Приказ Казначейства России от 28.07.2006 N 144 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства"

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО

ПРИКАЗ

от 28 июля 2006 г. N 144

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

В соответствии с положениями Постановлений Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Приказа Федерального казначейства от 10 апреля 2006 г. N 5н "Об утверждении Регламента Федерального казначейства" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 11 мая 2006 г., регистрационный N 7795), Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г., регистрационный N 7418) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - Инструкция).

2. Начальникам управлений центрального аппарата Федерального казначейства обеспечить изучение работниками Инструкции, утвержденной настоящим Приказом, а также выполнение ее требований в практической работе.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства С.Е. Прокофьева.

Руководитель

Т.Г.НЕСТЕРЕНКО

Утверждена

Приказом

Федерального казначейства

от 28 июля 2006 г. N 144

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ

ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (зарегистрирован в Минюсте России 27.01.2006, N 7418), Регламентом Федерального казначейства, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 10.04.2006 N 5н (далее - Регламент Федерального казначейства).

1.2. Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Федерального казначейства, в том числе обязательные для всех работников центрального аппарата Казначейства России основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также порядок осуществления контроля своевременности их исполнения.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы ДСП), установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в центральном аппарате Федерального казначейства осуществляются Отделом делопроизводства и контроля исполнения документов Административного управления (далее - Отдел делопроизводства).

Ответственность за организацию работы с документами, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в управлениях и отделах центрального аппарата Федерального казначейства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее - делопроизводители).

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы центрального аппарата Федерального казначейства (за исключением внутренних документов) оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.2. В центральном аппарате Федерального казначейства применяются следующие бланки:

- угловой бланк руководителя Федерального казначейства (Приложение N 1);

- общий продольный бланк письма (Приложение N 2);

- продольный бланк приказа (Приложение N 3).

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Бланки документов Федерального казначейства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

2.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Федерального казначейства. Соответствующие предложения вносятся Отделом делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2.2.2. Наименование Федерального казначейства.

Указывается в соответствии с Положением о Федеральном казначействе, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 декабря 2004 г. N 703.

Сокращенное наименование Федерального казначейства помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием Федерального казначейства указывается полное наименование Министерства финансов Российской Федерации.

2.2.3. Справочные данные.

Справочные данные о Федеральном казначействе включают почтовый адрес, номер телефона и факса.

2.2.4. Наименование вида документа.

На бланках приказов указывается наименование вида документа.

2.2.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2006

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2006 г.

2.2.6. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения Федерального казначейства, управления центрального аппарата Федерального казначейства, цифрового обозначения отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа (например: N 42-7.3-12/123).

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.2.8. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

2.2.9. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Министерство финансов Российской Федерации Департамент управления делами и контроля

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство финансов Российской Федерации Департамент управления делами и контроля Заместителю директора И.А.Мухину

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору объединения "Ростекстиль" В.Д.Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Бельдовой М.В. Новомарьинская ул., д. 12, кв. 32 Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

2.2.10. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального казначейства ________________ Т.Г.Нестеренко (личная подпись) 00.00.0000

При утверждении документа приказом, протоколом, решением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО Приказом Федерального казначейства от 16.03.2006 N 35

2.2.11. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.12. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

2.2.13. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".

2.2.14. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым";

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

2.2.15. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о (чем?) на 3 л. в 2 экз. 2. Проект (чего?) на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к приказу Федерального казначейства от 16.03.2006 N 43

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минфина России от 18.03.2005 N 234

2.2.16. Подпись.

Исходящие документы Федерального казначейства подписываются руководителем, его заместителями или начальниками управлений центрального аппарата Федерального казначейства в соответствии с полномочиями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка руководителя Федерального казначейства наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.2.17. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), начальником отдела и начальником управления, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Федерального казначейства, ими должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Иванов Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации __________________ ____________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Федерального казначейства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.2.18. Оттиск печати.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.19. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно Ведущий специалист Отдела по работе с персоналом Личная подпись А.П.Петрова Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Федерального казначейства.

2.2.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Н.С.Максимова 334 46 46

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.21. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Федеральное казначейство проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа с указанием входящего номера и даты поступления документа (при необходимости указывается время поступления).

2.2.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.

2.3. Особенности подготовки, оформления

отдельных видов документов

2.3.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Федерального казначейства

2.3.1.1. Проекты нормативных правовых актов подготавливаются Федеральным казначейством в пределах компетенции, в соответствии с положением о Федеральном казначействе, в виде приказов, положений, правил и инструкций.

2.3.1.2. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

2.3.1.3. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Федерального казначейства, разработанным на основании Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).

2.3.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times new Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

2.3.2. Приказ

2.3.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по основной деятельности, оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Федерального казначейства.

Проекты приказов готовят и вносят управления центрального аппарата Федерального казначейства (далее - управления) на основании поручений руководителя Федерального казначейства, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Отдел по работе с персоналом Административного управления на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Административное управление.

2.3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, начальником отдела и начальником управления, внесшим проект, начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальниками Административного и Юридического управлений. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю Федерального казначейства на подпись, визируются заместителями руководителя Федерального казначейства в соответствии с распределением обязанностей.

2.3.2.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы нормативного характера, по основной деятельности, по личному составу нумеруются и формируются в дела отдельно.

2.3.2.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

2.3.2.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации;

Наименование Федерального казначейства;

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "н" для приказов нормативного характера или индекса "л/с" для приказов по личному составу).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату и проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель Федерального казначейства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются начальником управления, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.3.2.6. Совместные приказы Федерального казначейства и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в Приложении N 4.

2.3.3. Положение, правила, инструкция

2.3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Федерального казначейства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Федерального казначейства, или как акты, утверждаемые Федеральным казначейством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Федерального казначейства.

2.3.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.3.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3.4. Протокол

2.3.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.3.4.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.3.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.3.4.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители руководителя Федерального казначейства.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.3.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и при необходимости секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

2.3.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

2.3.4.7. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование Федерального казначейства;

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 5.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 6.

2.3.5. Служебные письма

2.3.5.1. Служебные письма Федерального казначейства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на поручения Министерства финансов Российской Федерации и запросы других министерств;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федерального казначейства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.3.5.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Федерального казначейства. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.

2.3.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

2.3.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Федеральное казначейство считает...", "Федеральное казначейство рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.3.5.5. Дата письма. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Федеральном казначействе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Федеральном казначействе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, настоящей Инструкцией, положениями об управлениях и отделах центрального аппарата Федерального казначейства, должностными инструкциями и должностными регламентами.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Федеральное казначейство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, курьером (нарочным).

С помощью фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция особой важности.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение

поступающих документов

3.3.1. Вся поступающая в Федеральное казначейство корреспонденция проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в Отделе делопроизводства.

Полученные документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) в базе данных учета документов. При первичной регистрации в правой нижней части лицевой стороны первой страницы каждого входящего документа проставляется штамп с указанием даты регистрации и входящего номера.

3.3.2. Конверты с документами вскрываются в Отделе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью "Лично" (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию Федерального казначейства с надписью "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии).

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

- если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

- к заявлениям и обращениям граждан.

3.3.3. При приеме входящей корреспонденции проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений".

3.3.4. Документы, адресованные руководителю Федерального казначейства, его заместителям, а также без указания конкретного должностного лица или управления (отдела) предварительно рассматриваются в Отделе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Федерального казначейства, его заместителями и направляемые непосредственно в управления.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного распределения обязанностей с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения управлений.

3.3.5. Для доклада руководителю Федерального казначейства направляются документы:

- поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, председателей Конституционного Суда, Верховного Суда и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Банка России, Министра финансов Российской Федерации и его заместителей, глав администраций, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти;

- документы, по вопросам, требующим согласования между управлениями или с Минфином России, принятия неурегулированных нормативными документами решений;

- документы по вопросам, относящимся к компетенции управлений, работу которых координирует руководитель Федерального казначейства.

3.3.6. Для доклада заместителям руководителя Федерального казначейства направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов Федерального казначейства, письма за подписью директоров департаментов Минфина России и другие документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя Федерального казначейства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем Федерального казначейства.

3.3.7. Начальникам управлений центрального аппарата Федерального казначейства направляются документы информационного характера, ответы управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации (далее - УФК) по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность по исполнению федерального бюджета и т.д.

Документы, поступающие из судебных органов, - повестки, решения и определения судов, исковые заявления и дополнения к ним, не требующие отдельных решений руководителя Федерального казначейства, направляются в Юридическое управление без доклада руководителю.

3.3.8. Подготовка и оформление проектов резолюций (поручений) к документам, направляемым для доклада руководителю Федерального казначейства, осуществляется Отделом делопроизводства в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", докладываются незамедлительно.

Подготовка и оформление проектов резолюций к документам, подлежащим рассмотрению заместителями руководителя Федерального казначейства, осуществляется работниками приемных (делопроизводители, советники) в течение рабочего дня (не позднее следующего рабочего дня).

3.3.9. После рассмотрения и утверждения резолюций руководителем Федерального казначейства и заместителями руководителя Федерального казначейства корреспонденция в тот же рабочий день (не позднее следующего рабочего дня) возвращается в Отдел делопроизводства, где осуществляется дальнейшая обработка документов и направление на исполнение.

В РКФ документа вносится информация об ответственном исполнителе, соисполнителях, сроке исполнения документа, а также текст резолюции, документы тиражируются в необходимом количестве и доводятся до исполнителей и соисполнителей, при этом оригинал документа направляется должностному лицу, поименованному первым в резолюции.

3.3.10. Документы, направленные на исполнение в управления в соответствии с резолюциями руководителя Федерального казначейства или его заместителей, могут быть переадресованы только после повторного доклада. Передача документов на исполнение между управлениями без согласования с должностными лицами, подписавшими резолюцию, не допускается.

3.3.11. Прием корреспонденции из Отдела делопроизводства осуществляется работниками приемных заместителей руководителя Федерального казначейства и делопроизводителями не реже 2-х раз в течение рабочего дня.

Корреспонденция, направленная Отделом делопроизводства непосредственно в управления, учитывается и регистрируется делопроизводителем с помощью автоматизированной системы учета документов.

3.3.12. При передаче и приеме документов по каналам, факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

разрешение на отправку документа по каналам факсимильной связи подписывается начальником управления центрального аппарата Федерального казначейства, инициатором отправки документа;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего управления;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки либо направляются адресату в установленном порядке;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее управление-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в управлениях (отделах), возлагается на их начальников.

3.4. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке Отделом делопроизводства по степени важности отправляемых документов фельдъегерской, почтовой связью, заказным или ценным отправлением.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Отделом делопроизводства в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются в Отдел делопроизводства в день регистрации (не позднее следующего рабочего дня) полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с утвержденным начальником управления - ответственного исполнителя списком рассылки (для многоадресной корреспонденции).

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Административного управления.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Необходимость досылки адресату бумажного оригинала документа, отправляемого факсимильной связью или электронной почтой определяется лицом, подписавшим документ.

3.5. Учет количества документов Федерального казначейства

3.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, год) проводится на основании данных, полученных из автоматизированной базы учета документов.

Результаты учета количества документов обобщаются Отделом делопроизводства и представляются руководителю (заместителям руководителя) Федерального казначейства.

Учет количества документов может проводиться в целом по центральному аппарату Федерального казначейства или в разрезе управлений.

3.5.2. Количество поступающих и создаваемых документов учитывается отдельно.

Итоговые данные учета количества документов представляются в табличной форме, в соответствии с форматами отчетных данных автоматизированной базы учета документов.

3.6. Порядок подготовки и оформления резолюций

руководителя Федерального казначейства

3.6.1. Поступившие в Отдел делопроизводства документы, поименованные в пункте 3.3.5, докладываются руководителю Федерального казначейства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты резолюций руководителя Федерального казначейства к поступающим документам готовятся работниками Отдела делопроизводства на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем Федерального казначейства и его заместителями.

3.6.2. В состав резолюции входят следующие элементы:

- ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы заместителей руководителя Федерального казначейства);

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников управлений, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак "+") указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

3.6.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции заместитель руководителя Федерального казначейства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, подключает к исполнению другие управления, в том числе не поименованные в резолюции руководителя Федерального казначейства.

В случае если в соответствии с резолюцией ответственным исполнителем является управление, деятельность которого координирует руководитель Федерального казначейства, организатором исполнения документа является это же управление.

3.6.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом резолюции до доклада руководителю Федерального казначейства. После доклада такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденной резолюцией повторно.

3.6.5. Содержание поручения в резолюции вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект документа...", "подготовить предложения по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц Федерального казначейства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим управлением без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

3.6.6. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, а также исходя из содержания документа. Если срок исполнения в резолюции не указан - исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца.

3.6.7. Резолюции формируются в автоматическом режиме с помощью программного продукта по учету документов, оформляются на бланках, установленного образца (Приложение N 7), бланк резолюции скрепляется с документом и является его неотъемлемой частью.

3.6.8. Проекты резолюций по рассмотренным документам направляются на подпись руководителю Федерального казначейства дважды в день.

3.7. Организация документооборота

и контроль исполнения документов в приемных

заместителей руководителя Федерального казначейства

и управлениях центрального аппарата

Федерального казначейства

3.7.1. Документы, поименованные в пункте 3.3.6, работники приемных заместителей руководителя Федерального казначейства получают в Отделе делопроизводства под расписку в реестре.

По документам, поступившим на рассмотрение в приемные заместителей руководителя Федерального казначейства, работниками приемных готовятся проекты резолюций в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

В состав резолюции входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников управлений, которым дается поручение);

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак "+") указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

Утвержденную заместителем руководителя Федерального казначейства резолюцию с указанием сроков исполнения работник приемной заносит в РКФ документа в базе учета документов, ксерокопирует документ в необходимом количестве экземпляров и направляет на исполнение лицам, поименованным в резолюции.

3.7.2. Контроль исполнения документов в соответствии с резолюциями заместителей руководителя Федерального казначейства осуществляется работниками их приемных.

Работники приемных еженедельно докладывают заместителям руководителя Федерального казначейства информацию о ходе исполнения документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.

3.7.3. Документы, поименованные в пункте 3.3.7, делопроизводители получают в Отделе делопроизводства под расписку в реестре.

3.7.4. Начальники управлений центрального аппарата Федерального казначейства (далее - начальники управлений) рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы делопроизводителю.

Не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя делопроизводителя.

Делопроизводитель вносит в РКФ в базе данных учета документов резолюции (поручения), в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

3.7.5. Информация о ходе исполнения документов, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, адресат, подпись и др.) заносится в РКФ документа в базе данных учета документов непосредственным исполнителем документа или делопроизводителем.

3.7.6. В случае ошибочного направления входящего документа работник приемной заместителя руководителя Федерального казначейства или делопроизводитель в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращает его в Отдел делопроизводства с пометкой заместителя руководителя Федерального казначейства или начальника управления для внесения соответствующих исправлений в РКФ и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа решение о направлении его на исполнение принимает руководитель Федерального казначейства.

3.7.7. Работники приемных заместителей руководителя Федерального казначейства, делопроизводители обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работник приемной заместителя руководителя Федерального казначейства или делопроизводитель вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада заместителю руководителя Федерального казначейства (начальнику управления).

3.7.8. Передача внутренних документов между управлениями осуществляется через делопроизводителей. Документы передаются после регистрации в базе данных учета документов с соответствующей отметкой в РКФ.

3.7.9. Все входящие документы должны рассматриваться заместителями руководителя Федерального казначейства и начальниками управлений в день поступления или на следующий рабочий день.

Рассмотрение документов, поступающих на подписание или согласование (визирование), с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.) осуществляется в день получения документа на согласование. Сроки рассмотрения документов, не имеющих пометки "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно" и т.п.), не должны превышать 3-х рабочих дней.

3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа-ответа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Федерального казначейства, его заместителям или начальникам управлений, подготовку к пересылке адресату.

Ответственность за своевременное направление проектов создаваемых внутренних и отправляемых документов на согласование несет исполнитель, подготовивший данный проект.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

3.8.2. Если в процессе согласования у рецензента есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются управлением - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.

В случае несогласия с представленными замечаниями управление - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется.

3.8.3. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на управление, подготовившее проект данного документа.

3.8.4. Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего управления, то проект документа визируется с пометкой "согласования не требуется".

Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.

3.8.5. Порядок и сроки исполнения документов ответственными исполнителями и соисполнителями определены Регламентом Федерального казначейства.

Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются исполнителем (или делопроизводителем) в РКФ документа в автоматизированной базе данных учета документов.

IV. Регистрация документов

4.1. Регистрацией документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного управления в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Поступившие документы, приказы Федерального казначейства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан регистрируются отдельно.

4.5. В Административном управлении регистрируются следующие создаваемые внутренние и отправляемые документы:

приказы по основной деятельности;

документы за подписью руководителя Федерального казначейства;

ответы на документы, контроль за исполнением которых осуществляет Отдел делопроизводства;

информационно-методические письма и указания Федерального казначейства;

протоколы и решения Коллегии Федерального казначейства.

При этом оригиналы или копии зарегистрированных документов формируются в дела Административного управления в соответствии с номенклатурой дел.

Приказы по основной деятельности нормативного характера, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, регистрируются, формируются в дела и хранятся в Юридическом управлении.

4.6. Регистрация создаваемых внутренних и отправляемых документов за подписью заместителей руководителя Федерального казначейства и начальников управлений производится в управлениях, подготовивших данные документы.

4.7. Документы подлежат регистрации в РКФ в базе данных учета документов.

4.8. Регистрационный номер создаваемых внутренних или отправляемых документов состоит из цифрового обозначения Федерального казначейства, управления, отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 42-7.3-12/123).

4.9. Организация поисковой системы по документам обеспечивается на основании регистрационных данных, зафиксированных в автоматизированной системе учета документов.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Федеральном казначействе определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства.

5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Федерального казначейства о состоянии исполнения документов.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в соответствии с резолюциями руководства Федерального казначейства.

При постановке документа на контроль на резолюции к документу, а также в правом верхнем поле документа ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа.

5.4. Контроль исполнения обеспечивается Административным управлением.

5.5. Система контроля исполнения документов включает в себя:

- предварительный контроль - еженедельные напоминания начальникам управлений о наступающих сроках исполнения документов;

- последующий контроль - еженедельные справки заместителям руководителя Федерального казначейства о неисполненных документах;

- ежемесячные доклады руководителю Федерального казначейства по исполнительской дисциплине.

5.6. Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в базе учета документов. Справки по контрольным документам формируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Федерального казначейства (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральном казначействе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральном казначействе, управлениях и отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Федерального казначейства, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Федеральном казначействе составляются номенклатуры дел управлений (Приложение N 8) и сводная номенклатура дел Федерального казначейства (Приложение N 9).

6.1.4. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) делопроизводителем, согласовывается с Отделом делопроизводства, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.

Вновь созданное управление (отдел) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Отдел делопроизводства на согласование.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Отделом делопроизводства на основе номенклатур дел управлений.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Федерального казначейства подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Федерального казначейства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Федерального казначейства. Сводная номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Федерального казначейства.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Административного управления. Второй используется в Отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Федерального казначейства. Четвертый передается в федеральный архив, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального казначейства.

6.1.11. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Федерального казначейства являются названия управлений и отделов центрального аппарата Федерального казначейства. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федерального казначейства.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федерального казначейства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Федеральном казначействе цифрового обозначения (индекса) управления, цифрового обозначения (индекса) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федерального казначейства или управления (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по представлению к награждению и поощрению работников территориальных органов Федерального казначейства (представления, докладные записки, переписка и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с территориальными органами Федерального казначейства по вопросам исполнения федерального бюджета

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам кадрового обеспечения

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о кассовом обслуживании бюджетов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты Федерального казначейства об исполнении федерального бюджета

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в Федеральном казначействе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. В Федеральном казначействе дела формируются децентрализованно, т.е. в управлениях (отделах).

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Отделом делопроизводства.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Федерального казначейства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих управлений (отделов), в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Федерального казначейства.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 10); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 11); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 12); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федерального казначейства (фондообразователя); наименование управления (отдела); номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федерального казначейства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование управления и отдела указывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Федерального казначейства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Федерального казначейства дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах центрального аппарата Федерального казначейства.

Начальники управлений (отделов) и делопроизводители обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Федерального казначейства.

6.3.2. Выдача дел сотрудникам центрального аппарата Федерального казначейства для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается наименование управления (отдела), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам центрального аппарата Федерального казначейства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Федерального казначейства или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Федерального казначейства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Федерального казначейства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Федеральном казначействе образуется архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Федерального казначейства включает работу Административного управления и делопроизводителей, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральном казначействе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Федерального казначейства.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральном казначействе создается постоянно действующая ЦЭК.

7.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Федерального казначейства.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно делопроизводителями совместно с ЦЭК.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Федерального казначейства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях (отделах); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федерального казначейства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Федерального казначейства.

Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федерального казначейства, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

7.1.12. Описи дел управлений составляются по установленной форме (Приложение N 13) и представляются в архив Федерального казначейства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие управления (отделы) со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы делопроизводства) и утверждается начальником управления.

7.1.17. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федерального казначейства; а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Федерального казначейства только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Федерального казначейства. Если в акте указаны дела нескольких управлений (отделов), то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого управления (отдела).

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив Федерального казначейства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Федерального казначейства не подлежат. Они хранятся в управлениях (отделах) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Федерального казначейства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками управлений и утвержденному начальником Административного управления.

7.2.5. В период подготовки дел управлением к передаче в архив Федерального казначейства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федерального казначейства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел делопроизводители обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива Федерального казначейства в присутствии делопроизводителя. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации управления (отдела) делопроизводитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Федерального казначейства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 1

к п. 2.1.2

Образец бланка Руководителя Федерального казначейства

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ Герб РФ │ │ │ │ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ │ │ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │ │ │ │ РУКОВОДИТЕЛЬ │ │ │ │ Ул. Ильинка, 9, Москва, 109097 │ │ Телефон: 298-96-40 факс: 928-00-59 │ │ │ │ ________________ N _________________ │ │ На N _______________________________ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение N 2

к п. 2.1.2

Образец продольного бланка Федерального казначейства

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Герб РФ │ │ │ │ МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │ │ ______________________________________________________________ │ │ ул. Ильинка, 9, Москва, 109097 тел. 298-96-40 факс: 928-00-59│ │ ______________________________________________________________ │ │ │ │ _______________ N _________________ │ │ На N ______________________________ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение N 3

к п. 2.1.2

Образец бланка приказа Федерального казначейства

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Герб РФ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │ │ │ │ ПРИКАЗ │ │ │ │ "__" ____________ 2006 г. N ___________________ │ │ │ │ Москва │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение N 4

к п. 2.3.2.6

Образец оформления приказа Федерального казначейства

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Герб РФ │ │ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО │ │ (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) │ │ │ │ ПРИКАЗ │ │ │ │ "__" ____________ 2006 г. N ______________ │ │ Москва │ │ │ │ Об утверждении Инструкции по делопроизводству │ │ в центральном аппарате Федерального казначейства │ │ │ │ │ │ В связи с ________________________________________________ │ │ (основание) │ │ приказываю: │ │ 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по │ │ делопроизводству в центральном аппарате Федерального│ │ казначейства │ │ 2. _______________________________________________________ │ │ ______________________________________________________________ │ │ 3. Признать утратившим силу ______________________________ │ │ 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на │ │ ______________________________________________________________ │ │ │ │ │ │ Руководитель Подпись Расшифровка │ │ подписи │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Визы (на оборотной стороне)

Приложение N 5

к п. 2.3.4.7

Образец оформления полного протокола

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) ПРОТОКОЛ заседания ________________________ (вид заседания) __________________________________________________________________ Москва _____________________ N ______________ Председательствующий - И.О. Фамилия Секретарь - И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по реализации федеральной целевой программы... Доклад заместителя Руководителя... 2. О..................................................... 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия - краткая запись выступления И.О. Фамилия - краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. 1.2. ... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председательствующий Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Приложение N 6

к п. 2.3.4.7

Образец оформления краткого протокола

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО (КАЗНАЧЕЙСТВО РОССИИ) ПРОТОКОЛ совещания у Руководителя Федерального казначейства Т.Г. Нестеренко __________________________________________________________________ Москва ___________________ N _____________ Присутствовали: Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Инициалы и фамилии в алфавитном порядке __________________________________________________________________ I. О выполнении основных задач системы Федерального казначейства _____________________________________________________ (фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия) 1.1. Принять к сведению... 1.2. Заместителю руководителя Федерального казначейства... II. О введении мер по... _____________________________________________________ (фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия) 2.1. Принять к сведению... 2.2. Руководитель Федерального казначейства Т.Г.Нестеренко

Приложение N 7

к п. 3.6.7

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ РУКОВОДИТЕЛЬ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │ │ _________________________________________________________ │ │ (Ф.И.О. ответственных исполнителей, соисполнителей, │ │ ответственных организаторов исполнения - заместителей │ │ руководителя, начальников управлений) │ │ │ │ │ │(текст поручения) │ │ │ │ │ │ Т.Г.Нестеренко │ │ (дата подписания) │ │ │ │ ______________________________________________________________ │ │ к (наименование документа) от (дата) N ....., │ │ (наименование организации), (регион) │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ │ │ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА │ │ ______________________________________________________________ │ │ (Ф.И.О. ответственных исполнителей, соисполнителей, │ │ ответственных организаторов исполнения - заместителей │ │ руководителя, начальников управлений) │ │ │ │ │ │(текст поручения) │ │ │ │ │ │ Ф.И.О. │ │ (дата подписания) │ │ │ │___________________________________________ │ │к (наименование документа) от (дата) N ..., │ │ (наименование организации), (регион) │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение N 8

к п. 6.1.3

Форма

номенклатуры дел структурного подразделения

Федерального казначейства

Федеральное казначейство Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N _______________ Москва ____________________________ (место составления) На _____________________ год ┌──────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬────────────┐ │Индекс│Заголовок дела│Кол-во дел│Срок хранения дела│ Примечание │ │ дела │(тома, частей)│ (томов, │ (тома, части) и │ │ │ │ │ частей) │ N статей по │ │ │ │ │ │ перечню │ │ ├──────┼──────────────┼──────────┼──────────────────┼────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┴──────────────┴──────────┴──────────────────┴────────────┤ │Название раздела │ ├──────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬────────────┤ │ │ │ │ │ │ └──────┴──────────────┴──────────┴──────────────────┴────────────┘ Наименование должности Руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Заместитель начальника Административного управления Подпись Расшифровка подписи Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в __________ году в структурном подразделении ┌─────────────────────────┬──────┬───────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │Всего │ В том числе: │ │ │ ├─────────────┬─────────────────┤ │ │ │ переходящих │ с отметкой "ЭПК"│ ├─────────────────────────┼──────┼─────────────┼─────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├─────────────────────────┼──────┼─────────────┼─────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├─────────────────────────┼──────┼─────────────┼─────────────────┤ │Временного (свыше 10 лет)│ │ │ │ ├─────────────────────────┼──────┼─────────────┼─────────────────┤ │Временного (до 10 лет │ │ │ │ │включительно) │ │ │ │ ├─────────────────────────┼──────┼─────────────┼─────────────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ └─────────────────────────┴──────┴─────────────┴─────────────────┘ Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в Административное управление Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 9

к п. 6.1.3

Форма сводной номенклатуры дел Федерального казначейства

Федеральное казначейство НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального 00.00.0000 N ___________ казначейства Москва ________________ Т.Г.Нестеренко (личная подпись) дата На _____________ год ┌────────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐ │ Индекс │Заголовок дела│Кол-во дел│Срок хранения дела│Примечание│ │ дела │(тома, частей)│ (томов, │(тома, части) и N │ │ │ │ │ частей) │статей по перечню │ │ ├────────┼──────────────┼──────────┼──────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├────────┴──────────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┤ │Название раздела │ ├────────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┤ │ │ │ │ │ │ └────────┴──────────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┘ Заместитель начальника Административного управления Подпись Расшифровка подписи Дата Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива от ______ N _________ от _________ N ___________ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____________ году в Федеральном казначействе ┌───────────────────────────┬─────┬──────────────────────────────┐ │ По срокам хранения │Всего│ В том числе: │ │ │ ├─────────────┬────────────────┤ │ │ │ переходящих │с отметкой "ЭПК"│ ├───────────────────────────┼─────┼─────────────┼────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├───────────────────────────┼─────┼─────────────┼────────────────┤ │Постоянного │ │ │ │ ├───────────────────────────┼─────┼─────────────┼────────────────┤ │Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │ ├───────────────────────────┼─────┼─────────────┼────────────────┤ │Временного (до 10 лет │ │ │ │ │включительно) │ │ │ │ ├───────────────────────────┼─────┼─────────────┼────────────────┤ │ИТОГО: │ │ │ │ └───────────────────────────┴─────┴─────────────┴────────────────┘ Заместитель начальника Административного управления Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата

Приложение N 10

к п. 6.2.8

Форма обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

код федерального архива ________ код Федерального казначейства 42 ┌───────────────────────────┐ __________________________________ │Ф. N ____________________ │ │ │ __________________________________ │Оп. N ____________________ │ │ │ __________________________________ │Д. N ____________________ │ (наименование федерального архива) │ │ └───────────────────────────┘ Федеральное казначейство __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) ДЕЛО N ________ ТОМ N __________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (дата) на ________ лист Хранить __________ ┌───────────────────────────────────┐ │Ф. N _________________________ │ │Оп. N _________________________ │ │Д. N _________________________ │ └───────────────────────────────────┘ Формат С4 (230 x 320 мм)

Приложение N 11

к п. 6.2.8

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела N _____________ В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист(ов) (цифрами и прописью) В том числе литерные листы _____________ пропущенные номера ______ + листов внутренней описи ________________________________________ ┌───────────────────────────────────────────────────┬────────────┐ │ ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И │ N листов │ │ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА │ │ ├───────────────────────────────────────────────────┼────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├───────────────────────────────────────────────────┼────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───────────────────────────────────────────────────┴────────────┘ Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 12

к п. 6.2.8

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______ ┌───┬───────────┬───────────┬───────────┬───────────┬─────────────┐ │ N │ Индекс │ Дата │ Заголовок │ Номера │ Примечание │ │п/п│ документа │ документа │ документа │листов дела│ │ ├───┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┼─────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├───┼───────────┼───────────┼───────────┼───────────┼─────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ └───┴───────────┴───────────┴───────────┴───────────┴─────────────┘ Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 13

к п. 7.1.12

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного подразделения

Федеральное казначейство __________________________________________________________________ (наименование управления, отдела) УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления _______________________________ (наименование управления) _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата ОПИСЬ N _______ ┌───┬──────┬───────────┬──────┬───────────┬───────────┬──────────┐ │ N │Индекс│ Заголовок │ Дата │Количество │ Срок │Примечание│ │п/п│ дела │дела (тома,│ дела │листов, в │ хранения │ │ │ │(тома,│ части) │(тома,│деле (томе,│дела (тома,│ │ │ │части)│ │части)│ части) │ части) │ │ ├───┼──────┼───────────┼──────┼───────────┼───────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 < * > │ 7 │ ├───┴──────┴───────────┴──────┴───────────┴───────────┴──────────┤ │Название раздела │ ├───┬──────┬───────────┬──────┬───────────┬───────────┬──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───┼──────┼───────────┼──────┼───────────┼───────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───┼──────┼───────────┼──────┼───────────┼───────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴──────┴───────────┴──────┴───────────┴───────────┴──────────┘ В данную опись внесено ______________________ дел с N ____________ (цифрами и прописью) по N ___________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата

< * > Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Продолжение

Приложения N 13

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО < * > Заместитель начальника Протокол ЭК управления Административного управления Подпись Расшифровка подписи от ________ N ________ Дата Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял ____________________________ дел Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм)

< * > При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 14

к п. 7.1.18

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Федеральное казначейство АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N ___________ Руководитель Федерального казначейства Москва _______________ Т.Г.Нестеренко (личная подпись) Дата о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов __________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы ┌───┬─────────┬─────┬────────┬──────────┬───────┬─────────┬──────┐ │ N │Заголовок│Дата │Номер │Индекс │Коли- │ Срок │Приме-│ │п/п│дела или │дела │описей │дела │чество │ хранения│чание │ │ │групповой│или │(номенк-│(тома, │дел │ дела │ │ │ │заголовок│край-│латур) │части) │(томов,│ (тома, │ │ │ │ дел │ние │за годы │по номен- │частей)│ части) и│ │ │ │ │даты │ │клатуре │ │ номера │ │ │ │ │дел │ │или N дела│ │статей по│ │ │ │ │ │ │по описи │ │ перечню │ │ ├───┼─────────┼─────┼────────┼──────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├───┼─────────┼─────┼────────┼──────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───┼─────────┼─────┼────────┼──────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴─────────┴─────┴────────┴──────────┴───────┴─────────┴──────┘ Итого ___________________________ дел за ____________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _________________ N _________________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата

Продолжение

Приложения N 14

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _________ N _______________ Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом __________________ кг сданы в ______________________________ (цифрами и прописью) на переработку по приемно-сдаточной накладной от _________________ N _____________________________________ Наименование должности работника Федерального казначейства Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм)