МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
ПРИКАЗ
от 17 ноября 2003 г. N БГ-3-18/630@
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ
РЕГЛАМЕНТА ОБМЕНА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ ЦЕНТРАЛЬНЫМ АППАРАТОМ МНС РОССИИ,
УПРАВЛЕНИЯМИ МНС РОССИИ ПО СУБЪЕКТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫМИ ИНСПЕКЦИЯМИ МНС РОССИИ
В целях организации обмена документов в системе электронного документооборота между центральным аппаратом МНС России, управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями МНС России приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2004 года Регламент обмена документов в системе электронного документооборота между центральным аппаратом МНС России, управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями МНС России (далее - Регламент) согласно приложению к настоящему приказу.
2. С 1 января 2004 года обмен документами между центральным аппаратом МНС России, управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями МНС России осуществлять одновременно:
2.1. Утратил силу. - Приказ МНС России от 04.02.2004 N БГ-3-18/75@;
2.2. В соответствии с Регламентом.
3. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата МНС России и руководителям управлений МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных инспекций МНС России обеспечить выполнение требований Регламента.
4. Департаменту по управлению делами (Д.В. Наумчев) до 01.12.2003 разработать типовую Инструкцию по делопроизводству Управления МНС России по субъекту Российской Федерации (Межрегиональной инспекции МНС России по федеральному округу) и Инструкцию пользователя "СЭД-регион".
5. Департаменту информационных технологий (А.Б. Иконников), ФГУП "ГНИВЦ МНС России" (Ю.П. Калинин) до 01.12.2003 организовать и доработать программное обеспечение в части осуществления обмена документов в системе электронного документооборота в соответствии с Регламентом.
6. Управлению безопасности (Ю.Л. Брайченко) до 01.12.2003 обеспечить ключами ЭЦП и средствами ЭЦП DiSign сотрудников центрального аппарата МНС России, управлений МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных инспекций МЧС России, указанных в пунктах 3.3, 3.4 Положения.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр Российской Федерации
по налогам и сборам
Г.И.БУКАЕВ
Утвержден
приказом МНС России
от 17 ноября 2003 г. N БГ-3-18/630@
РЕГЛАМЕНТ
ОБМЕНА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ ЦЕНТРАЛЬНЫМ АППАРАТОМ МНС РОССИИ,
УПРАВЛЕНИЯМИ МНС РОССИИ ПО СУБЪЕКТАМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫМИ ИНСПЕКЦИЯМИ МНС РОССИИ
Настоящий Регламент обмена документов в системе электронного документооборота между центральным аппаратом МНС России, управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями МНС России (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности документооборота между центральным аппаратом МНС России (далее - ЦА МНС России), управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации (далее - УМНС России) и межрегиональными инспекциями МНС России (далее - МРИ МНС России) за счет организации обмена информацией в единой территориально-распределенной системе электронного документооборота МНС России (далее - СЭД МНС России).
1. Общие положения
1.1. Регламент определяет основные принципы организации обмена информацией в СЭД МНС России.
1.2. Целью обмена корреспонденцией в СЭД МНС России является повышение эффективности документационного управления между налоговыми органами МНС России путем уменьшения объема бумажного документооборота, обеспечения надежности, оперативности доставки документов и подтверждения их достоверности средствами электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП).
1.3. Регламент определяет порядок обмена документами в СЭД МНС России на уровне ЦА МНС России - УМНС России (МРИ МНС России). Порядок подготовки, регистрации и обращения документов установлен в соответствии с:
- Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Инструкция по делопроизводству в ЦА МНС России), утвержденной приказом МНС России от 24.06.2003 N БГ-4-18/17дсп;
- Инструкцией по делопроизводству в аппарате Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по субъекту Российской Федерации и Межрегиональной инспекции МНС России (далее - Инструкция по делопроизводству в УМНС России (МРИ МНС России));
- Инструкцией пользователя ЦА СЭД МНС России;
- Инструкцией пользователя "СЭД - регион".
1.4. Правила подготовки и согласования документов с применением средств ЭЦП внутри ЦА МНС России, УМНС России (МРИ МНС России) определяются в соответствии с:
- Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";
- Правилами пользования автономными средствами электронной цифровой подписи и ключами электронной цифровой подписи.
1.5. Требования Регламента не распространяются на организацию обмена секретными документами (документами с грифом "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно"), документами с пометкой "Для служебного пользования", а также данными, обмен которыми производится в рабочем порядке.
1.6. Регламент предназначен для работников ЦА МНС России, УМНС России (МРИ МНС России).
1.7. Контроль за исполнением требований настоящего Регламента возлагается на руководителей структурных подразделений ЦА МНС России, руководителей налоговых органов и работников, в компетенцию которых входит организация и обеспечение мероприятий по обмену информацией в налоговых органах.
2. Порядок отправки документов
2.1. Утратил силу. - Приказ МНС России от 19.01.2004 N БГ-3-18/26@.
2.2. Передача корреспонденции в СЭД МНС России из УМНС России (МРИ МНС России) в ЦА МНС России осуществляется в следующем порядке.
2.2.1. После подписания исходящего документа делопроизводитель отдела общего обеспечения (далее - общий отдел) в БД "Канцелярия Руководителя" создает РК документа.
В случае отправки документов в электронном виде заполняет необходимые поля, проверяет подлинность ЭЦП, помещает файл документа в РК, регистрирует документ в СЭД, переносит регистрационный номер на бумажный носитель. Кнопкой "В экспедицию" направляет РК в БД "Исходящие".
Оригинал документа, отправляемого в электронном виде, подшивается в дело.
В случае отправки документа в бумажном виде заполняет необходимые поля, проверяет подлинность ЭЦП и помещает файл документа в РК, устанавливает флажок "отправить в бумажном виде", регистрирует документу СЭД, переносит регистрационный номер на бумажный носитель. Кнопкой "В экспедицию" направляет РК в БД "Исходящие".
Копия документа подшивается в дело, а оригинал передается на отправку.
2.2.2. Делопроизводитель общего отдела, ответственный за отправку исходящих документов по электронной почте СЭД:
- проверяет правильность заполнения РК в представлении "Поступившие/по электронной почте СЭД" и нажимает кнопку "В прогноз";
- в представлении "Прогноз" нажимает кнопку "Отправить". РК с вложенным документом пересылаются в ЦА МНС России и приобретают статус "Отправленные", а также автоматически отражаются в представлении "Нет подтверждения доставки".
2.2.3. Делопроизводитель общего отдела, ответственный за отправку исходящих документов на бумажном носителе:
- при получении документа в бумажном виде открывает РК соответствующего документа в представлении "Поступившие/по почте";
- проверяет правильность заполнения РК и нажимает кнопку "В прогноз";
- в представлении "Прогноз" нажимает кнопку "Отправить". РК без вложенного документа пересылаются в ЦА МНС России и приобретают статус "Отправленные", а также автоматически отражаются в представлении "Нет подтверждения доставки".
Документ на бумажном носителе отправляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству в УМНС (МРИ МНС России).
3. Порядок приема документов
3.1. Порядок приема документов, отправленных из УМНС России (МРИ МНС России) в ЦА МНС России.
3.1.1. Полученные в ЦА МНС России РК документов автоматически попадают в БД "Экспедиция" и приобретают статус "Поступившие". В поступившей РК документа уже автоматически заполнены поля: "От кого", "Исходящий N", "Дата исходящего".
Если поступившая РК имеет вложенный документ, то она попадает в представление "Поступившие"/"по электронной почте СЭД". Делопроизводитель Департамента по управлению делами, ответственный за регистрацию входящего документа по электронной почте СЭД, проверяет подлинность ЭЦП, регистрирует РК, которая приобретает статус "Зарегистрированной".
Если документ отправлен в бумажном виде, то РК данного документа попадает в представление "Поступившие/по почте" и регистрируется в момент фактического поступления документа на бумажном носителе.
После регистрации РК направляется в БД "Канцелярия" указанного адресата.
3.1.2. В момент регистрации документа в СЭД подтверждение о регистрации отправляется в канцелярию УМНС России (МРИ МНС России) автоматически. После поступления подтверждения РК соответствующего исходящего документа из УМНС (МРИ МНС России) дополняется сведениями о дате и номере входящего документа, присвоенными в канцелярии ЦА МНС России, и автоматически удаляется из представления "Нет подтверждения доставки".
3.1.3. Если из ЦА МНС России не приходит подтверждение о получении РК с вложенным документом (РК таких документов находятся в представлении "Нет подтверждения доставки" БД "Исходящие"), делопроизводитель общего отдела УМНС России (МРИ МНС России) обязан связаться с адресатом и выяснить причины отсутствия такой информации. При необходимости следует отправить исходящий документ повторно.
3.2. Порядок приема документов, отправленных из ЦА МНС России в УМНС России (МРИ МНС России).
3.2.1. Полученные в УМНС России (МРИ МНС России) РК документов автоматически попадают в БД "Канцелярия экспедиция" и приобретают статус "Поступившие". В поступившей РК документа уже автоматически заполнены поля: "От кого", "Исходящий N", "Дата исходящего".
Если поступившая РК имеет вложенный документ, то она попадает в представление "Поступившие/по электронной почте СЭД". Делопроизводитель общего отдела, ответственный за регистрацию входящего документа по электронной почте СЭД, проверяет подлинность ЭЦП, регистрирует РК, которая приобретает статус "Зарегистрированной".
Если документ отправлен в бумажном виде, РК данного документа попадает в представление "Поступившие/по почте" и регистрируется в момент фактического поступления документа на бумажном носителе.
После регистрации РК направляется в БД "Канцелярия" руководителя (заместителя руководителя) УМНС России (МРИ МНС России).
3.2.2. В момент регистрации документа в УМНС России (МРИ МНС России) в СЭД подтверждение о регистрации отправляется в ЦА МНС России автоматически. После поступления подтверждения РК соответствующего исходящего документа из ЦА МНС России дополняется сведениями о дате и номере входящего документа, присвоенными в канцелярии УМНС России (МРИ МНС России), и автоматически удаляется из представления "Нет подтверждения доставки".
3.2.3. Если из УМНС России (МРИ МНС России) не приходит подтверждение о получении РК с вложенным документом (РК таких документов находятся в представлении "Нет подтверждения доставки" БД "Исходящие"), делопроизводитель Департамента по управлению делами ЦА МНС России обязан связаться с адресатом и выяснить причины отсутствия такой информации. При необходимости следует отправить исходящий документ повторно.
3.2.4. Еженедельно (по понедельникам, в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей. Данный реестр получатель должен сверить со своей, соответствующей за этот период времени, базой данных "Канцелярия экспедиция" и удостовериться в их аутентичности.