МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 31 декабря 1992 г. N 81
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,
ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации.
2. Начальникам управлений (отделов) министерства обеспечить изучение работниками структурных подразделений указанной Инструкции и ее выполнение.
3. Контроль за выполнением управлениями (отделами) Инструкции возложить на Административно-контрольное управление министерства.
4. В связи с утверждением настоящей Инструкции Инструкция Министерства финансов СССР от 22 апреля 1982 г. N А-313 не применяется.
Министр финансов
Российской Федерации
В.В.БАРЧУК
Утверждена
Приказом
Министра финансов
Российской Федерации
31 декабря 1992 г. N 81
ИНСТРУКЦИЯ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ,
ЗАЯВЛЕНИЯМ И ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве Российской Федерации 06.07.92, и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам, предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства финансов Российской Федерации.
1.2. Делопроизводство по письмам ведется отдельно от общего делопроизводства, в Административно-контрольном управлении - Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства - работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
1.3. Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение делопроизводства по письмам несут руководители управлений (отделов). Административно - контрольное управление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальнейшему совершенствованию этой работы.
1.4. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.
1.5. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
1.6. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов рассматриваются не позднее 5 дней со дня поступления в министерство.
1.7. Анонимные < * > обращения граждан рассмотрению не подлежат и направляются в управления (отделы) для сведения.
< * > Анонимными считаются письменные обращения граждан без указания фамилии, имени, отчества, заявителя и не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы (выписка из Указа Президиума Верховного Совета СССР от 2 февраля 1988 г. N 8422-XI).
1.8. Письма граждан Министерство финансов Российской Федерации рассматривает в соответствии с законодательством Российской Федерации в пределах своей компетенции.
Ответы на письма граждан, направляемые в Верховный Совет Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, подписываются руководством министерства.
1.9. Письма граждан, не относящиеся к компетенции министерства, пересылаются Административно-контрольным управлением или управлениями (отделами) безотлагательно, не позднее 15 дней в соответствующие органы для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю.
1.10. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
1.11. Руководители управлений (отделов), а в необходимых случаях - руководство министерства, сообщают гражданам и соответствующим органам о решениях, принятых по письмам граждан, а в случае отрицательного ответа указывают мотивы и по просьбам граждан разъясняется порядок обжалования. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. Решение о письменной или устной форме ответа принимает руководитель управления или его заместители по докладу исполнителя. В случае устного ответа делается соответствующая запись на письме и в регистрационно-контрольной карточке.
1.12. Руководители управлений (отделов) организуют при необходимости проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно - коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.
По результатам работы за квартал подготавливают аналитические справки о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемые к 15 числу месяца, следующего за окончанием квартала, в Административно-контрольное управление для подготовки доклада руководству министерства по прилагаемой схеме (Приложение 2).
1.13. Для приема граждан в министерстве организована приемная, порядок работы которой установлен положением, утвержденным руководством Министерства финансов Российской Федерации.
2. Порядок учета и регистрации писем граждан
2.1. Все поступающие в министерство письма граждан принимаются экспедицией и доставляются в Сектор писем, где они вскрываются и регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 1), составляемых в пяти экземплярах. Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401). Четыре экземпляра регистрационно-контрольной карточки Сектором писем направляются в структурное подразделение (первый экземпляр с подписью должностного лица, получившего корреспонденцию, возвращается в Сектор писем, а три других используются для контроля и справочной работы).
Предложения, заявления и жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные разным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера (например, К-25/1, К-25/2 и т.д.).
2.2. Конверты к письмам сохраняются в управлениях (отделах) в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или по штемпелю подтвердить время отправления, получения письма, а также в других необходимых случаях.
2.3. На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа. Штамп проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны документа, в нем указывается предварительный срок исполнения. При рассмотрении писем в управлениях и отделах по существу поставленных вопросов дата исполнения устанавливается в пределах сроков, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве Российской Федерации 06.07.92.
При поступлении писем, где указано о приложении документов, денежных знаков, облигаций или других материалов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, Сектором писем проставляется штамп "Получено без приложения" или делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.
2.4. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".
2.5. По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Коллективное".
2.6. Письма граждан, адресованные министру финансов Российской Федерации, заместителям министра финансов Российской Федерации, передаются Административно-контрольным управлением в секретариат министра и заместителей министра для доклада руководству министерства, по указанию руководства министерства письма направляются на исполнение в управления (отделы).
В таком же порядке решается вопрос о коллективных письмах, а также письмах граждан, если их поступает значительное количество по одному и тому же вопросу.
Если полученные письма граждан по своему содержанию не требуют специального рассмотрения руководства министерства, они направляются Сектором писем на исполнение непосредственно в управления (отделы).
2.7. Полученные управлениями (отделами) письма передаются согласно указаниям руководства управлений (отделов) исполнителям, при этом контрольные и справочные карточки остаются у инспектора для контроля.
При поступлении повторного письма работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству управления (отдела) вместе с предыдущими обращениями.
3. Контроль за исполнением
3.1. Контроль за своевременным разрешением писем граждан в министерстве осуществляет Сектор писем, в управлениях (отделах) - работники, на которых возложено ведение делопроизводства.
3.2. Контроль осуществляется путем оперативного выяснения хода исполнения писем, напоминаний о подготовке ответов, истребования от исполнителей объяснений причин задержки ответов с последующим докладом соответственно руководству министерства, управлений (отделов). Сектором писем организуются проверки постановки работы с письмами в управлениях (отделах).
3.3. Письма граждан, поступающие в министерство из Верховного Совета Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, о результатах рассмотрения которых необходимо сообщить в эти органы, берутся Сектором писем граждан Административно-контрольного управления на особый контроль. В этих случаях на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек проставляется знак контроля - "К".
3.4. Письма граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Письма граждан, считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные в них вопросы и по ним приняты необходимые меры и даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.
Об исполнении писем управлениями (отделами) проставляется отметка в регистрационно-контрольных карточках, одна из которых в день отправки письма возвращается в Сектор писем.
3.5. Для контрольно-справочной и аналитической работы Сектором писем и управлениями (отделами) ведутся контрольная (по срокам исполнения) и алфавитная картотеки.
3.6. Решение о прекращении переписки с заявителем принимает руководство министерства на основании докладной записки, подготовленной исполнителем, и о принятом решении сообщается заявителю.
4. Формирование и хранение дел
4.1. Письма граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются исполнителем работнику, ведущему делопроизводство, для централизованного формирования дел. Формирование дел у исполнителей запрещается.
4.2. На каждом письме после его исполнения делается запись "В дело" и проставляется личная подпись исполнителя.
4.3. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в самостоятельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел управлений и отделов министерства.
4.4. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое письмо и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного письма или дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
4.5. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные письма граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
4.6. Министерство финансов Российской Федерации осуществляет хранение и использование в справочных и других целях писем граждан. Ответственность за сохранность писем и документов к ним до сдачи в Центральный архив Министерства финансов Российской Федерации возлагается на руководство управлений (отделов) и работников, работающих с данной категорией документов.
4.7. Сроки хранения писем граждан и документов к ним определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным Управлением при Совете Министров СССР в 1989 году.
4.8. В отдельных случаях Центральной экспертной комиссией министерства может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении отдельных писем и наиболее ценных предложений граждан. Решения комиссии об этом подлежат обязательному утверждению руководством министерства.
4.9. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив министерства через год после завершения делопроизводства по ним.
4.10. По истечении установленных сроков хранения письма граждан и документы по ним подлежат уничтожению в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
* * *
Выполнение порядка и правил, предусмотренных настоящей Инструкцией, обязательно для всех работников министерства.
Начальник Административно -
контрольного управления
Министерства финансов
Российской Федерации
В.М.ЯКОВЛЕВ
Приложение 1
СЕКТОР ПИСЕМ ГРАЖДАН АДМИНИСТРАТИВНО-КОНТРОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ __________________________________________________________________ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон) __________________________________________________________________ Предыдущие обращения от ___________ N _______ от __________ N ____ __________________________________________________________________ Вид документа на л. __________________________________________________________________ Автор, дата, индекс сопроводительного письма __________________________________________________________________ Дата, индекс поступления __________________________________________________________________ Краткое содержание __________________________________________________________________ Ответственный исполнитель __________________________________________________________________ Резолюция Автор резолюции __________________________________________________________________ Срок исполнения Срок продлен __________________________________________________________________ Оборотная сторона РККХОД ИСПОЛНЕНИЯ
┌─────────────┬────────────┬─────────────────────────┬───────────┐ │Дата передачи│Исполнитель,│ Отметка о промежуточном │Контрольные│ │на исполнение│ телефон │ответе или дополнительном│ отметки │ │ │ │ запросе │ │ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ ├─────────────┼────────────┼─────────────────────────┼───────────┤ └─────────────┴────────────┴─────────────────────────┴───────────┘Дата, индекс исполнения (ответа), подпись
__________________________________________________________________
Адресат
__________________________________________________________________
Содержание
__________________________________________________________________
С контроля снял (подпись)
Приложение 2
СПРАВКА
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ
ГРАЖДАН В УПРАВЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ)
ЗА _________________ 199__ Г.
1. Остаток на начало квартала 2. Поступило, всего в том числе: неконтрольных повторных коллективных из Верховного Совета РФ из Администрации Президента РФ из Аппарата Правительства РФ 3. Исполнено, всего в том числе: до 15 дней до 1 месяца с нарушением сроков исполнения удовлетворено направлено в другие ведомства направлено в подведомственные организации в том числе взято на контроль проверено с выездом на место 4. Осталось на исполнении на следующий квартал 5. Рассмотрено: министром заместителями министраВ аналитической справке за квартал необходимо указать, по каким основным вопросам поступили письма, их количество. Какие меры принимаются отраслевыми подразделениями по сокращению поступления писем граждан (указать, по каким вопросам направлены предложения в Правительство, изданы или внесены поправки в инструкции или другие нормативные документы и т.п.).