ПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 19 декабря 2007 г. N 261р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ДЕЛАМИ ЛИЦ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКИ
В целях реализации положений Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 256-ФЗ "О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей", Постановления Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2006 г. N 873 "О порядке выдачи государственного сертификата на материнский (семейный) капитал", а также установления единого порядка формирования, учета, хранения и пересылки дел получателей материнского (семейного) капитала:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2008 года Регламент организации работы с делами лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки.
2. Руководителям территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации обеспечить соблюдение требований Регламента.
3. Ревизионной комиссии ПФР (Белистов И.П.) при проведении комплексных ревизий финансово-хозяйственной деятельности отделений ПФР производить проверку исполнения требований, содержащихся в Регламенте.
Председатель
Г.БАТАНОВ
Утвержден
распоряжением Правления ПФР
от 19 декабря 2007 г. N 261р
РЕГЛАМЕНТ
ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДЕЛАМИ ЛИЦ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО
НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Регламент устанавливает единый порядок формирования, учета и хранения дел лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки (далее - дел).
2. Ответственность за соблюдение Регламента организации работы с делами возлагается на руководителей структурных подразделений территориальных органов ПФР, осуществляющих организацию деятельности по реализации Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 256-ФЗ "О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей" и Постановления Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2006 г. N 873 "О порядке выдачи государственного сертификата на материнский (семейный) капитал".
3. Формирование, учет и хранение дел осуществляется сотрудниками территориальных органов ПФР по месту жительства (пребывания, фактического проживания) лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки (их законных представителей).
II. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
4. Дело заводится на основании заявления о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал (далее - сертификат) после принятия территориальным органом ПФР решения о выдаче либо об отказе в выдаче сертификата.
5. В дело приобщаются копии документов, верность которых засвидетельствована в установленном законом порядке, либо территориальным органом ПФР, а также подлинники документов, связанные с перепиской территориального органа ПФР с другими компетентными органами (далее - документы).
6. При заверении территориальным органом ПФР соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению территориального органа ПФР.
7. На каждое лицо, имеющее право на дополнительные меры государственной поддержки, формируется одно дело.
При возникновении права на дополнительные меры государственной поддержки у детей в равных долях формируются отдельные дела на каждого из детей. При этом все подлинные документы, послужившие основанием для возникновения права на дополнительные меры государственной поддержки и не подлежащие возврату, помещаются в дело ребенка, в связи с рождением которого данное право возникает.
8. Бланки обложки дел изготавливаются из листов плотной бумаги формата А4 (210 х 297).
9. На обложке дела (Приложение 1) содержится информация:
наименование территориального органа ПФР;
номер дела;
страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования;
фамилия, имя, отчество лица, имеющего право на дополнительные меры государственной поддержки, его адрес места жительства (пребывания, фактического проживания);
дата выдачи и номер сертификата.
10. Документы помещаются в дело в следующей последовательности:
решение о выдаче либо об отказе в выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал;
заявление о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал;
удостоверяющие личность, место жительства лица, имеющего право на дополнительные меры государственной поддержки (его законного представителя);
удостоверяющие полномочия законного представителя;
подтверждающие рождение (усыновление) детей, которые приобщаются в хронологической последовательности, начиная с документа о рождении (усыновлении) ребенка, в связи с рождением (усыновлением) которого возникло право на дополнительные меры государственной поддержки, и заканчивая документом о рождении (усыновлении) первого ребенка;
подтверждающие российское гражданство ребенка, в связи с рождением которого возникает право на дополнительные меры государственной поддержки, родивших (усыновивших) женщин и мужчин, являющихся единственным усыновителем второго, третьего и последующих детей, начиная с 1 января 2007 года;
подтверждающие смерть женщины, родившей (усыновившей) детей, родителей (усыновителей) или единственного родителя (усыновителя), объявления их умершими, лишения родительских прав, совершения ими в отношении ребенка (детей) умышленного преступления, относящегося к преступлениям против личности;
переписка территориального органа ПФР с соответствующими органами о проверке достоверности содержащихся в документах сведений и о представлении дополнительной информации;
другая информация, влияющая на принятие решения о выдаче (об отказе в выдаче) сертификата.
Все листы дела нумеруются, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
11. Документы, подтверждающие изменение фамилии, имени, отчества лица, имеющего права на дополнительные меры государственной поддержки, документы о распоряжении средствами (частью средств) материнского (семейного) капитала дополняются в дело по мере их приобщения в хронологической последовательности.
12. При изменении лицом, имеющим право на дополнительные меры государственной поддержки, фамилии, имени, отчества, места жительства в пределах территориального органа ПФР, на обложке дела дописываются соответствующие реквизиты, при этом в дело приобщаются документы, на основании которых производятся указанные исправления.
III. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
13. Дела по мере их формирования регистрируются в журнале регистрации дел (далее - журнал) (Приложение 2).
Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием программного обеспечения, отвечающего требованиям безопасности персональных данных, установленным Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. N 781.
14. Нумерация дел является шестизначной, начиная с номера 000001. Номера дел присваиваются согласно журналу по мере их формирования или поступления из другого территориального органа ПФР.
15. При получении дела из другого территориального органа ПФР осуществляется проверка наличия всех необходимых для установления права на дополнительные меры государственной поддержки документов (их копий), выносится решение о принятии дела на учет по новому месту жительства (пребывания, фактического проживания), присваивается номер согласно журналу, в деле проставляется отметка о принятии его на учет.
16. Нумерация дел производится в хронологической последовательности по дате принятия решения о выдаче либо об отказе в выдаче сертификата, принятии на учет по новому месту жительства (пребывания, фактического проживания) и является сплошной.
17. Дела хранятся в территориальном органе ПФР по месту жительства (пребывания, фактического проживания) лица, имеющего право на дополнительные меры государственной поддержки (его законного представителя) в рабочих комнатах или специально отведенных для их хранения помещениях, исключающих несанкционированный доступ к ним.
18. Дела располагаются в порядке возрастания номера дела, в вертикальном положении корешками наружу, на стеллажах или в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.
19. Действующие и закрытые дела хранятся раздельно.
20. Инвентаризация действующих дел проводится один раз в два года.
21. В случае утраты дела составляется акт об утере дела. По решению территориального органа ПФР (Приложение 3) оформляется его дубликат.
Дубликат дела формируется на основании данных журнала заявлений и решений территориального органа ПФР, информации, содержащейся в федеральном регистре лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки, а также при необходимости копий документов, представленных лицом, имеющим право на дополнительные меры государственной поддержки. Акт и решение руководителя территориального органа ПФР о составлении дубликата приобщаются к документам дубликата дела.
Дубликату присваивается номер утерянного дела. Вверху лицевой стороны обложки дела делается отметка "Дубликат".
22. На граждан, обратившихся в территориальный орган ПФР с повторным заявлением о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал после принятия территориальным органом ПФР решения об отказе в выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал, заводится новое дело.
При этом снятое с учета дело, сформированное согласно ранее поданному заявлению о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал, изымается из архива недействующих дел и приобщается в новое дело.
В случае смены получателем материнского (семейного) капитала места жительства территориальный орган ПФР по новому месту жительства готовит запрос дела и при его поступлении приобщает в новое дело.
IV. ПОРЯДОК СНЯТИЯ ДЕЛ С УЧЕТА И СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ
23. Дело снимается с учета в связи:
с вынесением территориальным органом ПФР решения об отказе в выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал;
с вынесением территориальным органом ПФР решения об отказе в удовлетворении заявления о распоряжении средствами (частью средств) материнского (семейного) капитала;
с прекращением права на дополнительные меры государственной поддержки по основаниям, установленным частями 3 - 6 статьи 3 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 256-ФЗ "О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей";
с переменой места жительства лица, имеющего право на дополнительные меры государственной поддержки.
24. При снятии дела с учета на обложке ставится отметка о снятии дела с учета.
25. При смене лицом, имеющим право на дополнительные меры государственной поддержки, места жительства в соответствии с запросом территориального органа ПФР по новому месту жительства (пребывания, фактического проживания) дело направляется сопроводительным письмом в территориальный орган ПФР по новому месту жительства (пребывания, фактического проживания) лица, имеющего право на дополнительные меры государственной поддержки, бандеролью с обратным уведомлением.
Отметка об отправке дела производится в журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки (Приложение 4).
26. О снятии с учета дела ставится отметка в журнале, после чего передается в архив недействующих дел.
27. Снятые с учета дела хранятся не менее 10 лет.
28. По истечении указанного в пункте 27 настоящего Регламента срока хранения дела подлежат уничтожению.
V. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЖУРНАЛОВ
29. При формировании дела территориальным органом ПФР, кроме указанных в пунктах 13 и 25 настоящего Регламента журналов, ведутся:
журнал регистрации заявлений о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал (его дубликата) и решений территориального органа ПФР;
журнал регистрации уведомлений о решениях, принятых территориальным органом ПФР по заявлениям граждан о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал;
журнал учета выданных государственных сертификатов на материнский (семейный) капитал (дубликатов).
30. Журналы закрываются ежегодно.
31. Закрытые журналы хранятся 5 лет.
Приложение 1
к Регламенту организации работы
с делами лиц, имеющих право
на дополнительные меры
государственной поддержки
ОТМЕТКИ ОБ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ____________________________________ (наименование территориального ┌─────────────┬─────────────┬─────────────┐ органа ПФР) │_____________│_____________│_____________│ ____________________________________ │ количество │ количество │ количество │ │ листов дела │ листов дела │ листов дела │ 000001 СНИЛС _______ │_____________│_____________│_____________│ номер дела │ дата │ дата │ дата │ │_____________│_____________│_____________│ ДЕЛО │ подпись │ подпись │ подпись │ ЛИЦА, ИМЕЮЩЕГО ПРАВО │ │ │ │ НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ └─────────────┴─────────────┴─────────────┘ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКИ ___________________________________________ ____________________________________ ┌─────────────┬─────────────┬─────────────┐ (фамилия │_____________│_____________│_____________│ ____________________________________ │ количество │ количество │ количество │ имя, отчество) │ листов дела │ листов дела │ листов дела │ ____________________________________ │_____________│_____________│_____________│ │ дата │ дата │ дата │ │_____________│_____________│_____________│ │ подпись │ подпись │ подпись │ └─────────────┴─────────────┴─────────────┘ ОТМЕТКИ О РЕВИЗИИ ┌─────────────┬─────────────┬─────────────┐ │_____________│_____________│_____________│ │представитель│представитель│представитель│ │_____________│_____________│_____________│ │ дата │ дата │ дата │ │_____________│_____________│_____________│ │ подпись │ подпись │ подпись │ └─────────────┼─────────────┼─────────────┘ ┌─────────────┼─────────────┼─────────────┐ Полный адрес места жительства, места │_____________│_____________│_____________│ пребывания, фактического проживания │представитель│представитель│представитель│ (нужное подчеркнуть), │_____________│_____________│_____________│ телефон ____________________________ │ дата │ дата │ дата │ │_____________│_____________│_____________│ │ подпись │ подпись │ подпись │ 1. _________________________________ └─────────────┴─────────────┴─────────────┘ ____________________________________ ___________________________________________ 2. _________________________________ (недочеты, указания) ____________________________________ ___________________________________________ Дата выдачи и номер государственного ___________________________________________ сертификата на МСК ___________________________________________ ____________________________________Внутренняя сторона обложки дела лица,
имеющего право на дополнительные меры
государственной поддержки
┌─────────────────┬───────────────────┐ ┌─────────────────┬───────────────────┐ │Снят с учета ____│Принят на учет ____│ │Снят с учета ____│Принят на учет ____│ │ дата│ дата│ │ дата│ дата│ │_________________│___________________│ │_________________│___________________│ │ основание │ основание │ │ основание │ основание │ │ │ │ │ │ │ │М.П. ____________│М.П. _____________ │ │М.П. ____________│М.П. _____________ │ │ подпись │ подпись │ │ подпись │ подпись │ └─────────────────┴───────────────────┘ └─────────────────┴───────────────────┘ ┌─────────────────┬───────────────────┐ ┌─────────────────┬───────────────────┐ │Снят с учета ____│Принят на учет ____│ │Снят с учета ____│Принят на учет ____│ │ дата│ дата│ │ дата│ дата│ │_________________│___________________│ │_________________│___________________│ │ основание │ основание │ │ основание │ основание │ │ │ │ │ │ │ │М.П. ____________│М.П. _____________ │ │М.П. ____________│М.П. _____________ │ │ подпись │ подпись │ │ подпись │ подпись │ └─────────────────┴───────────────────┘ └─────────────────┴───────────────────┘ ┌─────────────────┬───────────────────┐ ┌─────────────────┬───────────────────┐ │Снят с учета ____│Принят на учет ____│ │Снят с учета ____│Принят на учет ____│ │ дата│ дата│ │ дата│ дата│ │_________________│___________________│ │_________________│___________________│ │ основание │ основание │ │ основание │ основание │ │ │ │ │ │ │ │М.П. ____________│М.П. _____________ │ │М.П. ____________│М.П. _____________ │ │ подпись │ подпись │ │ подпись │ подпись │ └─────────────────┴───────────────────┘ └─────────────────┴───────────────────┘Приложение 2
к Регламенту организации работы
с делами лиц, имеющих право
на дополнительные меры
государственной поддержки
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ДЕЛ ЛИЦ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ
МЕРЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКИ
┌───┬────┬────────┬────────────┬────────────────┬─────┬───────┬────────┬────────┬──────────────────┐ │ N │ N │Фамилия,│Адрес места │ Дата решения │Дата │Причина│Дата │Подпись │ Примечание │ │п/п│дела│ имя, │ жительства │ о выдаче (об │зак- │закры- │передачи│ответ- │ (в том числе │ │ │ │отчество│(пребывания,│отказе в выдаче)│рытия│тия │дела │ственных│отметка о прибытии│ │ │ │ │фактического│государственного│дела │дела │в архив │работни-│ дела из другого │ │ │ │ │проживания) │ сертификата на │ │ │недей- │ков в │ территор. органа │ │ │ │ │ │ материнский │ │ │ствующих│получе- │ПФР, о составлении│ │ │ │ │ │ (семейный) │ │ │дел │нии дела│ дубликата дела, │ │ │ │ │ │ капитал │ │ │ │ │ о приобщении в │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │новое дело и др.) │ ├───┼────┼────────┼────────────┼────────────────┼─────┼───────┼────────┼────────┼──────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ ├───┼────┼────────┼────────────┼────────────────┼─────┼───────┼────────┼────────┼──────────────────┤ └───┴────┴────────┴────────────┴────────────────┴─────┴───────┴────────┴────────┴──────────────────┘Приложение 3
к Регламенту организации работы
с делами лиц, имеющих право
на дополнительные меры
государственной поддержки
__________________________________________ (наименование территориального органа ПФР) РЕШЕНИЕ ОБ ОФОРМЛЕНИИ ДУБЛИКАТА ДЕЛА ЛИЦА, ИМЕЮЩЕГО ПРАВО НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКИ от __________ ___________________________________________________________________________ (наименование территориального органа ПФР) на основании акта об утрате дела лица, имеющего право на дополнительные меры государственной поддержки от __________ N ____ ___________________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество получателя МСК) проживающего по адресу ____________________________________________________ ___________________________________________________________________________ от "__" "__________" ____ года решил составить дубликат утерянного дела на основании имеющихся у территориального органа ПФР данных (информация из федерального регистра лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки семей, имеющих детей, журналов регистрации) Руководитель территориального органа ПФР __________________ М.П. ("Для документов")Приложение 4
к Регламенту организации работы
с делами лиц, имеющих право
на дополнительные меры
государственной поддержки
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ДЕЛ ВЫБЫВШИХ ЛИЦ, ИМЕЮЩИХ ПРАВО
НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕРЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
ПОДДЕРЖКИ
┌───┬────┬────────┬────────────┬────────────┬─────────────┬──────┬─────────────┬────────┬──────┐ │ N │ N │Фамилия,│ Адрес │Адрес нового│Дата и входя-│ Дата │Дата передачи│Подпись │Приме-│ │п/п│дела│ имя, │ прежнего │ жительства │щий номер │снятия│ дела для │ответст-│чание │ │ │ │отчество│ места │(пребывания,│запроса тер- │дела с│ отправки по │венного │ │ │ │ │ │ жительства │фактического│риториального│учета │новому месту │работни-│ │ │ │ │ │(пребывания,│проживания) │органа ПФР по│ │ жительства │ка за │ │ │ │ │ │проживания) │ │новому месту │ │(пребывания, │отправку│ │ │ │ │ │ │ │жительства │ │фактического │дел │ │ │ │ │ │ │ │(пребывания, │ │ проживания) │ │ │ │ │ │ │ │ │фактического │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │проживания) │ │ │ │ │ ├───┼────┼────────┼────────────┼────────────┼─────────────┼──────┼─────────────┼────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ ├───┼────┼────────┼────────────┼────────────┼─────────────┼──────┼─────────────┼────────┼──────┤ └───┴────┴────────┴────────────┴────────────┴─────────────┴──────┴─────────────┴────────┴──────┘