСТ - АНКЕТА ДЛЯ ДЕПАРТАМЕНТА ИЛИ УПРАВЛЕНИЯ Наименование департамента (управления) ___________________________ __________________________________________________________________ Адрес ____________________________________________________________ Ф.И.О. и телефон контактного лица ________________________________ ────────────────────────────────────────────────────────────────── При ответе на следующие вопросы по возможности указывайте название документа, регламентирующего и/или содержащего ответ на вопрос, (положение, инструкции, приходы, распоряжения, методические указания и др.). Пожалуйста приложите данные документы к анкете. ────────────────────────────────────────────────────────────────── Оргштатная и топологическая структура департамента _______________ __________________________________________________________________ (Приведите оргштатную структуру департамента, укажите адреса и номера помещений, занимаемых подразделениями. Укажите, какой зам. министра курирует департамент) __________________________________________________________________ Целевые функции деятельности департамента (управления) ___________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (Перечислите целевые функции деятельности департамента и дайте краткое описание процессов их выполнения) Распределение функций по отделам _________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (Приведите наименование отделов и выполняемых ими функций) __________________________________________________________________ (Дайте перечень регламентирующих документов и приложите их копии.) Перечень разрабатываемых документов ______________________________ (сводки, справки, отчеты, методические материалы и др.) __________________________________________________________________ (Приведите перечень разрабатываемых документов и приложите копии типовых документов. Укажите, какие документальные данные используются для их разработки) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Взаимодействие с подразделениями Министерства ____________________ __________________________________________________________________ (Перечислите подразделения Минфина, с которыми взаимодействует департамент управления, хронологию ежемесячно, ежеквартально, по мере необходимости и т.д.) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Взаимодействие с внешними организациями и ведомствами ____________ __________________________________________________________________ (Перечислите внешние организации и ведомства, с которыми осуществляется взаимодействия. Хронологию) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Какие процессы и как в настоящее время автоматизированы в департаменте (управлении) ________________________________________ __________________________________________________________________ (Перечислите автоматизирование процессов, функционирующие в настоящее время задачи, используемые средства вычислительной техники и назовите их основные функции) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Какие процессы деятельности необходимо по Вашему мнению автоматизировать _________________________________________________ __________________________________________________________________ (Перечень автоматизируемых функций) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Дайте Ваши предложения по составу автоматизированных рабочих мест и их функциям, которые желательно иметь в Вашем департаменте (управлении) _____________________________________________________ __________________________________________________________________ (Приведите перечень автоматизированных рабочих мест и укажите их функциональное назначение) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Количество приложенных документов _______ В процессе обследования документы, содержащие реальные данные, могут демонстрироваться, но не могут выдаваться на руки сотрудникам, проводящим обследование.Приложение 2
ОПРОСНЫЙ ЛИСТ - АНКЕТА ДЛЯ ОТДЕЛА Наименование отдела (и департамента в который он входит) _________ __________________________________________________________________ Адрес ____________________________________________________________ Ф.И.О. и телефон контактного лица ________________________________ __________________________________________________________________ ────────────────────────────────────────────────────────────────── При ответе на следующие вопросы по возможности указывайте название документа, регламентирующего и/или содержащего ответ на вопрос, (положение, инструкции, приходы, распоряжения, методические указания и др.). Пожалуйста, приложите данные документы к анкете. ────────────────────────────────────────────────────────────────── __________________________________________________________________ Оргштатная и топологическая структура отдела _____________________ __________________________________________________________________ (Приведите оргштатную структуру отдела, укажите адреса и номера помещений, занимаемых подразделениями) Целевые функции деятельности отдела ______________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (Перечислите целевые функции деятельности отдела) Перечень разрабатываемых документов ______________________________ __________________________________________________________________ (сводки, справки, отчеты, методические материалы и др.) __________________________________________________________________ (Приведите перечень разрабатываемых документов и приложите копии типовых документов. Укажите, какие документальные данные используются для их разработки) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Взаимодействие с подразделениями министерства, отделами и департаментами ___________________________________________________ __________________________________________________________________ (Перечислите подразделения Минфина, с которыми взаимодействует отдел, хронологию - ежемесячно, ежеквартально, по мере необходимости и т.д.) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Взаимодействие с внешними организациями и ведомствами ____________ __________________________________________________________________ (Перечислите внешние организации и ведомства, с которыми осуществляется взаимодействие. Хронологию) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Какие процессы и как в настоящее время автоматизированы в отделе __________________________________________________________________ (Перечислите автоматизирование процессов, функционирующие в настоящее время задачи, используемые средства вычислительной техники и назовите их основные функции) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Какие процессы деятельности необходимо по Вашему мнению автоматизировать _________________________________________________ (Перечень автоматизируемых функций) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Дайте Ваши предложения по составу автоматизированных рабочих мест и их функциям, которые желательно иметь в Вашем отделе __________ __________________________________________________________________ (Приведите перечень автоматизированных рабочих мест и укажите их функциональное назначение) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Количество приложенных документов _______ В процессе обследования документы, содержащие реальные данные, могут демонстрироваться, но не могут выдаваться на руки сотрудникам, проводящим обследование.Приложение 3
ОПРОСНЫЙ ЛИСТ - АНКЕТА ДЛЯ СОТРУДНИКА Наименование отдела (укажите наименование отдела и департамента, в который входит отдел) ____________________________________________ Ф.И.О., комната N, телефон________________________________________ Должность ________________________________________________________ Функциональные обязанности _______________________________________ __________________________________________________________________ (Перечислите Ваши обязанности и дайте краткое описание выполняемых работ) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Перечень документов, регламентирующих Вашу деятельность (должностная инструкция, другие инструкции, приказ, методические материалы и т.д.) _______________________________________________ __________________________________________________________________ (Дать перечень и приложить копии приведенных в нем документов) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Перечень разрабатываемых Вами документов _________________________ __________________________________________________________________ (Дайте перечень и приложите копии приведенных в нем документов) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Какие процессы деятельности и как в настоящее время автоматизированы _________________________________________________ __________________________________________________________________ (Перечислите используемые средства вычислительной техники и программного обеспечения) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Какие процессы деятельности необходимо по Вашему мнению автоматизировать _________________________________________________ __________________________________________________________________ (Изложите Ваши предложения и дайте перечень функций, которые Вы хотели бы иметь на своем автоматизированном рабочем месте) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Количество приложенных документов ______ В процессе обследования документы, содержащие реальные данные, могут демонстрироваться, но не могут выдаваться на руки сотрудникам, проводящим обследование.Приложение 3а
┌─────────────┐ Заполнение рамок не производится │ │ ┌───────────┐ └─────────────┘ КАРТОЧКА - ФУНКЦИЯ N │ │ └───────────┘ Название выполняемой функции _____________________________________ __________________________________________________________________ Должность исполнителя ____________________________________________ Периодичность выполнения операции (условия, при которых надо выпустить данный документ, или время, когда его выпускают) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ────────────────────────────────────────────────────────────────── Используемые входные документы, цифры, таблицы: Название_1 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Источник_1 _______________________________________________________ Название_2 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Источник_2 _______________________________________________________ Название_3 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Источник_3 _______________________________________________________ Название_4 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Источник_4 _______________________________________________________ Название_5 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Источник_5 _______________________________________________________ Название_6 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Источник_6 _______________________________________________________ ────────────────────────────────────────────────────────────────── Получаемые выходные документы, цифры, таблицы: Название_1 _______________________________________________________ __________________________________________________________________ Назначение документа (кому передается далее) _____________________ __________________________________________________________________ ────────────────────────────────────────────────────────────────── Описание алгоритма получения выходного документа (или дать ссылку на инструкцию, законодательный акт и т.д.) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ────────────────────────────────────────────────────────────────── Приложение примерных входных и выходного документа, количество: __ В процессе обследования документы, содержащие реальные данные, могут демонстрироваться, но не могут выдаваться на руки сотрудникам, проводящим обследование. Должность ____________________________________ Ф.И.О. сотрудника ___________________________________ Контактный телефон ____________________________________Приложение 4
ПЛАН - ПРОСПЕКТ
ОТЧЕТ ОБ ОБСЛЕДОВАНИИ И АНАЛИЗЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ СТРУКТУРЫ
ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМЫ ФЕДЕРАЛЬНОГО УРОВНЯ
1. Общие принципы обследования целевой деятельности:
1.1. Классификация видов деятельности организаций
1.2. Методы анализа деятельности
1.3. Цель создания функциональной структуры Минфина России
1.4. Используемые инструментальные средства.
2. Обследование целевой деятельности Министерства финансов Российской Федерации:
2.1. Определение оргштатной и топологической структур Минфина России
2.2. Целевые задачи и функции Минфина России
2.3. Анализ распределения функций по подразделениям Минфина России
2.4. Разработка функциональной иерархии.
3. Структурная функциональная модель деятельности Министерства финансов Российской Федерации:
3.1. Информационные потоки между основными процессами деятельности, связи между процессами и внешними объектами
3.2. Характеристика основных входящих и исходящих документов (сводок, справок и отчетов), получаемых в результате деятельности Минфина России
3.3. Структурная функциональная модель деятельности Минфина России
3.4. Выделение основных прикладных подсистем АИС ФИНАНСЫ
3.5. Комплексные задачи прикладных подсистем
3.6. Основные автоматизированные рабочие места и их функции.