МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
ПРИКАЗ
от 19 января 2004 г. N БГ-3-18/26@
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РЕГИСТРАЦИИ И ОТПРАВКИ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МНС РОССИИ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СЭД
В целях совершенствования организации делопроизводства в центральном аппарате МНС России и в связи с отменой дополнительной регистрации в виде присвоения буквенно-цифрового индекса приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 26 января 2004 года прилагаемый Порядок регистрации и отправки корреспонденции в центральном аппарате МНС России с использованием СЭД (далее - Порядок).
2. Считать утратившими силу:
приказ МНС России от 19.01.2001 N БГ-3-25/16 "О едином порядке регистрации исходящих документов в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам";
п. 2.1 Регламента обмена документами в системе электронного документооборота между центральным аппаратом МНС России, управлениями МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями МНС России, утвержденного приказом МНС России от 17.11.2003 N БГ-3-18/630@.
3. Первым заместителям Министра Российской Федерации по налогам и сборам, статс-секретарю - заместителю Министра Российской Федерации по налогам и сборам, заместителям Министра Российской Федерации по налогам и сборам, руководителям структурных подразделений центрального аппарата МНС России обеспечить обязательное выполнение требований Порядка.
4. Руководителям управлений МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных инспекций МНС России обеспечить ознакомление с Порядком и организовать работу по ведению реестров исходящей корреспонденции из центрального аппарата МНС России.
5. Департаменту по управлению делами (Д.В. Наумчев) обеспечить контроль за соблюдением требований Порядка в центральном аппарате МНС России.
6. Департаменту информационных технологий (А.Б. Иконников) организовать, а ФГУП "ГНИВЦ МНС России" (Ю.П. Калинин) провести доработки программного обеспечения в части, касающейся отмены дополнительной регистрации в виде присвоения буквенно-цифрового индекса, в срок до 26.01.2004.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
Российской Федерации
по налогам и сборам
Г.И.БУКАЕВ
Утвержден
приказом МНС России
от 19 января 2004 г. N БГ-3-18/26@
ПОРЯДОК
РЕГИСТРАЦИИ И ОТПРАВКИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ
АППАРАТЕ МНС РОССИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СЭД
Настоящий Порядок регистрации и отправки корреспонденции в центральном аппарате МНС России с использованием СЭД (далее - Порядок) разработан в целях совершенствования организации делопроизводства в центральном аппарате МНС России и в связи с модернизацией системы электронного документооборота.
1. Общие положения
1.1. Целью настоящего Порядка является повышение эффективности документационного обеспечения управления за счет уменьшения объема бумажного документооборота, обеспечения надежности и оперативности доставки исходящей корреспонденции, а также подтверждения ее достоверности средствами электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП).
1.2. Настоящий Порядок установлен в соответствии с:
- Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 N 1-ФЗ;
- Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, утвержденной приказом МНС России от 24.06.2003 N БГ-4-18/17дсп (далее - Инструкция по делопроизводству);
- Инструкцией пользователя СЭД ЦА МНС России, утвержденной приказом МНС России от 09.04.2003 N БГ-3-18/174.
1.3. Требования Порядка не распространяются на организацию обмена секретными документами (документами с грифом "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно"), документами с пометкой "Для служебного пользования".
1.4. Вся корреспонденция, направляемая в управления МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональные инспекции МНС России, за исключением документов сторонних организаций, отправляемых с сопроводительным письмом, документов, имеющих приложение только на бумажном носителе, а также документов, указанных в пункте 1.3 настоящего Порядка, подлежат отправке только в электронном виде с использованием СЭД.
1.5. Контроль за исполнением требований настоящего Порядка возлагается на руководителей структурных подразделений ЦА МНС России.
2. Регистрация исходящей корреспонденции
2.1. Для каждого исходящего документа за подписью Министра Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Министр) работником Отдела правительственной корреспонденции Департамента по управлению делами в базе данных "ОРД" (для приказов и распоряжений) или в базе данных "Канцелярия Министра" (для остальных документов) создается регистрационная карточка (далее - РК).
В этом случае для приказов, распоряжений и массовых писем работник структурного подразделения, ответственный за подготовку документов, представляет в Отдел правительственной корреспонденции Лист рассылки документа (приложение к настоящему Порядку - не приводится).
2.2. Для всех остальных документов РК создаются работниками структурных подразделений в соответствующей БД "Канцелярия".
Кнопкой "На рег. в БД Министра" РК документов пересылается в БД "Канцелярия Министра" для дальнейшей обработки и регистрации в Отделе правительственной корреспонденции.
В этом случае работник структурного подразделения представляет в Отдел правительственной корреспонденции документ на бумажном носителе.
2.3. При создании РК документа необходимо обратить внимание на следующие моменты.
2.3.1. Переключатель "на бумажном носителе" должен быть включен (поставлен крестик) только при отправке документа в бумажном виде.
При отправке документа в электронном виде или одновременно в электронном виде и на бумажном носителе переключатель должен быть выключен. В этом случае в конце исходящего номера документа появится дополнительный значок "@".
2.3.2. Электронный образ необходимо поместить в поле "Документ". При отправке исходящей корреспонденции в электронном виде документ должен быть подписан ЭЦП.
Исполнитель несет персональную ответственность за соответствие электронной копии документа бумажному оригиналу.
2.3.3. Обязательными для заполнения являются поля "Вид адресата" и "Кому".
2.4. После ввода необходимой информации в РК исходящий документ регистрируется с помощью кнопки "Зарегистрировать".
На документ на бумажном носителе заносятся соответствующие регистрационные данные.
2.5. После регистрации исходящего документа в соответствующей базе данных РК с помощью кнопки "В экспедицию" направляется в БД "Исходящие".
2.6. Документы на бумажном носителе передаются в Отдел приема и отправки корреспонденции Департамента по управлению делами для дальнейшей пересылки адресату.
При отправке исходящей корреспонденции на бумажном носителе в несколько адресов (менее 4 адресов) исполнитель подготавливает необходимое количество оригиналов.
При отправке исходящей корреспонденции на бумажном носителе по списку (свыше 4 адресов) исполнитель делает необходимое количество копий.
2.7. Ответственность за своевременное направление исходящих документов и их РК несет делопроизводитель структурного подразделения.
3. Отправка исходящей корреспонденции
3.1. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде осуществляется ответственным работником Департамента по управлению делами в БД "Исходящие" в следующем порядке.
3.1.1. При поступлении РК документа в представление "Поступившие/По электронной почте СЭД" работником осуществляется проверка РК документа на наличие вложенного файла и правильности ЭЦП.
При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за документ, в соответствии с разделом 4.
В случае необходимости отправки документа на бумажном и электронном носителях с помощью кнопки "Продублировать" создается копия РК документа, которая размещается в представлении "Поступившие/По почте".
С помощью кнопки "Редактировать" РК переводится в режим редактирования и с помощью кнопки "Коррекция" выбирает вид связи "Электронная почта СЭД".
С помощью кнопки "В прогноз" РК документа отправляется вместе с вложенным файлом в представление "Прогноз".
3.1.2. В представлении "Прогноз/Электронная почта СЭД" помечаются галочками все появившиеся и предназначенные для отправки исходящие документы. С помощью кнопки "Отправить" помеченные документы отправляются адресатам. После этого появляется уведомление об отправке РК документа.
3.1.3. Ответственный работник за отправку корреспонденции по электронной почте контролирует ход доставки РК документа в БД "Исходящие", где в представлении "Отправленные/нет подтверждения доставки" и "Отправленные/есть подтверждение доставки" появляются соответствующие сообщения.
3.1.4. Для корреспонденции, отправленной в УМНС (МРИ) России, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из адресатов. Данный реестр получатель должен сверить со своей базой данных "Канцелярия экспедиция" за соответствующей период времени и удостовериться в их аутентичности.
3.2. Отправка исходящей корреспонденции в бумажном виде осуществляется с использованием БД "Исходящие" работниками Отдела приема и отправки корреспонденции Департамента по управлению делами (далее - Отдел).
3.2.1. При получении документа на бумажном носителе работником Отдела осуществляется предварительная проверка документа: на наличие всех реквизитов в документе, количество экземпляров документа для отправки; наличие РК документа в представлении "Поступившие/По почте".
В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК возвращается в структурное подразделение, ответственное за документ, в соответствии с разделом 4.
3.2.2. Работник Отдела при получении документа на бумажном носителе находит РК документа в представлении "Поступившие/По почте"; затем проверяет реквизиты документа. С помощью кнопки "Редактировать" переводит РК в режим редактирования и с помощью кнопки "Коррекция" выбирает необходимый вид связи.
3.2.3. С помощью кнопки "В прогноз" работник Отдела отправляет РК документов в представление "Прогноз", где они автоматически группируются по видам связи (фельдсвязь, почта, курьер и т.д.).
3.2.4. В представлении "Прогноз" с помощью кнопки "Отправить" РК документа присваивается статус "Отправленные", после чего она автоматически отражается в представлении "Отправленные/нет подтверждения доставки".
3.2.5. Для корреспонденции, отправленной в УМНС (МРИ) России, еженедельно (по понедельникам в течение дня) автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей. Данный реестр получатель должен сверить со своей базой данных "Канцелярия экспедиция" за соответствующей период времени и удостовериться в их аутентичности.
4. Возврат РК документа в структурное подразделение
4.1. Неправильно заполненная РК документа возвращается в канцелярию структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, нажатием кнопки "Вернуть в деп.".
В появившемся поле "Причина отказа" указывается причина, по которой РК документа возвращается.
4.2. После нажатия кнопки "ОК" РК документа пересылается в канцелярию структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, в представление "Исходящие/Отказ в отправке".
Причина возврата карточки отображается в колонке "Причина отказа", а также в самой регистрационной карточке в поле "Комментарий" на закладке "Доп. информация".
4.3. Из БД "Исходящие" РК документа удаляется без отправки.
4.4. Делопроизводитель структурного подразделения должен регулярно просматривать в канцелярии представление "Исходящие/Отказ в отправке" на наличие неотправленных документов.
В случае появления регистрационной карточки в данном представлении необходимо оперативно исправить указанные ошибки и кнопкой "В экспедицию" повторно переслать РК документа на отправку.