ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 января 2015 г. N 131р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СИСТЕМЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
В ХОЛДИНГЕ "РЖД"
Во исполнение Плана мероприятий по реализации функциональной стратегии построения единой системы внутреннего аудита и контроля в холдинге "РЖД" на период до 2015 года, утвержденного ОАО "РЖД" 27 октября 2013 г., и программы организационного развития холдинга "РЖД" на период до 2015 года, утвержденной распоряжением ОАО "РЖД" от 30 апреля 2014 г. N 1067р:
1. Утвердить прилагаемое Положение о системе внутреннего контроля в холдинге "РЖД".
2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД" принять к руководству Положение, утвержденное настоящим распоряжением.
3. Начальникам Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Давыдову А.Ю. и Центра по корпоративному управлению пригородным комплексом Белянкину А.Ю. инициировать проведение дочерними обществами ОАО "РЖД" корпоративных мероприятий по принятию к руководству Положения, утвержденного настоящим распоряжением.
Президент ОАО "РЖД"
В.И.ЯКУНИН
Утверждено
распоряжением ОАО "РЖД"
от 23 января 2015 г. N 131р
ПОЛОЖЕНИЕ
О СИСТЕМЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ХОЛДИНГЕ "РЖД"
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, компоненты, требования и порядок организации системы внутреннего контроля в холдинге "РЖД".
2. Система внутреннего контроля представляет собой совокупность методик, процедур, норм корпоративной культуры и организационных мер, предпринимаемых руководством ОАО "РЖД", подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалов, других структурных подразделений и дочерних обществ для обеспечения финансовой устойчивости холдинга "РЖД".
3. Настоящее Положение разработано с учетом требований федеральных законов и других нормативных правовых актов Российской Федерации, концептуальной базы и профессиональной международной и отечественной практики в области внутреннего контроля и нормативных документов ОАО "РЖД".
4. В настоящем Положении используются следующие основные термины и понятия:
- внутренний контроль - процесс, осуществляемый руководством и работниками ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") на всех уровнях управления и направленный на обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности, сохранности активов, достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, соблюдения требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");
- контрольная среда - осведомленность и действия руководства ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД"), направленные на установление и поддержание эффективного функционирования системы внутреннего контроля, а также понимание важности этой системы;
- мониторинг системы внутреннего контроля - деятельность, осуществляемая на всех уровнях управления ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") с целью выявления соответствия компонентов системы внутреннего контроля заданным критериям;
- оценка рисков - процесс выявления и анализа рисков, который осуществляется в соответствии с процедурами, установленными нормативными документами ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");
- процедуры внутреннего контроля - совокупность действий и мероприятий, направленных на предупреждение, ограничение и предотвращение рисков в финансово-хозяйственной деятельности ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД");
- управление рисками - процесс выявления и оценки рисков, выбора и применения способов реагирования на риски для обеспечения разумных гарантий достижения целей ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").
5. Действие настоящего Положения распространяется на подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", его филиалы и другие структурные подразделения (далее - подразделения ОАО "РЖД").
Выполнение процедур внутреннего контроля осуществляется в пределах существующей штатной численности подразделений ОАО "РЖД" и выполняемых ими функций.
Настоящее Положение реализуется в дочерних обществах ОАО "РЖД" путем проведения корпоративных процедур в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД".
II. Цели и задачи системы внутреннего контроля
6. Создание системы внутреннего контроля направлено на обеспечение разумной уверенности в достижении поставленных перед холдингом "РЖД" целей.
7. Эффективная система внутреннего контроля подразумевает построение ее на различных уровнях управления ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") путем внедрения и выполнения необходимых процедур контроля в бизнес-процессах и посредством организации функций, координирующих деятельность ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") в рамках системы внутреннего контроля.
8. Основными задачами системы внутреннего контроля в холдинге "РЖД" являются:
- обеспечение эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности;
- обеспечение сохранности активов и экономичного использования ресурсов;
- выявление рисков и управление ими;
- обеспечение достоверности и полноты бухгалтерской (финансовой) и иных видов отчетности;
- соблюдение законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных документов ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").
III. Компоненты системы внутреннего контроля
9. Основой организации и функционирования системы внутреннего контроля в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах являются следующие компоненты:
- контрольная среда;
- оценка рисков;
- процедуры внутреннего контроля;
- информация и коммуникация;
- мониторинг.
10. Контрольная среда является основой для всех других компонентов системы внутреннего контроля и представляет атмосферу в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах, определяющую общее понимание работниками внутреннего контроля и требований к нему. Она отражает культуру управления ОАО "РЖД" и его дочерних обществ и создает надлежащее отношение руководителей и работников к организации и осуществлению внутреннего контроля.
К факторам, влияющим на контрольную среду, относятся управленческая философия и стиль управления, стратегия и цели деятельности, организационная структура, культура и этические ценности, компетентность работников, включая компетентность в вопросах внутреннего контроля.
Стиль управления в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах предполагает создание позитивного отношения субъектов внутреннего контроля к вопросам внутреннего контроля во всех видах деятельности холдинга "РЖД".
Организационная структура ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") обеспечивает функционирование системы внутреннего контроля посредством:
- определения функций субъектов внутреннего контроля;
- закрепления полномочий и ответственности за выполнение процедур внутреннего контроля;
- оперативного обмена информацией и своевременного принятия управленческих решений с учетом использования эффективных процедур внутреннего контроля.
11. Оценка рисков проводится в целях получения достоверной информации о существующих рисках и проведения необходимого анализа для принятия обоснованных решений по управлению рисками. Основными результатами проведения оценки рисков являются описание риска и выявление условий, способствующих возникновению риска. Информация о выявленных рисках служит основанием для разработки новых процедур внутреннего контроля и анализа эффективности существующих.
12. Процедуры внутреннего контроля разрабатываются и осуществляются всеми подразделениями ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") с учетом рисков соответствующих бизнес-процессов. Процедуры внутреннего контроля регулярно пересматриваются, совершенствуются и обновляются с учетом изменений в деятельности холдинга "РЖД" и условий внешней среды.
В ОАО "РЖД" и его дочерних обществах применяются процедуры внутреннего контроля, такие как:
- документальное оформление всех фактов хозяйственной жизни;
- подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям, а также процедуры контроля взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни;
- санкционирование (авторизация) операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения (например, утверждение авансового отчета работника его руководителем);
- сверка данных путем проверки полноты, точности, непротиворечивости и корректности информации, полученной из разных источников;
- разграничение полномочий, в том числе посредством исключения совмещения одним лицом функций инициирования, исполнения и контроля за совершением хозяйственных операций;
- контроль фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа и инвентаризация;
- надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей;
- процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (компьютерный контроль), осуществляющие контроль доступа, целостности данных и внесения изменений в информационные системы.
Для целей противодействия злоупотреблениям наиболее эффективными процедурами внутреннего контроля являются санкционирование (авторизация) операций, разграничение полномочий, контроль фактического наличия и состояния объектов.
Содержание конкретных процедур внутреннего контроля зависит от уровня управления и функциональной направленности подразделения ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД").
Процедуры внутреннего контроля, применяемые в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах, подразделяются на предварительные и последующие. Предварительные процедуры внутреннего контроля направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (контроль фактического наличия и состояния объектов, санкционирование (авторизация) сделок и операций и др.). Последующие процедуры внутреннего контроля направлены на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (сверка, надзор и др.).
Функции по осуществлению внутреннего контроля определяются положениями о подразделениях ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") и должностными инструкциями работников в соответствии с возложенными задачами и направлениями их работы.
Условия функционирования системы внутреннего контроля определяются во внутренних документах подразделений ОАО "РЖД" (дочернего общества ОАО "РЖД") руководителями подразделений самостоятельно в рамках своей компетенции.
13. Информация и коммуникация представляют собой получение и распространение информации, необходимой для реализации управленческих функций, принятия своевременных и обоснованных решений и осуществления внутреннего контроля.
В ОАО "РЖД" и его дочерних обществах обеспечивается создание эффективных каналов обмена информацией, включая как вертикальные, так и горизонтальные связи.
14. Мониторинг системы внутреннего контроля проводится с целью определения ее текущего состояния, в том числе способности обеспечить выполнение поставленных перед ней целей и задач. Мониторинг осуществляется в ОАО "РЖД" и его дочерних обществах непрерывно в ходе повседневной деятельности и путем проведения периодических оценок.
Непрерывный мониторинг выполняется руководителями и работниками подразделений ОАО "РЖД" (дочерних обществ ОАО "РЖД") и предусматривает:
- организацию и осуществление постоянного контроля за выполнением процедур внутреннего контроля;
- проверку результатов выполнения отдельных наиболее рискованных хозяйственных операций;
- проведение регулярного анализа результатов деятельности подразделения и своевременное выявление изменений в бизнес-процессах, описании или этапах выполнения процедур внутреннего контроля;
- организацию и проведение самостоятельной оценки системы внутреннего контроля в подразделениях;
- своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля до заинтересованных лиц всех уровней управления.
Для периодической и независимой оценки эффективности системы внутреннего контроля в ОАО "РЖД" (дочернем обществе ОАО "РЖД") организуется и проводится внутренний аудит.
IV. Требования к организации системы внутреннего контроля
15. К организации системы внутреннего контроля в холдинге "РЖД" предъявляются следующие основные требования, которые обусловливают ее эффективное функционирование:
1) интегрированность.
Система внутреннего контроля наиболее эффективна, если она встроена в бизнес-процесс и ежедневные операции;
2) комплексность.
Система внутреннего контроля охватывает все субъекты внутреннего контроля и функциональные направления деятельности. Обязанность по организации и поддержанию надежной и эффективной системы внутреннего контроля лежит на руководителях всех уровней управления, и каждый работник знает, понимает и выполняет свою роль в системе внутреннего контроля. Система внутреннего контроля функционирует на основе четкого и эффективного взаимодействия всех субъектов внутреннего контроля;
3) непрерывность.
Система внутреннего контроля функционирует на постоянной основе, что позволяет своевременно выявлять нарушения и отклонения, устранять и предупреждать их возникновение в будущем;
4) своевременность информирования.
Информация о выявленных существенных нарушениях финансово-хозяйственной деятельности, рисках, недостатках и слабых местах контроля, их причинах и корректирующих мероприятиях своевременно доводится до руководителей соответствующего уровня управления;
5) ответственность.
Все субъекты внутреннего контроля несут в рамках своих полномочий ответственность за эффективное функционирование системы внутреннего контроля. Права, функции и обязанности субъектов внутреннего контроля определены и закреплены нормативными документами ОАО "РЖД";
6) ориентированность на риски.
Система внутреннего контроля находится в прямом взаимодействии с процессами управления рисками, в результате чего обеспечивается своевременная разработка и эффективное внедрение процедур внутреннего контроля и мероприятий по воздействию на риски;
7) разделение обязанностей.
Права и обязанности субъектов внутреннего контроля разграничиваются в зависимости от их отношения к процессам разработки, утверждения, применения, мониторинга и оценки системы внутреннего контроля;
8) адаптивность.
Система внутреннего контроля своевременно и адекватно настраивается на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования, постоянно при этом совершенствуясь.
V. Организация системы внутреннего контроля
16. Система внутреннего контроля в ОАО "РЖД" определяется совокупностью объектов и субъектов. Объектами системы внутреннего контроля являются финансово-хозяйственная деятельность подразделений ОАО "РЖД" и его бизнес-процессы. Состав субъектов системы внутреннего контроля определяется организационной структурой ОАО "РЖД".
17. Совет директоров ОАО "РЖД" и Комитет по аудиту и рискам совета директоров ОАО "РЖД" определяют общие направления организации системы внутреннего контроля, рассматривают результаты оценки ее эффективности и анализируют ее фактическое состояние с учетом характера, масштабов и условий деятельности ОАО "РЖД".
18. Президент ОАО "РЖД" и правление ОАО "РЖД" курируют вопросы повышения эффективности системы внутреннего контроля, рассматривают информацию о текущем состоянии и надежности процедур внутреннего контроля, утверждают нормативные документы, регламентирующие организацию системы внутреннего контроля.
19. Первые вице-президенты, старшие вице-президенты, вице-президенты и главный бухгалтер ОАО "РЖД" курируют вопросы организации и осуществления внутреннего контроля в соответствии с возложенными на них обязанностями.
20. Директор ОАО "РЖД" по внутреннему контролю и аудиту организует работу по проведению внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД", оценке эффективности функционирования системы внутреннего контроля и разработке рекомендаций по внедрению дополнительных процедур внутреннего контроля, рассматривает и представляет руководству ОАО "РЖД" информацию о финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД" и эффективности системы внутреннего контроля.
21. Центр внутреннего контроля "Желдорконтроль" проводит проверки финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД", осуществляет контроль за выполнением мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков в системе внутреннего контроля, координирует деятельность подразделений ОАО "РЖД" по организации и осуществлению внутреннего контроля, обеспечивает руководство ОАО "РЖД" достоверной информацией о финансово-хозяйственной деятельности подразделений ОАО "РЖД".
22. Центр внутреннего аудита "Желдораудит" осуществляет оценку фактического состояния и эффективности системы внутреннего контроля, включая контроль качества процесса ее самостоятельной оценки, проведенной подразделениями ОАО "РЖД", разрабатывает рекомендации по повышению эффективности системы внутреннего контроля и внедрению дополнительных процедур внутреннего контроля, подготавливает информацию руководству ОАО "РЖД" о надежности процедур внутреннего контроля в подразделениях ОАО "РЖД".
23. Руководители подразделений ОАО "РЖД" в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за формирование, внедрение, мониторинг и совершенствование системы внутреннего контроля.
К функциям руководителей подразделений ОАО "РЖД" в сфере внутреннего контроля во вверенных им функциональных областях деятельности могут относиться:
- организация и обеспечение эффективного функционирования системы внутреннего контроля;
- разработка и документирование системы внутреннего контроля и применяемых процедур внутреннего контроля;
- распределение полномочий, обязанностей и ответственности между работниками, находящимися в их подчинении, за конкретные направления внутреннего контроля;
- организация исполнения и обеспечения эффективности и достаточности процедур внутреннего контроля;
- анализ бизнес-процессов на предмет обеспечения функционирования внутреннего контроля и возможности достижения поставленных целей;
- организация и осуществление постоянного контроля за выполнением процедур внутреннего контроля;
- организация и проведение самостоятельной оценки системы внутреннего контроля;
- организация формирования и актуализации реестра процедур внутреннего контроля с учетом выявленных рисков;
- разработка планов мероприятий по устранению выявленных нарушений и недостатков системы внутреннего контроля и недопущению их впредь;
- своевременное информирование заинтересованных лиц о факторах, влияющих на повышение вероятности возникновения потерь и других негативных последствий вследствие реализации рисков, и выявленных недостатках системы внутреннего контроля.
Работники ОАО "РЖД" в соответствии с возложенными на них обязанностями в сфере внутреннего контроля осуществляют:
- своевременное и качественное выполнение процедур внутреннего контроля в соответствующих функциональных областях деятельности;
- анализ и пересмотр существующих процедур внутреннего контроля с учетом выявленных изменений в процессах и рисках;
- процедуры по самостоятельной оценке системы внутреннего контроля;
- оперативное информирование своего непосредственного руководителя о выявленных отклонениях и недостатках системы внутреннего контроля, которые привели (могут привести) к негативным последствиям;
- устранение недостатков системы внутреннего контроля, выявленных по результатам мониторинга.
24. В дочерних обществах ОАО "РЖД" состав и функции субъектов внутреннего контроля определяются организационной структурой и внутренними нормативными документами.
VI. Ограничения эффективности системы внутреннего контроля
25. Эффективность системы внутреннего контроля в ОАО "РЖД" (дочернем обществе ОАО "РЖД") может быть ограничена следующими факторами:
- изменением экономической конъюнктуры или законодательства Российской Федерации, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства;
- превышением должностных полномочий руководителями подразделений или работниками;
- возникновением ошибок в процессе принятия управленческих решений и осуществления фактов хозяйственной жизни.