МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 19 июля 2018 г. N 1651
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ФИНАНСОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ МИНИСТЕРСТВА
ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОТ 1 ДЕКАБРЯ 2016 Г. N 556
Приказываю:
внести в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2016 г. N 556, следующие изменения:
1. Пункт 5 изложить в следующей редакции:
"5. Требования Инструкции к работе без использования СЭД с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.",
2. Абзац первый пункта 10 изложить в следующей редакции:
"10. В департаментах Министерства определяются работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства. Информация о работниках, ответственных за делопроизводство в департаменте Министерства, заносится в СЭД департаментом Министерства в течение одного рабочего дня со дня определения указанного работника. В случае изменения кадрового состава Министерства или должностных обязанностей работников Министерства, определение новых работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляется в день прекращения должностных обязанностей работников, ранее ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства.".
3. В абзаце восьмом пункта 10 слова "на основе предложений отделов департамента Министерства, согласование ее в Департаменте управления делами и контроля" заменить словами "в установленном Инструкцией порядке".
4. В абзаце первом пункта 11 слово "руководителей" заменить словом "директоров".
5. Абзац первый пункта 12 изложить в следующей редакции:
"12. Доступ в СЭД предоставляется работникам Министерства, должностные обязанности которых включают работу с документами, на время исполнения ими своих должностных обязанностей.".
6. В пункте 16:
а) абзац двенадцатый признать утратившим силу;
б) абзац тринадцатый после слова "подписанная" дополнить словом "усиленной";
в) абзац пятнадцатый после слова "подразумевается" дополнить словом "усиленная".
7. Абзац девятый пункта 76 после слова "отметки" дополнить словами "во временной электронной регистрационной карточке документа".
8. Дополнить пунктами 86.1 и 86.2 следующего содержания:
"86.1. В случае, если ответ по документу не требуется, исполнение документа оформляется путем определения места хранения документа в указании по исполнению документа, выбрав необходимый индекс дела по номенклатуре дел Министерства и указав номер соответствующего тома, в который должен быть помещен данный документ.
86.2. Бумажная копия электронного документа, поступившего по системе МЭДО через СЭД, помещается в указанный во временной электронной регистрационной карточке документа том соответствующего дела.".
9. Пункт 92 дополнить предложением следующего содержания:
"Бумажная копия исходящего электронного документа, отправленного по системе МЭДО через СЭД, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Министерства.".
10. В абзаце первом пункта 104 слова "(в том числе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительного на бумажном носителе)" заменить словами "в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления такого документа исключительного на бумажном носителе".
11. В абзаце пятом пункта 128 слова "в Отделе" заменить словом "Отделом".
12. Дополнить пунктом 130.1 следующего содержания:
"130.1. Номенклатура дел департамента Министерства формируется работниками, ответственными за делопроизводство в департаменте Министерства, в СЭД и подлежит согласованию с Департаментом управления делами и контроля в порядке, указанном в пункте 15 приложения N 7 к Инструкции.
Вновь созданный департамент Министерства в месячный срок со дня издания приказа о создании соответствующего департамента Министерства разрабатывает номенклатуру дел департамента Министерства.".
13. Пункт 149 дополнить абзацем следующего содержания:
"Информация о передаче дела в архив заносится в СЭД.".
14. Дополнить пунктом 156.1 следующего содержания:
"156.1. Информация об уничтожении документов с указанием реквизитов акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, заносится в СЭД.".
15. В абзаце двадцать восьмом пункта 1 приложения N 14 слово "руководителей" заменить словом "директоров".
16. В приложении N 15:
а) абзац тридцать первый дополнить предложением следующего содержания:
"Внесение изменений в номенклатуру оформляется утверждением новой номенклатуры департамента Министерства.";
б) абзац тридцать второй изложить в следующей редакции:
"По окончании года формируется итоговая номенклатура дел департамента Министерства, в которую включаются сведения о количестве заведенных дел (томов, частей).";
в) абзац тридцать четвертый изложить в следующей редакции:
"Образцы номенклатуры дел департамента Министерства и итоговой номенклатуры дел департамента Министерства, а также номенклатуры дел Министерства прилагаются.";
г) образец формы номенклатуры дел департамента Министерства изложить в редакции согласно приложению N 1 к настоящему приказу;
д) дополнить образцом формы итоговой номенклатуры дел департамента Министерства согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
17. Настоящий приказ применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год.
Первый заместитель
Председателя Правительства
Российской Федерации -
Министр финансов
Российской Федерации
А.Г.СИЛУАНОВ
Приложение N 1
к приказу Министерства финансов
Российской Федерации
от 19.07.2018 г. N 1651
ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА
Министерство финансов
Российской Федерации
Наименование Департамента
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N _________
____________________
(место составления)
На ____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | Примечание < * > |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Название отдела | |||
| Директор департамента | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
< * > Указываются сведения о том, что является электронным делом (при наличии) или централизованным делом.
Приложение N 2
к приказу Министерства финансов
Российской Федерации
от 19.07.2018 г. N 1651
ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ИТОГОВОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ДЕПАРТАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА
Министерство финансов
Российской Федерации
Наименование Департамента
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N _________
____________________
(место составления)
На ____________ год
| Индекс дела < * > | Заголовок дела (тома, частей) < * > | Количество дел (томов, частей) < * > | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню < * > | Примечание < * > |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название отдела | ||||
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в департаменте
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | ||
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | электронных | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Постоянного | ||||
| Временного (свыше 10 лет) | ||||
| Временного (до 10 лет включительно) | ||||
| ИТОГО: | ||||
| Наименование должности ответственного за делопроизводство в департаменте | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Итоговые сведения переданы в архив | ||
| Наименование должности передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
< * > В соответствии с утвержденной на текущий год номенклатурой дел департамента Министерства.